PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu przez Grzegorza Nowakosoba odpowiadająca za przeprowadzenie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 02/2012 z dnia 12.04.2012r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków ponoszonych przez Bibliotekę na zakup książek w latach 2010 i 2011 Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 18.04.2012r. do dnia 02.05.2012r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu ul. Gliwicka 3, oraz Urząd Gminy w Rudzińcu ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2010r. do 31.12.2011r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1/ Ustawa z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej ( Dz. U. z 2001r. Nr 13 poz. 123 z późniejszymi zmianami). 2/ Ustawa z dnia 27 czerwca 1997r. o bibliotekach ( Dz. U. z 1997r. Nr 85 poz. 539 z późniejszymi zmianami ). 3/ Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 4/ Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 5/ Uchwała Nr XXXVIII/512/09 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2009r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2010 rok. 6/ Uchwała Nr III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok. 7/ Zarządzenie Nr 214/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 31 grudnia 2009r. w sprawie przyjęcia planu wykonawczego budżetu Gminy Rudziniec na 2010 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Sylwia Welik Dyrektor Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu, Pani xxxxxxxx 1 Główny Księgowy Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu. 1Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 1
Kontrola została przeprowadzona w zakresie: 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej. 2. Kontrola wydatków ponoszonych przez Bibliotekę na zakup książek w latach 2010 i 2011 3. Realizacja kontroli zarządczej. 4. Realizacja zaleceń pokontrolnych. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY 1. Kontrola dokumentacji organizacyjnej Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, prowadzenie działalności kulturalnej jest zadaniem własnym jednostek samorządu terytorialnego o charakterze obowiązkowym. Na terenie gminy Rudziniec działalność kulturalna jest realizowana m.in. przez Gminną Bibliotekę Publiczną zwaną w dalszej części protokołu Biblioteką, która jest instytucją kultury, powstałą w 1948r.. Podstawowym zadaniem Biblioteki jest rozwijanie i zaspokajanie potrzeb oświatowych, informacyjnych i kulturalnych społeczności gminy. Nadzór merytoryczny nad Biblioteką sprawuje oraz pomocy instrukcyjno merytorycznej i szkoleniowej udziela Biblioteka Powiatowa w Gliwicach. Jednostka działa w oparciu o przepisy prawne: ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym, ustawa z dnia 27 czerwca 1997r. o bibliotekach, ustawa z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz Statut Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu nadany Uchwałą Rady Gminy nr XXX/353/02 z dnia 29 kwietnia 2002r. Biblioteka została wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonej przez organizatora ( gmina Rudziniec ) pod nr KI/4011/1/2002 uzyskując osobowość prawną, posiada także numer identyfikacyjny REGON: 001003756, oraz Numer Identyfikacji Podatkowej: 969 12 84 073. Zbiory biblioteczne udostępniane są w wypożyczalni mieszczącej się w siedzibie jednostki tj. w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 1 oraz w filiach mieszczących się w Poniszowicach przy ul. Parkowej 11 oraz w Bojszowie przy ul. Szkolnej 53. Stan księgozbioru wynosił na dzień 31.12.2010r. 23 243 woluminy natomiast na dzień 31.12.2011r. 21 965 woluminów. Na liczbę powyższą składają się woluminy udostępnione w Bibliotece w Rudzińcu oraz w filiach w Poniszowicach i Bojszowie. Łączna liczba zarejestrowanych czytelników wg stanu na dzień 31.12.2010r. wynosiła 1057 osób. W ciągu 2010r. dokonano łącznie 15831 wypożyczeń na zewnątrz, a w 1602 przypadkach udostępniono zbiory na miejscu w czytelni. 2
