Rozmowa z pracownikiem na trudne tematy (Poszukiwanie rozwiązań) Cel narzędzia Przygotowanie się do rozmowy

Transkrypt

1 Nazwa narzędzia Rozmowa z pracownikiem na trudne tematy (Poszukiwanie rozwiązań) Cel narzędzia Przygotowanie się do rozmowy Sytuacje, w których zaleca się stosować narzędzie Kto może skorzystać z narzędzia Czas potrzebny na przygotowanie się Czas potrzebny na przeprowadzenie Czas potrzebny na podsumowanie z pracownikiem/ pracownicą w celu rozwiązania problemu Zalecane ponowne użycie TAK/ NIE o Zachowanie pracownika/ pracownicy jest niezgodne z oczekiwaniami przełożonego o Sytuacja jest złożona i niejednoznaczna o Zależy Ci, aby pracownik/pracownica przejęli na siebie odpowiedzialność za rozwiązanie problemu Kadra zarządzająca Pracownicy działu personalnego Analiza sytuacji, przemyślenie celu rozmowy i oczekiwań wobec pracownika 60 minut Obejrzenie i analiza filmu instruktażowego Rozmowa z pracownikiem po powrocie do pracy po dłuższym zwolnieniu 30 minut Rozmowa z pracownikiem 30 minut Analiza i wyciągnięcie wniosków na przyszłość 30 minut Zaplanowanie dalszych działań 30 minut ile razy, jak często? W zależności od sytuacji w jakich sytuacjach? Materiał pomocniczy, z jakiego zaleca się skorzystać Instrukcja W przypadku powtarzających się problemów w organizacji pracy, realizacji zadań, innych, W przypadku, gdy pracownik nie osiąga pożądanych efektów, potrzebuje pomocy w znalezieniu rozwiązania Film instruktażowy Rozmowa z pracownikiem po powrocie do pracy po dłuższym zwolnieniu Strona 1 1. Obejrzyj film instruktażowy Rozmowa z pracownikiem po powrocie do pracy po dłuższym zwolnieniu Rekomendujemy analizę filmu przed rozpoczęciem rozmowy.

2 2. Przyjrzyj się tablicom opisującym stosowane w rozmowie metody. Film dotyczy szczególnej sytuacji. Zastanów się, z czego Ty możesz skorzystać w podobnych lub innych sytuacjach. 3. Przywołaj w pamięci sytuację z pracownikiem, z której nie jesteś zadowolony/a, Strona 2 zastanów się nad pytaniami poniżej i zapisz w tabeli: Czego dotyczyła sytuacja? Jak zachował/a się pracownik/ca? Jakie były przyczyny tej sytuacji? Jakie były konsekwencje dla pracownika/ pracownicy, firmy, Twojego działu, dla Ciebie? Jakie emocje towarzyszyły pracownikowi/ pracownicy, Tobie? Jakie innym osobom zaangażowanym w sytuację?

3 Jakiego zachowania oczekujesz od pracownika/ pracownicy, aby naprawił/a swój błąd? Strona 3 Jakiego zachowania oczekujesz od pracownika w przyszłości? 4. Twoim celem jest uniknięcie błędów w przyszłości, jeżeli pracownik/ca nie będzie mógł samodzielnie rozwiązać sytuacji lub nie będzie tego potrafił/a lub z jakichś względów będzie obawiał/a się podejmowania działania, istnieje ryzyko, że zniechęci się i sytuacja będzie się powtarzać, a pracownik/ca będzie czuł się bezsilny/a. Możliwe jest, że pracownik/ca nie miał/a wpływu na sytuację, mogły zaistnieć inne okoliczności niezależne od jego/jej działania lub zachowania innych osób utrudniające wypełnianie jego/jej obowiązków. 5. Przygotuj się do rozmowy. Zastanów się: I. Jakie pytania zadać w celu zdiagnozowania problemu? Przykłady pytań (cel zebranie faktów i zdiagnozowanie sytuacji) 1. Co się stało? 2. Jakie były przyczyny tej sytuacji? 3. Jakie emocje towarzyszyły Tobie i innym zaangażowanym w sytuację osobom? Twoje pytania:

4 II. Jakie pytania zadasz w celu poszukiwania rozwiązań? Przykłady pytań (cel poszukiwanie rozwiązań) 1. Co zrobiłeś/aś dobrze? 2. Czego się możesz nauczyć z tej sytuacji? 3. W jaki sposób możesz to zrobić następnym razem dobrze? 4. Co jest potrzebne, żeby następnym razem udało się? 5. Kto i jak może w tym pomóc? 6. Jaki system można wprowadzić, żeby na zawsze wyeliminować ten problem? Twoje pytania: Strona 4 III. Zastanów się jakie wsparcie chcesz i możesz zaproponować pracownikowi w przyszłości

5 IV. Zastanów się, na jakich efektach Ci zależy i jakich zachowań oczekujesz od pracownika, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości Strona 5 V.. Na jakie zachowanie pracownika warto się przygotować? Jak wówczas zareagujesz? Pamiętaj, jeśli pracownik będzie miał zastrzeżenia lub będzie się zachowywał w sposób trudny dla Ciebie i dzieli się Tym z Tobą, to oznacza jego zaangażowanie w temat. Gdyby mu nie zależało, nie zgłaszałby wątpliwości. Nie wchodź w utarczki lub dyskusje. Nie tłumacz się również ze swoich decyzji. Zachowaj spokój. Zastosuj znane Ci techniki radzenia sobie z obiekcjami pracowników lub zapoznaj się z informacjami na ten temat na stronie 41 w materiałach dla uczestników Trening komunikacji w środowisku pracy w zespołach zróżnicowanych wiekowo Przykład: Rozumiem, że ta sytuacja jest dla Ciebie trudna, dla mnie też jest, proponuję, żebyśmy zastanowili się wspólnie, co zrobić, aby znaleźć rozwiązanie.

6 6. Zaplanuj termin i godzinę rozmowy z pracownikiem, wpisz sobie do kalendarza. W miarę możliwości trzymaj się terminu, żeby nie odkładać go na później. 7. Poproś pracownika/ pracownicę na rozmowę Strona 6 8. Przedstaw cel rozmowy 9. Przeprowadź rozmowę wykorzystując wnioski z powyższej tabeli i obejrzenia filmu 10. Podziękuj pracownikowi za rozmowę 11. Opcjonalnie po wspólnym ustaleniu planu działań, jeśli uznasz to za przydatne, możesz zapisać za co odpowiada pracownik, za co Ty, w jakim terminie działania mają być zrealizowanie. Ułatwi to realizację i monitoring ustalonych działań. Lp. Planowane działania Osoba odpowiedzialna za Termin realizacji realizację Po rozmowie zastanów się: 1. W jakim stopniu osiągnąłeś/aś swój cel? 2. Jakie zachowania chcesz powtarzać? 3. Co byś zrobił/a inaczej następnym razem?