Obowiązki beneficjentów związane z rozliczaniem środków finansowych otrzymanych z funduszy UE. styczeń 2013

Transkrypt

1 Obowiązki beneficjentów związane z rozliczaniem środków finansowych otrzymanych z funduszy UE styczeń 2013

2 Grupa doradcza POLINVEST POLINVEST Sp. z o.o. usługi doradcze w zakresie zarządzania i pozyskiwania źródeł finansowania Grupa doradcza inwestycji POLINVEST na rynku od 1989 r POLINVEST-AUDIT Sp. z o.o. firma audytorsko-księgowa GRZEGORZ SAMITOWSKI kancelaria prawna W. SAMITOWSKI I WSPÓLNICY Sp. K. doradztwo finansowe

3 Plan prezentacji Podstawowe dokumenty programowe Pozostałe źródła informacji do wniosku o płatność Forma i warunki wypłaty dofinansowania oraz obsługa kasowa Podstawowe zasady sporządzania wniosku o płatność Archiwizowanie danych i ewidencja księgowa System audytu i kontroli środków finansowanych z funduszy UE

4 Plan prezentacji Formularz wniosku o płatność Generator wniosku o płatność Załączniki do wniosku o płatność Dokumenty księgowe Dowody zapłaty Zalecenia do prawidłowego przygotowania dokumentacji

5 Podstawowe dokumenty programowe: 1. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości w ramach POIiŚ z dnia r. 2. Dokument Ministerstwa Rozwoju Regionalnego NSRO Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ z dnia r. 3. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ z dnia r.

6 Podstawowe dokumenty programowe: Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ zawierają m.in.: 1. Załącznik nr 1- Wzór wniosku beneficjenta o płatność - priorytety I-XIII POIiŚ, 2. Załącznik nr 1a - Instrukcja wypełniania załącznika nr 1(w tym Inne wymagania niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu w zakresie dokumentowania ponoszonych wydatków), 3. Załącznik nr 1b - Zalecenia do sporządzania dokumentacji rozliczeniowej w kontraktach na roboty budowlane/dostawy w projektach POIiŚ, 4. Załącznik nr 5 przykładowy opis faktury priorytety I-XIII POIiŚ

7 Pozostałe źródła informacji do wniosku o płatność 1. Umowa o dofinansowanie projektu w ramach działania, priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wartość projektu i źródła finansowania 5, wysokość dofinansowania 6, forma i warunki wypłaty dofinansowania oraz obsługa kasowa 8, monitorowanie i sprawozdawczość 9, ewidencja księgowa i archiwizacja danych Harmonogram Realizacji Projektu (HRP) 3. Plan wystąpień o środki płatności 4. Faktury, umowy z wykonawcami, protokoły odbioru, wyciągi bankowe Wniosek o płatność, HRP, plan wystąpień o środki i wszelkie załączniki powinny być ze sobą spójne.

8 Forma i warunki wypłaty dofinansowania oraz obsługa kasowa Płatność zaliczkowa (opcjonalnie), pośrednia lub końcowa Łączne dofinansowanie w formie zaliczek i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% maksymalnej kwoty dofinansowania Wniosek o płatność pośrednią należy składać w terminie 14 dni kalendarzowych od upływu okresu sprawozdawczego obejmującego maksymalnie 3 miesiące Czas weryfikacji wniosku to 60 dni od dnia jego otrzymania, każde wezwanie IW do poprawy błędów powoduje, że termin ten biegnie na nowo

9 Forma i warunki wypłaty dofinansowania oraz obsługa kasowa Umowa o dofinansowanie określa termin wypłacenia pierwszej zaliczki Kolejna transza zaliczki wypłacana jest pod warunkiem zatwierdzenia wniosku o płatność na co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz Odsetki od zaliczki pomniejszają kwotę przekazywaną w ramach kolejnych płatności Beneficjent ma obowiązek rozliczenia zaliczki we wniosku o płatność Zwrot niewykorzystanej w danym roku zaliczki również uważany jest za rozliczenie zaliczki

10 Podstawowe zasady sporządzania wniosku o płatność Wniosek składany jest w jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej. Wniosek podpisuje i pieczętuje osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów należy złożyć wraz z pierwszym wnioskiem o płatność lub w przypadku zmian wraz z kolejnym wnioskiem. Wniosek powinien być parafowany na każdej stronie. Elektroniczna wersja wniosku o płatność składana jest za pomocą Generatora Wniosków o Płatność. Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przekazania wniosku o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego (pkt 12 WoP).

11 Archiwizowanie danych Zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji powinny być zgodne z wymogami określonymi w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, art. 15 i 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 oraz art. 15 Rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 Wymogi archiwizowania wynikają również z 14 pkt. 2 umowy o dofinansowanie

12 Archiwizowanie danych i ewidencja księgowa Archiwizowanie w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych związanych z realizacją projektu co najmniej 3 lata od daty zamknięcia POIiŚ (w przypadku pomocy publicznej: 10 lat od dnia jej udzielenia) Prowadzenie odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowanie w ramach istniejącego systemu odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji

13 System audytu i kontroli środków finansowanych z funduszy UE Komisja Europejska KE, Europejski Trybunał Obrachunkowy Najwyższa Izba Kontroli Regionalne Izby Obrachunkowe, Audyt wewnętrzny Instytucja Certyfikująca IC NSRO Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Instytucja Zarządzająca IZ Ministerstwo Gospodarki Instytucja Pośrednicząca IP Instytucja Koordynująca NSRO IK Audyt systemu i operacji Instytucja Audytowa IA 16 UKS Urzędy Kontroli Skarbowej Kontrole systemowe sprawdzające prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli Programu Operacyjnego (PO) IP Ministerstwo Gospodarki IP2 (IW) NFOŚ Beneficjent Weryfikacje wydatków, Kontrole sprawdzające Audyty zewnętrzne Firmy audytorskie

14 Formularz wniosku o płatność zestawienie dokumentów

15 Formularz wniosku o płatność zestawienie dokumentów Pkt 9 wykazywane są tutaj dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowane rozliczane danym wnioskiem o płatność, w podziale na rozliczające zaliczkę oraz stanowiące podstawę do refundacji W poniższych kolumnach należy podać: Kol. 5 nazwa kontraktu/umowy oraz nazwa towaru lub usługi wykazanej w dokumencie księgowym, jak najbardziej szczegółowo Kol. 6 i 7 kwota dokumentu brutto (VAT kwalifikowany i niekwalifikowany) i netto, Kol. 8 kwota wydatków kwalifikowanych związanych z projektem, rozliczanych danym wnioskiem o płatność, Kol. 9 kwota VAT uwzględniona w kol. 8, o ile jest kwalifikowany, Kol. 10 określenie kategorii i podkategorii wydatku zgodnie z Zał. Nr 1 do Zaleceń (str. 5-6).

16 Generator wniosku o płatność Rejestracja w Generatorze Wniosków o Płatność Generator zawiera wyjaśnienie dotyczące wypełniania poszczególnych punktów. W pkt. 20 WoP Użytkownik załącza wszelkie wymagane dokumenty, w szczególności faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z załącznikami zgodnie z pkt. 9 WoP. Dokumenty potwierdzamy za zgodność z oryginałem następnie skanujemy.

17 Załączniki do wniosku o płatność Do WoP należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków kwalifikowanych oraz rozliczenie otrzymanej wcześniej zaliczki (kopie powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem): zapłacona faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej, z nadanym numerem księgowym; dowód zapłaty zwierający nr kontraktu lub nr faktury; kontrakt/umowa z wykonawcą (o ile nie została dostarczona do IW wcześniej) dokument potwierdzający wykonanie usług/dostaw/robót zgodnie z zapisami umowy z wykonawcą; wyciąg bankowy potwierdzający zwrot odsetek, o których mowa w pkt.10 wniosku o płatność lub zwrot niewykorzystanej kwoty zaliczki (niezbędny odpowiedni opis w tytule przelewu); inne wymagane dokumenty w zależności od kategorii wydatków.

18 Dokumenty księgowe Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz potwierdzony przez upoważnioną osobę z danej jednostki. Należy pamiętać o wskazaniu daty zatwierdzenia dokumentu. Na odwrocie dokumentu powinien znaleźć się nr umowy o dofinansowanie i kwoty wydatku kwalifikowanego (jeśli kwota ta jest inna niż wartość netto lub brutto dokumentu), w tym kwota podatku VAT).

19 Dokumenty księgowe Faktury i dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być opisane zgodnie z wymogami przedstawionymi w Załączniku 1a Instrukcja wypełniania załącznika nr 1 i Załączniku nr 5 do Zaleceń. Elementy opisu faktury lub równoważnych dowodów księgowych mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, stanowiącej załącznik do danej faktury. Opis faktury wypełniany jest w Generatorze Wniosków o Płatność, przy każdej fakturze wymienionej w tabeli 9 wniosku o płatność. Z wyjątkiem nr umowy o dofinansowanie i kwoty wydatku kwalifikowanego (jeśli kwota ta jest inna, niż wartość netto lub brutto dokumentu), wraz z wyszczególnieniem kwoty podatku VAT, które muszą być umieszczone na odwrocie dokumentu

20 Dokumenty księgowe Opis faktury powinien zawierać: 1) Numer dokumentu, którego dotyczy, 2) Numer umowy o dofinansowanie, 3) Krótki opis zamówienia; dodatkowo, jeśli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument informacja ze wskazaniem, jaka część wydatku (rodzaj, %) została uznana za kwalifikowaną, 4) Numer zadania/kontraktu w ramach którego poniesiono wydatek (zgodnie z Harmonogramem Realizacji Projektu), 5) Numer i datę zawarcia kontraktu/umowy z wykonawcą, 6) Dane identyfikujące dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw (np. numer, data sporządzenia) - jeżeli sporządzono odrębny dokument, 7) Kwotę wydatków kwalifikowanych, z wyszczególnionym VAT, 8) Kategorię wydatku zgodnie z listą (patrz instrukcja do wypełniania pkt 9 wniosku o płatność), 9) W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs, po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w księgach rachunkowych, 10) Data i osoba sporządzająca dokument.

21 Zalecenia do prawidłowego przygotowania dokumentacji 1) Oryginalne opisy faktur powinny być dołączone do oryginałów faktur znajdujących się u beneficjenta, do IW powinny zostać dostarczone kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. 2) IW weryfikuje zgodność wykonanych robót z HRP należy zwracać uwagę na zapisy w umowach z wykonawcami i protokołach odbioru. 3) Należy numerować poszczególne dokumenty, w kolejności jak są one ujęte w zestawieniu tab. 9 wniosku. 4) Skopiowane dokumenty powinny być czytelne, widoczne wszystkie niezbędne informacje. 5) Weryfikacja WoP powinna być dokonywana zgodnie z zasadą dwóch par oczu. 6) W zestawieniu tabeli 9, zgodnie z wytycznymi umieszczone są tylko dokumenty, które dotyczą wydatków kwalifikowanych, w całości lub w części.

22 Zalecenia do prawidłowego przygotowania dokumentacji Poświadczanie dokumentów: Wystarczające jest, aby klauzula za zgodność z oryginałem była na każdej stronie kserokopii dokumentu wraz z czytelnym podpisem (imię i nazwisko) lub parafą z imienną pieczątką osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Jeżeli beneficjent posiada procedurę przygotowania wniosku o płatność, należy potwierdzać za zgodność z oryginałem zgodnie z zapisami procedury. Wszelkie ewentualne poprawki winny dokonywane być poprzez skreślenie korygowanej treści, z parafą wraz z datą dokonania skreślenia.

23 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Misja POLINVESTU - pomoc Klientom w podnoszeniu wartości Firm poprzez: Doskonalenie metod zarządzania Dostosowywanie się do zachodzących zmian Wybór i wdrażanie najkorzystniejszych decyzji