Łączna liczba zarejestrowanych czytelników wg stanu na dzień 31.12.2011r. wynosiła 1020 osób. W ciągu 2011r. dokonano łącznie 15416 wypożyczeń na zewnątrz, a w 1164 przypadkach udostępniono zbiory na miejscu w czytelni. Dyrektorem Biblioteki jest pani Sylwia Welik, powołana na stanowisko Dyrektora od dnia 1 kwietnia 2007r. do nadal. Stanowisko Głównego Księgowego w okresie objętym kontrolą obejmowała pani xxxxxxxx 2 zatrudniona w Bibliotece od dnia 01.04.2003r. do nadal. Działalność Biblioteki oparta jest na poniższych przepisach, regulaminach: 1. Statut Biblioteki nadany Uchwałą Nr VI/48/03 Rady Gminy Rudziniec z dnia 7 kwietnia 2003 roku w sprawie: nadania Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu wraz ze zmianami wprowadzonymi na podstawie: a) Uchwała Nr XXIII/210/04 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 października 2004r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. b) Uchwała Nr XXXVIII/393/2006 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 stycznia 2006 roku w sprawie: o zamiarze dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu w części dotyczącej lokalizacji filii. c) Uchwała Nr XLII/427/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 kwietnia 2006r. w sprawie dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu w części dotyczącej lokalizacji filii. d) Uchwała Nr XLVIII/512/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 23 października 2006r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. e) Uchwała Nr XVI/168/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 4 lutego 2008r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej nadania Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. f) Uchwała Nr XVIII/205/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 marca 2008r. w sprawie zamiaru dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu w części dotyczącej lokalizacji filii. g) Uchwała Nr XXVI/313/08 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2008r. w sprawie dokonania zmiany w Statucie Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu dotyczącej lokalizacji filii. Statut określa m. in. cele i zadania biblioteki, organizację oraz sposób prowadzenia gospodarki finansowej. 2. Regulamin organizacyjny Biblioteki wprowadzony na podstawie zarządzenia nr 5/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 grudnia 2010r. określa 2Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3
m.in. zakres działania dyrektora oraz podstawowe obowiązki służbowe pozostałych pracowników Biblioteki - regulamin został zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 31.12.2010r. i wszedł w życie z dniem 01.01.2011r. 3. Dokumentacja polityki rachunkowości - Zarządzenie nr 1/2009 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 2 stycznia 2009r. - obowiązuje od 02.02.2009r. w skład polityki wchodzi: a) część ogólna pod nazwą Polityka zasad rachunkowości b) instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych Gminnej Biblioteki Publicznej, c) procedury kontroli wewnętrznej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. Z dniem 01.01.2011r. weszło w życie Zarządzenie Nr 1/2011 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 3 stycznia 2011 r. wprowadzające nowy plan kont. 4. Zarządzenie Nr 3/2007 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 01.06.2007r. w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej. 5. Zarządzenie Nr 2/5/2010 z dnia 20 marca 2010r. dotyczące składania zamówień i dokonywania zakupów do 14 tys. EUR w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu. 6. Zarządzenie Nr 2/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 marca 2010r. w sprawie wdrożenia procedur kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu weszło w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2010r. Ponadto jest prowadzony rejestr zarządzeń Dyrektora - wydano 9 zarządzeń w 2011r. 2. Kontrola wydatków ponoszonych przez Bibliotekę na zakup książek w latach 2010 i 2011 Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Bibliotece jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991r. jest plan działalności zatwierdzony przez Dyrektora. Rok 2010 Pierwotny plan finansowy zatwierdzony przez Dyrektora na podstawie Zarządzenia Nr 1/PF/2010 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 03.01.2010r. przewidywał po stronie przychodów i kosztów Biblioteki w roku 2010 r. kwotę 182 000,00 zł.. Plan był w trakcie roku 2010 dwukrotnie zmieniany: 4
