Autor Krzysztof Klecha Wersja 1.1. HCM instrukcja dla UMB str. 1

Autor Krzysztof Klecha Wersja 1.1. HCM instrukcja dla UMB str. 1

Spis treści 1. Dane i zabezpieczenia... 3 2. Uruchomienie programu... 3 3. PRACOWNIK... 5 3.1. Zadania Użytkownika... 5 1.1. Kartoteka Pracownika... 6 1.2. Kartoteka Przełożonego... 8 1.3. Lista raportów kadrowo płacowych.... 9 1.4. Wniosek o zmianę danych kadrowych... 12 4. Wnioski Urlopowe... 12 4.1. Wniosek o urlop... 13 4.2. Wniosek o przesunięcie urlopu... 18 5. Rejestracja... 21 5.1. Rejestracja czasu pracy... 22 5.2. Rejestracja czasu pracy asystent... 23 5.3. Zatwierdzanie czasu pracy... 23 6. Plany i sugestie Urlopowe... 24 1.1. Wprowadanie sugestii... 24 HCM instrukcja dla UMB str. 2

Skrót HCM możemy odczytać, jako Human Capital Management, czyli po polsku Zarządzanie Kapitałem Ludzkim. Aplikacji produkcji SIMPLE S.A. Jest przeznaczona głównie do kontaktów pracownika z firmą i wymiany informacji pomiędzy nimi. Wymiana informacji odbywa się w zakresie: informacji kadrowo-płacowej dla pracownika pochodzącej z systemu SIMPER ERP; informacji o urlopach i innych absencjach pracowników; informacji o rzeczywistym czasie pracy w projektach; 1. DANE I ZABEZPIECZENIA Portal HCM w dużej mierze posługuje się informacjami o pracownikach. Informacje te są objęte uwarunkowaniami GIODO. W związku, czym portal jest dość mocno zabezpieczony i ograniczony. Dostępne w nim informacje dotyczą tylko osób obecnie zatrudnionych. Dzień po wygaśnięciu umowy przestają być dostępne z poziomu portalu. Konieczność dostępu do danych archiwalnych zapewnia SIMPLE ERP. Należy zwracać szczególną uwagę na zabezpieczanie własnych haseł. Przekazanie hasła do systemu osobie postronnej wiąże się z udostępnieniem jej naszego druku RMUA paska i PIT11. Będzie mogła ona przeglądać także raporty przygotowane specjalnie dla nas. W związku z tym hasło powinno być dostępne tylko osobie, której zostało przydzielone. Jego udostępnienie powinno się wiązać z natychmiastową zmianą i powiadomieniem służb IT. 2. URUCHOMIENIE PROGRAMU HCM to aplikacja web, dlatego, więc pracuje w przeglądarkach internetowych. Zalecanymi do obsługi portalu są przeglądarki: Google Chrom i Mozilla FireFox. Podczas pracy w innych przeglądarkach mogą pojawiać się problemy. Portal może być otwieranych z dowolnego miejsca na świecie. Od poziomu zabezpieczeń użytych w konkretnej instancji zależy, w jaki sposób będzie on dostępny na zewnątrz instytucji. Może istnieć konieczność podłączenia się VPN do sieci lokalnej, zalogowania na dodatkowej stronie, użycia tokenu itp. Aplikacja może być też być odpalana ze specjalnie przygotowanych przez służby IT końcówek. Po wpisaniu adresu strony z HCM pojawia się ekran startowy. W przypadku Uniwersytetu Medycznego Białystok do logowania służy dodatkowy program CAS od angielskiego Central Authentication Service, co na polski tłumaczone jest, jako Centralny Punkt Logowania. Ekran logowania widoczny jest na rysunku poniżej. Dokładny ekran może się różnić nieco od ekranu załączonego. HCM instrukcja dla UMB str. 3

Pozwala on na wprowadzenie identyfikatora i hasła użytkownika. Zatwierdzenie ich przy pomocy klawisza Enter lub przycisku ZALOGUJ, powoduje weryfikację danych. Jeżeli dane nie są wprowadzone poprawnie otrzymamy odpowiedni komunikat na przykład jak ten zamieszczony poniżej. Prawidłowa weryfikacja pozwala na wskazanie jednego z dostępnych dla pracownika programów. W naszym przypadku jest to oczywiście HCM. Po uruchomieniu portalu otwierane jest okno z najczęściej używanymi linkami. Przykładowe okno jest widoczne poniżej. Widzimy w nim również wszystkie zdarzenia zrealizowane przez innych użytkowników portalu, a wymagających jakiejś akcji od zalogowanego użytkownika (zadania przypisane do użytkownika). HCM instrukcja dla UMB str. 4

