Przewodnik. Urlopy. (Pracownik) HRnest.pl INTERNETOWY SYSTEM ZARZĄDZANIA WNIOSKAMI URLOPOWYMI, DELEGACJAMI I CZASEM PRACY

Transkrypt

1 Przewodnik Urlopy (Pracownik) HRnest.pl INTERNETOWY SYSTEM ZARZĄDZANIA WNIOSKAMI URLOPOWYMI, DELEGACJAMI I CZASEM PRACY

2 Logowanie do systemu: Moduł Urlopy LOGOWANIE...3 RODZAJE KONT...4 OBIEG DOKUMENTU W SYSTEMIE HRnest... 4 STRONA GŁÓWNA... 5 Akceptowanie wniosków podwładnych... 5 DODAJ WNIOSEK... 6 PLANOWANIE...8 Dodawanie planu urlopowego...10 Usuwanie planu urlopowego...10 Lista planów urlopowych...11 Czas pracy...11 Eksport danych...12 LISTA WNIOSKÓW...12 RAPORTY...13 USTAWIANIE ZASTĘPSTWA (konto Przełożonego)

3 Moduł Urlopy to podstawowa funkcja systemu HRnest. Powstał, aby ułatwić pracę działom kadr, a także by umożliwić wszystkim pracownikom bezpośrednie zarządzanie własnymi dokumentami urlopowymi. Urlopy umożliwiają planowanie urlopów i wystawianie wniosków urlopowych, a także raportowanie i przesyłanie swoich wniosków do systemów kadrowo-płacowych. Moduł Urlopy dzieli się na cztery segmenty: Dodaj wniosek, Planowanie, Lista wniosków i Raporty. LOGOWANIE Aby się zalogować, wejdź na stronę: Jeśli nie chcesz, by system wylogowywał Cię podczas pracy, przed kliknięciem Zaloguj się zaznacz Nie wylogowuj mnie. 3

4 RODZAJE KONT Pracownik - konto użytkownika. Umożliwia pracownikowi zarządzanie jego dokumentami. Przełożony - konto użytkownika, który oprócz dostępu do własnej ewidencji ma także dostęp do planów urlopów, wniosków urlopowych i czasu pracy swoich podwładnych. Do tego typu konta zaliczają się także konta Kierownika i Dyrektora w rozszerzonych obiegach dokumentów. Dział kadr - konto administratora. Umożliwia konfigurację ustawień systemu i zarządzanie wszystkimi kontami. OBIEG DOKUMENTÓW W SYSTEMIE HRnest W systemie HRnest dostępne są cztery schematy obiegu wniosków urlopowych: Pracownik -> Przełożony -> Dział kadr - wniosek wystawiony przez Pracownika kierowany jest do zatwierdzenia przez Przełożonego. Następnie przesyłany jest do akceptacji przez Dział kadr. Pracownik -> Przełożony -> Dyrektor -> Dział kadr - wniosek wystawiony przez Pracownika kierowany jest do zatwierdzenia przez Przełożonego. Następnie przesyłany jest do akceptacji przez Dyrektora. Po jego akceptacji trafia do zatwierdzenia przez Dział kadr. Pracownik -> Przełożony -> Kierownik -> Dyrektor -> Dział kadr - wniosek wystawiony przez Pracownika kierowany jest do zatwierdzenia przez Przełożonego. Następnie przesyłany jest do akceptacji przez Kierownika wyższego szczebla, a potem do zatwierdzenia przez Dyrektora. Po jego akceptacji trafia do zatwierdzenia przez Dział kadr. Pracownik -> Przełożony - wniosek wystawiony przez pracownika kierowany jest do zatwierdzenia przez Przełożonego. Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu kończy swój obieg w systemie. Dział kadr nie zatwierdza wniosków, ale ma możliwość ich podglądu. Na stronie startowej systemu użytkownik może dowiedzieć się, jaki schemat obiegu dokumentów obowiązuje w jego firmie. 4

5 STRONA GŁÓWNA Na górze strony startowej wyświetlane są komunikaty od Działu kadr (pod warunkiem, że zostały opublikowane). Poniżej pokazane są najnowsze wnioski urlopowe wraz z aktualnymi statusami. Jeśli użytkownik jest Przełożonym, to zobaczy tu nie tylko swoje dokumenty, ale też wnioski podwładnych, które musi rozpatrzyć. Niżej znajduje się tabela pokazująca limit urlopu pracownika z zaznaczonymi dniami wykorzystanymi i dniami do wykorzystania. Po lewej stronie znajduje się szybki podgląd dostępnych dni urlopu, a pod nim lista osób nieobecnych w firmie. Z tej strony ekranu znajduje się także schemat obiegu wniosków urlopowych w firmie. Akceptowanie wniosków podwładnych Z poziomu strony startowej Przełożony może akceptować wnioski urlopowe swoich podwładnych. Dokonuje tego klikając odpowiedni dokument. Otwiera się wtedy strona wniosku, na której Przełożony widzi m.in. historię statusów danego wniosku i podsumowanie urlopu wykorzystanego przez danego Pracownika. Po zapoznaniu się z dokumentem Przełożony wybiera odpowiedni przycisk: Zatwierdź, Odrzuć lub Cofnij do pracownika (w celu wprowadzenia poprawek). Przycisk Cofnij do pracownika jest opcjonalny i może nie być widoczny, jeśli zostanie wyłączony przez Dział kadr. Pracownik zostanie poinformowany o zmianie statusu jego wniosku za pośrednictwem a. 5

