Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Planowanie i przeprowadzanie auditów wewnętrznych SZJ PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P VI-01 Wydanie 6 1.0. CEL Celem niniejszej procedury jest określenie zasad planowania i przeprowadzania auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. AUDIT JAKOŚCI (wg PN EN ISO 9000:2006) Systematyczny, niezależny i udokumentowany proces zdobycia dowodu i jego obiektywnej oceny w celu określenia zakresu w jakim kryteria auditu są spełnione. 3.2. PLAN (PROGRAM) AUDITU (wg PN EN ISO 9000:2006) Zestaw jednego lub więcej auditów zaplanowanych w określonym schemacie czasowym i prowadzonych w określonym celu. 3.3. AUDITOR (wg PN EN ISO 9000:2006) Osoba mająca kompetencje do przeprowadzania auditu. 3.4. ZESPÓŁ AUDITUJĄCY (wg PN EN ISO 9000:2006) Jeden lub więcej auditorów przeprowadzający audit 3.5. NIEZGODNOŚĆ (wg PN EN ISO 9000:2006) Niespełnienie wymagania 3.6. DZIAŁANIE KORYGUJĄCE (wg PN EN ISO 9000:2006) Działanie podjęte w celu wyeliminowania przyczyn wykrytej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji 3.7. DZIAŁANIE ZAPOBIEGAWCZE (wg PN EN ISO 9000:2006) Działanie podjęte w celu wyeliminowania przyczyn potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnie niepożądanej sytuacji 3.8. KN i DK Karta Niezgodności i Działań Korygujących 3.9. SZJ - System Zarządzania Jakością OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Iwona Łabaziewicz Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 / 5
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy planowaniu i przeprowadzaniu auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością Wymaganie normy PN EN ISO 9001:2009 Pełnomocnik ds. SZJ 4.1. 1. Na koniec roku kalendarzowego opracowuje Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok..., w którym określa: - wydziały i biura auditowane w danym roku - zakres auditu - nazwisko i imię osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany - planowany termin przeprowadzenia auditu 2. Przekazuje Plan auditów Prezydentowi Miasta / Sekretarzowi do zatwierdzenia Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta 4.2. 1. Zatwierdza Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok... 2. Zatwierdzony plan przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ 1. Informuje Dyrektorów wydziałów i Kierowników biur pocztą elektroniczną o planowanych auditach, przesyłając im za pośrednictwem poczty elektronicznej Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok.... 2. Przynajmniej 2 tygodnie przed planowanymi auditami wewnętrznymi powołuje auditorów wewnętrznych i przesyła powołania za pośrednictwem poczty elektronicznej. 3. W przypadku wystąpienia zmian w planie auditów uzgadnia je z Prezydentem Miasta lub Sekretarzem Miasta, wprowadza do planu zmiany i uzyskuje ich akceptację. 4.3. 1 Strona 2 / 5
Kierownik zespołu auditującego Auditor 1. Przygotowuje się do auditu wewnętrznego w wyznaczonym wydziale/biurze zapoznając się z odpowiednimi dokumentami. 2. Ustala dokładnie z Dyrektorem wydziału lub Kierownikiem biura, w którym ma przeprowadzić audit, dzień i godzinę rozpoczęcia i przeprowadzenia auditu. 3. Przeprowadza audit w wyznaczonym wydziale lub biurze. 4. Sporządza Protokół z auditu wewnętrznego SZJ. 1 5. Podpisuje protokół i w przypadku stwierdzonych niezgodności uzyskuje na nim podpis osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany. 6. Przekazuje podpisany protokół Pełnomocnikowi ds. SZJ, a kopię w formie elektronicznej przesyła osobie odpowiedzialnej za obszar auditowany. 4.4. Pełnomocnik ds. SZJ 4.5. 1. Analizuje stwierdzone niezgodności w poszczególnych wydziałach i biurach 2. Uruchamia działania korygujące i zapobiegawcze zgodnie z procedurą nr P-VI-02 i P-VI-05 3. Przechowuje i archiwizuje Protokoły z auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością Strona 3 / 5