Okno zadań może wyglądać odrobine inaczej w zależności od uprawnień zalogowanego użytkownika. Zawsze jest dostępne w górnym lewym rogu pole Menu. Kliknięcie na tym polu pozwala na Przejście do innych opcji programu. 3. PRACOWNIK 3.1. ZADANIA UŻYTKOWNIKA Opcja pozwala na obsługę zadań przydzielonych do zalogowanego pracownika. W celu uruchomienia kartotek należy rozwinąć menu Pracownik następnie kliknąć Zadania użytkownika. Rysunek poniżej jest przykładowy ilość dostępnych opcji może się różnić w zależności od uprawnień użytkownika. Na rysunku poniżej widzimy okno z otwartą listą zadań użytkownika. Po jego lewej stronie mamy okienka pozwalające na określenie filtrów. W przypadku niektórych pracowników lista zadań może zawierać wiele elementów. Filtry pozwalają na wyszukanie konkretnych zadań. Możemy wybierać: Proces - z których zadania pochodzą; Status - w jakim się znajdują się zadania; Dotyczy filtr pozwala ograniczyć widoczność po fragmencie tekstu wprowadzonym w polu dotyczy zadania; HCM instrukcja dla UMB str. 5

W górnej prawej części ekranu mamy ikony uruchamiające czynności programu. - otwiera wskazane zadanie, w celu zmiany jego statusu; - eksportuje raport do formatu PDF, który następnie można wydrukować; - ukrywa filtry widoczne po lewej stronie ekranu; Środkowa cześć zawiera listę wszystkich zadań. Widzimy na niej:, jakiego procesu dotyczy, jaki jest to krok w procesie, jakiej osoby, kto jest właścicielem zadania, daty, status, jak decyzja została podjęta, uzasadnienie. W celu wejścia na działania dostępne w danym zadaniu, należy zaznaczyć je na liście myszką, następnie kliknąć ikonę. Poniżej przykładowe okno zatwierdzenia wniosku urlopowego. W środkowej części widzimy dokładny opis zadania, w omawianym przypadku: wniosku o urlop. Po prawej w górnej części widzimy przyciski akcji: Zatwierdź akceptuje wniosek, w przypadku wniosku o urlop zostanie on przekazany do personelu; Skieruj do poprawy wraca wniosek do składającego w celu jego poprawienia; Odrzuć wniosek powoduje to brak akceptacji; O wszystkich wykonanych akcjach pracownik składający wniosek informowany jest mailowo; 1.1. KARTOTEKA PRACOWNIKA Kartoteki pozwalają na przeglądanie raportów powstających na podstawie danych wprowadzonych do SIMPLE ERP. Definicja raportów jest zdefiniowana w module SIMPLE Personel. Ich liczba oraz zakres pozostaje w gestii pracowników obsługujących ten moduł. Po kliknięciu pola Menu rozwija się nam lista poleceń widoczna poniżej. W górnej części widzimy HCM instrukcja dla UMB str. 6

użytkownika zalogowanego do portalu. Na rysunku jest to osoba testowa Użytkownik, w przypadku normalnej pracy będzie to imię i nazwisko. Nad użytkownikiem znajduje się pole wyszukaj. Ilość dostępnych zadań w menu jest zależna od uprawnień użytkownika portalu. W celu uruchomienia kartotek należy rozwinąć menu Pracownik następnie kliknąć Kartoteka Pracownika. Na rysunku poniżej widoczne jest przykładowe okno Kartoteki Pracownika. HCM instrukcja dla UMB str. 7

