Zachodniopomorski Regionalny Fundusz Poręczeń Kredytowych Sp. z o.o Wymagania dotyczące systemu WrokFlow DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Szczecin 2011
1 Spis treści Wymagania dotyczące oferentów oraz kryteria oceny:... 2 Ogólne wymagania funkcjonalne i techniczne... 3 Wymagania techniczne... 3 Moduł sekretariatu:... 3 Korespondencja:... 3 Pisma i sprawy... 3 Raporty... 4 Użytkownicy... 5 Alerty i powiadomienia:... 5 Terminarz:... 5 Bezpieczeństwo:... 5 Administracja... 5 Automatyzacja BPM... 6 1
2 Specyfikacja wymagań systemu WorkFlow Założenia: System WorkFlow (WF) musi umożliwiać zarządzanie dokumentacją i sprawami, ich obiegiem oraz archiwizację, z możliwością pełnego śledzenia etapów realizacji zadań, przeglądania ścieżek obiegu oraz możliwość analizy procesów zakończonych i przeglądania dokumentów z tym związanych. Dodatkowo wdrożenie systemu WF powinno zapewnić pełną obsługę sekretariatu w tym pism wchodzących i wychodzących w powiązaniu ze sprawami administracyjnymi firmy, pocztą, korespondencją i zarządzaniem dokumentami firmy w formie elektronicznej. Czas realizacji 60 dni od daty podpisania umowy. System WF powinien zapewnić możliwość uruchomienia modułu Business Process Managment (BPM) z automatycznymi procesami i możliwością integracji z systemami zewnętrznym oraz wymaganiami opisanymi w specyfikacji pkt. Automatyzacj-BPM, z tymże uruchomienie tego etapu będzie uzależnione od potrzeb Zamawiającego i rozliczane dodatkowo. Wymagania dotyczące oferentów oraz kryteria oceny: Rozpatrywane będą oferty podmiotów, które spełnią łącznie wszystkie poniższe kryteria: 1) Roczny przychód za ostatni rok obrachunkowy za bieżący lub poprzedni rok obrotowy (2010) z tytułu świadczenia usług wyniósł minimum 500.000 zł słownie: pięćset tysięcy złotych (wymagana kopia sprawozdania finansowego za dany okres) 2) Oferent przeprowadził minimum 5 samodzielnych wdrożeń systemów WF w okresie 18 miesięcy przed złożeniem niniejszej oferty (wymagane potwierdzenie poprzez załączenie do oferty kopii odbiorów końcowych wdrożeń systemów WF wraz z referencjami) 3) Oferent zapewni bezpłatny serwis przez okres jednego roku od wdrożenia systemu, 4) Posiada certyfikat zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001, 5) Dostawca oprogramowania w ofercie przedstawi harmonogram rzeczowo-finansowy prac z podziałem na poszczególne etapy realizacji zadania, z uwzględnieniem etapu analizy przedwdrożeniowej, realizacji, testowania i szkolenia pracowników, 6) Wykonawca zobowiąże się do udostępnienia Zamawiającemu kodów źródłowych w celu rozwijania i utrzymania przez Zamawiającego Systemu WorkFlow wyłącznie na własny użytek, na wypadek gdyby istniało zagrożenie zaprzestania prowadzania działalności przez Wykonawcę lub zaprzestania świadczenia usług w tym serwisowych przez podmiot realizujący projekt na rzecz Zamawiającego. Kryterium oceny przy wyborze oferty: 100% cena ryczałtowa brutto (cena nie może ulegać zwiększeniu w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia) 2
