ZAPYTANIE OFERTOWE Dotyczy: Zakupu specjalistycznego oprogramowania niezbędnego do świadczenia usług w ośrodku doskonalenia techniki jazdy.

Transkrypt

1 TEST & TRAINING SAFETY CENTRE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k., Bednary 17, Pobiedziska, tel./fax Bednary, ZAPYTANIE OFERTOWE Dotyczy: Zakupu specjalistycznego oprogramowania niezbędnego do świadczenia usług w ośrodku doskonalenia techniki jazdy. W związku z inwestycją w Bednarach gm. Pobiedziska realizowaną w ramach projektu pn. Budowa innowacyjnego ośrodka doskonalenia techniki jazdy współfinansowanego przez Unię Europejską z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 4.4 Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG /09-00 zwracamy się z zaproszeniem do udziału w postępowaniu ofertowym mającym na celu wybór Dostawcy w zakresie: - oprogramowania niezbędnego do świadczenia usług w ośrodku doskonalenia techniki jazdy. Ofertę należy przygotować w oparciu o dokumentację przekazaną przez inwestora: załącznik nr 1: Specyfikacja wymaganych funkcjonalności systemu ; załącznik nr 2: Formularz ofertowy. Dodatkowa dokumentacja dostępna jest w siedzibie Spółki oraz może, na prośbę oferenta, zostać wysłana mailem na wskazany adres. Przedmiot zapytania ofertowego Specjalistyczne oprogramowanie niezbędnego do świadczenia usług w ośrodku doskonalenia techniki jazdy. Najważniejsze funkcje oprogramowania: synchronizacja działań, uprawnień i dostępności czasowej pracowników centrum (m.in. terminów zamawianych szkoleń i imprez, koordynacji działań przygotowawczych, zapotrzebowania na pojazdy, raportów, serwisu, itd.). Pracownicy będą mogli sami dokonywać wpisów i modyfikacji terminów online; sprawna synchronizacja zamówień i rejestracji na szkolenia i specjalne imprezy dokonanych drogą telefoniczną, online i przez pocztę elektroniczną; automatyczna kontrola zamówienia na dany trening i typ wymaganego prawa jazdy; automatyczna kontrola przepustowości danego dnia i ustalenia minimalnej /maksymalnej liczby uczestników w danej grupie; zarządzanie certyfikatami uczestnictwa w treningach; zsynchronizowane zarządzanie parkiem pojazdów i zapotrzebowaniem na pojazdy specjalnie zamówione przez klientów; określenie spełnienia wymaganej liczby kursów na instruktora i uczestnictwa w wewnętrznych kursach doszkalających instruktorów.

2 Inwestor zastrzega sobie prawo do: - swobodnego wyboru ofert, - nieprzyjęcia żadnej z ofert bez podania przyczyn, - prowadzenia negocjacji z wybranymi Oferentami, - zmiany warunków postępowania, - przedłużenia terminu składania ofert. Kryteria wyboru: Kryteria wyboru Cena oferty netto Cmin Cena = Cr gdzie: Cmin cena oferty najtańszej Cr cena ofert rozpatrywanej Kompleksowość oferty oferta pełna 1 pkt oferta niepełna 0 pkt Termin realizacji do pkt do pkt później 0 pkt Okres gwarancji i rękojmi powyżej 12 m-cy 2 pkt 6 m-cy 12 m-cy 1 pkt mniej niż 6 m-cy 0 pkt Załączone referencje 5 i więcej 2 pkt poniżej 5 1 pkt brak- 0 pkt Waga (od 1-5, gdzie 1 najniższa, a 5 najwyższa) Termin i sposób składania ofert : - nieprzekraczalny termin składania ofert: ; - ofertę należy złożyć w siedzibie Spółki (Bednary 17, Pobiedziska, Polska) lub wysłać mailem na adres oferty ttsc@ttsc.pl Osoba upoważnioną do kontaktu jest: Jan Sobusiak, tel , j.sobusiak@ttsc.pl Dodatkowe wymagania formalne: data wystawienia oferty okres ważności oferty (minimum 3 miesiące) wartości netto określone w walucie PLN