W prawy górnym rogu znajduje się imię i nazwisko osoby zalogowanej. W centralnej części mamy okno pozwalające na przeglądanie raportów. Po lewej stronie wybór danych do raportowania: Formatka - pozwala na wskazanie raportu, który chcemy wyświetlić; Wyszukaj tekst, jakiego szukamy; Pokazuj tylko teczki główne czy widzimy wszystkie dane czy też tylko takie, które są związane z głównym zatrudnieniem w instytucji; Pokazuj dane archiwalne czy widzimy tylko dane bieżące czy również archiwalne; Dane w SIMPLE ERP są przenoszone w celu ich pewnego ukrycia. Dla przykładu stawka zaszeregowania interesuje nas tylko w chwili obecnej nie koniecznie chcemy raportować wszystkie stawki, które dany pracownik miał w czasie swojej kariery. Jeżeli będziemy chcieli zaraportować również dane historyczne należy tę opcję ustawić na TAK; Przycisk Wyczyść usuwa wszystkie dane z formularza; Przycisk Filtruj Uruchamia generowanie raportów; Poniżej znajduje się wygenerowany przykładowy raport. Generowanie raportu odbywa się online na podstawie danych pobieranych z systemu SIMPLE ERP. W zależności od stopnia skomplikowania raportu czas oczekiwania na dane może być różny. Nie ma możliwości wydruku raportu, jest on przygotowany do szybkiego przeglądania danych pracownika. 1.2. KARTOTEKA PRZEŁOŻONEGO Kartoteki pozwalają na przeglądanie raportów z danych wprowadzonych do SIMPLE ERP. Definicja raportów jest zdefiniowana w module SIMPLE Personel. Ich liczba oraz zakres pozostaje w gestii pracowników obsługujących ten moduł. W celu uruchomienia kartotek należy rozwinąć menu Pracownik następnie kliknąć Kartoteka Pracownika. Dostępne pola i działania są prawie identyczne jak w Kartotece Pracownika. Dodane są jednak dwie zakładki: Bezpośredni podwładni wszystkie osoby znajdujące się w komórce, do której należy przełożony i kierownicy komórek podległych; HCM instrukcja dla UMB str. 8

Pośrednio podwładni osoby znajdujące się w komórkach podległych w stosunku do komórki, której kierownik tworzy raporty Na rysunku poniżej widoczne jest przykładowe okno Kartoteki Pracownika. W górnej części znajduje się pole pozwalające na wpisanie dowolnego ciągu znaków. Dzięki temu jest możliwość ograniczenia ilości przeglądanych osób do osób spełniających wpisane przez nas warunki. Wyszukiwanie odbywa się zarówno po imieniu, nazwisku jak i komórce. W przypadku raportów dla podwładnych nie ma potrzeby klikania przycisku filtruj. Raport jest generowany natychmiast po wskazaniu osoby konkretnej osoby z listy. Generowanie raportu odbywa się online na podstawie danych pobieranych z systemu SIMPLE ERP. W zależności od stopnia skomplikowania raportu czas oczekiwania na dane może być różny. Nie ma możliwości wydruku raportu, jest on przygotowany do szybkiego przeglądania danych pracownika. W przypadku przygotowywania raportów dla przełożonych należy zwrócić szczególną uwagę na ich zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. 1.3. LISTA RAPORTÓW KADROWO PŁACOWYCH. Lista raportów kadrowo-płacowych jest w przeciwieństwie do poprzednich raportów sztywna. Zawiera następujące elementy: Pasek Płacowy Roczna Kartoteka RMUŁA Roczna Kartoteka dla Przełożonego PIT 11 HCM instrukcja dla UMB str. 9

Lista raportów kadrowo-płacowych jest dostępna po rozwinięci Menu, z którego wybieramy opcje Pracownik z następnie Lista raportów kadrowo-płacowych. Poniżej widzimy okno z raportami. Po lewej stronie znajdują się pola pozwalające na filtrowanie raportów na liście, jeżeli znajduje się ich wiele. W głównej części ekranu znajduje się lista obecnie dostępnych raportów. Po prawej stronie na belce znajdują się przyciski pozwalające na obsługę tej opcji programu. - dodaj - uruchomienie tego polecenia powoduje zamówienie nowego raportu; - edytuj - pozwala na wygenerowanie żądania wygenerowania raportu ponownie; - drukuj - powoduje wydrukowanie raportu; - filtruj - włącza filtry widoczne po lewej stronie ekranu; - podgląd zamówionego raportu na ekranie; Generowanie wszystkich rodzajów raportów wygląda bardzo podobnie. W górnej części mamy osobę zamawiającą raport. Poniżej Rodzaj raportu oraz Daty, dla jakich generujemy raport. Wyjątkiem jest Pasek płacowy gdzie do wyboru jest jeszcze Typ. Określamy tam czy posługujemy się Datą sporządzenia czy Datą wypłacenia składników listy będących na pasku. HCM instrukcja dla UMB str. 10

