WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2

Transkrypt

1 Warszawa, 18 maja 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-I Pan Roman Kujawa Wójt Gminy Iłów Urząd Gminy Iłów ul. Płocka Iłów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej 1, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2 oraz art pkt 5 kpa 3 kontrolerzy Hanna Makówka starszy inspektor oraz Mariola Wajszczak inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadziły w dniach od 4 do 12 lipca 2017 r. kontrolę doraźną w Urzędzie Gminy Iłów, z siedzibą przy ul. Płockiej 2. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących prowadzenia rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, a także przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2015 r. do 30 czerwca 2017 r. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z 22 marca 2018 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2234). 3 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz z późn. zm.).

2 I. Prowadzenie rejestru działalność regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości W okresie objętym kontrolą w rejestrze działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości wprowadzono 2 zmiany danych 4 oraz wykreślono 4 wpisy 5 na wniosek przedsiębiorcy. Nie wpłynęły wnioski o wpis do rejestru, nie dokonano wykreśleń wpisów z urzędu, jak również nie wydawano decyzji o odmowie dokonania wpisu do rejestru lub o zakazie prowadzenia działalności. Kontroli poddano wszystkie ww. czynności. W przypadku wykreśleń wpisów, organ wydał 2 decyzje w sprawie wykreślenia wpisu 6 oraz w 2 sprawach skierował do przedsiębiorców pisma informujące o wykreśleniu z rejestru 7. Rejestr działalności regulowanej prowadzony był elektronicznie w sposób określony w art. 9b ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku 8. Dla każdego przedsiębiorcy wpisanego do rejestru prowadzono akta rejestrowe, zgodnie z wymogiem art. 66 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej 9. Wykaz podmiotów, które dokonały zmiany danych we wpisie do rejestru oraz zostały wykreślone z rejestru, przekazano do marszałka województwa w terminie określonym w art. 9c ust. 10 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowość polegającą na nieprzekazaniu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej CEIDG) informacji o wykreśleniu 10 wpisów przedsiębiorców z rejestru działalności regulowanej. Zgodnie z art. 37 ust. 2 pkt 3 i ust. 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, informacje o wykreśleniu z rejestru działalności regulowanej są przekazywane do CEIDG przez odpowiednie organy prowadzące rejestry działalności regulowanej niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po uzyskaniu informacji o prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy, której dotyczą. 4 Zmiana dotyczy wpisów dokonanych pod numerami rejestrowymi: GGR , GGR Dotyczy wpisów wykreślonych pod numerami rejestrowymi: GGR , PFP , PFP , PFP Dotyczy wykreślenia wpisów o numerach rejestrowych: GGR , GGR Dotyczy wykreślenia wpisów o numerach rejestrowych: GGR , PFP Ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289, z późn. zm.). 9 Ustawa z 2 lipca 2014 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2017 r., poz. 2168, z późn. zm.). 10 Dotyczy wykreślenia wszystkich badanych wpisów. Decyzje o wykreśleniu wpisów pod numerami rejestrowymi: GGR , PFP zostały wydane 23 marca 2015 r. i 16 czerwca 2015 r., zaś pisma informujące o wykreśleniu przedsiębiorców wpisanych pod numerami rejestrowymi PFP , PFP zostały sporządzone w dniu wykreślenia wpisu, tj.: 16 czerwca 2016 r. i 27 grudnia 2016 r., natomiast informacje do CEIDG o wykreśleniu przedsiębiorców z rejestru zostały przekazane 30 czerwca 2017 r., tj. w trakcie trwania czynności kontrolnych. 2