3 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego/ specyfikacja wymaganych funkcjonalności systemu Z systemu będzie korzystało maksymalnie 5 użytkowników, nazywanych użytkownikami operacyjnymi, którzy będą mogli zarządzać zasobami zarejestrowanymi w bazie danych. Oprócz tego, do systemu będą mieli dostęp pracownicy, np. instruktorzy, którzy poprzez przeglądarkę WWW będą mieli wgląd do sowich grafików szkoleń, z możliwością ich potwierdzania lub odrzucania w przypadku, gdy niezbędne będą w nich zmiany. Takich użytkowników nazywa się pasywnymi. Dodatkowo zakłada się, że klienci CDJ będą mogli za pomocą przeglądarki WWW zgłosić się na szkolenie, wybierając z dostępnej oferty usług CDJ (Nazywa się ich Klientami). W ramach funkcjonalności systemu zakłada się, że będzie on dodatkowo zdolny do prowadzenia gospodarki magazynowej i wystawiania faktur VAT lub paragonów fiskalnych Klientom, również w oparciu o wcześniej zarejestrowane zamówienia na usługi CDJ. System byłby udostępniony w taki sposób, by spełniać warunki zdalnego dostępu przez Internet. Poniżej określono, w jaki sposób zostaną zrealizowane kolejne funkcje systemu, opisane we wniosku. 1) Synchronizacja działań, uprawnień i dostępności czasowej pracowników centrum (m.in. terminów zamawianych szkoleń i imprez, koordynacji działań przygotowawczych, zapotrzebowania na pojazdy, raportów, serwisu, itd.). Pracownicy będą mogli sami dokonywać wpisów i modyfikacji terminów online. Do realizacji projektu, system będzie musiał być wyposażony w następujące obiekty: Baza pracowników, wraz z ich uprawnieniami zawodowymi, takimi jak certyfikaty ukończenia szkoleń, lub licencje zawodowe. Baza zasobów, takich jak tor, pojazd. Dodatkowo powinna istnieć możliwość zdefiniowania produktu, czyli struktury eventu, np.: szkolenia, czy imprezy integracyjnej dla firmy, by łatwiej zaplanować kolejne działania, które należy wykonać, w przypadku otrzymania zamówienia na taki produkt. Produkt musi posiadać możliwość wskazania, jakie minimalne uprawnienia musi posiadać instruktor, by mógł przeprowadzić szkolenie. W oparciu o definicję usługi, system powinien być w stanie zaproponować, jakie zasoby i osoby są potrzebne i dostępne by prawidłowo zrealizować usługę dla klienta. 2) Sprawna synchronizacja zamówień i rejestracji na szkolenia i specjalne imprezy dokonanych drogą telefoniczną, online i przez pocztę elektroniczną. Zadanie to będzie realizowane przez odpowiednią aplikację, pozwalającą na zarejestrowanie przez Klienta zapotrzebowania na usługę.

4 Również użytkownicy systemu będą mogli z niej skorzystać, by rejestrować w imieniu Klientów zamówienia na usługi, które nadeszły drogą mailową lub telefoniczną. Instruktor musi mieć prawo do zaznaczenia w aplikacji prośby o zlecenie tego zadania innemu instruktorowi. 3) Automatyczna kontrola zamówienia na dany trening i typ wymaganego prawa jazdy. Jeżeli w trakcie rejestracji zamówienia na usługę okaże się, że do jego przeprowadzenia, Klient musi posiadać konkretne uprawnienia, system będzie wymagał, by Klient potwierdził, że rzeczywiście je posiada. Przed przystąpieniem do szkolenia, wymagane będzie okazanie uprawnień i zarejestrowanie tego faktu w systemie. 4) Automatyczna kontrola przepustowości danego dnia i ustalenia minimalnej /maksymalnej liczby uczestników w danej grupie. System musi być w stanie zweryfikować, jaka jest maksymalna ilość uczestników, którzy mogą skorzystać z oferty w jednostce czasu. Weryfikacja będzie następowała w momencie rejestracji zamówienia na usługę. W przypadku wykrycia konfliktu, który uniemożliwia automatyczne wysłanie potwierdzenia zamówienia Klientowi końcowemu, dla odpowiedzialnego użytkownika operacyjnego zostanie wygenerowane zadanie podjęcia decyzji w sprawie. W takim przypadku, po dokonaniu odpowiednich ustaleń/zmian, użytkownik operacyjny może samodzielnie zatwierdzić zamówienie. 5) Zarządzanie certyfikatami uczestnictwa w treningach. Z definicji produktu wynika, czy dla uczestników szkolenia przewidziane są certyfikaty. Jeżeli tak, to systemu będzie wymagał potwierdzenia wydania certyfikatu dla każdego uczestnika szkolenia, który przeszedł je pozytywnie. Oprócz generowania certyfikatu, system będzie posiadał zdolność wydania duplikatu certyfikatu. Certyfikaty będą posiadały unikalne numery identyfikacyjne. Wygenerowanie z systemu certyfikatu dla osoby, która nie przeszła szkolenia nie będzie możliwe. 6) Zsynchronizowane zarządzanie parkiem pojazdów i zapotrzebowaniem na pojazdy specjalnie zamówione przez klientów. Jeżeli definicja produktu dopuszcza możliwość, by Klient wybrał z listy pojazd specjalny, to system uwzględni ten wybór w procesie planowania zasobów, niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia. 7) Określenie spełnienia wymaganej liczby kursów na instruktora i uczestnictwa w wewnętrznych kursach doszkalających instruktorów. Definicja produktu CDJ może zawierać wskazówki, jakie uprawnienia minimalne musi posiadać instruktor, by mógł przeprowadzić szkolenie. System planując instruktorów do obsługi szkolenia, musi wskazać wyłącznie takich, którzy spełniają kryteria. Na karcie instruktora przewiduje się możliwość rejestracji informacji o dacie ważności kolejnych typów uprawnień, które posiada.

5 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego/formularz ofertowy Nazwa firmy i dane teleadresowe* Miejscowość i data* Oferta dla firmy Test &Training Safety Centre Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. Bednary 17, Pobiedziska W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące dostarczenia specjalistycznego oprogramowania niezbędnego do świadczenia usług w ośrodku doskonalenia techniki jazdy przedkładam ofertę cenową na zakup następujących elementów projektu: LP Nazwa działania Okres realizacji (daty)* 1 Zakup specjalistycznego oprogramowania niezbędnego do świadczenia usług w ośrodku doskonalenia techniki jazdy. RAZEM netto w PLN * Okres gwarancji i rękojmi (miesiące)* Wynagrodzenie netto ( PLN)* Potwierdzam gotowość wykonania działania we wskazanym terminie. Oferta jest ważna do * * Inne informacje (opcjonalnie): brak *informacje obligatoryjne... Imię i nazwisko wystawcy oferty