6 Tę akcję można wykonać także z pozycji Planowanie i Lista wniosków. DODAJ WNIOSEK Przycisk Dodaj wniosek dostępny z bocznego menu (oraz z górnej belki) umożliwia utworzenie nowego Wniosku urlopowego. Po jego kliknięciu otwiera się strona formularza, który należy uzupełnić wpisując rodzaj urlopu oraz daty wyjazdu. Przełożony może w tym miejscu wystawiać wnioski urlopowe nie tylko dla siebie, ale także dla podwładnych (jeśli taka opcja została mu udostępniona przez Dział kadr). Po prawej stronie znajduje się tabela z aktualnym limitem urlopu (wypoczynkowego lub opieki nad dzieckiem) dla danego pracownika lub tabela pokazująca, ile wniosków danego rodzaju 6

7 wystawiono w systemie (dla wniosków innych niż urlop wypoczynkowy i opieka nad dzieckiem). Po kliknięciu w przycisk Utwórz wniosek system przekazuje gotowy dokument do akceptacji przełożonego. Po utworzeniu nowego wniosku użytkownik zostaje przeniesiony na stronę z podsumowaniem. Jeśli dokument nie został jeszcze zaakceptowany, pod danymi wniosku będą widoczne dwa przyciski: Edytuj i Anuluj wniosek, które umożliwiają wprowadzenie zmian we wniosku lub jego usunięcie. Jednak jeśli dokument został już zaakceptowany przez Dział kadr (lub nie wymaga takiej akceptacji z powodu wybranych w systemie ustawień), dostępny będzie tylko przycisk Wyślij prośbę o anulowanie wniosku do Działu kadr. Na dole strony znajduje się historia zmian statusów, pokazująca kto i w jakim momencie wykonał na danym wniosku dane działanie. Z prawej strony ekranu widać status danego wniosku (np. Czeka na akceptację przełożonego lub Zaakceptowany przez dział kadr). Niżej znajduje się tabelka, pokazująca podsumowanie dostępnych dni urlopowych (dla urlopu wypoczynkowego/opieki nad dzieckiem) lub podsumowanie liczby wykorzystanych dni urlopu (dla pozostałych typów). 7

8 Wnioski urlopowe powinny być wystawiane przez Pracowników lub przez Przełożonych za pomocą ich indywidualnych kont. Wnioski dodane przez Dział kadr zawierają odpowiednią adnotację w sekcji Historia, widocznej pod każdym wnioskiem. PLANOWANIE Kolejną funkcją dostępną dla użytkowników aplikacji HRnest jest planer urlopowy. Sekcja Planowanie umożliwia tworzenie i przeglądanie planów urlopowych (w pierwszej zakładce w ujęciu miesięcznym, a w drugiej w rocznym), a także podgląd historii urlopowej danej osoby. Każdy pracownik widzi swój kalendarz, a także kalendarze współpracowników, jeśli taka opcja została mu udostępniona. 8

9 W kalendarzu widoczne są plany urlopowe pracowników oraz wystawione wnioski urlopowe (zarówno zatwierdzone, jak i niezatwierdzone). W zależności od rodzaju urlopu i statusu wniosku oznaczono je różnymi kolorami i literami. Po najechaniu na dany wniosek pojawia się jego krótki opis. Klikając w daną pozycję można sprawdzić jej szczegóły otworzy się nowe okno z wnioskiem. Kierownik może w ten sposób sprawdzić szczegóły wniosku osoby mu podległej, zaś Pracownik szczegóły własnego wniosku. Przełożeni mogą w tym miejscu także zaakceptować bądź odrzucić wniosek, który czeka na zatwierdzenie. Wszystkie dane można wyeksportować do Excela lub do pliku w formacie ical. 9

10 Dodawanie planu urlopowego Aby dodać plan urlopowy dla siebie lub dla podwładnego (Kierownik ma taką możliwość) należy użyć plusika widocznego na planerze lub przycisku Dodaj plan na górnej belce. Następnie należy zdefiniować daty od i do i kliknąć Dodaj. Plan urlopowy pojawi się w kalendarzu jako P na niebieskim tle. UWAGA: Same plany urlopowe nie gwarantują udzielenia zgody na urlop pracownika. Dodanie planu urlopu nie jest też ostateczną informacją dla pracodawcy o chęci wzięcia urlopu w tym celu należy wypełnić wniosek urlopowy. Usuwanie planu urlopu Pod kalendarzem znajduje się lista z wszystkimi planami urlopowymi pracownika. Przy pomocy czerwonych przycisków Usuń można łatwo wykasować nieaktualne plany. 10

