Urząd Kontroli Skarbowej w Warszawie Warszawa, 10 marca 2016 r. Nr sprawy: UKS14W2E.7112.91.2016.2 PROTOKÓŁ z czynności przeprowadzonych w okresie od 26.02.2016 r. do 10.03.2016 r. w/u: Nazwa: Adres: NIP: REGON: Nazwa projektu: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa 5251008875 013272620 w zakresie: Finansowanie kosztów zatrudnienia pracowników Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w 2015 roku. Numer projektu: POPT.01.01.00-00-452/15-00 Numery wniosków o POPT.01.01.00-00-452/15-01, płatność: POPT.01.01.00-00-452/15-02, POPT.01.01.00-00-452/15-03. w związku z wykonywaniem czynności w zakresie audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 prowadzonego na podstawie upoważnienia Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej nr MF-DO-POPT-53/2016 z dnia 17 sierpnia 2015 r. Protokół sporządzono na podstawie art. 172 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), w związku z art. 3a ust. 8 i 9 pkt 2 ustawy o kontroli skarbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 553 ze zm.). Czynności przeprowadzili: 1) Małgorzata Węgrzyn inspektor kontroli skarbowej, nr legitymacji służbowej 06440 2) Dorota Szczyrba - inspektor kontroli skarbowej, nr legitymacji 02889 3) Mariusz Urbanowicz - st. referendarz, nr legitymacji służbowej 07063. Czynności zostały przeprowadzone w siedzibie Beneficjenta, tj.: Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim, pl. Bankowy 3/5, 00-950 w Warszawie oraz w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Warszawie. ul. Cybernetyki 19 B, 02-677 Warszawa tel.: +48 22 207 95 10 fax: +48 22 207 95 90 e-mail: uks.warszawa@mz.mofnet.gov.pl www.uks.wawa.ibip.net.pl
Ze strony Beneficjenta w czynnościach audytu uczestniczyła: Agnieszka Kasznia-Polakowska - Kierownik w Wydziale Finansów, Certyfikacji i Rozwoju Regionalnego I. ZAKRES WYKONANYCH CZYNNOŚCI Czynności dotyczyły następujących obszarów: 1. Czy operacja spełnia kryteria wyboru w ramach programu operacyjnego oraz została zrealizowana zgodnie z porozumieniem o dofinansowaniu oraz jest zgodna ze wszystkimi warunkami dotyczącymi jej przeznaczenia, wykorzystania i zakładanych celów? (art. 16 ust 2 pkt a Rozporządzenia Komisji 1828/2006); W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto: - Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu Finansowanie kosztów zatrudnienia pracowników Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w 2015 roku złożony do IZ w dniu 16.01.2015 r. (załącznik nr 1), - Informację dla Beneficjenta o wyniku oceny wniosku o dofinansowanie z dnia 17.02.2015 r. (załącznik nr 1), - Porozumienie Nr UDA.POPT.Ol.01.00-00-452/15-00 o dofinansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach POPT 2007-2013 z dnia 09.03.2015 r. zawarte pomiędzy Instytucją Zarządzającą Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2007-2013 a Wojewodą Mazowieckim - Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (załącznik nr 2), - Wniosek o płatność za okres do 31.03.2015 r. (płatność pośrednia) nr POPT.Ol.01.00-00- 452/15-01 z dnia 30.04.2015 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 496.582,87 PLN (załącznik nr 3), - Informację dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-01 otrzymaną w dniu 16.06.2015 r. (Nr DPT.V.8311.465.1.2015.JKo. 1) (załącznik nr 3), - Wniosek o płatność za okres do 30.06.2015 r. (płatność pośrednia) nr POPT.Ol.01.00-00- 452/15-02 z dnia 23.07.2015 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 410.166,67 PLN (załącznik nr 3), - Informację dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-02 otrzymaną w dniu 26.08.2015 r. (Nr DPT.V.8311.465.1.2015.JKo.2) -(załącznik nr 3), - Wniosek o płatność za okres do 30.09.2015 r. (płatność pośrednia) nr POPT.01.01.00-00- 452/15-03 z dnia 03.11.2015 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 300.333,28 PLN (załącznik nr 3), - Informację dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-04 otrzymaną w dniu 07.12.2015 r. (Nr DPT.V.8311.465.1.2015.JKo.3) - (załącznik nr 3), - Kwartalne Zestawienia potwierdzające poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w ramach projektu POPT.Ol.01.00-00-452/15 za kwartał I, II i III 2015 r. - (załącznik nr 4), - Dokumentacja dotycząca pracowników: listy płac, umowy o pracę, opisy stanowisk, miesięczne karty czasu pracy, wyciągi bankowe potwierdzające wypłatę wynagrodzenia, zapłatę podatku i ZUS, imienne miesięczne raporty o należnych składkach i wypłaconych Strona 2 z 12
