DOKUMENTY FINANSOWE W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO

Transkrypt

1 DOKUMENTY FINANSOWE W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO

2 Załączniki Wniosku o Płatność

3 Beneficjent przygotowuje/wypełnia wniosek o płatność i przekazuje go w wersji papierowej i elektronicznej do I/W w ciągu 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego danego wniosku o płatność IP/IW w ciągu 15 dni roboczych dokonuje oceny wniosku IW w ciągu 20 dni roboczych, od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność, dokonuje przelewu środków.

4 Załączniki wniosku o płatność Wniosek o płatność powinien zawierać: Zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesione wydatki objęte Wnioskiem o Płatność, wg kolejności daty zapłaty Kserokopie faktur i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Kserokopie not korygujących do faktur (jeśli były) Wyjaśnienia do faktur lub/i płatności (jeśli są potrzebne) Protokoły zdawczo odbiorcze lub/i dokumenty odbioru technicznego Kserokopie wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie przelewów Oświadczenie o kwalifikowalności VAT przy każdym wniosku o płatność

5 Zbiorcze zestawienie dokumentów finansowych Zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesione wydatki objęte Wnioskiem o Płatność Nr umowy: Nazwa Beneficjenta kod poczt. poczta adres Adres Poniesione wydatki za okres: od dnia do dnia (kwoty w PLN) Lp. Nr dokumentu Data wystawienia dokumentu Data zapłaty Nazwa dokumentu Nazwa towaru lub usługi (pozycja na dokumencie) Kategoria kosztów w PWP Numer działania w PWP Kwota dokumentu brutto Kwota dokumentu netto Wydatki kwalifikowane Kwota wydatków W tym VAT Nierefundowalne wydatki kwalifikowalne Kwota wydatków niekwalifikowanych

6 Sposób opisywania dowodów księgowych Do Instytucji Wspomagającej przesyłane są kserokopie dokumentów Potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie przez osoby do tego upoważnione z pieczątką imienną i datą potwierdzenia Kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki muszą być tak opisane, aby widoczny był ich związek z projektem

7 Opis wydatku Sposób opisywania dowodów księgowych Nr i nazwa projektu Kategoria kosztów z PWP Nr i nazwa działania z PWP Pieniężne wydatki kwalifikowalne (w PLN) Nierefundowalne wydatki kwalifikowalne (w PLN) Pieniężne wydatki niekwalifikowalne (w PLN) Projekt dofinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na podstawie umowy nr. z dnia...w wysokości % kosztów kwalifikowalnych Uwagi: Oświadczam, iż powyższy opis jest zgodny z faktycznym wydatkowaniem środków z Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego Podpis

8 Sposób opisywania dowodów księgowych Ponadto, faktura powinna zawierać następujące zapisy: Podstawę prawną wyboru wykonawcy (PZP) Stwierdzenie poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej Zatwierdzenie do wypłaty Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) Podpisy osób odpowiedzialnych

9 Sposób opisywania dowodów księgowych Potwierdzenie zapłaty: Kopie wyciągu bankowego Do wniosku o płatność wymagane są, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione, kserokopie wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie przelewu. Kserokopie wyciągów bankowych winny zawierać datę dokonania płatności oraz niezbędne informacje identyfikujące płatność (numer dokumentu, dane wykonawcy oraz odbiorcy przelewu, numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwotę przelewu). Dane te powinny być tożsame z przedstawionym dokumentem Kopie raportu kasowego - w przypadku wydatków dokonywanych z kasy.

10 KOSZTY WYNAGRODZEŃ Metody rozliczeń i kalkulacji kosztów personelu

11 Metody rozliczeń Pracownicy oddelegowani w całości do projektu Lista płac Lista kosztów pochodzących od wynagrodzeń Deklaracja ZUS DRA Zakresy obowiązków Dowód zapłaty (wynagrodzenia netto, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS)

12 Metody rozliczeń Pracownicy w części oddelegowani do projektu Karty czasu pracy/zakres obowiązków z podziałem % zaangażowania pracownika w projekt Lista płac Lista kosztów pochodzących od wynagrodzeń Deklaracja ZUS-DRA Kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie Dowód zapłaty (wynagrodzenia netto, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS)

13 Metody rozliczeń Pracownicy zatrudnieni na umowę zlecenie/umowę o dzieło Umowy o dzieło/zlecenia Rachunki o dzieło/zlecenia Protokoły odbioru Deklaracja ZUS-DRA Dowód zapłaty (wynagrodzenia netto, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS)

14 Pokrycie kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia

15 faktury (dotyczące wyżywienia i zakwaterowania) wraz z listą osób uczestniczących w szkoleniu prowadzących szkolenie oraz świadczących doradztwo związane ze szkoleniem Bilety PKP/autobusowe W przypadku używania samochodu służbowego-faktury za benzynę, zestawienie przebiegu pojazdu, regulamin wewnętrzny przedstawiających sposób rozliczania się pracowników z wykorzystania samochodów służbowych Diety - druk delegacji Wyciągi bankowe/raporty kasowe

16 Koszty administracyjne

17 Wynajem pomieszczeń na potrzeby realizacji projektu Beneficjent lub wykonawca musi być bezpośrednim najemcą pomieszczeń Faktury za wynajem/czynsz wraz wyliczeniem proporcji używania pomieszczeń bezpośrednio dla realizacji projektu Faktury za opłaty ponoszone w związku z eksploatacją pomieszczeń (prąd, gaz, woda), wyliczenie proporcji wykorzystania bezpośrednio w ramach projektu Wyciągi bankowe/raporty kasowe

18 Rozmowy telefoniczne Faktury Biling z zaznaczonymi rozmowami związanymi z projektem lub oświadczenie beneficjenta, które będzie przedstawiało wyliczenie kwoty rozmów związanych z realizacją projektu Wyciągi bankowe/raporty kasowe

19 Rachunek bankowy

20 Rachunek bankowy Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia osobnego rachunku bankowego dla każdego projektu na którym będą dokonywane przepływy środków pochodzące z Mechanizmu Finansowego EOG lub/i Norweskiego Mechanizmu Finansowego Odsetki zgromadzone na rachunkach bankowych beneficjenta stanowią jego przychód

21 Rachunek bankowy Konto bankowe wykazane w umowie finansowej dotyczy dotacji otrzymanej na podstawie podpisanej umowy. Koszty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku bankowego (lub rachunków bankowych) dla obsługi finansowej projektu są kosztami kwalifikowalnymi.

22 Rachunek bankowy Nie kwalifikują się do współfinansowania: Oprocentowanie debetu z transakcji finansowych Prowizje związane z wymianą walut Straty z tytułu różnic kursowych

23 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Magdalena Kupczak tel