11 Lista planów urlopowych Kierownik posiada również dostęp do listy planów urlopowych. Ta lista to zestawienie pokazujące plany urlopowe Kierownika i jego podwładnych w postaci listy rekordów. Lista ta może być filtrowana zgodnie z widocznymi poniżej filtrami. Czas pracy Zakładka Czas pracy zawiera podsumowanie liczby godzin pracy pracownika (lub pracowników) w ujęciu miesięcznym, zaprezentowane w postaci kalendarza. Za pomocą formularza umieszczonego w górnej części strony można modyfikować liczbę godzin pracy w wybranym dniu oraz dodawać stosowny komentarz, np. gdy pracownik pracował w nadgodzinach lub szybciej skończył pracę. Wszelkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zmień. 11

12 Eksport danych Dane o urlopach z kalendarzy można w prosty sposób wyeksportować do aplikacji wykorzystujących ical, np. Microsoft Outlook czy Gmail. W tym celu należy wybrać Eksportuj do ical w prawym górnym rogu, wybrać zakres dat oraz nazwę działu, a następnie kliknąć Eksportuj. Następnie plik ten należy zaimportować do interesującej nas aplikacji. Wszystkie dane można również eksportować do Excela, a wyniki z zakładki Czas pracy - także do pliku PDF. W tym celu wybieramy PDF lub Eksportuj do Excela w prawym górnym rogu i potwierdzamy chęć zapisania pliku na dysku. LISTA WNIOSKÓW Sekcja Lista wniosków zawiera zestawienie wszystkich wniosków wystawionych w systemie Pracownik widzi tylko swoje dokumenty, Przełożony i Dział kadr także wnioski innych pracowników. Zestaw filtrów pozwala wygodnie przeszukiwać system. 12

13 Dzięki zielonej ikonie z lupą można przeglądać szczegóły wniosków urlopowych. Niebieska ikona z ołówkiem pozwala na edycję dokumentu, który nie został jeszcze zaakceptowany przez przełożonego. Na koncie Przełożonego przy wnioskach wymagających akceptacji pojawia się niebieska ikona z haczykiem, zaś na samym dole po lewej stronie pole akcji, dzięki któremu możne zaakceptować lub odrzucić kilka wniosków jednocześnie. Jeżeli z jakichś względów pracownik nie skorzystał z udzielonego urlopu, a wniosek urlopowy został już zaakceptowany, Dział kadr ma możliwość anulowania takiego wniosku. Dzięki przyciskom w prawym górnym rogu ekranu dane dotyczące wniosków możemy obejrzeć na wykresie, wydrukować lub wyeksportować do Excela. RAPORTY Sekcja Raporty umożliwia tworzenie i eksportowanie do Excela kilku rodzajów raportów: Wykorzystania limitów urlopowych (raport pokazujący limit urlopu i wykorzystane dni urlopu); Rozbicia limitu urlopowego (pokazujący w jaki sposób urlop został wykorzystany); Wykorzystania innych typów urlopów (pokazujący w jaki sposób zostały użyte inne urlopy poza wypoczynkowym). Dla Kierownika dostępny jest również raport Wykorzystanie miesięczne urlopu (widać w nim wykorzystanie zarówno zaległego jak i bieżącego urlopu z rozbiciem na miesiące oraz z podsumowaniem rocznym). Dzięki filtrom możemy wybrać tylko te dane, które nas interesują. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Pokaż. Dane w raportach mogą być zestawiane lub prezentowane szczegółowo dla każdego pracownika. Raporty mogą być również od razu wydrukowane. 13

14 USTAWIANIE ZASTĘPSTWA (konto Przełożonego) System HRnest umożliwia ustawienie zastępstwa dla przełożonego. Dzięki niemu podczas nieobecności osoba wyznaczona przez Kierownika będzie mogła akceptować wnioski urlopowe podwładnych. Aby włączyć tę opcję z lewego menu należy wybrać Zastępstwo, a następnie przejść do Ustawień konta i Konfiguracji w menu bocznym, a następnie wypełnić formularz zamieszczony w prawej części strony wskazać czas obowiązywania zastępstwa oraz osobę zastępującą. Mamy nadzieję, że przewodnik pomógł Ci zapoznać się z możliwościami modułu Urlopy aplikacji HRnest. W razie pytań lub wątpliwości napisz do nas na czacie ( lub wyślij maila (pomoc@hrnest.pl) z chęcią odpowiemy na Twoje pytania. 14