Po prawej stronie w rogu umieszczone zostały dwie ikony - cofnij, powrót do poprzedniego menu; - generuj raport; Po naciśnięciu ikony dyskietki żądanie wygenerowania raportu jest wysyłane do bazy SIMPLE ERP. W przeciwieństwie do raportów opisywanych w poprzednich opcjach nie są one generowane Online. Raport jest zamawiany. Informuje o tym pokazuje komunikat jak poniżej. Raport jest generowany w jak najkrótszym czasie. Informacja o jego wygenerowaniu przychodzi mailem do osoby zamawiającej. W mailu załączony jest link do raportu. Jego kliknięcie powoduje otwarcia portalu oraz raportu. Jednak otwierający musi być w stanie zalogować się na poświadczenia osoby zamawiającej. Danych przekazywanych nie jest w stanie przejrzeć osoba postronna. W przypadku zamawiania Rocznej kartoteki dla przełożonego oprócz wypełnienia dat koniecznie trzeba wskazać osoby, dla których kartotekę tworzymy. Listę osób do wyboru można zawęzić wprowadzając dowolny ciąg znaków obok ikony. Na liście możemy zaznaczyć odpowiednie osoby. Podczas zaznaczania można posługiwać się klawiszami Shift i Ctrl by wybrać więcej niż jedną osobę. HCM instrukcja dla UMB str. 11

HCM w konfiguracji określa jak długo raporty będą przechowywane na serwerze. Po upływie czasu wskazanego w konfiguracji raporty są automatycznie kasowane. 1.4. WNIOSEK O ZMIANĘ DANYCH KADROWYCH Portal pozwala na złożenie do kadr wniosku o zmianę danych kadrowych. Wniosek taki może dotyczyć zmiany dowolnych danych np. adresu, bądź numeru dowodu. Zmiana niektórych danych wymaga dostarczenia oryginałów dokumentów np. tak będzie w przypadku urodzenia się dziecka. W takich przypadkach pracownik będzie informowany o konieczności dostarczenia dodatkowych dokumentów. By złożyć wniosek należy wybrać opcję Menu\ pracownik \ wnioski \wniosek o zmianę danych kadrowych (otwarty). W podstawowym oknie mamy możliwość opisania danych. Do wniosku można dołączyć załączniki np. kopie dokumentów. Zatwierdzony wniosek zostaje przekazany do Działu spraw pracowniczych gdzie zostanie wprowadzony do systemu. 4. WNIOSKI URLOPOWE Program HCM pozwala na wystawianie przez pracowników wniosków urlopowych. Urlopy składane są w obrębie konkretnej umowy, więc jeżeli pracownik posiada wiele umów w różnych jednostkach może zachodzić konieczność złożenia kilku wniosków urlopowych. W celu wprowadzenia wniosku urlopowego uruchamiamy Menu / Czas pracy / Urlopy / Wnioski. Wniosek może wypełnić każdy pracownik w imieniu własnym, bądź przełożony w imieniu podwładnego. HCM instrukcja dla UMB str. 12

Okno wprowadzania wniosków po lewej stronie posiada pola do filtrowania zawartości. W centralnej części znajduje się lista złożonych wniosków. Po prawej stronie na belce mamy przyciski pozwalające na obsługę tej opcji programu. - dodaj jego uruchomienie pozwala na wprowadzenie nowego wniosku; - edytuj pozwala edycję wniosku; - drukuj powoduje wydrukowanie wniosku; - filtruj włącza filtry widoczne po lewej stronie ekranu; Po uruchomieniu opcji dodaj uruchamiany jest kreator wniosków. Widoczny poniżej. Pozwala ono na wprowadzenie trzech rodzajów wniosków. - Wniosek o urlop; - Wniosek o przesunięcie urlopu; - Wniosek o anulowanie urlopu; 4.1. Wniosek o urlop Opcja pozwala na złożenie wniosku o urlop. Kreator w kolejnych krokach pozwoli na wprowadzenie wniosku. Nawigacja w każdym kroku odbywa się za pomocą przycisków Dalej i Wstecz. Program pozwala na składanie wniosków w imieniu własnym lub jeżeli mamy takie uprawnienia w imieniu innych osób. HCM instrukcja dla UMB str. 13