3 Ogólne wymagania funkcjonalne i techniczne Wymagania techniczne Baza danych Microsoft SQL Server 2008 R2 Express lub PostgreSQL Microsoft Windows Server 2008 Standard Edition lub Linux opensus 11.4 (oferta musi obejmować kalkulację konfiguracji serwera, a w przypadku Linux 11.4 również zakup licencji, instalacji i konfiguracji) Umożliwienie pracy zdalnej (dostęp z innych oddziałów). Wymagania funkcjonalne Moduł sekretariatu: Na każdym etapie przekazania pisma/sprawy/zadania powinna istnieć możliwość wyboru i przekazania tematu do wybranej osoby lub grup według struktury ZRFPK. Korespondencja: Rejestracja nadanie numeru, pola daty wysłania i wpłynięcia, nadawcy, - założenia pisma System powinien zapewnić import danych słownikowych bazy klientów, założenie nowego klienta (pola wymagalne i dobrowolne): Nazwa Nip Kontakt Osoba do kontaktu/upoważniona do reprezentowania Nowy klient powinien zostać dodany do bazy klientów, by nie wprowadzać go później. Odbiór dokumentów elektronicznych z pozostałych systemów ZRFPK (pdf, lub inny format pliku) Możliwość dokonania dekretacji dotyczy dokumentów tzw. administracyjnych nie związanych z procesami poręczeń. Dodatkowy opis dokumentu pole na informacje dodatkowe. Możliwość dokonania zwrotu niewłaściwie zadekretowanej korespondencji Zatwierdzenie pisma: osoba ma do wyboru: akceptuję, brak akceptacji cofnięcie lub odrzucenie, uwagi wraz z opisem. Akceptacja powinna zawierać dane użytkownika miejsce na notatki lub uwagi. Na podstawie pisma, które zostało zarejestrowane należy umożliwić wygenerowanie pisma wewnętrznego/pismo wychodzące, z uwzględnieniem automatyzacji uzupełnienia danych np. adresowych. Pisma i sprawy Możliwość stworzenia schematów i ścieżek zadań/dokumentów niezbędnych do wykonania na poszczególnych etapach, w zależności od rodzaju zadania system będzie miał znaną ścieżkę obiegu. 3
4 Automatyzacja : wypełnianych pól na dokumentach powiązanych (celem uniknięcie podwójnego wpisywania danych), Rezerwacji zasobów, załączenie pism do prowadzonych spraw czy korespondencji Możliwość załączenia e-mail jako załącznik do sprawy, Uruchomienie procesu na podstawie e-mail, skanu dokumentu (poczta przychodząca), dokumentu z innego systemu (OSWUP, Aplikacja do zarządzanie wnioskami). Możliwość dodawania predefiniowanych pól, które będą obowiązkowe lub dobrowolne do wypełnienia przez pracownika Załączenie pism i powiązań w tym przypisywanie pism według zdefiniowanych rodzajów pism Wyszukiwanie wielopoziomowe z różnymi wariantami filtrowania Zmiana osoby prowadzącej sprawę Możliwość zmiany terminów sprawy ewentualnie zawieszenia/wznowienia sprawy Rejestry zestawienie dokumentów wchodzących i wychodzących. Powinny być tak skonstruowane, by można było utworzyć praktycznie dowolny rejestr. Manualny obieg: rozpoczęcie przekazanie, realizacja, zakończenie. Nadzorowanie procesów dostęp dla kierownika sprawy/projektu, czy dyrektora do spraw podwładnych, Alternatywny obieg możliwość niestandardowego obiegu sprawy, lub wyboru wariantu schematu Dodatkowe funkcje to akceptacja pism, podmiana pisma, dodanie załączników/e-mail. Korespondencja seryjna. Wyszukiwanie dokumentów również po treści dołączonych załączników. Raporty Powinny dostarczać informacji o: Ilości sprawach, wynikach spraw (ile zostało zrealizowanych pozytywnie ile negatywnie), sprawy wymagające egzekwowania należności, ilość spraw oddanych do windykacji, ilość spraw straconych. Średnim czasie realizacji wniosku/zadania. Ilość prowadzonych projektów z podziałem na grupy/osoby Rejestry zestawienie dokumentów wchodzących i wychodzących Raporty wykazu spraw: Prowadzonych Zrealizowanych Przeterminowanych 4