świadczeniach dla ZUS (druki ZUS P RCA), decyzje Dyrektorów dot. przyznania pracownikom nagród, regulaminy przyznawania nagród, pismo przyznające dodatek zadaniowy. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy: - w ramach Działania 1.1 Wsparcie zatrudnienia do współfinansowania zakwalifikowano wydatki poniesione w związku z zapewnieniem wysokowykwalifikowanej kadry odpowiedzialnej za realizację procesów związanych z przygotowaniem, zarządzaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, oceną, kontrolą, informacją i promocją NSRO/PWW (Podstawy Wsparcia Wspólnoty), w szczególności związane z: a) zatrudnieniem pracowników administracji rządowej wykonujących zadania związane z przygotowaniem, zarządzaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, oceną, kontrolą oraz informacją i promocją instrumentów strukturalnych wdrażanych w ramach NSRO/PWW i PO; b) zatrudnieniem osób odpowiedzialnych za stworzenie, rozwój, bieżącą obsługę oraz utrzymaniem krajowego systemu informatycznego wspierającego realizację NSRO; c) opracowywaniem i wdrażaniem strategii zarządzania zasobami ludzkimi, - beneficjent jest Instytucją określoną w pkt. 18 Tabeli 3.1.1 Sekcja 1 - Działanie 1.1 Wsparcie zatrudnienia Szczegółowego opisu priorytetów POPT 2007-2013, - projekt spełnia kryteria oceny określone przez Komitet Monitorujący, - maksymalny udział środków UE w wydatkach kwalifikowanych nie przekracza 85% kosztów kwalifikowanych projektu, - projekt został faktycznie zrealizowany i jest zgodny z porozumieniem o dofinansowanie projektu oraz ze wszystkimi warunkami dotyczącymi przeznaczenia wykorzystania i zakładanych celów. 2. Czy wydatki zadeklarowane są zgodne z zapisami księgowymi i dokumentami dowodowymi przechowywanymi przez beneficjenta? (art 16 ust 2 pkt b Rozporządzenia Komisji 1828/2006); W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto niżej wymienione wnioski o płatność: Wartość wydatków L.p. Nr wniosku o płatność zadeklarowanych do Komisji Europejskiej 2 3 1. POPT.Ol.01.00-00-452/15-01 496.582,87 PLN 2. POPT.01.01.00-00-452/15-02 410.166,67 PLN 3. POPT.0l.01.00-00-452/15-03 300.333,28 PLN Ponadto badaniem objęto: - dokumenty wymienione w pkt 1.1 niniejszego protokołu. - dokumentację księgową dot. ewidencjonowania wydatków z tytułu wynagrodzeń i pochodnych MUW (zestawienie obrotów i sald, konta analityczne dotyczące badanego projektu, Zakładowy Plan Kont MUW). Strona 3 z 12
W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy: - beneficjent jest w posiadaniu dokumentów wspierających wnioski o płatność (faktury, listy płac, przelewy i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) złożonych do Instytucji Zarządzającej, - wydatki zadeklarowane zostały poniesione przez podmiot, z którym Instytucja Zarządzająca zawarła porozumienie o dofinansowanie projektu, - wielkość wydatków zadeklarowanych we wnioskach o płatność jest zgodna z zestawieniem wydatków, fakturami (albo innymi równoważnymi dowodami np. listą płac) i dowodami zapłaty (np. przelewy, wyciągi bankowe), - wydatki zostały poniesione w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta, - wydatki są zaksięgowane w sposób umożliwiający ich identyfikację, - w przypadku, gdy wydatek odnosi się jedynie częściowo do współfinansowanego projektu, została wykazana ta część wydatku odnosząca się do projektu, - dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków wykazanych we wniosku o płatność zostały opisane (przekazane) we właściwej formie. 3. Czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi? (art. 16 ust. 2 pkt. c Rozporządzenia Komisji 1828/2006); 3.1 Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami kwalifikowalności określonymi w przepisach unijnych i krajowych. W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto dokumenty wymienione w pkt 1.1 niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy: - wydatki zadeklarowane przez Beneficjenta są kosztami kwalifikowalnymi w rozumieniu Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej, - wydatki związane z przygotowaniem projektu zostały wskazane we wniosku o dofinansowanie, - z wydatków kwalifikowalnych wykluczono wydatki poniesione na: a) następujące składniki wynagrodzeń: świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, składki na PFRON, odprawy emerytalno - rentowe, nagrody jubileuszowe, zasiłek chorobowy, zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny), zasiłki finansowane ze środków ZUS (np. zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy oraz wyrównawczy), b) koszty badań okresowych, c) koszty badań wstępnych, d) dopłatę do okularów, e) koszty usług zdrowotnych, - kwota środków finansowych zaliczona do kosztów kwalifikowanych jest zgodna z kwotą wykazaną w liście płac, dokumentach potwierdzających wypłatę z tytułu umów o dzieło, umów zlecenia, - została prawidłowo określona podstawa do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, podatku, - środki finansowe zostały faktycznie wypłacone beneficjentowi, - składki na ubezpieczenie społeczne, podatek zostały uiszczone, Strona 4 z 12
- w ramach wynagrodzenia przedstawionego jako koszt kwalifikowany osoba nie wykonuje innych zadań nie związanych z funduszami strukturalnymi. 3.2 Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami dotyczącymi zamówień publicznych. W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto dokumenty wymienione w punkcie 1.1 niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono prawidłowość stosowania procedur zamówień publicznych. 3.3 Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami ochrony środowiska. W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto dokumenty wymienione w punkcie 1.1 niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami ochrony środowiska. 3.4 Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami dotyczącymi pomocy publicznej. W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto dokumenty wymienione w punkcie 1.1 niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy wydatki są zgodne z zasadami pomocy publicznej. 3.5 Czy zostały zachowane obowiązki w zakresie informacji i promocji W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto: - dokumenty wymienione w pkt 1.1 niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy: - wydatki zaliczone do kosztów kwalifikowalnych poniesione na działania informacyjne i promocyjne: a) zostały uwzględnione w porozumieniu o dofinansowanie, b) były integralnie związane z realizacją projektu, - w stosownych przypadkach, jeżeli operacja otrzymuje współfinansowanie w ramach EFRR (POPT), beneficjent poinformował uczestników operacji, że została ona wybrana w ramach programu operacyjnego współfinansowanego z EFRR, tj.: wszystkie dokumenty i materiały informacyjno-promocyjne odnoszące się do realizowanego projektu zawierają emblemat Unii Europejskiej spełniający normy graficzne określone w załączniku I do Rozporządzenia 1828 i odniesienie słowne do Unii Europejskiej, odniesienie słowne do EFRR, logo PO PT. 3.6 Czy zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami eliminującymi nierówność i promującymi równość kobiet i mężczyzn, z zasadami polityki społeczeństwa informacyjnego oraz polityki zatrudnienia. W badanym obszarze czynnościami audytowymi objęto dokumenty opisane w pkt 1.1. niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy projekt jest zgodny z zasadami wyeliminowania nierówności i promocji równości kobiet i mężczyzn. Strona 5 z 12