4.1.1. Wniosek o urlop wypoczynkowy składany w imieniu własnym Krok pierwszy: Rodzaj urlopu Uruchomienie procesu składania wniosku rozpoczynamy przez wskazanie rodzaju urlopu. Ekran widoczny poniżej jest identyczny dla wszystkich rodzajów wniosków i został opisany już w tej instrukcji. Krok drugi: Wybór osoby Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Określamy czy składamy wniosek w imieniu własnym czy inne osoby oraz klikamy dalej. Program pozwalana na złożenie wniosku w imieniu podwładnego, opcja ta została opisana w dalszej części instrukcji. Krok trzeci: Wybór typu urlopu szczegóły Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Daje on możliwość wyboru, o jaki rodzaj urlopu wnioskujemy. Należy zaznaczyć właściwy rodzaj urlopu. Jeden wniosek może dotyczyć tylko jednego rodzaju urlopu. W związku z tym, jeżeli jednym ciągiem wykorzystujemy dwa dni urlopu okolicznościowego i osiem dni urlopu wypoczynkowego musimy złożyć dwa wnioski. W omawianym procesie wnioskujemy o urlop wypoczynkowy. Różnice dotyczące innych rodzajów urlopów opisano w dalszej części. HCM instrukcja dla UMB str. 14

Krok czwarty: szczegóły Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Daje on możliwość wprowadzenia dat początku i końca urlopu. Daty można wybrać z kalendarza bądź wpisać ręcznie. Długość urlopu określana jest za pomocą kalendarza danego pracownika. Dokładny opis informuje nas w polu Urlop wykorzystany o długości planowanego urlopu. Nieco mylące może się wydawać rozpisywanie urlopu na godziny i minuty. Jednak ma to znaczenie, na przykład dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu. Krok piąty: wybór zastępcy Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Daje on możliwość wskazania zastępcy na czas urlopu. Wskazanie zastępcy nie jest konieczne. Przycisk Wybierz pozwala wskazać osobę pełniącą zastępstwo. Lista osób, którą widzimy po kliknięciu przycisku jest zależna od konfiguracji. Przycisk Usuń kasuje osobę z listy. HCM instrukcja dla UMB str. 15

Krok szósty: uzasadnienie Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Daje on możliwość wprowadzenia uzasadnienia (dowolnego tekstu). Uzupełnienie pola nie jest obowiązkowe. Krok siódmy: Podsumowanie Ostatnie okno kreatora jest widoczne poniżej. Zawiera ono treść wprowadzoną w poprzednich krokach. W przeciwieństwie do poprzednich kroków nie zawiera ono przycisku Dalej. Można cofnąć się do poprzednich kroków celem ich poprawy lub zakończyć składanie wniosku. HCM instrukcja dla UMB str. 16

Po założeniu wniosku na ekranie pokazuje się komunikat jak poniżej. W tym momencie wniosek został przekazany do przełożonego. Zarówno osoba zatwierdzająca urlop jak i osoba składająca wniosek zostaną poinformowane o tym fakcie mailowo. 4.1.2. Urlop składany w imieniu innej osoby. W przypadku składania urlopu z upoważnienia krok drugi ulega zmianie. Po zaznaczeniu opcji Z upoważnienia, za po prawej stronie ekranu pojawiają się przyciski: Wybierz, który aktywuje listę pracowników oraz Usuń, który pozwala usunąć pracownika z listy. Po naciśnięciu przycisku Wybierz pojawia się lista pracowników, w których imieniu możemy złożyć wniosek urlopowy. Lista wygląda jak poniżej. Należy wskazać na niej osobę i kliknąć Wybierz Pracownika. 4.1.3. Wniosek o urlop okolicznościowy. Różnica w składanym powyżej wniosku jest w kroku trzecim. Przy wybraniu opcji Urlopu okolicznościowego po lewej stronie mamy listę: rodzaj urlopu. Program dla każdego rodzaju urlopu pilnuje ilości dni, które według kodeksu przysługują w danej kategorii. Dni te nie są wliczane do puli urlopu wypoczynkowego. HCM instrukcja dla UMB str. 17

