1. Rozliczenie wydatków wnioski o płatność. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 6 marca 2012 r. 1

Transkrypt

1 1. Rozliczenie wydatków wnioski o płatność Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 6 marca 2012 r. 1

2 Wniosek o płatność słuŝy dwóm celom: rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budŝetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budŝecie danego dysponenta lub do niego przeniesionych z rezerwy budŝetu państwa, przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza). Forma wniosku o płatność Wnioski o płatność są sporządzane w Lokalnym Systemie Informatycznym LESSI. Wersja elektroniczna wniosku jest przesyłana za pomocą LESSI, a wersja papierowa jest przesyłana na adres Departamentu Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej w MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 6 marca 2012 r. 2

3 Częstotliwość składania wniosku o płatność Wnioski o płatność naleŝy składać nie częściej niŝ raz na miesiąc, ale nie rzadziej niŝ raz na kwartał. Beneficjent sam decyduje częstotliwości składania wniosków. Istotne jest, by suma okresów za jakie składane są wnioski o płatność równała się półroczu. ZłoŜenie wniosku za kaŝde półrocze jest obligatoryjne nawet w sytuacji, gdy beneficjent nie poniósł w danym półroczu Ŝadnych wydatków. Terminowość składania wniosków o płatność 30 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, a w przypadku projektów na finansowanie zatrudnienia w terminie 30 dni od daty zapłacenia pochodnych, bądź rozliczenia potrąceń za dany okres lub zakończenia kwartału, za który jest składany w zaleŝności od tego, który termin jest późniejszy. Decydująca jest data wpływu wersji papierowej. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 6 marca 2012 r. 3

4 9 i 30 marca 2012 r. szkolenie dla nowych beneficjentów POPT Szczególne punkty winsoku o płatność pkt 12 Uzyskany dochód - nie dotyczy projektów z działania 1.1, dotychczas jedyne zidentyfikowane dochodów występujące podczas realizacji projektów POPT to narosłe na rachunkach bankowych odsetki od udzielonych dotacji oraz odsetki za terminową realizację przelewu, pkt 14 Postęp rzeczowo-finansowy - opis zadań zrealizowanych w okresie sprawozdawczym, przypisanie wydatków z Zestawienie do wskaźników, pkt 17 Informacja na temat problemów - informacja na temat problemów, przyczyn niepełnej realizacji wskaźników, przeprowadzonych kontroli lub ich braku, zaleceniach pokontrolnych i ich realizacji, trybów udzielenia zamówień publicznych,

5 2. Kontrola realizacji projektów POPT

6 Realizacja POPT podlega kontroli zgodnie z art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. i art. 26 ust. 1 pkt. 14 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 roku. Celem kontroli jest upewnienie się, Ŝe wydatki zostały rzeczywiście poniesione, towary i usługi dostarczone zgodnie z decyzją/porozumieniem o dofinansowanie, wnioski o płatność odpowiadają rzeczywistej realizacji projektu oraz Ŝe projekty i wydatki są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Beneficjent jest zobowiązany do udostępniania dokumentacji związanej z realizacją projektu, podmiotom uprawnionym do kontroli w trybie prowadzenia danej kontroli, w szczególności pracownikom Instytucji: Audytowej, Certyfikującej, Zarządzającej POPT , Urzędu Kontroli Skarbowej, upowaŝnionym urzędnikom Wspólnot Europejskich i ich upowaŝnionym przedstawicielom.

7 IZ POPT moŝe przeprowadzić dwa rodzaje kontroli na miejscu realizacji projektu: kontrolę planową, przeprowadzaną zgodnie z planem kontroli. Kontrola planowa moŝe być przeprowadzona w trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu, kontrolę doraźną, która moŝe być przeprowadzona w następujących sytuacjach: - w celu weryfikacji uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w ramach realizacji projektu, - celem sprawdzenia wdraŝania zaleceń pokontrolnych przez Beneficjenta, - jako kontrolę uzupełniającą w następstwie zgłoszenia zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej, - po złoŝeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność, którego prawidłowa weryfikacja jest moŝliwa po przeprowadzeniu kontroli.

8 Zakres kontroli: sprawdzenie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów, ocenę prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej projektu, ocenę kwalifikowalności wydatków zadeklarowanych w ramach wniosków o płatność, dokonywaną na podstawie analizy dokumentów źródłowych, sprawdzenie rzetelności danych zawartych we wnioskach o płatność pod kątem ich zgodności z dokumentacjąźródłową (faktury, listy płac, dowody zapłaty, opisy stanowisk pracy, rejestry czasu pracy, itp.), ocenę zgodności realizacji projektu z politykami Wspólnoty. Punktem wyjścia oceny są informacje zawarte w punkcie 4 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, sprawdzenie zgodności realizacji projektu z zasadami dotyczącymi informacji i promocji, Ocena prawidłowości i skuteczności realizacji projektu - dokonywana na podstawie poziomu realizacji wskaźnika oraz liczby i wagi ewentualnych uchybień i nieprawidłowości, przestrzegania zasad trwałości projektów, w szczególności w projektach zamkniętych

9 Dokumenty podlegające weryfikacji: dokumentacja podstawowa projektu, zasady (polityki) rachunkowości, ze szczególnym uwzględnieniem zasad dla operacji gospodarczych dotyczących funduszy unijnych oraz zakładowego planu kont, wydruki z ewidencji księgowej projektu, dokumentacja źródłowa projektu (oryginały dokumentów księgowych, na podstawie których ponoszone i rozliczane są wydatki w ramach projektu, dokumentacja dotycząca udzielonych zamówień publicznych) dodatkowo w projektach z działania 1.1 listy płac, fakultatywnie formularze ZUS RCA lub ZUS RMUA, dowody zapłaty wynagrodzeń, pochodnych oraz potrąceń, opisy stanowisk pracy, listy obecności lub karty (rejestry) czasu pracy,

10 Przebieg kontroli: beneficjent otrzymuje zawiadomienie o planowane kontroli przynajmniej na 5 dni przed jej rozpoczęciem, naleŝy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za kontakt z kontrolerami, zarówno z komórki merytorycznej realizującej projekt, jak komórki księgowej/odpowiedzialnej za naliczanie płac, w terminie 21 dni od zakończenia kontroli beneficjent otrzymuje w dwóch egzemplarzach informację pokontrolną zawierającą opis stanu faktycznego wraz z ewentualnymi zaleceniami, beneficjent w terminie 21 dni podpisuje informację pokontrolną lub zgłasza uzasadnione zastrzeŝenie, jednocześnie zwracając jeden egzemplarz informacji, w przypadku zgłoszenia zastrzeŝeń beneficjent, w terminie 21 dni od otrzymania stanowiska IZ POPT odnośnie zgłoszonych zastrzeŝeń, podpisuje informację pokontrolną lub odmawia jej podpisania, przekazując wyjaśnienia na piśmie, niedochowanie przez Beneficjenta terminów dotyczących zgłaszania zastrzeŝeń lub odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje realizacji zaleceń pokontrolnych.

11 Weryfikacja zaleceń pokontrolnych: przeprowadzana jest poprzez monitorowanie dokumentacji nadesłanej przez jednostkę kontrolowaną, w szczególności informacji zawartych we wnioskach o płatność, odbywa się podczas kolejnej kontroli w ramach tego samego projektu lub kolejnego projektu, w szczególnie uzasadnionych przypadkach przeprowadzana jest ponowna kontrola, mająca na celu ocenę stanu wdroŝenia zaleceń pokontrolnych Kontrole prowadzone przez inne podmioty: beneficjent informuje IZ POPT o przeprowadzonych kontrolach oraz realizacji zaleceń pokontrolnych poprzez zamieszczenie stosownej informacji w pkt. 17 wniosku o płatność, w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości Beneficjent informuje o tym IZ POPT niezwłocznie po otrzymaniu wyniku kontroli.

12 3. Nieprawidłowości w projektach POPT

13 Najczęstsze rodzaje nieprawidłowości w rozumieniu art.2 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 zidentyfikowane przez IZ POPT w dotychczas realizowanych projektach: w przypadku projektów realizowanych w ramach działania 1.1: - nieprawidłowe wyliczenie kwoty kwalifikowanej dodatkowego wynagrodzenia rocznego - niepoprawne poziomy kwalifikowalności niezgodne z opisami stanowisk pracy i z wnioskiem o dofinansowanie projektu, - zawyŝenie kwoty wydatków przedstawionej w wniosku o płatność w porównaniu z wydatkami ujętymi na listach płac, w przypadku projektów realizowanych w pozostałych działaniach: - przedstawianie do rozliczenia wydatków niekwalifikowalnych w ramach POPT , - uchybienia i błędy w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego prowadzące do nałoŝenia korekty finansowej, - przedstawianie do rozliczenia we wnioskach o płatność, kosztów podróŝy, delegacji, które organizator zobowiązał się pokryć.

14 Zidentyfikowanie nieprawidłowości: przed zatwierdzeniem wniosku o płatność skutkuje koniecznością złoŝenia korekty wniosku lub wniosek zostaje zatwierdzony na kwotę wydatków kwalifikowanych pomniejszonych o kwotę nieprawidłowości, po zatwierdzeniu wniosku o płatność i załączeniu do Poświadczenia i deklaracji wydatków, przekazywanej do Instytucji Certyfikującej, następuje rekwalifikacji wniosku o płatność, obu przypadkach beneficjent otrzymuje informację o stwierdzeniu nieprawidłowości i pomniejszeniu kwoty wydatków kwalifikowalnych moŝliwych do poniesienia w projekcie.

15 Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej ul. Wspólna 2/ Warszawa tel: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 6 marca 2012 r. 15