4. Czy wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi? (art. 80 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006). W badanym obszarze czynnościami audytowymi dokumenty opisane w pkt 1.1. niniejszego protokołu. W ramach przeprowadzonych czynności audytowych sprawdzono, czy wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi w pełnej zatwierdzonej przez IZ POPT wysokości, najszybciej i w całości. II. USTALENIA - OPIS STANU FAKTYCZNEGO 1) W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie, czy operacja spełnia kryteria wyboru w ramach właściwego programu operacyjnego, została zrealizowana zgodnie z porozumieniem o dofinansowaniu oraz jest zgodna ze wszystkimi warunkami dotyczącymi jej przeznaczenia, wykorzystania i zakładanych celów (art 16 ust 2 pkt a Rozporządzenia Komisji 1828/2006) ustalono, że: Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, w szczegółowym opisie projektu, Beneficjent wskazał, że w ramach projektu sfinansowane zostaną płace zasadnicze wraz z kwalifikowanymi elementami wynagrodzeń (dodatek funkcyjny, stażowy, dodatek za stopień służbowy, składka na Fundusz Pracy, nagrody i premie przewidziane w regulaminie wynagrodzeń Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę, dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę) osób zatrudnionych do realizacji zadań Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Planuje się także sfinansowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego osób zatrudnionych w IPOC w 2014 r. Zgodnie z przyjętym limitem etatów w okresie objętym wnioskiem (01.01.2015 r. - 31.12.2015 r.) finansowane będą wynagrodzenia 19.7 etatu w styczniu, 20,7 etatu w lutym i 21.2 etatu w okresie marzec-grudzień, co daje w sumie 252,4 etatomiesiące. Suma uwzględnia 1 etat kwalifikowany w 80%, 2 etaty kwalifikowane w 50%, jeden etat kwalifikowany w 40% - pozostałe etaty są kwalifikowane w 100%. Wniosek o dofinansowanie projektu Finansowanie kosztów zatrudnienia pracowników Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w 2015 roku został wysłany przez beneficjenta Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie do IZ POPT (Departamentu Programów Pomocowych MliR) w dniu 22 stycznia 2014 roku. Pismem z dnia 23 lutego 2015 r. IZ POPT poinformowała o pozytywnym pod względem formalnym i merytorycznym ocenieniu wniosku (DPT.I.8311.(452).2.2015.JM.2). W dniu 09 marca 2014 r. zostało zawarte pomiędzy Instytucją Zarządzającą Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2007-2013 a Wojewodą Mazowieckim - Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, porozumienie Nr UDA.POPT.01.01.00-00-452/15-00 o dofinansowanie projektu ze środków EFRR w ramach POPT 2007-2013. Całkowita wartość projektu wynosi 1 961.000,00 PLN, w tym całkowite wydatki kwalifikowane wynoszą 1.961.000,00 PLN. Instytucja Zarządzająca przyznała Beneficjentowi na realizację projektu dofinansowanie w maksymalnej kwocie 1.666.850,00 PLN (85% wydatków kwalifikowanych projektu). Beneficjent zobowiązał Strona 6 z 12
się do wydatkowania na realizację projektu wkładu własnego w wysokości 15% kosztów kwalifikowanych projektu, tj. 294.150,00 PLN Okres realizacji projektu ustalono na: - rozpoczęcie realizacji: 01.01.2015 r. - zakończenie realizacji: 31.12.2015 r. W toku czynności audytowych ustalono, że w ramach badanych wniosków o płatność nr POPT.01.01.00-00-452/15-01 i POPT.01.01.00-00-452/15-02 i POPT.01.01.00-00- 452/15-03 zostały zakwalifikowane wydatki w łącznej kwocie 1.207.082,82 PLN dotyczące kosztów wynagrodzeń pracowników Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego, zajmujących się m.in. realizacją zadań Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Koszty wynagrodzeń zostały poniesione w I, II i III kwartale 2015 r. i rozliczone proporcjonalnie do zaangażowania procentowego pracowników w zadania kwalifikowane w ramach badanego projektu. Procentowe zaangażowanie określone na podstawie opisów stanowisk pracy. Do badania audytowego, przedstawiono trzy wnioski o płatność za okres I, II i III kwartał 2015 r. Realizacja projektu zakończyła się w dniu 31.12.2015 r. W badanych wnioskach o płatność rozliczono wydatki kwalifikowane w kwocie 1.207.082,82 PLN, co