Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 4 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.27.2012.3 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 18 do 31 października przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działającej na podstawie upoważnienia nr 44/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 16 października. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Joanna Szarkiel, której powierzono stanowisko Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 4 Zarządzeniem Nr 207/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 14 czerwca w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 4 w Stargardzie Szczecińskim od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku. Głównym Księgowym jest Artur Kaczmarczyk zatrudniony na czas nieokreślony od 01stycznia 2010 r. w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. ¾ etatu. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: 1. Artur Kaczmarczyk - Główny Księgowy. 2
Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Braku aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w jednostce w związku ze zmieniającymi się przepisami w tym zakresie. 2. Przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z obowiązującą w jednostce Instrukcją inwentaryzacyjną. 3. Zasileniu rachunku dochodów własnych środkami z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 3
Podstawy formalno - prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z pózn. zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z pózn. zm.). 4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z pózn. zm.). 5. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z pózn. zm.). 6. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 r. do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. I. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim. Plan po zmianach (ostatnia z dnia 29 lutego 2012 r.) Prezydent Miasta zatwierdził Zarządzeniem nr 91/2012 z dnia 29 lutego 2012 r. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2012 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za III kwartał 2012 r. Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za III kwartał 2012 r. osiągnęły poziom 318.643,93 złotych, co stanowiło 22,17% ogółu zaplanowanych wydatków na 2012 rok. Największa kwota, tj.: 312.609,58 złotych, przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne. Stanowiło to 98,11% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 5.00 złotych, stanowiący 1,57% ogólnych wydatków w tym okresie, a następną pozycją wydatków były szkolenia na kwotę 1.034,35 złotych, stanowiąc 0,32% ogólnych wydatków w tych miesiącach. Plan na 2012 rok Wydatki za III kwartał 2012 r. Plan ogółem 1.437.555,00 318.643,93 22,17 Rozdział 80104 1.417.399,00 317.609,58 22,41 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4440 odpisy na ZFŚS 1.075.92 80.00 178.053,00 33.426,00 50.00 262.023,11 43.913,07 6.673,40 5.00 24,35 24,66 19,96 1 % 4
Rozdział 80146 11.00 1.034,35 9,40 4240 zakup pomocy dydaktycznych 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.00 20 80 9.00 1.034,35 11,49 Rozdział 80195 9.156,00 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4440 odpisy na ZFŚS 2.60 447,00 64,00 6.045,00 Plan dochodów budżetowych na 2012 rok i wykonanie. Wyszczególnienie 0920 0970 Plan na 2012 rok (zł) Wykonanie za III kwartał (zł) Rozdział 80104 15 54,57 36,38 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów 15 % 1,57 53,00 35,33 Ogółem 15 54,57 36,38 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim w III kwartale. 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2012 r. (WB nr 66/2012 za okres od 01-02.07.2012 r.): 76.377,17 zł Wpływy w III kwartale stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 67/2012 z dnia 03.07. WB nr 75/2012 z dnia 31.07. WB nr 77/2012 z dnia 02.08. WB nr 83/2012 za okres od 29-31.08. WB nr 84/2012 za okres od 01-03.09. WB nr 93/2012 z dnia 28.09. 35.00 zł 60.00 zł 50.00 zł 90.00 zł 50.00 zł 100.00 zł Razem: 385.00 zł 2) odsetki bankowe 1,57 zł 3) refundacja wydatków z rachunku dochodów 10.00 zł Ogółem przychody: 471.378,74 zł Rozchody w III kwartale stanowiły: 1) zrealizowane czeki 13.039,67 zł 2) składki na ubezpieczenia społeczne 101.291,39 zł 3) przekazanie środków na wydatki z rachunku dochodów 10.00 zł 5
