WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI PNIK-III.431.1.2016 Łódź, 20 grudnia 2016 r. Pan Zbigniew Burzyński Prezydent Miasta Kutno WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 2, art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym 3 oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 4 przeprowadzona została kontrola Prezydenta Miasta Kutno, Plac Marsz. J. Piłsudskiego 18, 99-300 Kutno, w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 5 oraz wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Okres objęty kontrolą: od 15 czerwca 2016 r. do 31 lipca 2016 r. - w zakresie badania prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków; od 1 lutego 2016 r. do 31 lipca 2016 r. - w zakresie badania terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG; dzień rozpoczęcia kontroli w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej przeprowadzono w dniach 5 i 7 września 2016 r. Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 31 sierpnia 2016 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1 j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 525, ze zm. 2 j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 1829, dalej: usdg. 3 j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 687, ze zm., dalej: ustawa o KRS. 4 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092. 5 dalej: CEIDG. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu

1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w oddziale kontroli Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 73/2016), 2) Bogumiła Cieśla-Fajks Starszy Inspektor Wojewódzki w oddziale kontroli Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 74/2016). Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej w obecnej kadencji tj. od 1 grudnia 2014 r. pełni Pan Zbigniew Paweł Burzyński - Prezydent Miasta Kutno. 6 I. Najważniejsze ustalenia kontroli. Prezydent Miasta Kutno był w tożsamym przedmiocie kontrolowany w 2015 r. Wyniki kontroli oraz zalecenia pokontrolne zostały przedstawione w wystąpieniu pokontrolnym z 26 sierpnia 2015 r. znak PNK-IV.431.23.2015 7. Na podstawie wyników niniejszej kontroli uznać należy, że nastąpiła poprawa w działalności kontrolowanej jednostki, jednak w jednym z obszarów zalecenia pokontrolne nie zostały zrealizowane. W zakresie terminowości przesyłania wniosków do CEIDG, podobnie jak w poprzedniej kontroli, nie stwierdzono nieprawidłowości, co świadczy o utrzymaniu właściwego poziomu wykonywania kontrolowanych czynności. W dalszym jednak ciągu poprawy wymaga obszar działalności związany z przyjmowaniem i przekształcaniem wniosków o wpis do CEIDG. Wprowadzone w wyniku wydanych zaleceń pokontrolnych mechanizmy mające zapobiec wystąpieniu nieprawidłowości w tym zakresie okazały się skuteczne wyłącznie w odniesieniu do postępowania z wnioskami, w których wypełnianiu uczestniczył pracownik Urzędu. Nie odnotowano natomiast żadnej poprawy w przypadku przyjmowania i przekształcania wniosków wypełnionych odręcznie przez wnioskodawców. Zauważenia wymaga w szczególności bardzo duża liczba istotnych naruszeń w zakresie poprawności wniosków (art. 27 ust. 2 pkt 1 i 5a usdg), które nie zostały usunięte na etapie wstępnej weryfikacji przyjmowanego wniosku, jak również w trybie art. 27 ust. 4 usdg. Większość odręcznie wypełnionych wniosków była niepoprawna, a mimo to została przekształcona i przesłana do CEIDG, po uprzednim bezpodstawnym uzupełnieniu danych przez pracownika, np. pozyskanych ustnie od wnioskodawcy. W sposób nierzetelny przekształcano również wnioski na formę elektroniczną. 6 Dalej: Prezydent. 7 http://www.lodzkie.eu/data/inspectionsfiles/wystapienie_pokontrolne_129.pdf

Uzupełniono regulacje wewnętrzne oraz zakresy czynności pracowników o zapisy dotyczące realizacji czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Mając na uwadze szczegółowo opisane w dalszej części dokumentu ustalenia, w świetle kryteriów legalności i rzetelności kontrolowaną działalność ocenić należy: 1) pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG; 2) pozytywnie w zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG; 3) pozytywnie w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem KRS. II. Ustalenia organizacyjne. Z Zarządzenia nr 54/2013 Prezydenta Miasta Kutno z dnia 28 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kutno (ze zmianami) wynika, że do zadań Wydziału Spraw Społecznych i Ewidencji Działalności Gospodarczej należy w szczególności prowadzenie spraw z zakresu CEIDG oraz czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Wydziałem kieruje Naczelnik Pan Michał Kacprzak 8, nad którym nadzór sprawuje II Zastępca Prezydenta Pan Zbigniew Wdowiak. Do dokonywania czynności w zakresie CEIDG zostało upoważnionych dwóch pracowników Wydziału, których dane zostały, w myśl art. 26 ust. 4a usdg, przekazane do Ministerstwa Gospodarki, czym wypełniono obowiązek wynikający z ww. przepisu. Tożsami pracownicy zostali również wyznaczeni do realizacji obowiązków związanych z KRS. Jak wyjaśnił Naczelnik, pracownicy uczestniczyli w szkoleniu w zakresie CEIDG w 2011 i 2012 r. Na II półrocze 2016 r. zaplanowany został udział pracowników w szkoleniu dotyczącym dokonanych i planowanych zmian w przepisach usdg. Podsumowując powyższe ustalenia stwierdza się, że Prezydent zapewnia organizacyjne przygotowanie do realizacji kontrolowanych czynności. III. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG. W toku kontroli w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków zbadano 27 spośród 266 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 10,15% złożonych w okresie objętym kontrolą. Wśród zbadanych 11 wniosków zostało wypełnionych odręcznie przez wnioskodawców, a 16 komputerowo wypełnił pracownik kontrolowanego organu w obecności wnioskodawcy. Jak wynika z ustaleń, sprawdzano tożsamość wnioskodawcy oraz pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ, a wnioskodawca kwitował fakt 8 Dalej: Naczelnik.

otrzymania ww. potwierdzenia. Wyjątek stanowią 3 sprawy, w których brakowało pokwitowania. Jak wynika z wyjaśnień Naczelnika, przedsiębiorcy otrzymali potwierdzenie, jednak nie skwitowali tego faktu albo zabrali egzemplarz z pokwitowaniem. 9 Powyższe wyjaśnienia zostały uznane za zasadne. Ponadto z treści 3 potwierdzeń nie wynika, jakiego rodzaju wniosku dotyczą. Odnotować należy, że w potwierdzeniu przyjęcia wniosku zamieszczano również istotne dla przedsiębiorcy pouczenia. Wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Zgodnie z art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być złożony w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w art. 26 ust. 1 usdg. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG 10 Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1, 11 w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii weryfikacji przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków uwzględniono stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI- 4349-1/325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Obowiązek zamieszczania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być dochowany w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. Mając powyższe na względzie ustalono, że w odniesieniu do wszystkich wniosków komputerowo wypełnionych przez pracownika kontrolowanego organu 12 w obecności wnioskodawcy podjęte przez organ działania były prawidłowe. Wnioski zawierały dane wymagane Instrukcją, a tym samym były poprawne. Prawidłowość informacji zawartych we wnioskach została potwierdzona przez wnioskodawców poprzez ich podpisane. Jak wyjaśnił Naczelnik, po kontroli z 2015 r. wypracowane zostały zasady realizowania czynności ustalono, że na ile to możliwe wnioski będą przekształcane w obecności wnioskodawcy. Należy zauważyć, że zastosowany przez Naczelnika mechanizm okazał się skuteczny. W tym zakresie działalność kontrolowanej jednostki ocenia się pozytywnie. Natomiast w wyniku zbadania wniosków wypełnionych odręcznie przez wnioskodawców ustalono, że działania organu były prawidłowe tylko w odniesieniu 9 10 www.firma.gov.pl 11 Instrukcja przeznaczona jest do wypełniania wniosku o wpis do CEIDG w formie papierowej, który składa się w dowolnym urzędzie gminy; dalej: Instrukcja. 12 13 wniosków przyjętych przez Panią M.N. - Inspektora oraz 3 wnioski przyjęte przez Pana R.O. - Inspektora.

do 1 (spośród 11 13 ) wniosku, co stanowi zaledwie 9,09% odręcznych. W pozostałych stwierdzono opisane niżej naruszenia, które występowały także łącznie w tych samych wnioskach. W 6 wnioskach 14 (54,54% odręcznych) brakowało od 1 do 4 wymaganych danych. 15 W powyższych przypadkach wnioski były niepoprawne, jednak pomimo tego przekształcono je na formę elektroniczną i przesłano do CEIDG. W tym miejscu wskazać należy, że ocena kompletności wniosku o wpis do CEIDG dokonywana jest przez organ w kontekście regulacji art. 27 ust. 1 i 2 usdg. Oznacza to, że w przypadku braku któregokolwiek z elementów wymienionych w art. 25 ust. 1 usdg oraz Instrukcji, z zastrzeżeniem okoliczności wynikających z wcześniej powołanego stanowiska Ministra Gospodarki, organ powinien niezwłocznie wezwać wnioskodawcę na podstawie art. 27 ust. 4 usdg do uzupełnienia wniosku, wskazując uchybienia, w terminie 7 dni roboczych i pouczyć o skutkach uchylenia się od ich uzupełnienia. 16 System CEIDG wymusza wypełnienie wszystkich pozycji, które są obligatoryjne, co w konsekwencji oznacza, iż urzędnik przesyłając przekształcony na formę dokumentu elektronicznego formularz musiał wypełnić również te pozycje, które pominął przedsiębiorca w złożonym wniosku. Sytuacja, w której organ gminy przekształca i przesyła wnioski do CEIDG, pomimo iż są one niepoprawne rodzi wątpliwości, czy przesłane do CEIDG dane są zgodne ze stanem rzeczywistym. W 8 przypadkach 17 (72,72% wniosków odręcznych) w sposób nierzetelny przekształcano wniosek na formę elektroniczną. Z dokumentacji wynika, że organ przyjmujący wniosek działał niezgodnie z żądaniem wnioskodawcy, tj. niewłaściwe przeniesiono niektóre dane z papierowego do elektronicznego wniosku (5 przypadków) oraz wpisano w przekształconym wniosku dane, których nie było w złożonym wniosku (6 przypadków). 18 Z wyjaśnień złożonych przez Naczelnika nie wynika, z jakich przyczyn wystąpiły powyższe naruszenia. W 4 przypadkach 19 (36,36% wniosków odręcznych) wnioskodawca nie żądał zmiany, tymczasem w przekształconym wniosku zaznaczono znakiem x kwadraty odnoszące się do określonych rubryk, co skutkowało bezpodstawnym dokonaniem zmian we wpisie. 20 13 5 wniosków przyjętych przez Panią M.N. - Inspektora oraz 6 wniosków przyjętych przez Pana R.O. - Inspektora. 14 2 wnioski przyjęte przez Panią M.N. - Inspektora oraz 4 wnioski przyjęte przez Pana R.O. - Inspektora. 15 16 Porównaj wyrok WSA w Łodzi z dnia 13 marca 2013 r. (II SA/Łd 1261/12). 17 5 wniosków przyjętych przez Panią M.N. - Inspektora oraz 3 wnioski przyjęte przez Pana R.O. - Inspektora. 18 19 3 wnioski przyjęte przez Panią M.N. - Inspektora oraz 1 wniosek przyjęty przez Pana R.O. - Inspektora. 20

Z wyjaśnień Naczelnika wynika, że przedsiębiorcy zgłaszali ustnie żądanie dokonania zmian. To oznacza, że pracownicy przyjmujący wnioski nie zobowiązali przedsiębiorców do odpowiedniego skorygowania wniosków złożonych w Urzędzie i w konsekwencji przekształcali wnioski w sposób nieuprawniony. Powyższe działanie również rodzi wątpliwości, czy przesłane do CEIDG dane są zgodne ze stanem rzeczywistym Powyżej opisane naruszenia zakwalifikowano jako nieprawidłowości. W 4 przypadkach 21 przedsiębiorcy złożyli wniosek na nieaktualnej wersji druku CEIDG-1, tj. 1.06 zamiast 1.8.1. 22 Naczelnik wyjaśnił, że przedsiębiorcy zgłosili się do urzędu z wypełnionym wnioskiem, który został przyjęty i prawidłowo przekazany do CEIDG. Zgodnie z art. 26 ust. 1 zd. 1 i ust. 2 usdg wniosek może zostać sporządzony na formularzu zgodnym z formularzem udostępnianym na stronie internetowej CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki oraz za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej, a następnie złożony w gminie. Stwierdzić jednak należy, że organ gminy nie ma możliwości wyegzekwowania od przedsiębiorcy tego obowiązku, ponieważ w świetle art. 27 ust. 2 usdg wniosek złożony na nieaktualnym formularzu, lecz zawierający wszystkie wymagane dane, jest poprawny. W toku kontroli stwierdzono 2 przypadki niezastosowania druku CEIDG-POPR, który winien zostać wypełniony przez przedsiębiorcę w razie potrzeby dokonania korekty składanego wniosku. 23 Wprawdzie zgodnie z przepisami usdg nie ma również podstaw, by uznać za niepoprawny wniosek, w którym przedsiębiorca dokonał skreśleń i poprawek, to jednak należy w miarę możliwości sygnalizować przedsiębiorcom ten obowiązek wynikający z Instrukcji wypełniania wniosków CEIDG-1. Biorąc pod uwagę ustalenia dotyczące postępowania z wnioskami wypełnionymi odręcznie przez wnioskodawców, działalność podmiotu kontrolowanego w tym zakresie ocenia się negatywnie. Jednocześnie stwierdza się, że zalecenia pokontrolne z 2015 r. odnoszące się do prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków nie zostały wykonane. Podsumowując zauważyć należy, że mechanizm kontrolny zainicjowany przez Naczelnika po kontroli z 2015 r., polegający na dążeniu do wypełniania komputerowo jak największej liczby wniosków przez pracownika Urzędu w obecności wnioskodawcy, zminimalizował ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w odniesieniu do procedowania ww. wniosków. Należy wskazać, że w okresie objętym spośród 266 wniosków 95,86% 21 1 wniosek przyjęty przez Panią M.N. - Inspektora oraz 3 wnioski przyjęte przez Pana R.O. - Inspektora. 22 23

zostało wypełnionych komputerowo. Natomiast w zakresie przyjmowania i przekształcania wniosków wypełnionych odręcznie przez wnioskodawców działania takie jak: spotkania z pracownikami, przypominanie o konieczności realizowania czynności zgodnie z procedurami, reagowanie na sygnały dotyczące ewentualnych wątpliwości wnioskodawców co do właściwej realizacji wpisów oraz standardowe czynności przełożonego polegające na bieżącej weryfikacji nie przyniosły spodziewanego skutku. W trakcie badania terminowości, kontrolerzy zwrócili uwagę także na nieprawidłowość polegającą na korygowaniu błędów w dokonanych wpisach poprzez bezpodstawne przesyłanie do CEIDG wniosku o zmianę wpisu, tj. bez wniosku papierowego podpisanego przez przedsiębiorcę. Powyższa nieprawidłowość nie wpłynęła na ocenę kontrolowanej działalności, bowiem stwierdzona została w próbie badanej pod względem terminowości. Jednak ze względu na istotny charakter nie mogła zostać pominięta. IV. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie terminowości przesyłania wniosków o wpis do CEIDG. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg przekształcony na formę elektroniczną wniosek organ gminy powinien przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania. Pracownicy Wydziału w okresie objętym kontrolą przyjęli łącznie 1053 wnioski. Tymczasem z raportu CEIDG: R024 RZ Liczba złożonych wniosków przez pracowników gminy wynika, że złożonych i prawidłowo przetworzonych wniosków w systemie CEIDG było 1073. Na podstawie wyjaśnień oraz wydruków z CEIDG ustalono, że przyczyną rozbieżności ww. danych jest wprowadzanie w okresie objętym kontrolą wpisów zaległych, dwukrotne wprowadzanie tego samego wniosku, co wynikało z błędu urzędnika albo niezależnego od organu odrzucania wniosków lub nieprzekazywania danych przez system do innych instytucji. Jak wynika z raportu CEIDG liczba wniosków przypadających na jednego pracownika wynosiła: 550 24 oraz 523 25. W zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG zbadano 240 wniosków, co stanowi 22,79% wszystkich wniosków złożonych w Urzędzie w okresie objętym kontrolą. W toku kontroli stwierdzono, że 240 (100%) zakwalifikowanych do badania wniosków przesłano do CEIDG w terminie określonym w wyżej powołanym przepisie. 24 Pani M.N.- Inspektor. 25 Pan R.O. - Inspektor.

Jak wskazał Naczelnik prowadzenie spraw w w/w zakresie podlega bieżącemu nadzorowi (...) poprzez system Elektronicznego Zarządzania Informacją i Dokumentami (...), który umożliwia weryfikacje terminowości prowadzenia spraw każdego pracownika. (...) [Ponadto] poprzez zapewnienie obsługi [w okresie urlopowym] w formie zastępstwa nie zdarza się niedotrzymanie terminu załatwiania sprawy. efekty. Opisane wyżej działania nadzorcze stosowane przez Naczelnika przyniosły zamierzone V. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS gminy, jako zadanie zlecone, wykonują czynności związane z prowadzeniem Rejestru, polegające na zapewnieniu zainteresowanym: 1) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); 2) urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych; 3) dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Wzory formularzy zostały określone w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania. 26 Wysokość opłat związana z rejestracją spółki jawnej została uregulowana w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, 27 a właściwość miejscowa sądów wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ustalenia siedzib i obszarów właściwości sądów apelacyjnych, sądów okręgowych i sądów rejonowych 28 oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przekazania niektórym sądom okręgowym i sądom rejonowym rozpoznawania spraw gospodarczych z obszarów właściwości innych sądów okręgowych i sądów rejonowych. 29 Jak ustalono w toku kontroli, jednostka realizowała przedmiotowe zadania poprzez: 1) zapewnienie interesantom wglądu do wyłożonych w siedzibie Wydziału, w pokoju, w którym przyjmowani są interesanci: Polskiej Klasyfikacji Działalności, wykazu opłat obowiązujących w postępowaniu rejestrowym i sposobie ich uiszczania oraz informacji dotyczącej właściwości miejscowej sądów rejestrowych; 26 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz.724, dalej: rozporządzenie MS. 27 j.t. Dz. U. z 2016 r. poz. 623. 28 Dz. U. z 2014 r. poz.1407, ze zm. 29 Dz. U. z 2014 r. poz. 1397, ze zm.

2) udostępnienie za pośrednictwem wyznaczonych pracowników formularzy wniosków, wymienionych w 3 ust. 2 rozporządzenia MS. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny Wojewoda Łódzki wnosi o wdrożenie wydajnego i skutecznego systemu kontroli funkcjonalnej nad wykonywaniem zadań objętych zakresem kontroli, zapewniającego przyjmowanie i przesyłanie wniosków o wpis do CEIDG zgodnie z przepisami i Instrukcją. Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Ewa Wardęga Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli