Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i

Transkrypt

1 Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

2 Kontrola projektów na miejscu w zakresie finansowo - księgowym

3 Istnienie wyodrębnionej ewidencji księgowej Zgodnie z zapisami UoD ( 14 ) Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej informatycznej ewidencji księgowej w postaci wyodrębnionych kont lub odrębnego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z PO IiŚ. Zasady powinny być opisane w Polityce rachunkowości jednostki. W praktyce oznacza to, że Beneficjent musi zapewnić wyodrębnione konta zarówno w trakcie realizacji projektu (np. konto środki trwałe w budowie) jak i po zakończeniu realizacji projektu (konto środki trwałe pozyskane w wyniku realizacji PO IiŚ). W trakcie kontroli potwierdzamy fakt wyodrębnienia ewidencji księgowej. Wydatki poniesione przed podpisaniem UoD należy przeksięgować na konta projektu, bądź nadać im znacznik jeżeli księgi zostały zamknięte.

4 Obieg i kontrola dokumentów księgowych Proces obiegu i kontroli dokumentów księgowych powinien przebiegać zgodnie z obowiązującymi u Beneficjenta regulacjami wewnętrznymi. W trakcie kontroli na miejscu potwierdzamy zgodność przebiegu procesu.

5 Wydatki kwalifikowane opis dokumentów księgowych Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku Beneficjata o płatność Opis faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek, dodatkowo jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację w tym zakresie wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku jest kwalifikowalna; numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek lub innego dokumentu będącego podstawą poniesienia wydatku; numer umowy o dofinansowanie PO IiŚ; numer zadania/kontraktu w ramach którego poniesiono wydatek; w przypadku państwowych jednostek budżetowych kod klasyfikacji budżetowej; kategorię wydatku (np. Roboty budowlane); jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw dane identyfikujące ten dokument (np. numer, data sporządzenia); kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs, po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych. UWAGA: Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej obligatoryjnie musi znaleźć się numer umowy o dofinasowanie PO IiŚ oraz kwota wydatku uznanego za kwalifikowany jeżeli jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego, a różnica nie wynika z VAT

6 Wydatki kwalifikowane - zgodność kserokopii dokumentów załączonych do wniosków o płatność z oryginałami W trakcie kontroli na miejscu potwierdzamy zgodność kserokopii dokumentów przekazanych do Instytucji Wdrażającej na etapie oceny wniosku o płatność z oryginałami przechowywanymi u Beneficjenta. Kontroli podlegają zazwyczaj wybrane w drodze losowego doboru próby oryginały faktur wraz dokumentami towarzyszącymi.

7 Wydatki kwalifikowane kontrola krzyżowa W trakcie kontroli na miejscu potwierdzamy, że na przekazanych oryginałach faktur lub równoważnych dowodów księgowych nie istnieją zapisy sugerujące, że na projekt pozyskano inne, niż zadeklarowane, źródła finansowania. W szczególności na fakturach nie mogą znaleźć się zapisy o treści: Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata oraz Dofinansowano ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

8 Wydatki niekwalifikowane ujęcie w projekcie Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków niekwalifikowanych powinny być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne powiązanie ich z projektem PO IiŚ. Powyższe powinno być realizowane poprzez umieszczenie na nich numeru umowy o dofinansowanie PO IiŚ.

9 Dowody OT W trakcie kontroli na miejscu lub na zakończenie realizacji projektu sprawdzamy prawidłowość sporządzenia dowodów OT, w szczególności: zgodność z art. 21 ustawy o rachunkowości prawidłowość wskazania stawki amortyzacji (powinna być zgodna z założeniami poczynionymi na etapie analizy finansowej) wskazanie, które środki trwałe i w jakiej wysokości zostały sfinansowane ze środków UE (podział na środki własne i UE) zawarcie w uwagach informacji, że środek trwały został pozyskany w wyniku realizacji PO IiŚ

10 Dowody OT c.d. Dodatkowo do kontroli dowodów OT należy przekazać: zestawienie obrotów i sald na wyodrębnionym koncie księgowym środki trwałe pozyskane w wyniku realizacji projektu PO IiŚ oświadczenie, że wykazane środki trwałe zostały ujęte w księdze inwentarzowej jednostki pod numerami inwentarzowymi wskazanymi na dokumentach OT, a w uwagach odnotowano, że dany środek trwały został pozyskany w wyniku realizacji projektu PO IiŚ

11 Dodowy OT c.d. Do kontroli dowodów OT należy przedłożyć również Zestawienie nakładów, które stanowią podstawę wystawienia dokumentów OT L.p Uwagi: Nr OT Przygotowanie projektu Zarządzanie projektem: Nadzór nad robotami budowlanymi Zarządzanie projektem: Koszty funkcjonowania JRP Roboty budowalne Działania informacyjno - promocyjne /o ile zostały ujęte ew OT/ Inne koszty ze wskazaniem czego dotyczą /jeżeli wystąpiły/ Całkowita wartość wykazana na OT 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Poniesione koszty należy rozdzielić proporcjonalnie na poszczególne dokumenty OT. Wartości poszczególnych kolumn (za wyjątkiem kolumny "Inne koszty") powinny być zgodne z wartościami zawartymi w HRP. Jeżeli nie należy wyjaśnić zaistniałe rozbieżności.

12 Dziękuję za uwagę. Jolanta Gąsiorowska w. 35