3 Ponadto stwierdzono, że: wykreślenia dwóch wpisów z rejestru działalności regulowanej na podstawie wniosków przedsiębiorców dokonano w formie decyzji administracyjnych 11. Należy zauważyć, że art. 73 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, stanowiący, że cyt.: Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej wykreśla wpis przedsiębiorcy w rejestrze na jego wniosek nie wskazuje formy, w jakiej należy dokonać przedmiotowej czynności, jednakże załatwienie sprawy przez wydanie decyzji, odnosi się tylko do sytuacji, gdy z mocy przepisów prawa materialnego lub innych załatwienie sprawy powinno nastąpić w tej formie prawnej 12. W związku z powyższym można uznać, że potwierdzenie dokonania wnioskowanej czynności przez organ administracji publicznej powinno nastąpić w formie zwykłego pisma, w aktach sprawy dotyczącej wykreślenia wpisu z rejestru 13 brakowało dowodu wniesienia opłaty skarbowej za udzielone przez wnioskodawcę pełnomocnictwo. Wskazać należy, że zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o opłacie skarbowej 14 obowiązek zapłaty opłaty skarbowej od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz od jego odpisu, wypisu lub kopii powstaje z chwilą złożenia dokumentu w organie administracji publicznej, w rejestrze przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości nie zamieszczono informacji dotyczącej rodzaju odbieranych odpadów komunalnych, wskazano jedynie ich kody 15. Zgodnie z art. 9b ust. 4 pkt 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach W rejestrze zamieszcza się: (...) określenie rodzaju odbieranych odpadów komunalnych. Rodzaje odpadów winny zawierać nazwy określone w rozporządzeniu w sprawie katalogu odpadów 16. W trakcie trwania czynności kontrolnych rejestr działalności regulowanej uzupełniono. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadania polegającego na prowadzeniu rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonej nieprawidłowości. 11 Dotyczy wykreślenia wpisów o numerach rejestrowych: GGR , GGR Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 grudnia 1985 r., sygn. akt III S.A. 988/ Dotyczy wykreślenia wpisu dokonanego pod numerem rejestrowym PFP Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U z 2016 r. poz z późn. zm.). 15 Dotyczy: dwóch wpisów w których wprowadzono 2 zmiany danych, tj. wpisów o numerach rejestrowych: GGR , GGR oraz czterech wpisów wykreślonych o numerach rejestrowych: GGR , PFP , PFP , PFP Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 9 grudnia 2014 r. w sprawie katalogu kodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1923). 3

4 Wyniki kontroli wskazują, że w jednostce przestrzegano właściwości miejscowej i rzeczowej organu, weryfikowano kompletność wniosków o zmianę wpisu do rejestru oraz terminowo dokonywano zmian danych objętych wpisami. Jednocześnie wykreśleń wpisów z rejestru dokonywano po zaistnieniu przesłanek uzasadniających takie działanie. Mając natomiast na uwadze fakt nieprzekazania do CEIDG informacji o wykreśleniu wpisów przedsiębiorców z rejestru oraz inne powyżej wskazane uchybienia uzasadnione jest sformułowanie oceny pozytywnej pomimo stwierdzonej nieprawidłowości. II. Przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków W jednostce kontrolowanej prowadzono rejestr skarg i wniosków oraz rejestr skarg i wniosków wpływających ustnie, w których rejestrowano wszystkie skargi i wnioski kierowane do Wójta Gminy Iłów. Przedmiotowe rejestry prowadzono w wersji papierowej, zawierały one dane pozwalające na określenie daty wpływu skargi oraz sposobu i terminów ich załatwienia zgodnie z art. 254 kpa. Dokumentacja przechowywana była w segregatorze o symbolu klasyfikacyjnym zgodnym z rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej 17. W okresie objętym kontrolą w rejestrze skarg i wniosków kierowanych do Wójta Gminy zaewidencjonowano 3 skargi 18 oraz 1 wniosek 19. Nie wystąpiły przypadki indywidualnych przyjęć obywateli w sprawach skarg lub wniosków. Badaniu poddano wszystkie ww. sprawy. W jednostce kontrolowanej zadanie przyjmowania skarg i wniosków oraz koordynacji ich rozpatrywania powierzono Sekretarzowi Gminy stosownie do wymogu określonego w 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 20. W siedzibie Urzędu Gminy znajdowała się informacja wizualna dotycząca przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta Gminy Iłów, z której wynikało, że przyjęcia interesantów odbywają się co najmniej raz w tygodniu po godzinach pracy, tj. zgodnie z dyspozycją zawartą w art i 4 kpa oraz 3 ust. 2 powyższego rozporządzenia. W celu zbadania prawidłowości kwalifikacji pism wpływających do urzędu analizie poddano 330 spośród 9923 wpisów odnotowanych w okresie kontrolowanym w dzienniku 17 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 ze sprost.). 18 Skargi zaewidencjonowano w rejestrze skarg i wniosków z 2016 pod. poz.1 i 2 oraz z 2017 r. pod poz Pismo zaewidencjonowano w rejestrze skarg i wniosków z 2015 r. pod poz. 1 z 2017 r., nie noszące znamion wniosku wskazanych w art. 241 kpa. 20 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania 4 skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

5 korespondencyjnym Urzędu Gminy Iłów. Żaden z przeanalizowanych wpisów nie określał przedmiotu pisma jako sprawy z zakresu skarg i wniosków. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Nierozpatrzenie skargi zewidencjonowanej w rejestrze skarg i wniosków z 2017 r. pod poz. 1 złożonej na działania pracownika Urzędu Gminy Iłów przez przełożonego służbowego. Ustalenia kontroli wykazały, że Wójt Gminy Iłów przy piśmie z 16 stycznia 2017 r. przekazał skarżącemu wyjaśnienie pracownika, którego skarga dotyczyła. Działaniem takim naruszono wymagania określone w art kpa, zgodnie z którym cyt.: Skargę na pracownika można przekazać do załatwienia również jego przełożonemu służbowemu. Z treści powyższego przepisu wynika obowiązek załatwienia skargi przez przełożonego służbowego, nie zaś przesłania wyjaśnień pracownika, którego skarga dotyczyła. 2. Zaewidencjonowanie w rejestrze skarg i wniosków z 2015 r. pisma nie noszącego znamion wniosku w rozumieniu art. 241 kpa. 21 Zgodnie z art. 222 kpa cyt.: O tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna, zaś stosownie do art. 241 kpa cyt.: Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności 22. Ponadto wystąpiły rozbieżności pomiędzy danymi przedstawionymi w przesłanym do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie sprawozdaniu dotyczącym przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków w 2015 r., a wynikającymi ustaleń kontroli. W załączniku nr 1 do sprawozdania za 2015 r. wykazano wpływ jednej skargi, natomiast z rejestru skarg i wniosków wynika, że do Wójta Gminy Iłów wpłynął jeden wniosek, nie zaś skarga. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadania polegającego na przyjmowaniu oraz załatwianiu skarg i wniosków przez Wójta Gminy Iłów ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 21 Pismo dotyczyło unieważnienia wyborów sołtysa. 22 Wójt Gminy w pisemnym wyjaśnieniem z 11 lipca 2017 r. wskazał cyt. Pierwotnie pismo zostało zaewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków i jako wniosek zakwalifikowano. Jednak po konsultacji z Radcą Prawnym uznano, iż nie posiada cech wniosku w rozumieniu art. 241 kpa. W związku z czym Sekretarz Gminy udzielił odpowiedzi na pismo, pismem zwykłym, nie wskazując sposobu rozpatrzenia wniosku. Przeoczono usunięcie wniosku z rejestru skarg i wniosków oraz anulowanie go ze spisu spraw i przepięcie z segregatora skarg i wniosków do pism wpływających do Wójta Gminy. 5

6 Wyniki kontroli wskazują, że w jednostce przestrzegano właściwości organu, spełniony został obowiązek: powierzenia zadania przyjmowania i koordynowania rozpatrywania skarg i wniosków wyznaczonej osobie, zamieszczenia w siedzibie organu informacji wizualnej dotyczącej przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, które odbywały się przynajmniej raz w tygodniu po godzinach pracy, a także rejestrowania skarg i wniosków w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu i terminów ich załatwiania. Mając natomiast na uwadze nierozpatrzenie skargi przez przełożonego służbowego oraz nieprawidłową kwalifikację treści pisma zaewidencjonowanego w rejestrze jako wniosek uzasadnione jest sformułowanie oceny pozytywnej pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe ustalenia, zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Przekazywania do CEIDG informacji o wykreśleniach wpisów z rejestru działalności regulowanej, zgodnie z wymogiem określonym w art. 44 ust. 3 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy Rozpatrywania skarg na pracownika przez przełożonego służbowego, zgodnie z wymogiem określonym w art kpa. 3. Ewidencjonowania w rejestrze skarg i wniosków pism posiadających cechy wniosku, zgodnie z art. 241 kpa. Ponadto, zwracam uwagę na konieczność: wydawania potwierdzeń wykreślenia wpisów z rejestru działalności regulowanej, na wniosek przedsiębiorcy w formie zwykłego pisma, dołączania do akt sprawy dowodu wniesienia opłaty za udzielone przez wnioskodawcę pełnomocnictwo zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o opłacie skarbowej, weryfikacji poprawności danych ujmowanych w sprawozdaniach dotyczących przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków przed ich przekazaniem Wojewodzie Mazowieckiemu, by uniknąć przypadków, gdy informacje wykazane w sprawozdaniach nie odpowiadają stanowi faktycznemu. 23 Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. poz. 647). Do 30 kwietnia 2018 r. przekazywanie do CEIDG informacji o wpisach i wykreśleniach wynikało z art. 37 ust. 2 pkt 3 i ust. 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. 6

7 Jednocześnie informuję, że w związku z usunięciem nieprawidłowości dotyczących zamieszczania w rejestrze działalności regulowanej rodzaju odbieranych odpadów komunalnych, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 9b ust. 4 pkt 4 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w związku z rozporządzeniem w sprawie katalogu odpadów odstąpiono od formułowania zaleceń i wniosków pokontrolnych w przedmiotowym zakresie. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Wójta do przekazania, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Bogusław Krupa Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 7