4) zasiłek na zagospodarowanie 4.022,84 zł 5) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 17.847,00 zł 6) przekazanie dochodów do budżetu 54,23 zł 7) wynagrodzenia pracowników 147.821,59 zł 8) nagroda jubileuszowa 2.947,00 zł 9) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 5.00 zł 10) materiały szkoleniowe dla Rady Pedagogicznej 1.034,35 zł 11) potrącenia z list płac w tym: - składki członkowskie Solidarność 80 105,00 zł - składki PZU-życie 4.798,80 zł - składki AVIVA-życie 612,29 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 8.185,00 zł - spłata pożyczek KZP 11.87 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.09.2012 r. (WB nr 94/2012 za okres 29-30.09.2012 r.): 328.629,16 zł 142.749,58 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.07.: zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 19/2012 za okres od 01-31 lipca, RK nr 20/2012 za okres od 01-31 sierpnia, RK nr 21/2012 za okres od 01-30 września. Na przychody składały się: - zrealizowane czeki 13.039,67 zł Razem przychody: 13.039,67 zł Na rozchody składały się: - wypłacone wynagrodzenie 13.039,67 zł Razem rozchody: 13.039,67 zł Stan środków w kasie na dzień 30.09. (RK nr 21/2012 za okres od 01-30.09.2012 r.) wynosił: zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wpłat, dowód Kasa Przyjmie i listy płac. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 6
3. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. Numeracja raportów kasowych, dowodów KP i KW w nie rozpoczyna się od numeru 1 lecz stanowi ciągłość z roku poprzedniego. Tak więc pierwszy raport kasowy w jest o numerze 13, KP nr 35, KW nr 80. Oświadczenie Głównego Księgowego w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 roku Nr 152, poz.1223). 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy PM 4 przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 74/2012 0010111948-30.07.2012 r. 4.368,87 19/2012 KP 45/2012 z 30.07.2012 r. 4.368,87 80/2012 0010111949-23.08.2012 r. 4.368,87 20/2012 KP 46/2012 z 23.08.2012 r. 4.368,87 90/2012 0010111950-25.09.2012 r. 4.301,93 21/2012 KP 47/2012 z 25.09.2012 r. 4.301,93 7. Terminowość odprowadzania składek ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec - 2012 69/2012 73/2012 05.07.2012 r. 27.07.2012 r. Sierpień - 2012 78/2012 82/2012 03.08.2012 r. 28.08.2012 r. Wrzesień - 2012 86/2012 92/2012 05.09.2012 r. 27.09.2012 r. 8. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych lipiec, sierpień i wrzesień. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec - 2012 72/2012 26.07.2012 r. Sierpień - 2012 82/2012 28.08.2012 r. Wrzesień - 2012 92/2012 27.09.2012 r. 1.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za lipiec, sierpień i wrzesień przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień 30.09.2012 r. wynosiło: zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 13.039,67 13.039,67 91.841,24 91.841,24 - - Saldo jest zgodne z RK nr 21/2012 za okres od 01-30.09.. 7
2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 142.749,58 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 395.001,57 328.629,16 1.215.899,41 1.073.149,83 142.749,58 - Saldo jest zgodne z WB nr 94/2012 za okres od 29-30.09.. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 30.09.2012 r. wynosiło: zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.034,35 1.034,35 4.757,76 4.757,76 - - 4) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 1.204.00 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 223 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - 385.00-1.204.00-1.204.00 Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 30.09.2012 r. wynosiło: zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 17.90 17.90 59.961,00 59.961,00 - - 6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 27.541,94 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 101.291,39 103.190,20 319.333,65 346.875,59-27.541,94 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych za wrzesień odprowadzonych do ZUS dnia 04.10.2012 r. (WB nr 98/2012 z dnia 04.10.). 7) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 4.757,76 zł 8
Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.034,35-4.767,76 1 4.757,76 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 748,59 zł - 4300 zakup usług pozostałych 183,87 zł - 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3.825,30 zł 8) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 775.260,24 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 404 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 262.985,99-777.098,24 1.838,00 775.260,24 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 775.260,24 zł 9) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.09.2012 roku wynosiło po stronie: Wn 204.605,14 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 405 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 55.936,40-214.605,14 10.00 204.605,14 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 145,00 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 128.779,25 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 19.635,89 zł - 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 56.045,00 zł 10) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.09. wynosiło po stronie: Wn 388,28 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 388,28-388,28-9
Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4410 podróże służbowe krajowe 388,28 zł RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim nr 4 został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80104 Przedszkola i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego nr 4 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci, 2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, 3) opłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci. Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie nr 4 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup produktów żywnościowych, 4) delegacje i szkolenie pracowników, 5) umowy cywilno - prawne, 6) inne wydatki związane z działalnością Przedszkola. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za I półrocze 2012 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. Rozdział 80104 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki Plan na 2012 rok 340.00 1 Wykonanie za I półrocze 4.468,00 177.614,34 37,78 % 52,24 377,80 Ogółem 340.01 182.120,12 53,56 Ogółem wydatki za I półrocze z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdania półroczne Rb-34S. 10
3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup produktów żywnościowych 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej Plan na 2012 rok 4.00 4.10 50.00 90.00 8.00 80.00 24.00 2.01 70.00 1.00 1.90 1.00 1.00 Wydatki za I półrocze 145,00 2.95 7.849,24 52.880,41 1.838,19 36.475,80 848,40 10 62.619,66 417,42 638,92 169,36 599,80 3.00 1.915,00 63,83 Ogółem 340.01 169.447,20 49,84 % 3,63 71,95 15,70 58,76 22,98 45,59 3,54 4,98 89,46 41,74 33,63 16,94 59,98 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012 r. (WB nr 1/12 za okres od 01-03.01.2012 r.): zł Wpływy za I półrocze stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,32 zł 2) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci 188.693,55 zł 3) wpłaty pracowników za wyżywienie 71,00 zł 4) mylna wpłata z tytułu nadpłaty za zakup naczyń kuchennych 2.447,70 zł 5) mylna wpłata składek na Solidarność 80 1.015,00 zł 6) zwrot nadpłaty za zakup środków czystości 826,03 zł 7) zawrócenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 10.00 zł Ogółem wpływy: 203.053,60 zł Wydatki za I półrocze stanowiły: 1) opłaty bankowe 1.261,50 zł 2) zakup produktów żywnościowych 38.571,34 zł 3) zakup pomocy dydaktycznych, książek i zabawek 1.838,19 zł 4) zabezpieczenie przewozu środków płatniczych 123,00 zł 5) zakup środków czystości 5.832,80 zł 6) zakup czytnika rejestracji czasu - montaż i wdrożenie 3.222,60 zł 7) zakup i montaż grzejników c.o. 5.42 zł 8) regeneracja gaśnic 559,65 zł 9) odnowienie certyfikatu kwalifikowanego 170,97 zł 10) aktualizacja programów komputerowych 1.851,15 zł 11) zwrot środków na rachunek budżetu mylnie opłaconej faktury 90 zł 12) zakup gazu 1.049,55 zł 13) zakup energii elektrycznej 5.095,60 zł 14) zakup energii cieplnej 29.101,99 zł 11
15) wypłata gotówki czekiem 22.125,04 zł 16) wynajem pomieszczeń w SP 7 dla oddziałów 0 39.00 zł 17) odpis na ZFŚS 10.00 zł 18) umowa-zlecenie 2.632,00 zł 19) składki na Solidarność 80 1.015,00 zł 20) abonament RTV 199,80 zł 21) podatek z tytułu umowy-zlecenia 318,00 zł 22) zwrot środków do PM 3 z tytułu nadpłaty za zakup naczyń kuchennych 2.447,70 zł 23) dostęp do sieci Internet 417,42 zł 24) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 638,92 zł 25) usługa kominiarska 498,15 zł 26) wywóz odpadów 1.621,24 zł 27) za dostarczenie wody 1.228,66 zł 28) za odprowadzenie ścieków 2.508,65 zł 29) monitoring obiektu 922,50 zł 30) zakup materiałów biurowych 144,00 zł 31) dozór i konserwacja dźwigu 1.274,50 zł 32) wymiana przekaźnika w obwodzie drzwi przy dźwigu 98,40 zł 33) dofinansowanie do czesnego - studia podyplomowe 60 zł 34) podróże służbowe 169,36 zł 35) opłata za rytmikę 4.05 zł 36) opłata za zajęcia korekcyjne 1.656,00 zł 37) opłata za szkolenia pracowników z zakresu BHP 692,00 zł 38) materiały szkoleniowe dyrektorów placówek 1.115,00 zł 39) koszt wysyłki 1 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.06.2012 r. (WB nr 110/2012 z dnia 30.06.2012 r.): 190.380,68 zł 12.672,92 zł W dniu 16.02.2012 r. dokonano odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w wysokości 10.00 zł, jednak odpis ten został zawrócony w dniu 26.04.2012 r. w związku z brakiem środków na bieżącą działalność jednostki. Przedmiotowa sytuacja nie mieści się w kategorii działalności socjalnej oraz kategorii osób uprawnionych do korzystania z Funduszu wymienionych w art. 2 pkt 1 i 5 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wyjaśnienie w powyższej sprawie oraz informacja o wysokości odpisu na rok 2012 na dzień 30.09.2012 r. stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 2.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2012 r. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych (RK nr 23/2012): zł Kontrolą objęto raporty kasowe za okres od stycznia do czerwca : RK nr 23/2012 za okres od 01-16 stycznia, RK nr 24/2012 za okres od 17-31 stycznia, RK nr 25/2012 za okres od 01-15 lutego, RK nr 26/2012 za okres od 16-29 lutego, RK nr 27/2012 za okres od 01-15 marca, RK nr 28/2012 za okres od 16-31 marca, 12
RK nr 29/2012 za okres od 01-20 kwietnia, RK nr 30/2012 za okres od 21-30 kwietnia, RK nr 31/2012 za okres od 01-17 maja, RK nr 32/2012 za okres od 18-31 maja, RK nr 33/2012 za okres od 01-15 czerwca, RK nr 34/2012 za okres od 16-30 czerwca. Na przychody składały się: - wpłata gotówki podjętej z rachunku bankowego 24.625,04 zł - wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu 104.429,20 zł - wpłaty pracowników za wyżywienie 2.285,50 zł - za wynajem sal 4.704,00 zł - rozliczenie zaliczki 3.995,54 zł Ogółem przychody: 140.039,28 zł Na rozchody składały się: - wpłaty na rachunek bankowy nadwyżki kasowej 117.414,24 zł - zakup znaków sądowych 40 zł - zakup biletów MZK 8,00 zł - zakup druków RW 50,06 zł - zakup materiałów do remontu, paliwa 291,73 zł - koszty doręczenia przesyłek 3,75 zł - udzielona zaliczka 6.00 zł (w ramach której zakupiono produkty żywnościowe na kwotę 2.004, 46 zł) - zwrot nadpłat za przedszkole 648,21 zł - badania okresowe pracowników 10 zł - zakup produktów żywnościowych 14.804,61 zł - wyrób pieczątek 154,00 zł - zakup odzieży i obuwia profilaktycznego 145,00 zł - dorobienie kluczy 19,68 zł Stan środków w kasie na dzień 30.06.2012 r. (RK nr 34/2012 za okres od 16-30.06.2012 r.): Ogółem rozchody 140.039,28 zł zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpisane przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 3. Faktury zakupu nie były opisane pod względem celowości zakupu. Brak było dat dokonania operacji gospodarczej w miejscach postawionych pieczęci: sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. W miejscu: zatwierdzono do wypłaty ze środków brak było symbolu, którego dotyczy. 13
W trakcie kontroli uzupełniono opisy faktur o: brakujące podpisy, daty, oznaczono i dokonano opisu operacji przez osoby odpowiedzialne za te opisy. Dokumenty księgowe, tj. wyciągi bankowe oraz faktury i rachunki do zapłacenia ułożone są w oddzielnych segregatorach. W jednym wpinane są wyciągi bankowe trzech rachunków: budżetu, dochodów własnych i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a w drugim faktury i rachunki. Zapłacone faktury nie są ułożone wg dat ich zapłaty lecz chaotycznie, wobec czego ich skompletowanie w celu zweryfikowania z wyciągiem bankowym jest utrudnione i pracochłonne. Zdarzało się, że zapis na fakturze informujący o dokonanym przelewie nie pokrywał się z rzeczywistością, jednocześnie brak było daty faktycznie dokonanego przelewu. Taka sytuacja doprowadzała do podwójnego opłacania faktur lub nieopłacenia ich w ogóle. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. Numeracja raportów kasowych, dowodów KP i KW w nie rozpoczyna się od numeru 1 lecz stanowi ciągłość numeracji z roku poprzedniego. Tak więc pierwszy raport kasowy w jest o numerze 23, KP nr 1034, KW nr 186. Oświadczenie Głównego Księgowego w powyższej sprawie jest załączone przy opisie rachunku budżetu na stronie 7 protokołu. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 7/2012 0010109276-11.01.2012 4.90 23/2012 KP 1096/12 z 11.01.2012 4.90 16/2012 0010109277-31.01.2012 1.704,59 24/2012 KP 1145/12 z 31.01.2012 1.704,59 35/2012 0010109278-29.02.2012 2.296,95 26/2012 KP 1261/12 z 29.02.2012 2.296,95 54/2012 0010109279-31.01.2012 2.553,49 28/2012 KP 1364/12 z 30.03.2012 2.553,49 72/2012 0010109280-30.04.2012 3.138,71 30/2012 KP 1457/12 z 30.04.2012 3.138,71 42/B/2012 0010110166-02.05.2012 2.50 31/2012 KP 1458/12 z 02.05.2012 2.50 83/2012 0010109281-17.05.2012 1.596,58 31/2012 KP 1540/12 z 17.05.2012 1.596,58 89/2012 0010109282-31.05.2012 4.301,73 32/2012 KP 1553/12 z 31.05.2012 4.301,73 108/2012 0010109283-28.06.2012 1.632,99 34/2012 KP 1651/12 z 28.06.2012 1.632,99 Kwota w wysokości 2.50 zł została pobrana z rachunku budżetu dnia 02.05.2012 r. (WB nr 42/2012 za okres od 01-02.05.2012 r.) i wpłacona do kasy do rozdysponowania z rachunku dochodów własnych. Niniejsza kwota została w tym samym dniu wypłacona intendentce jako zaliczka na zakup produktów żywnościowych. Wyjaśnienie w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 30.06.2012 r. wynosiło: zł 14
B.O. 30.06. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 140.039,28 140.039,28 - -- Saldo jest zgodne z RK nr 34/2012 za okres od 16-30.06.2012 r. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 12.672,92 zł B.O. 30.06. 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 203.053,60 190.380,68 12.672,92 - Saldo jest zgodne z WB nr 110/2012 z dnia 30.06.. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 1.518,86 zł B.O. 30.06. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 149.612,28 151.131,14-1.518,86 Wykazane saldo stanowią zobowiązania wobec: Wn Ma - (ochrona danych) 70,79 zł - (ochrona danych) 15 zł - (ochrona danych) 539,92 zł - (ochrona danych) 174,74 zł - (ochrona danych) 584,23 zł - (ochrona danych) 140,76 zł ------------------------------------------------------------------------------ Razem: 70,79 zł 1.589,65 zł 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło: zł B.O. 30.06.2012 r. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 318,00 318,00 - - 5) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 18.485,00 zł 15
B.O. 30.06. 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 32.085,00 13.60 18.485,00 - Saldo stanowią udzielone pożyczki mieszkaniowe. 6) Saldo 310 Materiały na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 56.741,36 zł B.O. 30.06. 310 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 65.391,03 8.649,67 56.741,36 - Saldo jest zgodne ze stanami końcowymi zużycia produktów żywnościowych w kwocie 51.620,52 zł i zużycia środków czystości w kwocie 5.120,84 zł. 6) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 44.655,85 zł B.O. 30.06. 401 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 47.103,55 2.447,70 44.655,85 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 3.549,55 zł - 4220 zakup produktów żywnościowych 7.922,51 zł - 4260 zakup energii 33.183,39 zł 7) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 68.869,24 zł B.O. 30.06. 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 68.869,24-68.869,24 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.838,19 zł - 4270 zakup usług remontowych 998,40 zł - 4280 zakup usług zdrowotnych 10 zł - 4300 zakup usług pozostałych 62.961,31 zł - 4350 opłaty za Internet 417,42 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 638,92 zł 16