a) Zarządzenie Nr 4/ZPF/2010 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 07.09.2010r. - zwiększona została kwota po stronie przychodów i kosztów o 21 807,00 zł., b) Zarządzenie Nr 5/ZPF/2010 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 28.12.2010r. - zwiększona została kwota po stronie przychodów i kosztów o 3 391,02 zł. Plan finansowy po zmianach wynosił zatem po stronie przychodów i kosztów kwotę 207 198,02 zł. W zakresie wydatków na zakup książęk plan finansowy przewidywał wydatki w kwocie 8 990,00 zł. a wydano 8 985,56 zł. zatem zrealizowano plan w 99,95 %. W 2010r. zakupiono 475 woluminów o wartości 8 985,56 zł., w tym 358 do Biblioteki w Rudzińcu o wartości 6 715,56 zł., 55 woluminów dla filii w Poniszowicach o wartości 1 127,00 zł. oraz 62 woluminy dla filii w Bojszowie o wartości 1 143,00 zł. Biblioteka zrealizowała wydatki w 2010r. w kwocie 206 157,77 zł zł., co stanowiło 99,50 % kwoty zaplanowanej. Wydatki na zakup książek w 2010r. stanowiły 4,36% wszystkich wydatków w 2010r. Rok 2011 Pierwotny plan finansowy zatwierdzony przez Dyrektora na podstawie Zarządzenia Nr 1/PF/2011 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 05.01.2011r. przewidywał po stronie przychodów i kosztów Biblioteki w roku 2011 r. kwotę 204 000,00 zł.. Plan był w trakcie roku 2011 trzykrotnie zmieniany: a) Zarządzenie Nr 2/PF/2011 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 30.06.2011r. - zwiększona została kwota po stronie przychodów i kosztów o 7 700,00 zł., b) Zarządzenie Nr 3/PF/2011 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 30.09.2011r. - zwiększona została kwota po stronie przychodów i kosztów o 4 959,34 zł. c) Zarządzenie Nr 4/PF/2011 Dyrektora GBP w Rudzińcu z dnia 30.11.2011r. - zwiększona została kwota po stronie przychodów i wydatków o 2 750,66 zł. Plan finansowy po zmianach wynosił zatem po stronie przychodów i kosztów kwotę 219 410,00 zł.. W zakresie wydatków na zakup książęk plan finansowy przewidywał wydatki w kwocie 8 030,00 zł., a wydano 8 023,87 zł. zatem zrealizowano plan w 99,92 %. W 2011r. zakupiono łącznie 410 woluminów o wartości 8 023,87 zł., w tym 305 do Biblioteki w Rudzińcu o wartości 6 773,90 zł., 55 woluminów dla filii w Poniszowicach o wartości 671,31 zł. oraz 50 woluminów dla filii w Bojszowie o wartości 578,66 zł. Biblioteka zrealizowała wydatki w 2011r. w kwocie 219 082,26 zł., co stanowiło 99,85 % kwoty zaplanowanej. Wydatki na zakup książek w 2011r. stanowiły 3,66 % wszystkich wydatków w 2011r. 5
Kontrolą objęto rachunki/faktury dokumentujące dokonane wydatki ( wykaz rachunków/faktur stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu ) i stwierdzono, że: - wszystkie wydatki są dokonywane terminowo, - wydatki są realizowane zgodnie z planem finansowym Biblioteki, - dowody księgowe dokumentujące wydatki są każdorazowo sprawdzane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym przez Głównego Księgowego oraz zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora Biblioteki, - zakup książek odbywa się na podstawie obowiązującego w Bibliotece Zarządzenia nr 2/5/2010 z dnia 20.03.2010r. dotyczącego składania zamówień i dokonywania zakupów do 14 tys. EUR w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu, które w 2 pkt 1 wskazuje, że: przy zamawianiu materiałów, towarów, wyrobów lub usług do 7 000,00 euro stosuje się zasadę gospodarnego dysponowania posiadanymi środkami. Zwrócono się do Dyrektora Biblioteki o wyjaśnienie w jaki sposób stosuje przy dokonywaniu zakupów książek w okresie objętym kontrolą zasadę gospodarnego dysponowania