4.1.4. Wniosek o urlop na żądanie Wniosek o urlop na żądanie wprowadza się identycznie jak wniosek o urlop wypoczynkowy (opisany wcześniej). Jest on jednocześnie wliczany w długość urlopu wypoczynkowego jak i osobno rejestrowana w dniach na żądanie. W myśl obecnie obowiązujących przepisów są to cztery dni w roku. 4.2. Wniosek o przesunięcie urlopu Złożenie wniosku o przesunięcie urlopu jest możliwe tylko w przypadku posiadanie zatwierdzonego wniosku urlopowego. Wniosek o przesunięcie urlopu wprowadza się bardzo podobnie jak wniosek o urlop. Funkcja pozwala na dokonanie zmian w już istniejącym urlopie. W przypadku przesunięcia możliwa jest również zmiana typu i rodzaju urlopu. Ma to duże znaczenie przy błędach w już złożonych wnioskach. Kolejne akcje w kreatorze wywoływane są przez klawisze dalej i wstecz. Krok pierwszy: Rodzaj wniosku Wybieramy rodzaj składanego wniosku. HCM instrukcja dla UMB str. 18

Krok drugi: Wybór pracownika Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Działa analogicznie jak we wnioskach urlopowych. Opcja Z upoważnienia, za jest dostępna dla osób uprawnionych do akceptacji wniosków. Krok trzeci: Wybór wniosku do korekty Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Znajdują się tu wcześniej zatwierdzone wnioski. Pokazuje on podsumowanie dla każdego wniosku spełniające kryteria wybrane w poprzednich krokach. By wybrać konkretny zaznaczamy Wybierz wniosek. Krok czwarty: Typ urlopu Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Pozwala on na wskazanie typu wniosku, na który chcemy zmienić wybrany w kroku poprzednim. Jeżeli na przykład złożymy HCM instrukcja dla UMB str. 19

podanie o urlop wypoczynkowy w tym miejscu możemy zmienić je np. na urlop okolicznościowy. Krok piąty: Okres urlopu Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Pozwala on na zmianę terminu urlopu. Dokonujemy tego wybierając nowe daty we wniosku. Krok szósty: Wybór zastępcy Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Działa analogicznie jak przy składaniu wniosku. Wybór zastępcy nie jest obowiązkowy. Krok siódmy: Uzasadnienie Po naciśnięciu przycisku dalej, widzimy ekran jak poniżej. Działa analogicznie jak przy składaniu wniosku. Uzupełnienie pola nie jest obowiązkowe. HCM instrukcja dla UMB str. 20

Krok ósmy: podsumowanie Ostatnie okno kreatora jest widoczne poniżej. Zawiera ono treść wprowadzoną w poprzednich krokach. W przeciwieństwie do kreatora składania wniosków zawiera ona dane z przed korekty i po korekcie. Dalsze działania są analogiczne do opisanych poprzednio. 5. REJESTRACJA Moduł rejestracja służy do wprowadzenia czasu poświęconego pracy we wskazanych projektach. Jest on zintegrowany z SIMPLE ERP. Skutkiem działania Rejestracji jest pojawienie HCM instrukcja dla UMB str. 21

się w module zarządzania projektami kart pracy. 5.1. REJESTRACJA CZASU PRACY Opcja dostępna dla wszystkich pracowników. Pozwala na wprowadzenie kart pracy pracowników. Każdy pracownik pracujący w projekcie ma obowiązek wprowadzenia swojego czasu. Wprowadzanie odbywa się z pozycjami w każdej z nich wprowadzamy projekt, budżet, etap, fazę i czas przepracowany. Na liście projektów, w których uczestniczy pracownik. Jeżeli jakiegoś projektu nie da się wybrać konieczne są zmiany w definicji projektów po stronie SIMPLE ERP. Poniżej mamy przykładowy ekran z wprowadzony trzema pozycjami karty pracy. W górnej części widzimy osobę, dla której wypełniana jest karta. Wybrać można tylko osoby tylko takie, do których kart mamy uprawnienie zazwyczaj na liście będzie tylko osoba, która jest zalogowana do systemu. Obok jest miesiąc, za który wprowadzane są karty. W centralnej HCM instrukcja dla UMB str. 22