- 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.915,00 zł 8) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 2.95 zł Obroty za III kwartał 30.09.2012 r. 404 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 2.95-2.95 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4170 wynagrodzenia osobowe 2.95 zł 9) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 769,16 zł B.O. 30.06. 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 769,16-769,16 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4410 podróże służbowe krajowe 169,36 zł - 4430 różne opłaty i składki 599,80 zł Polityka rachunkowości. W dniu 20 stycznia 2012 r. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 4 w Stargardzie Szczecińskim wprowadziła dokumentację dotyczącą zasad (polityki) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont do stosowania, która zawiera: 1) ogólne zasady i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2) obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3) system ochrony danych w jednostce. Załącznikami do niniejszej dokumentacji są: a) zakładowy plan kont, b) instrukcja kontroli finansowej, c) instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wraz z załącznikami, d) instrukcja inwentaryzacyjna wraz z załącznikami, e) instrukcja obrotu drukami ścisłego zarachowania. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości została opracowana na podstawie nieaktualnych przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, 17
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzono do stosowania praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, obiegu i kontroli dokumentów. Między innymi scharakteryzowano temat dotyczący dowodów księgowych, zasady obiegu dokumentów księgowych, dokumentację wydatków, umowy, ewidencję materiałów, środków trwałych, środków trwałych o charakterze wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych, zasady obiegu dokumentów z jednostką nadrzędną oraz terminy sporządzania sprawozdań, wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oraz wzory podpisów, przechowywania dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych oraz harmonogram spływu dokumentów księgowych. Wymienione zostały programy komputerowe, na których odbywają się operacje księgowe. Sporządzanie dokumentacji księgowej i płacowej oraz prowadzenie ewidencji sprzętu i wyposażenia odbywa się na licencjonowanych programach komputerowych zakupionych w firmie PERSONAL 88 ze Stargardu Szczecińskiego: a) program płacowy - PŁACE - KADRY, b) program księgowy - FK - KASA, c) ewidencja wyposażenia. Instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem nr 1/2011Dyrektora z dnia 02.01.2011 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej, opracowana została w oparciu o: 1) ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 2) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 166, poz. 1128 z późn. zm.). 3) ustawy z dnia 02 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.), 4) ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 z późn. zm.), 5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła deklarację do przestrzegania obowiązujących przepisów, ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie oraz zachowania tajemnicy służbowej. W Przedszkolu Miejskim nr 4 wysokość zapasu gotówki w kasie ustala Dyrektor, uwzględniając potrzeby bieżące oraz możliwości zabezpieczenia przechowywanych wartości. Pogotowie kasowe zostało ustalone w kwocie 6.00 zł (słownie: sześć tysięcy złotych), natomiast zaliczkę stałą w kwocie 2.50 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych) na zakupy produktów żywnościowych, chemicznych i przemysłowych. Kwota gotówki w kasie przekraczająca ustaloną wysokość pogotowia podlega odprowadzeniu do banku w dniu jej powstania. Wartości pieniężne przechowywane i transportowane są w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. W zakresie ochrony transportu przestrzegane są zasady i warunki określone przepisami ww. rozporządzenia. Przyjmowanie wpłat do kasy odbywa się na podstawie źródłowych dowodów kasowych KP. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje 18
w tym samym dniu, w którym zostały dokonane zgodnie z art. 24, ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zakładowy plan kont obowiązujący w Przedszkolu Miejskim nr 4 obejmuje następujące : 1) bilansowe: zespołu: 0-011, 013, 020, 071, 072 1-101, 130, 132, 135, 141 2-201, 221, 223, 225, 229, 231, 234, 240 3-310 4-400, 401, 402, 403, 404, 405, 409 7-700, 720, 760 8-800, 820, 851, 860 2) pozabilansowe: 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 52, poz. 1223 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861). W planie kont jednostek należy uwzględnić obowiązujące ogólne zasady rachunkowości wynikające z ustawy jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad. Zakładowy plan kont musi oprócz wykazu kont syntetycznych zawierać wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do wskazanych kont syntetycznych. Konto 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego. W Przedszkolu Miejskim nr 4 na koncie 998 ewidencjonuje się wydatki budżetowe ujęte w planie finansowym jednostki. Ewidencja szczegółowa 998 prowadzona jest według programu firmy DOSKOMP, który dostarcza system do planowania budżetu, używany przez Urząd Miejski i podległe mu jednostki budżetowe. Zestawienie dokumentów za okres od 01.01.2012 r. do 30.06.2012 r. stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Instrukcja magazynowa wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora z dnia 03.01.2011 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji magazynowej, opracowana została na podstawie: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 19
2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). W instrukcji określono, że magazyn to wyznaczone przez Dyrektora jednostki jedno lub kilka miejsc do przechowywania i składowania materiałów w jednostce zlokalizowane w pomieszczeniach zamkniętych. Pomieszczenia magazynowe są wyposażone w regały zapewniające właściwe warunki przechowywania oraz składowania materiałów w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Pomieszczenia magazynowe przeznaczone do składowania materiałów o specjalnych właściwościach technologicznych spełniają warunki, w jakich materiały te powinny być przechowywane. Dotyczy to zwłaszcza żywności oraz środków chemicznych łatwopalnych i żrących. Pracownik pełniący obowiązki magazyniera przyjmuje, bądź wydaje materiały z magazynu na podstawie następujących dowodów obrotu materiałowego: - rachunków lub faktur, - protokołu odbioru, - protokołów komisyjnego przyjęcia, - listów przewozowych, - dowodów magazyn przyjmie. Ewidencja materiałów prowadzona jest na kartotekach ilościowo-wartościowych, a dane ewidencji uzgadniane są okresowo z księgowością. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych przeprowadza się w drodze inwentaryzacji w terminach wynikających z obowiązujących przepisów oraz w razie zamian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na skutek innych uzasadnionych okoliczności. W postanowieniu końcowym określono, że wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowaniem magazynu, regulowane są na bieżąco przez Dyrektora Przedszkola. II. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Inwentaryzacja, to ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na oznaczony dzień, porównanie rzeczywistego stanu ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, ustalenie i wyjaśnienie stwierdzonych różnic, ich rozliczenie oraz doprowadzenie stanu księgowego do stanu występującego w rzeczywistości, w sposób zgodny z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ww. ustawy - w tym we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych. Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w 2010 roku. Zgodnie z 1 ust. 3 pkt 1 uchwały nr XLI/455/2010 z dnia 25 maja 2010 r. Rady Miejskiej w sprawie likwidacji zakładu budżetowego Przedszkole Miejskie nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim w celu przekształcenia w jednostkę budżetową Przedszkole Miejskie nr 4 im. Jana Brzechwy w Stargardzie Szczecińskim, na dzień 31 grudnia 2010 r. przeprowadzono inwentaryzację metodą pełną spisu z natury wg Instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 16.11.2010 r., opracowanej na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694), natomiast winna być opracowana w oparciu o przepisy obowiązującego wówczas aktu prawnego, tj. ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). Zgodnie z Instrukcją celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 20
1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki, 5) wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych. Zarządzeniem Nr 3/2010 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 4 z dnia 12 listopada 2010 r. w sprawie powołania komisji do oceny stanu mienia jednostki zobowiązano komisję do oceny stanu majątku ruchomego pod kątem dalszej jego przydatności i użytkowania w Przedszkolu. Określono, które składniki majątku należy objąć inwentaryzacją oraz jaką metodą. Powołany w Zarządzeniu 3 -osobowy zespół spisowy dokonał w okresie od 01-28.12.2010 r., spisu z natury metodą pełnej inwentaryzacji okresowej wszystkich składników majątku. Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty: - arkusze spisu z natury od nr 1 do nr 25, które posiadają: numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, skład zespołu spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów; - sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w Przedszkolu z dnia 28.12.2010 r. stanowiące załącznik nr 5 do protokołu. Wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na arkuszach spisowych. Sposób przechowywania i zabezpieczenia majątku Przedszkola uznano za prawidłowy. W celu rozliczenia finansowego i sporządzenia protokołu końcowego Komisja inwentaryzacyjna przekazała arkusze spisowe do komórki rozliczającej. Stan majątku Przedszkola występujący w rzeczywistości został wyceniony i przeniesiony do systemu ewidencji komputerowej w prowadzonej jest przy użyciu programu komputerowego Personal 88 - Ewidencja wyposażenia. Został sporządzony wykaz grup i stan wyposażenia z podziałem na : 011 - środki trwałe; 013 - pozostałe środki trwałe; 020 - wartości niematerialne i prawne, a także wykaz użytkowników wyposażenia - osób odpowiedzialnych za wyposażenie w poszczególnych pomieszczeniach. Informacja dotycząca przedmiotu, zakresu, sposobu i terminów przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w PM 4 stanowi załącznik nr 6 do protokołu. W dniu 28.12.2010 r. komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół zniszczeń inwentarza na skutek uszkodzeń i zniszczenia i postanowiła skreślić wymieniony w protokole inwentarz z ewidencji inwentarzowej. Wartości niematerialne i prawne zostały zinwentaryzowane metodą spisu z natury. Powyższe jest niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Wartości niematerialne i prawne nie podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury, ale inwentaryzuje się je w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Wynika to stąd, że w cytowanej ustawie o rachunkowości jest katalog zamknięty składników majątkowych podlegających spisowi z natury, w którym nie wymienia się wartości niematerialnych i prawnych. Nie zastosowano się do obowiązującej w jednostce Instrukcji w następującym zakresie: 21
1. Nie dokonano porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalanych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników w księgach inwentarzowych. Wyjaśnienie Głównego Księgowego stanowi załącznik nr 7 do protokołu. 2. W sprawozdaniu z przebiegu przeprowadzenia inwentaryzacji metodą pełną spisu z natury na dzień 31.12.2010 r. w Przedszkolu Miejskim nr 4 stwierdza się, że Główny Księgowy zarządził wycenę składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów bądź nadwyżek) wynikających z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu bezpośrednio na arkuszach spisowych. Zarządzając powyższe wzięto pod uwagę fakt obecności przy spisie osób materialnie odpowiedzialnych, które posiadają wiedzę co do cen jednostkowych inwentaryzowanych składników majątku. Jednakże brak oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych za mienie, dokumentów z przeszkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Powodem wystąpienia ww. uchybień w przeprowadzeniu i rozliczeniu inwentaryzacji był brak rzetelnego i bieżącego prowadzenia ksiąg inwentarzowych. Stąd porównanie stanu rzeczywistego ze stanem wynikającym z ewidencji było znacznie utrudnione. Osobą odpowiedzialną za uzgodnienie ewidencji księgowej z dokumentacją inwentaryzacyjną oraz ustalenie i wyceny różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie rozliczenia i zaksięgowania różnic inwentaryzacyjnych oraz sprawowanie ogólnego nadzoru merytorycznego nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych jest Główny Księgowy. Jednostka przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację gotówki w kasie przez Komisję inwentaryzacyjną w obecności Kasjera. Ostatnia została przeprowadzona dnia 30.12.2011 r. Stan gotówki w kasie wynosił zł. Stan druków ścisłego zarachowania, tzn.: czeki gotówkowe, kwitariusze przychodowe, dowody KP i KW był zgodny z ewidencją. 22
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 23 października. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 4 Joanna Szarkiel została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 22 października 2008 roku o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:......... które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia.... 23