4.1. Pełnomocnik ds. SZJ 4.1.1. Na koniec roku kalendarzowego opracowuje Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok..., (zał. nr 1 / P-VI-01) w którym określa: wydziały i biura, które mają być auditowane w danym roku kalendarzowym, zakres auditu tzn. jakie obszary wymagań normy PN EN ISO 9001:2009 będą auditowane w danym wydziale lub biurze, nazwisko i imię osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany, planowany termin przeprowadzenia auditu termin może być określony poprzez podanie miesiąca w którym planuje się przeprowadzenie auditu, nazwiska auditorów. 4.1.2. Przekazuje Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok... Prezydentowi w celu jego zatwierdzenia. 4.2. Prezydent Miasta, Sekretarz Miasta 4.2.1. Po otrzymaniu od Pełnomocnika ds. SZJ Planu auditu wewnętrznego SZJ na rok... zapoznaje się z nim i zatwierdza go. W przypadku uwag konsultuje się z Pełnomocnikiem ds. SZJ, który wprowadza ewentualne poprawki. 4.2.2. Zatwierdzony plan auditów przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ. 4.3. Pełnomocnik ds. SZJ 4.3.1. Informuje Dyrektorów wydziałów i Kierowników biur za pośrednictwem poczty elektronicznej o planowanych auditach przesyłając im w załączeniu zatwierdzony Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok.... 4.3.2. Nie później niż 2 tygodnie przed planowanym terminem auditu powołuje wg planu auditów wewnętrznych Kierowników zespołów auditujących i auditorów wewnętrznych wysyłając im drogą elektroniczną Powołanie auditora (zał. nr 2/ P-VI-01). 4.3.3. W przypadku gdy od czasu zatwierdzenia planu auditów nastąpiły zmiany, uzgadnia je z Prezydentem, Sekretarzem lub wyznaczoną osobą, a następnie nanosi je na plan i uzyskuje ich akceptację. 4.4. Kierownik zespołu auditującego, Auditor 4.4.1. Przygotowuje się do auditu wewnętrznego w wyznaczonym wydziale lub biurze zapoznając się z dokumentami opisującymi system jakości w auditowanym obszarze. Auditorzy zobowiązani są do zapoznania się między innymi z takimi dokumentami jak: - Polityka Jakości Urzędu Miasta Szczecin - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin - procedury i instrukcje SZJ - zapisy jakości 4.4.2. Ustala z Dyrektorem wydziału lub Kierownikiem biura, w którym ma przeprowadzić audit, dzień i godzinę rozpoczęcia i przeprowadzenia auditu. 4.4.3. Przeprowadza audit w wyznaczonym wydziale lub biurze, który polega na: - przeprowadzeniu z osobą auditowaną rozmowy wstępnej przedstawiającej cel oraz zakres auditu, Strona 4 / 5
- zbadaniu informacji z auditowanego obszaru dotyczących funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością w tym obszarze, - zbadaniu dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością - obserwacji działań i warunków w dziedzinie, której dotyczy audit, - sprawdzeniu protokołów z poprzednich auditów, skarg i wniosków interesantów oraz jakości podjętych działań korygujących i zapobiegawczych eliminujących niezgodności. Auditorzy są zobowiązani do zapewnienia podczas całego auditu właściwej, przyjaznej atmosfery współpracy z auditowanym. 4.4.4. Po przeprowadzeniu auditu wewnętrznego omawia jego wyniki z Dyrektorem wydziału lub Kierownikiem biura auditowanego i sporządza Protokół z auditu wewnętrznego SZJ zwany dalej Protokołem (zał. nr 3 / P-VI-01). 4.4.5. Podpisuje protokół i w przypadku stwierdzonych niezgodności uzyskuje na nim podpis osoby odpowiedzialnej za obszar auditowany. 4.4.6. Przekazuje oryginał podpisanego Protokołu Pełnomocnikowi ds. SZJ w formie dokumentu, a kopię przesyła w formie elektronicznej Dyrektorowi auditowanego wydziału lub Kierownikowi biura. 4.5. Pełnomocnik ds. SZJ 4.5.1. Analizuje stwierdzone niezgodności w poszczególnych wydziałach/biurach. 4.5.2. Uruchamia działania korygujące i zapobiegawcze zgodnie z procedurą nr P-VI-02 i P-VI-05. 4.5.3. Przechowuje i archiwizuje Protokoły z auditów wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w celu sporządzania sprawozdania przed uruchomieniem przeglądu Systemu Zarządzania Jakością wykonywanego przez Prezydenta Miasta i przygotowania planu auditów na następny rok. 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-04 Nadzór nad zapisami jakości Nr P-VI-02 Działania korygujące Nr P-VI-05 Działania zapobiegawcze. 5.2. Inne dokumenty: norma PN EN ISO 9001:2009, Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, dokumenty obowiązujące w wydziałach i biurach. 5.3. Załączniki: 5.3.1. Plan auditu wewnętrznego SZJ na rok... - zał. nr 1/P-VI-01 5.3.2. Powołanie auditora - zał. nr 2/P -VI-01 5.3.3. Protokół z auditu wewnętrznego SZJ - zał. nr 3/P-VI-01 Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 5 / 5