stanowi 61,55 % wartości wydatków kwalifikowanych określonych w porozumieniu o dofinansowaniu projektu. We wniosku o płatność za III kwartał 2015 r. Beneficjent wskazał, w polu Wartość wskaźnika Liczba miejsc pracy finansowanych ze środków POPT 2007-2013 wyniosła 44,9 etatomiesięcy, co łącznie stanowiło 94,57 % wartości wskaźnika określonego w porozumieniu o dofinansowaniu projektu. Na zakończenie projektu na dzień 31.12.2015 r. w polu Wartość wskaźnika Liczba miejsc pracy finansowych ze środków POPT 2007-2013 wyniosła (narastająco) 1 803,10 etatomiesięcy, co stanowi 96,68 % wartości wskaźnika określonego w porozumieniu o dofinansowaniu projektu. W trakcie realizacji projektu rozliczono wydatki kwalifikowane w kwocie 1 609 480,58 zł, co stanowi 82,07% wartości wydatków kwalifikowanych określonych w porozumieniu o dofinansowaniu projektu. Audytowany projekt nie był kontrolowany przez IZ. 2) W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie, czy wydatki zadeklarowane są zgodne z zapisami księgowymi i dokumentami dowodowymi przechowywanymi przez beneficjenta (art. 16 ust. 2 pkt. b Rozporządzenia Komisji 1828/2006) ustalono, że: W ramach audytu badaniem objęto 100% wydatków z badanych wniosków o płatność dotyczących wynagrodzeń pracowników którzy zostali wykazani w zestawieniu potwierdzającym poniesienie wydatków na wynagrodzenie osobowe pracowników wraz z pochodnymi. Weryfikacja została przeprowadzona na podstawie dokumentów: list płac, umów o pracę, opisów stanowisk, miesięcznych kart czasu pracy, wyciągów bankowych potwierdzających wypłatę wynagrodzenia, zapłatę podatku i ZUS, imiennych miesięcznych raportów o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach dla ZUS (druki ZUS P RCA), decyzji Generalnego Dyrektora Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego dot. przyznawania pracownikom nagród, regulaminów przyznawania nagród, pisma Dyrektora Generalnego przyznającego dodatek zadaniowy. Strona 7 z 12
Wydatki zadeklarowane w badanych wnioskach o płatność zostały poniesione przez beneficjenta Mazowiecki Urząd Wojewódzki, z którym IZ POPT zawarła w dniu 09.03.2015 r. porozumienie o dofinansowaniu projektu, W wyniku przeprowadzenia audytu wykazano, że Beneficjent wykazał jako kwalifikowalne wydatki na wynagrodzenia pracowników MUW za okres 01.01.2015r. do 30 09.2016r. w łącznej wysokości 1.207.082,82 PLN w tym za: miesiąc styczeń 2015 r. - kwotę 125 283,02 PLN (105.917,12 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc luty 2015 r. - kwotę 251.699,74 PLN (211.394,10 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc marzec 2015 r. - kwotę 119.600,11 PLN (101.363,62 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę), miesiąc kwiecień 2015 r. - kwotę 186.462,48 PLN (156 721,33 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc maj 2015 r. - kwotę 113.480,18 PLN (95.377,17 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc czerwiec 2015 r. - kwotę 110.224,01 PLN (345.316,36 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc lipiec 2015 r. - kwotę 110.325,88 PLN (110.325,88 bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc sierpień 2015 r. - kwotę 98.507,54 PLN (83.308,02 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). miesiąc wrzesień 2015 r. - kwotę 119.600,11 PLN (78.852,15 PLN bez pochodnych opłacanych przez pracodawcę). Beneficjent jest w posiadaniu dokumentów wspierających badane wnioski o płatność, tj. zestawień potwierdzających poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników MUW, opisów stanowisk pracy, wydruków z ewidencji księgowej dotyczącej projektu POPT.01.01.00-00-452/15-00, kart czasu pracy pracowników zaangażowanych w realizację zadań kwalifikowanych w ramach projektu. Kwoty wydatków kwalifikowanych zadeklarowane w badanych wnioskach o płatność są zgodne z kwotami wykazanymi w listach płac okazanych w czasie audytu w formie kwartalnych Zestawień potwierdzających poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi sporządzonych dla MUW. Dla potwierdzenia poniesienia wydatków zostały audytującym przedłożone wydruki ewidencji księgowej konta 130 dotyczące badanego projektu, które potwierdzają rozchód środków finansowych. Badanie sprawdzające dla wszystkich pozycji rozliczenia potwierdziło zgodność kwot ujętych w Zestawieniach... z dokumentacją źródłową (listami płac, umowami o pracę, kartami czasu pracy, opisami stanowisk pracy, przelewami potwierdzającymi wypłatę wynagrodzenia, zapłatę podatku i ZUS). Wydatki ujęte w badanych wnioskach o płatność zostały poniesione w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z rachunków bankowych Beneficjenta co zostało potwierdzone ewidencją księgową konta 130. MUW prowadzi wyodrębnioną ewidencję finansowo-księgową pozwalającą na identyfikację wszystkich operacji księgowych związanych z projektem. Potwierdzają to przedłożone wydruki księgowe MUW dotyczące badanego projektu przechowywane u beneficjenta projektu, tj. w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim. Na podstawie dokumentacji przedstawionej podczas audytu (tj.: kart czasu pracy, opisów stanowisk pracy, rozliczeń szczegółowych poniesionych wydatków na wynagrodzenia) stwierdzono, że Beneficjent w badanych wnioskach o płatność ujął w wydatkach Strona 8 z 12
kwalifikowanych wydatki związane z rozliczeniem kosztów wynagrodzeń za I, II i III kwartał 2015 r. pracowników MUW proporcjonalnie do zaangażowania procentowego w zadania kwalifikowane w projekcie. Na listach obecności pracowników zaangażowanych w projekt widnieje flaga UE oraz logotyp Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 - Narodowa Strategia Spójności. 3) W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi (art 16 ust. 2 pkt. c Rozporządzenia Komisji 1828/2006) ustalono, że: 3.1 W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami kwalifikowalności określonymi w przepisach unijnych i krajowych ustalono, ze: Beneficjent w badanych wnioskach o płatność ujął, jako wydatki kwalifikowane, wydatki dotyczące kosztów wynagrodzeń (wraz z pochodnymi) za I, II i III kwartał 2015 r. pracowników MUZ zajmujących się m.in. obsługą projektów realizowanych w ramach POPT 2007-2013. Koszty wynagrodzeń zostały rozliczone proporcjonalnie do zaangażowania procentowego pracowników w zadania kwalifikowane w ramach badanego projektu. Zaangażowanie zostało określone na podstawie opisów stanowisk pracy. Dane wykazane we wnioskach o płatność wynikają z załączonych do nich zestawień sporządzanych w formie wydruków pn. Zestawienie potwierdzające poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi za I, II i III kwartał 2015 r. i są z nimi zgodne. Na podstawie badania 100% wydatków z badanych wniosków o płatność ustalono, że wydatki dotyczyły: wynagrodzenia zasadniczego zgodnego z umową o pracę, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, ekwiwalentu za urlop, dodatku za wieloletnią pracę, dodatku służby cywilnej, nagród przewidzianych w regulaminach wynagrodzeń MUW, wynagrodzenia chorobowego płaconego przez pracodawcę, dodatku zadaniowego, składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe płacone przez pracodawcę, składek na Fundusz Pracy. Kwota wydatków kwalifikowanych zgodna jest z kwotą wykazaną na liście płac. Przy wyliczaniu podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy uwzględniano limity procentowe wynikające z obowiązujących w 2015 roku stawek. Wynagrodzenia i nagrody zostały wypłacone pracownikom, natomiast składki na ubezpieczenie społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych zapłacone w I, II i III kwartale 2015 roku, co potwierdzono okazanymi przelewami bankowymi. Beneficjent nie ujął w badanych wnioskach o płatność wydatków niekwalifikowanych określonych w rozdziale 11 pkt 8 lit a) Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej. 3.2 W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami dotyczącymi zamówień publicznych ustalono, ze: Badany projekt dotyczy finansowania kosztów wynagrodzeń pracowników MUW zajmujących się obsługą projektów realizowanych w ramach POPT. Strona 9 z 12
Mazowiecki Urząd Wojewódzki jako Beneficjent - zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych do umów z zakresu prawa pracy nie stosuje przedmiotowej ustawy. 3.3 W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami ochrony środowiska ustalono, ze: Badany projekt ma neutralny wpływ na politykę ochrony środowiska, tym samym nie prowadzi do degradacji lub znacznego pogorszenia stanu środowiska naturalnego. 3.4 W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta są zgodne z zasadami dotyczącymi pomocy publicznej ustalono, ze: Mazowiecki Urząd Wojewódzki jest wojewódzką jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej działającą na podstawie Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, (t. j. Dz. U. z 2015 poz. 1392 z późn. zm.). Przyznane przez Departament Programów Pomocowych w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju dofinansowanie w maksymalnej kwocie 1.666.850,00 PLN na realizację projektu Finansowanie kosztów zatrudnienia pracowników Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w 2015 roku - nie stanowi pomocy publicznej, jako że Beneficjent nie wykorzystuje zasobów pozyskanych w ramach projektu do prowadzenia działalności wykonywanej na warunkach konkurencji. 3.5 W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie czy zostały zachowane obowiązki w zakresie informacji i promocji ustalono, że: Wydatki związane z działaniami informacyjno- promocyjnymi nie zostały zaliczone do kosztów kwalifikowanych badanego wniosku. W wyniku analizy okazanych,akt osobowych ustalono, iż na przedmiotowych teczkach Beneficjent ujął informację, iż: Stanowisko pracy jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013. Ponadto na dokumentach znajdujących się w okazanych aktach osobowych oraz na okazanych do audytu Listach obecności' widnieje logotyp Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 - Narodowa Strategia Spójności, oraz flaga Unii Europejskiej. Ponadto dokument Zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień zawiera wymagane logotyp Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 - Narodowa Strategia Spójności, oraz flaga Unii Europejskiej oraz widnieje informacja, że Stanowisko pracy współfinansowane jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013. Dokument ten zawiera podpis pracownika, który potwierdził, że przejmuje do wiadomości informacje zawarta w dokumencie. W opisie stanowiska zawarte jest również oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzenia. Pracownicy składając podpis na ww. dokumencie potwierdzają zapoznanie się z opisem stanowiska pracy, a tym samym z informacją Strona 10 z 12
o współfinansowaniu stanowiska pracy ze środków pomocy technicznej POPT 2007-2013. Lista płac dotycząca pracowników zaangażowanych w projekt opatrzona jest logotypem Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna - Narodowa Strategia Spójności oraz zawiera informację, iż Stanowisko pracy współfinansowane jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 3.6 W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie czy wydatki są zgodne z zasadami eliminującymi nierówność i promującymi równość kobiet i mężczyzn, z zasadami polityki społeczeństwa informacyjnego oraz polityki zatrudnienia ustalono, że: Projekt ma neutralny wpływ na politykę w zakresie równych szans. Dzięki regulacjom wewnętrznym obowiązującym w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie przestrzegane są zasady równości szans, które gwarantują brak dyskryminacji pracowników. Zasady naboru pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej nie są zróżnicowane. Zasady wynagradzania określone są dla poszczególnych stanowisk na podstawie tzw. mnożników opisanych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. 4) W wyniku przeprowadzonych czynności w zakresie czy wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi (art. 80 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006) ustalono, że: Zgodnie z 5 Porozumienia o dofinansowaniu projektu nr UDA-POPT.01.01.00-00- 452/15-00 z dnia 09.03.2015 r., dofinansowanie jest rozliczane przez Instytucję Zarządzającą na podstawie przedłożonych przez beneficjenta wniosków o płatność. Ustalono, że informacja o zatwierdzeniu wniosku o płatność: - nr POPT.01.01.00-00-452/15-01 wpłynęła do beneficjenta w dniu 16 czerwca 2015 r. Instytucja Zarządzająca POPT zatwierdziła wydatki kwalifikowane w wysokości 496.582,87 PLN z tego kwota wydatków kwalifikowanych odpowiadająca dofinansowaniu z UE (EFRR) - 422.095,43 PLN (85% wydatków kwalifikowanych), - nr POPT.01.01.00-00-452/15-02 wpłynęła do beneficjenta w dniu 26 sierpnia 2015 r. Instytucja Zarządzająca POPT zatwierdziła wydatki kwalifikowane w wysokości 410.166,67 PLN, z tego kwota wydatków kwalifikowanych odpowiadająca dofinansowaniu z UE (EFRR) - 348.641,66 PLN(85% wydatków kwalifikowanych), - nr POPT.01.01.00-00-452/15-03 wpłynęła do beneficjenta w dniu 07 grudnia 2015 r. Instytucja Zarządzająca POPT zatwierdziła wydatki kwalifikowane w wysokości 300.333,28 PLN, z tego kwota wydatków kwalifikowanych odpowiadająca dofinansowaniu z UE (EFRR) - 255.283,28 (85% wydatków kwalifikowanych), W ww. wnioskach o płatność Beneficjent nie wnioskował o przekazanie środków pieniężnych. Finansowanie realizacji projektu (w tym współfinansowanie krajowe) zapewniane jest w ramach budżetu właściwego dysponenta części budżetowej. III. UWAGI ZGŁOSZONE PRZEZ OSOBY OBECNE PRZY CZYNNOŚCIACH Strona 11 z 12
Na tym protokół zakończono. Protokół został odczytany wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynnościach. Protokół sporządzony został w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden po uprzednim odczytaniu i podpisaniu pozostawiono w siedzibie Beneficjenta, w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim. Wykaz załączników*: Nr załącznika 1 2 Treść załącznika Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu Finansowanie kosztów zatrudnienia pracowników Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w 2015 roku złożony do IZ w dniu 16.01.2015 r. Porozumienie Nr UDA.POPT.Ol.01.00-00-452/15-00 o dofinansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach POPT 2007-2013 z dnia 09.03.2015 r. zawarte pomiędzy Instytucją Zarządzającą Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna 2007-2013 a Wojewodą Mazowieckim - Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 3 4 Wniosek o płatność za okres do 31.03.2015 r. (płatność pośrednia) nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-01 z dnia 30.04.2015 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 496.582,87 PLN Informacja dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-01 otrzymaną w dniu 16.06.2015 r. (Nr DPT.V.8311.465.1.2015.JKo.l) Wniosek o płatność za okres do 30.06.2015 r. (płatność pośrednia) nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-02 z dnia 23.07.2015 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 410.166,67 PLN Informacja dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-02 otrzymaną w dniu 26.08.2015 r. (Nr DPT. V.8311.465.1.2015.JKo.2) Wniosek o płatność za okres do 30.09.2015 r. (płatność pośrednia) nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-03 z dnia 03.11.2015 r. na kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 300.333,28 PLN Informacja dla beneficjenta o wynikach weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność nr POPT.Ol.01.00-00-452/15-04 otrzymaną w dniu 07.12.2015 r. (Nr DPT. V.8311.465.1.2015.JKo.3) Kwartalne Zestawienia potwierdzające poniesienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi" w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w ramach projektu POPT.Ol.01.00-00-452/15 za kwartał 1, 11 i 111 2015 r *Ww. załączniki zostały załączone tylko do egzemplarza protokołu dla UKS w Warszawie. Osoby przeprowadzające czynności: 1. Małgorzata Węgrzyn - inspektor kontroli skarbowej 2. Dorota Szczyrba- inspektor kontroli skarbowej 3. Mariusz Urbanowicz - st. referendarz Osoby obecne przy czynnościach: -Dyrektor Generalny (MUW) - Agnieszka Kasznia-Polakowska (MUW) Strona 12 z 12