WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 20 kwietnia 2016 r. Pan Andrzej Jankowski Burmistrz Strykowa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 2, art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym 3 oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 4 przeprowadzona została kontrola Burmistrza Strykowa, ul. T. Kościuszki 27, Stryków, w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 5 oraz wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Okres objęty kontrolą: od 15 grudnia 2015 r. do 31 stycznia 2016 r. - w zakresie badania prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków; od 1 sierpnia 2015 r. do 31 stycznia 2016 r. - w zakresie badania terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG; dzień rozpoczęcia kontroli w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej przeprowadzono w dniu 14 marca 2016 r. 1 Dz. U. z 2015 r., poz. 525 j.t. 2 Dz. U. z 2015 r., poz. 584 j.t., dalej usdg. 3 j.t. Dz. U. z 2015 r., poz , dalej ustawa o KRS. 4 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz dalej CEIDG. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) , fax: (+48) Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka

2 Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 1 marca 2016 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję Kierownika Zespołu Kontrolerów (upoważnienie Nr 23/2016), 2) Anna Czajeczna Specjalista w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 24/2016). Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej od 16 listopada 2014 r. pełni Pan Andrzej Jankowski Burmistrz Strykowa. 6 I. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG oceniam pozytywnie. Burmistrz zapewnia organizacyjne przygotowanie do realizacji czynności związanych z przyjmowaniem wniosków o wpis do CEIDG. Zgodnie z zapisami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta-Gminy Stryków 7 prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej zostało przypisane do zakresu działania Wydziału Spraw Obywatelskich i Społecznych 8 Urzędu Miasta-Gminy Stryków. 9 Wydziałem kieruje Pan Radosław Zaborowski Naczelnik, który podlega bezpośrednio Pani Annie Sasin Sekretarzowi Gminy Stryków. W okresie objętym kontrolą bezpośrednią obsługą wnioskodawców zajmowało się 2 pracowników, w tym Naczelnik oraz osoba zatrudniona na zastępstwo czasowo nieobecnego pracownika, który w Urzędzie od wielu lat zajmuje się kontrolowaną tematyką (pracownik ten kilkukrotnie przechodził merytoryczne szkolenia). Jak wyjaśnił Naczelnik osoba zastępująca odbyła wewnętrzne szkolenie w zakresie wykonywania przydzielonych obowiązków. Wyniki kontroli zaprezentowane poniżej potwierdzają, że pracownicy są dobrze przygotowani do realizacji swoich zadań. Z przedstawionej przez kontrolowanych dokumentacji wynika, że pracownicy posiadali imienne upoważnienia do realizowania czynności w imieniu organu gminy, wymienione w art. 26 ust. 3 i 4 usdg. Imiona i nazwiska pracowników upoważnionych do dokonywania 6 Dalej również: Burmistrz. 7 Zarządzenie Nr 19/2013 Burmistrza Miasta-Gminy Stryków z dnia 26 marca 2013 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta-Gminy Stryków, ze zm., dalej: Regulamin. 8 Dalej również: Wydział. 9 Dalej również: Urząd.

3 czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 usdg zostały przesłane do CEIDG, czym zrealizowano obowiązek określony w ust. 4a tego artykułu. W Wydziale dokumentacja jest prowadzona w sposób bardzo staranny i uporządkowany, co w znacznym stopniu przyczyniło się do prawidłowej realizacji zadań przez jednostkę, a także ułatwiło przeprowadzenie czynności kontrolnych. W toku kontroli w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków zbadano 40 spośród 84 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 47,7% wniosków do CEIDG złożonych w okresie objętym kontrolą. Zgodnie z art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być złożony w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w art. 26 ust. 1 usdg. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG ( Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1, 10 w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii weryfikacji przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków pod uwagę wzięto stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI /325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Obowiązek zamieszczania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być dochowany w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. Mając powyższe na względzie, w toku kontroli ustalono, że w odniesieniu do wszystkich zbadanych wniosków (100%) podjęte przez organ działania były prawidłowe. Wnioski zawierały dane wymagane Instrukcją i zostały podpisane, a tym samym były poprawne. W sposób właściwy i rzetelnie przekształcono je na formę elektroniczną i przesłano do systemu CEIDG. Jak wynika z ustaleń sprawdzano tożsamość wnioskodawcy, dokumentując tą czynność przystawieniem pieczęci o treści Potwierdzam tożsamość wnioskodawcy. Podpisano w mojej obecności oraz podpisem przyjmującego. Pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ, a wnioskodawca kwitował fakt otrzymania ww. potwierdzenia. Opisanymi powyżej działaniami wypełniono obowiązki wynikające z art. 26 ust. 3 usdg. Dodatkowo zauważyć 10 Instrukcja przeznaczona jest do wypełniania wniosku o wpis do CEIDG w formie papierowej, który składa się w dowolnym urzędzie gminy; dalej zwana Instrukcją.

