Wprowadzenie do nauki o organizacji i zarządzaniu Wybrane narzędzia szczupłego zarządzania Warszawa, 2 grudnia 2015 r.
Podstawowe narzędzia Lean (1) Mapowanie strumienia wartości (MSW, VSM) Narzędzie pozwalające na przedstawienie strumienia wartości w formie graficznej w celu zgromadzenia danych na temat rzeczywistego przepływu elementów fizycznych i informacji w procesie oraz zobaczenia pełnego obrazu. Pięć S Metoda redukcji marnotrawstwa, polegająca na trwałym uporządkowaniu miejsca pracy i wprowadzeniu narzędzi zarządzania wizualnego Zarządzanie wizualne Umożliwienie szybkiej orientacji w aktualnym stanie procesu poprzez zastosowanie prostych sygnałów wizualnych.
Wybrane narzędzia Lean (2) Kanban Dosłownie sygnał lub znak. Metoda zarządzania materiałami umożliwiająca dostarczenie materiałów tam, gdzie trzeba, dokładnie wtedy, kiedy jest to potrzebne. Ułatwia dostęp do materiałów i pomaga redukować zbędne zapasy. Wiąże się również z zarządzaniem wizualnym.
Pięć filarów doskonalenia - 5S Selekcja oznaczenie i usunięcie wszystkich przedmiotów, które nie są aktualnie potrzebne Systematyka ułożenie potrzebnych przedmiotów w sposób pozwalający na łatwy dostęp Sprzątanie codzienne, regularne czyszczenie narzędzi, powierzchni itp. (oprócz działań serwisu sprzątającego) Standaryzacja stałe utrzymanie sprzętu, dokumentacji itp. w gotowości Samodyscyplina powtarzalność w utrzymaniu powyższych 4S
Selekcja (Seiri) wyjmij zbędne przedmioty i wyrzuć je Rozejrzyj się za przedmiotami, które należą do Ciebie ale nie są aktualnie używane i usuń je Rozejrzyj się za przedmiotami, które nie należą do Ciebie i wystosuj prośbę o ich usunięcie w określonym czasie Po upływie tego czasu sprawdź reakcję i postępuj zgodnie z prośbą o usunięcie Regularnie stosuj czerwone kartki
Systematyka (Seiton) poukładaj pozostałe przedmioty Przyjrzyj się, jak rzeczy są ułożone i pamiętaj, że wszystko powinno być na swoim miejscu. Zrób rysunek rozmieszczenia poszczególnych przedmiotów Weź pod uwagę częstotliwość używania poszczególnych przedmiotów Sporządź etykiety informacyjne na szafki, regały, szuflady
Sprzątanie (Seiso) posprzątaj dokładnie miejsce pracy, tak, aby nie pozostał nawet pyłek Nie czekaj, aż powstanie bałagan Poświęć 3 minuty dziennie na sprzątanie swojego miejsca pracy Bądź wraz ze swoimi współpracownikami odpowiedzialny za obszar wokół Waszego miejsca pracy Nigdy niczego nie rozrzucaj
Standaryzacja (Seiketsu) zachowaj zawsze wysoki standard utrzymania porządku i organizacji miejsca pracy Świadomie podchodź do utrzymania porządku wokół siebie Stwórz system utrzymania porządku Organizuj międzywydziałowe konkursy utrzymania porządku
Samodyscyplina (Shitsuke) szkolenia mające na celu zapewnienie, aby pracownicy sami stosowali się do dobrych praktyk mających na celu utrzymanie porządku Pamiętaj o wartości utrzymania porządku Traktuj miejsce pracy jak drugi dom Miej świadomość własnych postaw, przyzwyczajeń i nawyków
Wizualne zarządzanie miejscem pracy WSZYSTKIE i TYLKO NIEZBĘDNE do pracy narzędzia znajdują się w jednym miejscu Brakujące narzędzie może zostać natychmiast zlokalizowane, co oszczędza czasu na ich szukanie Wizualne zarządzanie obniża ryzyko, że narzędzie zostanie w maszynie po naprawie lub przeglądzie Wzrost komfortu pracy
Wykorzystanie 5S + kanban system dwupojemnikowy Źródło: YouTube - Two-bin system in St.Claire Hospital
Rezultaty O ile łatwiej jest teraz wykonać zadanie? O ile łatwiej w rzeczywistej sytuacji będzie wychwycić problemy jakościowe, przezbroić maszynę, stwierdzić brak leku bądź wykonać dowolne inne zadanie?
Metafora domu Toyoty (dom Lean) CELE DOSTAWY KOSZTY JAKOŚĆ BEZPIECZEŃSTWO PRZEPŁYW JAKOŚĆ LUDZIE I KULTURA STANDARYZACJA I CIĄGŁE DOSKONALENIE FUNDAMENTY STABILNOŚĆ PROCESÓW
Praca standaryzowana Najlepszy znany obecnie sposób bezpiecznego działania, który przynosi spodziewany rezultat i zapewnia najwyższą jakość Standaryzowana nie znaczy standardowa (identyczna)! Zasady pracy standaryzowanej tworzone są na co dzień przez pracowników, a nie są narzucane z góry, raz na zawsze Standaryzacja pozwala pracownikom na twórcze podejście do codziennej pracy zamiast automatycznego powielania standardów rozumianych jako zakorzeniony schemat
Zapobieganie błędom - Jidoka Konsekwencje błędów Większość błędów nie wynika ze złej woli bądź niestaranności jest często wbudowana w wadliwe procesy i jest efektem działań prowizorycznych. Wyszukiwanie przyczyn źródłowych (dlaczego podano niewłaściwy lek, dawkę itp.? Gemba walk i 5xWHY Zapobieganie błędom poprzez uniemożliwienie lub utrudnienie ich popełnienia. Andon.
Zarządzanie wizualne co to jest? Wizualizacja informacji na temat podstawowych aktywności dokonywana w sposób spójny i regularny.
Zarządzanie wizualne po co? Powody dla których warto zarządzać wizualnie: Świetne narzędzie motywacyjne. Łatwe wprowadzanie zmian. Szybkie spotkania zorientowane na działanie. Pomaga śledzić stan realizacji zadań. Pomaga w eskalacji informacji o problemach.
Co wizualizować? Miary bezpieczeństwa Stan szkoleń wewnętrznych. Miary produktywności. Stan produkcji. Wydajność procesów. Poziom defektów (i/lub odpadów). Źródło: Internet www.leanhealthcareexchange.com
Tablica zarządzania wizualnego Tablice Komunikacyjne są pomocne w Zarządzaniu Wizualnym i wspierają pracę zespołową. Poniżej przykład takiej tablicy. Nazwa Zespołu Działania Wskaźniki wydajności KPI #1 KPI #2 KPI #3 KPI #4 Ryzyka Parking Pomysły Stan Projektów Projekt #1 Projekt #2 Projekt #3 Projekt #4 Następne spotkanie 31 Omów wszystkie elementy zaczynąjąc od osiągnięć Prześledź stan działań, ay sprawdzić terminowość i porozmawiaj o ewentualnych problemach. Zapisz pomysły i jeśli to możliwe zmień w działania Ustal datę kolejnego spotkania 10 min
Podstawowe wskaźniki wizualne Znaki i symbole Kolory Strzałki Zdjęcia 45 0% -45 4874 4874 4874 72 25% 23 12238 12238 12238 14 50% 0 9747 9747 9747 75% 10 10830 10830 10830 100% -3 9422 9422 9422 Wizualizacja pozwala szybko zapoznać się z sytuacją bez wiedzy eksperckiej.
Tablica komunikacyjna status projektu Nazwa Projektu Lider Projektu Termin Opis Problemu Planowane działania Legenda do świateł: zgodnie z planem niezgodne z planem, zarządzane niezgodne z planem, niezarządzane (czerwone światło wymaga eskalacji)
Tablica komunikacyjna główne miary Data Nazwa Miary / Opis lub Definicja Symbol Wartość Cel Stan Opis Problemu Planowane działania Legenda do świateł: zgodnie z planem niezgodne z planem, zarządzane niezgodne z planem, niezarządzane (czerwone światło wymaga eskalacji)
Tablica komunikacyjna zapis zadań
Tablica komunikacyjna zapis szans Data Szansa Kto?
Tablica komunikacyjna zapis ryzyka Data Ryzyka / Problemy / Obawy Pomysł rozwiązania Kto? Do kiedy?
Tablica komunikacyjna parking zagadnień Data Zagadnienie Do kiedy?
Tablica komunikacyjna zapis pomysłów Data Pomysły / Otwarte Pytania Autor Kategoria Akcja (Dyskusja/Parking)
Czym jest kaizen? kaizen oznacza ciągłe, doskonalenie kaizen = umiejętność wykorzystania zdrowego rozsądku w praktyce
Czym jest kaizen Kaizen to zgłaszanie swoich sugestii zmian, nieważne jak drobnych. Głównym celem jest wychowanie pracowników zorientowanych na usprawnianie procesów i charakteryzujących się samodyscypliną.
Zasady kaizen 1. Odrzuć konwencjonalny, mało elastyczny sposób myślenia 2. Myśl o tym, jak coś zrobić, a nie, dlaczego nie można czegoś zrobić. 3. Nie szukaj wymówek. Zacznij od poddania w wątpliwość istniejących praktyk. 4. Nie szukaj ideału. Rozwiązania wdrażaj natychmiast, nawet jeśli osiągniesz cel tylko w 50%. 5. Od razu poprawiaj błędy. 6. Nie wydawaj pieniędzy na kaizen. 7. Zdobędziesz wiedzę, kiedy zmierzysz się z przeciwnościami losu. 8. Pytaj Dlaczego? pięć razy i szukaj przyczyn problemu. 9. Polegaj na mądrości dziesięciu osób bardziej niż na wiedzy jednej osoby. 10. Pamiętaj, że możliwości kaizen są nieskończone.
Przykładowy formularz kaizen Tytuł: Przed Po Efekt dla firmy Nazwisko ID # Dział Przełożony Data
Podsumowanie: do czego dążymy? Eliminacja marnotrawstwa, Budowanie wartości istotnej dla klienta/pacjenta Udrożnienie przepływu, Podejście całościowe (systemowe), Podjęcie decyzji o doskonaleniu na podstawie obrazu całego procesu, nie fragmentów a w rezultacie poprawa jakości działania szpitala, większe bezpieczeństwo pacjentów i zadowolenie personelu
Literatura
Dziękuję za uwagę!