PNK-IV Łódź, 13 lutego 2013 r. SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV Łódź, 13 lutego 2013 r. Pani Maja Porczyńska tłumacz przysięgły nr TP/102/11 SPRAWOZDANIE Z KONTROLI Na podstawie art. 20 ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. z 2004 r., Nr 273, poz ze zm.), w dniu 25 stycznia 2013 r. w siedzibie Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (ul. Piotrkowska 104, Łódź) pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli rozpoczęli czynności kontrolne w odniesieniu do tłumacza przysięgłego języka niderlandzkiego, Pani Mai Porczyńskiej (nr TP/102/11 adres do korespondencji wskazany na liście tłumaczy przysięgłych: ul. Podhalańska 14 m. 3, Łódź ). Czynności kontrolne zostały zakończone w dniu 1 lutego 2013 r. Zakres kontroli obejmował prawidłowość i rzetelność prowadzenia repertorium oraz pobierania wynagrodzenia określonego w przepisach, o których mowa w art. 16 ust. 2 lub ust. 3 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego w okresie od 1 lipca 2011 r. do dnia kontroli. Kontrolę przeprowadzili: 1) Krzysztof Strychalski starszy inspektor wojewódzki, upoważnienie nr 5/2013 z dnia 24 stycznia 2013; 2) Piotr Pietrzak starszy inspektor, upoważnienie nr 6/2013 z dnia 24 stycznia 2013; 3) Paweł Remisz zastępca kierownika, upoważnienie nr 7/2013 z dnia 24 stycznia Do kontroli przedstawione zostały wydruki repertoriów prowadzonych w wersji elektronicznej, które za okres objęty kontrolą zawierały 810 pozycji 1. Wpisy numerowane są odrębnie w każdym roku. Kontroli poddano wybrane losowo grupy pozycji. Łącznie skontrolowano 184 pozycje za rok 2012, tj , , ponad 22% populacji. Ustaleń dokonano 1 Łącznie z brakującym wpisem 670/2012.

2 w oparciu o wyniki badań repertorium, ujęte w potwierdzonych przez Panią za zgodność: formularzu ustaleń i zestawieniu wysokości pobranego wynagrodzenia, a także treść odebranych wyjaśnień. Mając na uwadze dokonane ustalenia, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższą ocenę uzasadnia fakt, iż prowadzone repertorium zawiera, poza wymienionymi poniżej naruszeniami, wymagane prawem dane. Ponadto, z wyjątkiem jednego przypadku, poprawnie określona została wysokość wynagrodzenia za czynności dokonane na żądanie sądu, prokuratora, Policji lub organów administracji publicznej. Zastrzeżenia organu kontroli dotyczą w szczególności niewystarczającego oznaczenia w repertorium niektórych tłumaczonych dokumentów, sposobu opisu tłumaczenia ustnego oraz braku wskazania wysokości pobranego wynagrodzenia od innych podmiotów niż określone w art. 15 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy repertorium zawiera: 1) datę przyjęcia zlecenia oraz zwrotu dokumentu wraz z tłumaczeniem; 2) oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia; 3) opis tłumaczonego dokumentu, wskazujący nazwę, datę i oznaczenie dokumentu, język, w którym go sporządzono, osobę lub instytucję, która sporządziła dokument, oraz uwagi o jego rodzaju, formie i stanie; 4) wskazanie rodzaju wykonanej czynności, języka tłumaczenia, liczby stron tłumaczenia oraz sporządzonych egzemplarzy; 5) opis tłumaczenia ustnego wskazujący datę, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia; 6) wysokość pobranego wynagrodzenia; 7) informację o odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 15, zawierającą datę odmowy, określenie organu żądającego tłumaczenia oraz przyczynę odmowy. 1. Wszystkie skontrolowane pozycje zawierały datę przyjęcia tłumaczenia oraz jego zwrotu. Nie została jednak zachowana ciągłość wpisów, jak ustalono brakuje pozycji 670. W trakcie kontroli nie mogła Pani określić przyczyny, dla której brak jest w repertorium powyższej pozycji. Jak Pani wyjaśniła w pierwszej kolejności nadawany jest numer pozycji w repertorium, a następnie zamieszczane są dane. Wpisy nie są dokonywane według daty przyjęcia zlecenia lub zwrotu dokumentu, lecz według daty faktycznego przetłumaczenia wszystkich dokumentów będących przedmiotem zlecenia. W pozycji 130 figuruje nieprawidłowa, pomyłkowo wpisana data przyjęcia tłumaczenia (akta kontroli str ). 2. Zleceniodawca albo zamawiający wykonanie oznaczonego tłumaczenia wskazany został w repertorium poprzez podanie imienia, nazwiska (ewentualnie nazwy przedsiębiorstwa, urzędu itp.) oraz adresu. 2

3 3. Nazwa tłumaczonego dokumentu zamieszczona jest w każdej pozycji, w większości użyto określenia wyciąg z dokumentacji sądowej. Z uwagi na poufny charakter dokumentów, świadomie nie został dokonany szczegółowy ich opis. Daty tłumaczonego dokumentu nie zawierały 3 pozycje, natomiast oznaczenia brakowało w 171 pozycjach. W pozostałych skontrolowanych wpisach data i oznaczenie wskazywane były prawidłowo lub umieszczana była adnotacja brak oznaczenia, bez oznaczenia lub nie podano (adnotacje takie zostały umieszczone w 8 przypadkach i dotyczyły braku zarówno numeru jak i daty tłumaczonego dokumentu). Jako przyczyny powyższych pominięć wskazała Pani: brak jasności (jednoznaczności) w zakresie oznaczenia dokumentu (dokument posiadał wiele numerów), ostrożność (potrzeba ochrony danych osobowych), fakt, iż dokument nie zawierał lub mógł nie zawierać numeru albo daty, przyjęcie daty jako wystarczającego oznaczenia dokumentu. W tym miejscu organ kontroli zwraca uwagę, iż przepisy prawa nie dopuszczają pominięcia któregokolwiek z wymienionych elementów. Jeżeli tłumaczony dokument nie zawiera tych danych, winna Pani wskazywać powyższe w repertorium w sposób niebudzący wątpliwości. Naruszenia w tym zakresie należy traktować jako nieprawidłowość (akta kontroli str ). Język, w którym dokument sporządzono został odnotowany w każdej skontrolowanej pozycji jako polski lub niderlandzki. Osoba lub instytucja, która sporządziła dokument widnieje w każdej pozycji z wyjątkiem 136 ( brak oznaczeń ), 149 ( wydruk elektroniczny ) oraz 150 ( nie dotyczy tłumaczenie ustne). Podobnie jak w zakresie oznaczenia i daty tłumaczonego dokumentu wskazane jest umieszczanie informacji o braku w treści dokumentu osoby lub instytucji, która go sporządziła w sposób niebudzący wątpliwości (akta kontroli str ). W zakresie uwag o rodzaju, formie i stanie dokumentu nie stwierdzono naruszeń wszystkie pozycje, z wyjątkiem tłumaczeń ustnych, zawierały dane dotyczące wskazania, czy tłumaczony dokument został przedstawiony w oryginale lub skanie. 4. W skontrolowanej próbie znalazły się następujące czynności tłumacza: tłumaczenia ustne, sporządzenie i poświadczenie tłumaczeń, oznaczane w repertorium jako tłumaczenie pisemne, sprawdzenie i poświadczenie tłumaczeń, oznaczane w repertorium jako poświadczenie zgodności dostarczonego tłumaczenia lub poświadczenie zgodności tłumaczenia. Organ kontroli zauważa, iż ostatnie określenie nie jest dostatecznie precyzyjne dla czynności sprawdzenia tłumaczenia. Wszystkie czynności wykonane zostały w zakresie posiadanych uprawnień. Prawidłowo zostały oznaczone: język tłumaczenia, liczba stron tłumaczenia oraz sporządzonych egzemplarzy. 5. W skontrolowanej próbie znalazły się 3 wpisy dotyczące tłumaczenia ustnego. Stwierdzono, że prowadzone przez Panią repertorium nie zawiera osobnej rubryki opisu tłumaczenia ustnego wskazującej datę, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia. Skutkiem powyższego wymagane 3

4 dane wpisywała Pani w niewłaściwe rubryki, co stanowi uchybienie w zakresie spełnienia wymogu jasności i jednoznaczności dokonywanych przez Panią zapisów (akta kontroli str ). 6. Wysokość pobranego wynagrodzenia odnotowuje Pani wyłącznie w zakresie tłumaczeń przysięgłych wykonanych na żądanie sądu, prokuratora, Policji oraz organów administracji publicznej. Tylko w jednym przypadku wskazane zostało wynagrodzenie pobrane od podmiotu niepublicznego, niemniej jak sama Pani wyjaśniła stanowi to pomyłkę, a kwota ta nie odzwierciedla rzeczywiście pobranego wynagrodzenia (akta kontroli str. 21, 23). W tym miejscu podnieść należy, iż nieodnotowywanie wysokości pobranego wynagrodzenia stanowi naruszenie prawa (nieprawidłowość). Nie może być usprawiedliwieniem dla powyższego podnoszona przez Panią okoliczność stosowania różnych stawek i zbiorcze rozliczenia z klientami. W skontrolowanej próbie znalazły się 52 wpisy dotyczące tłumaczeń przysięgłych wykonanych na żądanie sądu, prokuratora, Policji oraz organów administracji publicznej. Błędna kwota pobranego wynagrodzenia została wpisana w 1 pozycji (159), przy czym, jak Pani wyjaśniła, na fakturze widnieje kwota prawidłowa (akta kontroli str. 20, 23). Dane w repertorium w zakresie wynagrodzenia określone są z dokładnością do czwartego miejsca po przecinku. Z treści umieszczonego w repertorium odesłania wynika, iż przyczyną powyższego jest fakt, że faktury wystawiane są łącznie za liczbę przetłumaczonych stron (różnych dokumentów dotyczących jednego zlecenia). Zaokrąglanie wynagrodzenia brutto (z VAT) do pełnych groszy w każdej pozycji repertorium spowodowałoby niezgodność wykazanej kwoty z kwotą umieszczoną na fakturze, czym naruszona zostałaby zasada rzetelnego (odzwierciedlającego stan rzeczywisty) prowadzenia repertorium. 7. Prowadzone repertorium nie zawiera osobnej rubryki dotyczącej informacji o odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 15, zawierającej datę odmowy, określenie organu żądającego tłumaczenia oraz przyczynę odmowy. Zgodnie z Pani wyjaśnieniem w okresie objętym kontrolą nie nastąpiła sytuacja takiej odmowy. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1. Odnotowywanie wszystkich wymaganych w art. 17 ust. 2 ustawy danych, w szczególności w zakresie opisu tłumaczonego dokumentu oraz wysokości pobranego wynagrodzenia. 2. Dokonywanie w repertorium zapisów w sposób niebudzący wątpliwości, co do ich treści, a w szczególności dostosowanie nazw kolumn repertorium do wymagań art. 17 ust. 2 ustawy i jednoznaczne odnotowywanie sytuacji braku na dokumencie wymaganych do umieszczenia w repertorium danych. 3. Zamieszczanie we wpisach danych zgodnych ze stanem faktycznym. Pouczenie: Stosownie do treści 53 ust. 4 Regulaminu kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi ma Pani prawo przedstawić stanowisko do sprawozdania z kontroli 4

5 w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Jednocześnie uprzejmie proszę o złożenie informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5