posiadanymi środkami - żądanie złożenia wyjaśnień na piśmie wraz z odpowiedzią Dyrektora stanowią załącznik nr 2 do niniejszego protokołu kontroli z udzielonej odpowiedzi wynika m.in. że przy zakupie książek każdorazowo jest dokonywane porównananie cenowe w kilku sklepach wysyłkowych, z którego Dyrektor sporządza notatkę przykładowa notatka z porównania cenowego stanoi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Wybierana jest zawsze oferta najtańsza lub zawierająca bonusy w postaci dodatkowych książek. Wykaz wszystkich faktur dokumentujących zakupione ksiązki w okresie objętym kontrolą wraz ze wskazaniem czy dokonano porównania cenowego przy ich zakupie stanowi załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. 3. Realizacja kontroli zarządczej Dyrektor Biblioteki Zarządzeniem Nr 2/2010 Dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudzińcu z dnia 31 marca 2010r. w sprawie wdrożenia procedur kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu wdrożył procedury kontroli zarządczej w Bibliotece. Procedury kontroli zarządczej regulują m.in.: przestrzeganie wartości etycznych w instytucji kultury, organizację i komunikację wewnętrzną, planowanie, identyfikację i szacowanie ryzyka. Zgodnie z 10 procedur kontroli zarządczej wszyscy pracownicy są obowiązani do przeprowadzania, co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej w zakresie dotyczącym ich działalności. Sprawozdanie z dokonanej raz w roku samooceny przestrzegania procedur określonych w zarządzeniu należy sporządzić najpóźniej do 31 grudnia każdego roku i przedłożyć Dyrektorowi Biblioteki. Stwierdzono, że wszyscy pracownicy dokonali samooceny systemu kontroli zarządczej - sporządzili arkusz samooceny 6
na druku stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 2/2010 z dnia 31.03.2010r. Sporządzono również arkusz identyfikacji, oceny oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku. W dniu 18.12.2011r. odbyła się narada z udziałem wszystkich pracowników Biblioteki podczas której dokonano oceny przebiegu kontroli w 2011r. Sporządzone zostało sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej w roku 2011 w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu, którego kopia stanowi załącznik nr 5 do niniejszego protokołu. W dniu 13.01.2012r. Dyrektor sporządził oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Gminnej Bibliotece Publicznej w Rudzińcu, którego kopia stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. 4. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 28.12.2011r. do 01.02.2012r. przeprowadzona została w Bibliotece kontrola wykorzystania dotacji udzielonej z budżetu Gminy w 2011r. zakończona protokołem z dnia 01.02.2012r. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień skierowano do Dyrektora Biblioteki zalecenia pokontrolne. Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych i stwierdzono, że: 1. Dyrektor Biblioteki zobowiązał Głównego Księgowego Biblioteki do ujmowania w listach płac wszystkich składników wynagrodzenia w kwotach wynikających z zawartymi umowami o pracę i do wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z zawartych umów o pracę. Kontrolą objęto listy płac pracowników Biblioteki za okres od 01.02.2012r. do 30.04.2012r. i stwierdzono, że wszyscy pracownicy mają wypłacane składniki wynagrodzenie w wysokości zgodnej z zawartymi umowami o pracę. 2. Dyrektor w piśmie z dnia 22.02.2012r. zobowiązał się do regulowania zobowiązań Biblioteki w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań tj. zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sieprnia 2009r. o finansach publicznych. W przypadku gdy rachunek lub faktura dostarczona będzie do Biblioteki w terminie nie pozwalającym na jego terminową realizację, Dyrektor zobowiązał się każdorazowo uzgadniać z wystawcą dokumentu nowy termin płatności. Kontrolą objęto faktury/rachunki płatne przelewem za okres od 01.02.2012r. do 30.04.2012r. i stwierdzono, że faktury / rachunki są regulowane terminowo- wyj. stanowi: a) Faktura VAT nr FA/56/03/2012/S z dnia 16.03.2012r. w kwocie 234,50 zł. za przegląd ogólny kotła gazowego, płatna w terminie do 23.03.2012r. została zapłacona w dniu 29.03.2012r. tj. 6 dni po terminie płatności ( data wpływu do Biblioteki to 28.03.2012r. ) stwierdzono, że w powyższym wypadku nie ustalono z wystawcą dokumentu nowego terminu płatności. 7
b) Faktura VAT nr 6/03/2012 z dnia 16.03.2012r. w kwocie 69,00 zł. za zakup licencji na program komputerowy, płatna w terminie do 15.03.2012r. została zapłacona w dniu 11.04.2012r. tj. 27 dni po terminie płatności stwierdzono,że wystawca faktury okreslił niemożliwy do zrealizowania termin płatności tj. przed dniem wystawienia faktury powyższa faktura powinna być na etapie kontroli formalno rachunkowej odesłana do wystawcy w celu jej poprawnego wystawienia lub Dyrektor powinien wystąpić o korektę faktury w części stanowiącej o terminie płatności. Stwierdzono, że w powyższym wypadku nie ustalono z wystawcą dokumentu nowego terminu płatności. 3. Dyrektor zbowiązał Głównego Księgowego Biblioteki do realizacji zobowiązań Biblioteki w wysokościach wynikających z dowodów księgowych potwierdzających zaciągnięte zobowiązania. 4. Wójt Gminy Rudziniec w piśmie z dnia 16.02.2012r. zobowiązał inspektora ds. oświaty zatrudninego w Urzędzie Gminy Rudziniec do niezwłocznego dokumentowania faktu nabycia prawa przez Dyrektora Biblioteki do nagrody jubileuszowej poprzez sporządzenie pisma o przyznaniu ww nagrody w terminie umożliwiającym wypłatę nagrody niezwłocznie po uzyskaniu do niej prawa. Należy stwierdzić, że zalecenia pokontrolne w większości zostały zrealizowane zgodnie z odpowiedzią Dyrektora Biblioteki z dnia 22.02.2012r. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Zapłata w dwóch przypadkach faktur po terminie płatności określonym przez wystawców faktur. Powyższe dotyczy faktur wykazanych w części 4 pkt 2 lit. a, b niniejszego protokołu i pozostaje niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych, który stanowi, że : wydatki publiczne mogą być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Biblioteki, który w imieniu Biblioteki zaciąga zobowiązania tj. dokonuje wydatków ze środków publicznych oraz zatwierdza do zapłaty dokumenty będące podstawą do przekazania środków na konto kontrahenta. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Regulować zobowiązania Biblioteki w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. W przypadkach gdy faktura, rachunek jest dostarczony do Biblioteki w terminie nie pozwalającym na jego terminową realizację każdorazowo uzgadniać z wystawcą dokumentu nowy termin płatności. 8
Powyższe zalecenie pokontrolne kieruję do Dyrektora Biblioteki, zobowiązując jednocześnie do odpowiedzi na piśmie w terminie 30 dni od podpisania niniejszego protokołu, z realizacji wykonania zalecenia pokontrolnego. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz faktur/rachunków dokumentujących zakup książek do Biblioteki w okresie od 01.01.2010r. do 31.12.2011r. 2. Żądanie złożenia wyjaśnień na piśmie z dnia 25.04.2012r. wraz z odpowiedzią Dyrektora Biblioteki z dnia 26.04.2012r. 3. Przykładowa notatka Dyrektora z porównania cenowego dokonywanego przy zakupie książek. 4. Wykaz wszystkich faktur dokumentujących zakupione ksiązki w okresie objętym kontrolą wraz ze wskazaniem czy dokonano porównania cenowego przy ich zakupie. 5. Kopia sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej w roku 2011. 6. Kopia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Biblioteki pani Sylwia Welik została poinformowana o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 02/2012 Rudziniec 09.05.2012r. Gminna Biblioteka Publiczna w Rudzińcu 44-160 Rudziniec, ul. Gliwicka 3 tel./fax 0-32 230 86 75 NIP 9691284073 (pieczątka kontrolowanej jednostki) z których jeden Grzegorz Nowak xxxxxxx 3 Sylwia Welik (podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego Biblioteki) (podpis Dyrektora Biblioteki) 3Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 9