4 należy, że w potwierdzeniu przyjęcia wniosku zamieszczano również istotne dla przedsiębiorcy pouczenia. Wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Jak wyjaśnił Naczelnik, informacja o braku opłat jest w sposób bardzo czytelny zamieszczana na Potwierdzeniu przyjęcia wniosku, który otrzymuje każdy wnioskodawca. Naczelnik wyjaśnił również, że w Wydziale w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań wnioski dotyczące wpisów do CEIDG co do zasady są przyjmowane i przetwarzane w obecności wnioskodawcy ( ) Pojedyncze wyjątki od niepisanej reguły, że wniosek jest przyjmowany i przetwarzany w obecności wnioskodawcy wynikają z niedoskonałości systemów CEIDG lub e-puap. W przypadkach braku możliwości zalogowania się do systemu lub awarii systemu wnioskodawcy proszeni są o wypełnienie wniosku odręcznie, w formie papierowej. Ponadto jak wskazał Naczelnik wnioskodawcy mają zapewniony dostęp do księgi kodów pkd, informacji ZUS dla płatników składek, ulotek Punkt kontaktowy biznes.gov.pl. (...) na stronie internetowej gminy Stryków utworzono zakładkę biznes, gdzie przedsiębiorcy znajdą wiele przydatnych linków z informacjami dotyczącymi prowadzenia działalności gospodarczej. Powyższe należy uznać jako dobrą praktykę. Dokonane ustalenia potwierdzają, że mechanizmy opisane przez Naczelnika są skuteczne i przyczyniają się do wykonywania zadań rzetelnie i prawidłowo. II. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie terminowości przesyłania wniosków o wpis do CEIDG oceniam pozytywnie. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg przekształcony na formę elektroniczną wniosek organ gminy powinien przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania. Pracownicy Wydziału w okresie objętym kontrolą, ustalonym dla badania terminowości, przyjęli łącznie 259 wniosków. Liczba wniosków przypadających na jednego pracownika wynosiła: oraz W zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG zbadano 240 wniosków, co stanowi 92,66% wszystkich wniosków złożonych w okresie objętym kontrolą. W toku kontroli stwierdzono, iż 239 (99,58%) zakwalifikowanych do badania wniosków przesłano do CEIDG w terminie określonym w wyżej powołanym przepisie. Natomiast w 1 przypadku (0,42%) wniosek przesłano w 2 dniu roboczym licząc od dnia następującego po dniu jego złożenia. Jak wynika 11 Osoba zatrudniona na zastępstwo. 12 Naczelnik.

5 z komunikatu opublikowanego w systemie CEIDG, przekroczenie ustawowego terminu wystąpiło z przyczyn niezależnych od organu (utrudnienia w funkcjonowaniu systemu CEIDG). II. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego oceniam pozytywnie. Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS gminy, jako zadanie zlecone, wykonują czynności związane z prowadzeniem Rejestru, polegające na zapewnieniu zainteresowanym: 1) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); 2) urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych; 3) dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Wzory formularzy zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania. 13 Wysokość opłat związana z rejestracją spółki jawnej została uregulowana w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, 14 a właściwość miejscowa sądów wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2014 r. w sprawie ustalenia siedzib i obszarów właściwości sądów apelacyjnych, sądów okręgowych i sądów rejonowych oraz zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie utworzenia wydziałów w sądach rejonowych. 15 Jak ustalono w toku kontroli, jednostka realizowała zadania, wynikające z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS poprzez zapewnienie wglądu interesantom do Polskiej Klasyfikacji Działalności, a także wyłożenie w siedzibie Wydziału, w pokoju, w którym przyjmowani są interesanci: 1) wydruków formularzy wniosków, wymienionych w 3 ust. 2 rozporządzenia MS, 2) wykazu opłat obowiązujących w postępowaniu rejestrowym, 3) informacji o rachunku bankowym właściwego wydziału KRS, 4) informacji dotyczącej właściwości miejscowej sądu rejestrowego. Na marginesie należy zauważyć, że obowiązki wynikające z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS nie zostały przypisane w Regulaminie organizacyjnym do zakresu działania komórki 13 Dz.U , ze zm., dalej rozporządzenie MS 14 Dz.U j.t. 15 Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości z 2012 r., poz. 95 ze zm.

6 organizacyjnej, która w rzeczywistości je wykonuje, tj. Wydziału Spraw Obywatelskich i Społecznych. Natomiast w zakresach czynności przypisano pracownikom wypełnianie zadań, wynikających z funkcjonowania KRS. Naczelnik wyjaśnił: przyczyną przeoczenia tych spraw w Regulaminie było prawdopodobnie to, że obowiązek ten jest określony jedynie na papierze. Pomimo, że przed pokojem działalności gospodarczej jest umieszczona informacja o dostępności informacji nt KRS ( ), a w pokoju są dostępne druki i niezbędne dane, dotychczas nikt z nich nie korzystał i o nie nie pytał. Jednocześnie Naczelnik poinformował, że w najbliższym czasie obowiązki te zostaną formalnie objęte Regulaminem. Na podstawie art. 48 ustawy o kontroli od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Ewa Wardęga Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli