ROZLICZENIA KOSZTÓW. w ramach działania. Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata

Transkrypt

1 ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa

2 Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie.

3 W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat,

4 Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy, Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, Samozatrudnienie powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem.

5 Zatrudnienie Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę, Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia, Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, gdy pracownik podmiotu zostaje dodatkowo zatrudniony do realizacji operacji. Ewidencja godzin i zadań zrealizowanych w ramach wszystkich operacji

6 Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży),

7 Lista obecności uczestników szkolenia z potwierdzeniem otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie. Lp. Imię i nazwisko do 40 lat Kobieta Przedział wiekowy 40 lat i powy żej Mężczyzna do 40 lat 40 lat i powyż ej Miejsce zamieszkania (miejscowość, ulica, numer domu (i mieszkania), kod pocztowy, nazwa poczty, gmina) Numer telefonu Sektor, w jakim jest zatrudnion y uczestnik szkolenia (rolnictwo/ leśnictwo) Liczba przejechanych kilometrów/ kilometrówka/ bilet/ - * Kwota zwrotu kosztów dojazdu Podpis uczestnika szkolenia** Razem

8 Dojazd uczestników szkoleń Beneficjentowi zaleca się rozliczać koszty dojazdów uczestników szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). przedział odległość Maksymalna kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1 powyżej 1km do 5 km 8 zł 2 powyżej 5 km do 10 km 12 zł 3 powyżej 10 km do 20 km 15 zł 4 powyżej 20 km do 50 km 25 zł 5 powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km.

9 Dojazd uczestników szkoleń biletów komunikacji publicznej, wniosku o zwrot kosztów dojazdu samochodem prywatnym, faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących transport uczestników szkolenia.

10 Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą, Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta (marża w cenniku nie może stanowić kosztu kwalifikowalnego), lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych.

11 zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, powinno określać co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia. Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji.

12 Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie dokumentu powinny zawierać opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznanie pomocy, Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu, Numer odrębnego konta, albo numer pozycji w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia.

13 Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.).

14 Faktury oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające poniesione wydatki na realizację operacji, powinny być: sporządzone rzetelnie, wolne od błędów, sporządzone zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą beneficjent dokumentuje. Niedopuszczalne jest dokonywanie w nich jakichkolwiek przeróbek.

15 Wyodrębniona ewidencja księgowa Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z , str. 1) dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji.

16 Wyodrębniona ewidencja księgowa W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub nie został ujęty w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty.

17 Dowody zapłaty Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości.

18 Dowody zapłaty Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej.

19 Dowody zapłaty W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej.

20 Dowody zapłaty ZUS i US Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego, Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku.

21 Wzywamy do poprawienia i uzupełnienia wniosku w przypadkach tzw. błędów oczywistych, np.: arytmetycznych, niespójności pomiędzy informacjami podanymi w tym samym wniosku, niespójności pomiędzy informacjami podanymi do wniosku i samym wniosku. Pracownik może poprawić we wniosku błędy czysto rachunkowe lub o charakterze pisarskim.

22 Beneficjent nie może być wzywany do wyłączenia z zakresu kosztów pozycji dotyczących kosztów niekwalifikowalnych oraz poprawy kwoty pomocy.

23 Dziękuję Państwu za uwagę Sekcja Finansów FAPA