części ekranu mamy listę już wprowadzonych kart. Na dole znajduje się przycisk dodaj pozwala on na wprowadzenie kolejnej pozycji. W tej samej linii, co osoba znajduje się przycisk zakończ rejestrację, przekazuje on zakończoną kartę do zatwierdzenia przez przełożonego i kierownika projektu. Obok ilość godzin pracy dla miesiąca, w którym wprowadzamy karty. Po kliknięciu przycisku dodaj pojawi się okno wprowadzenia nowej pozycji. Wprowadzamy za jego pomocą składowe opisu projektu zdefiniowanego w SIMPLE ERP. Jeżeli został zdefiniowane aktywności można ją wprowadzić. Następnie wybieramy datę i wprowadzamy czas rzeczywiście przepracowany. Przyciski w dolnej części pozwalają na Anulowanie wprowadzania usunięcie pozycji oraz jej zapisanie. Po wprowadzeniu wszystkich aktywności z danego miesiąca należy kliknąć na głównym ekranie przycisk Zakończ rejestrację. 5.2. REJESTRACJA CZASU PRACY ASYSTENT Opcja dostępna dla wskazanych pracowników. Pozwala na przejrzenie i poprawienie kart pracy innych pracowników. Po przejrzeniu są one wstępnie zatwierdzane. 5.3. ZATWIERDZANIE CZASU PRACY Opcja dostępna dla wskazanych pracowników. Pozwala na przejrzenie i poprawienie kart pracy innych pracowników. Po przejrzeniu są one ostatecznie zatwierdzane. HCM instrukcja dla UMB str. 23

6. PLANY I SUGESTIE URLOPOWE Raz w roku generowane są plany i sugestie urlopowe. Plany powstają dla całych komórek i na ich podstawie generowane są na cały rok wnioski urlopowe. Za plany odpowiada w komórce jedna wskazana osoba. Tylko dla osoby z uprawnieniami są one dostępne do edycji dla innych pracowników komórki są dostępne do wglądu. Sugestie może wypełnić każdy pracownik. Sugestia jak nazwa wskazuje nie ma mocy wiążącej, osoba tworząca plan może sugestię zatwierdzić bądź zignorować. Sugestie i plany są tworzone w momencie zadanym przez administratora systemu. Zazwyczaj taki moment będzie na początku stycznia. W momencie generowania planów musi być już wyliczony bilans urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku. Proces generowania planów został opisany w odrębnej instrukcji 1.1. WPROWADANIE SUGESTII Sugestie nie są obowiązkowe, więc nie generują zadań. By dokonać edycji sugestii należy wybrać opcję MENU\Czas pracy\sugestie urlopowe Po wybraniu wskazanej opcji otwiera się edytor jak na rysunku poniżej. Po otwarciu edytora każdy szeregowy pracownik będzie widział tylko swoją sugestię. By ją odtworzyć wskazujemy ją myszką i jednokrotnie klikamy jednokrotnie myszką. Wiersz sugestii powinien się zaznaczyć na niebiesko tak jak na rysunku poniżej. Następnie klikamy przycisk edytuj. Po wykonaniu powyższych czynności otwiera się edytor wprowadzania danych jak poniżej. HCM instrukcja dla UMB str. 24

W górnej części widzimy ilość dni dostępnego urlopu. W polu Do zaplanowania ilość dni jest zmniejszana w miarę zaznaczania kolejnych dni. Obok uwagi, które powinny być zrealizowane w planie urlopowym. Jeżeli klikniemy jakiś dzień w kalendarzu jest on oznaczany na zielono. Kliknięcie po raz drugi usuwa zaznaczenie dnia. Istnieje możliwość zaznaczenia dni po kolej w takiej sytuacji zaznaczamy pierwszy dzień, następnie przesuwamy kratkę za pomocą strzałek. Zaznaczone dni wolne nie są odliczane od bilansu. Jednak trzeba zaznaczyć przynajmniej jeden urlop 14 dni ciągiem. Jeżeli pracownik nie zrobi tego w sugestii osoba planując musi zaznaczyć takie dni w planie. W kolejnych wersjach portalu zostanie w sugestii dodana możliwość zatwierdzenia jej przez pracownika. Po zakończeniu wprowadzania kliknięcie zatwierdź będzie uniemożliwiało ich dalszą edycję z poziomu sugestii. Oczywiście zmian będzie mogła dokonać osoba tworząca plan urlopowy. HCM instrukcja dla UMB str. 25