5 Ilość spraw w poszczególnych obszarach/zagadnieniach Okresowych np. dzienne, tygodniowe itd. Raporty wysłanej korespondencji, wysłanych ponagleń Moduł raporty powinien być tak skonstruowany by umożliwiał definiować dowolnych raportów. Użytkownicy Każdy użytkownik powinien mieć nadane odpowiednie uprawnienia w zależności od funkcji i kompetencji (nadaje administrator). Przynależność pracowników do: Organizacji/wydział Komórki organizacyjnej Grup roboczych System musi zapewniać jednoczesne występowanie każdego pracownika w różnych grupach, zadaniach, wydziałach. Możliwość nadania: stanowisko, grupy robocze, pełnione funkcje, Informacje dotyczące nieobecności i zastępstw Alerty i powiadomienia: Możliwość wysłania powiadomienia poprzez e-mail (automat w przypadkach możliwości niewykonania zadań w terminie- powiadomienie pierwsze powiadomienie powinno być wysłane na X dni przed granicznym terminem- do osoby bezpośrednio odpowiedzialnej, kolejne powiadomienie blisko końca terminu- mail do kierownika/osoby nadzorującej i do osoby odpowiedzialnej za wykonanie. Powiadomienie (monit) użytkownika o braku wymaganego załącznika lub informacji Możliwość ustalenia: pola obowiązkowe i dodatkowe Terminarz: Powinien być przejrzysty z możliwością przejścia z jego poziomu do danego zadania. W przypadku uruchomienia pełnego WF powinien uwzględniać zadania danego pracownika jak i osób podległych. Bezpieczeństwo: oferent musi posiadać certyfikat zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001 system powinien sprawdzać uprawnienia poszczególnych użytkowników dotyczących funkcji i zasobów systemu zapisanych w bazie danych. odpowiednie zabezpieczenie komunikacji pracownik-system poprzez zastosowanie mechanizmów SSL uwierzytelnianie za pomocą systemu haseł i możliwością logowania przy użyciu podpisu elektronicznego zabezpieczenie danych przed modyfikacją przez osoby niepowołane. Administracja Logi informujące o: 5
6 Błędach systemu Korzystaniu z systemu Historie logowania Ilość aktywnych użytkowników Uprawnienia i dostęp Zabezpieczenia Obsługa słowników tworzenie, uzupełnianie, definiowanie Możliwość przesyłania różnego rodzaju komunikatów do użytkowników Definiowanie struktury organizacji/grup użytkowników dodatkowo przypisywanie im uprawnień do poszczególnych funkcji systemu, obszaru i zakresu obsługi. Definiowanie uprawnień/dostępów Wstępnie integracja odbędzie się na zasadzie dodawania plików/spraw jako załącznika do wniosku w systemie web, jednak system musi być otwarty i nie ograniczać możliwości integracji. Automatyzacja BPM System powinien być rozbudowany o moduł Business Process Managment (BPM), który będzie możliwy do uruchomienia i konfiguracji w II etapie wdrożenia. Zakres funkcjonalny obejmuje podstawowe założenia z I etapu plus dodatkowo: Automatyczny obieg spraw z możliwością przerwania i zmiany obiegu lub przełączenia na manualny. Graficzne i programistyczne tworzenie schematu procesów Procesy potomne i równoległe Nadawanie uprawnień na różnych poziomach: pracownik, funkcja/rola, grupa, stanowisko Wbudowany system powiadomień o statusie i etapie realizacji poszczególnych spraw, z naciskiem na terminy graniczne. E-mail, sms, alert w systemie. Pilnowanie etapów wymagających zrealizowania przez pracownika pewnych czynności/dołączenia pism, kontrola realizacji tych zadań (np. poprzez check box). Końcowy etap każdego procesu powinien przeanalizować zakończenie wszystkich powiązanych i alternatywnych przebiegów. Kontrola poprawności realizacji procesu. 6