WOJEWODA ŁÓDZKI. Pan Andrzej Werle Wójt Gminy Nieborów. Pan Tadeusz Kozioł Przewodniczący Rady Gminy w Nieborowie

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI PNK.IV.0932/21/10 Łódź, 30 listopada 2010 roku Pan Andrzej Werle Wójt Gminy Nieborów Pan Tadeusz Kozioł Przewodniczący Rady Gminy w Nieborowie W Y S T Ą P I E N I E P O K O N T R O L N E Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz. U. z 2000 roku Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa), w dniu 7 października 2010 roku, pracownicy Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę problemową w Urzędzie Gminy Nieborów. Przedmiotem ww. kontroli, której ustalenia opisano w protokole podpisanym bez zastrzeżeń w dniu 26 października 2010 roku, była organizacja przyjmowania i terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy gminy w 2009 i 2010 roku do dnia kontroli. Mimo stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości i uchybień, działalność podmiotu kontrolowanego w ww. przedmiocie należy ocenić pozytywnie. Organy Gminy Nieborów są organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Do podstawowych zadań wieloosobowego stanowiska ds. organizacyjnych należy m.in. prowadzenie rejestru skarg i wniosków, organizowanie przyjęć interesantów przez Wójta w sprawie skarg i wniosków, wykonywanie zadań wynikających z prowadzenia sekretariatu, obsługa tablicy urzędowej i informacyjnej. Pani Elżbieta Łazarska inspektor w ww. komórce organizacyjnej, zgodnie z zakresem czynności, prowadzi ewidencję skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazuje je poszczególnym

2 komórkom organizacyjnym oraz innym jednostkom według właściwości, dokonuje kontroli terminowego załatwiania skarg i wniosków oraz dokonuje zbiorczego sprawozdania w tym zakresie. Sekretarz Gminy Pan Adam Janiak, stosownie do zakresu czynności, sprawuje bieżącą kontrolę prawidłowości i terminowości załatwiania skarg i wniosków, o wynikach której informuje Wójta Gminy. W kontrolowanej jednostce prowadzony jest, stosownie do 28 ust. 5 regulaminu organizacyjnego, główny rejestr skarg i wniosków, w którym, w okresie objętym kontrolą, zarejestrowano wpływ jednej skargi. Zapis regulaminu organizacyjnego w tym zakresie budzi wątpliwości interpretacyjne w zestawieniu z instrukcją w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków od interesantów stanowiącą załącznik do zarządzenia w sprawie trybu i zasad organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków ludności. Zgodnie z Instrukcją, rejestracja skarg i wniosków następuje w rejestrze skarg i wniosków, w każdym roku kalendarzowym, według dat wpływów. Rejestracji podlegają tylko skargi i wnioski odnoszące się do funkcjonowania komórek organizacyjnych i pracowników Urzędu Gminy oraz jednostek podległych Wójtowi. Skargi te rozpatruje Wójt, Sekretarz Gminy lub bezpośredni przełożeni. Skargi na Wójta rejestrowane są w odrębnym rejestrze prowadzonym przez inspektora ds. obsługi Rady Gminy i rozpatrywane są przez Radę Gminy. Natomiast jak wskazał Sekretarz Gminy okazany rejestr dotyczy skarg i wniosków składanych zarówno do Wójta jak i do Rady Gminy. Pojawiają się w związku z powyższym wątpliwości, czy główny rejestr skarg i wniosków jest tym samym rejestrem, co wskazany w instrukcji rejestr prowadzony w wieloosobowym stanowisku ds. organizacyjnych. Zastrzeżenia budzą również inne zapisy Instrukcji, biorąc pod uwagę poglądy orzecznictwa i doktryny, w tym m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr , zgodnie z którym Skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału, jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, IV SA/Wa 946/07, LEX nr , zgodnie z którym Wszelkie przekazania zgodnie z właściwością w toku postępowania skargowego odbywają się w trybie art. 231 k.p.a. i nie wymagają formy postanowienia. Ponadto odróżnić należy dwa rodzaje czynności - rozpatrzenie i załatwienie skargi. Rozpatrzenie stanowi zespół czynności przygotowawczych, które zmierzają do ustalenia treści i przedmiotu skargi oraz przygotowania materiału niezbędnego do załatwienia skargi (por. J. Lang, Struktura prawna skargi w prawie 2

3 administracyjnym, Wrocław 1972, s ). Rozstrzygnięcie skargi jest równoznaczne z zawiadomieniem o wynikach jej załatwienia, względnie z usunięciem stwierdzonych uchybień. W pkt III.4. Instrukcji podano, że jeżeli skarga lub wniosek nie została wniesiona do organu właściwego, a z treści skargi lub wniosku nie można ustalić adresata, lub kiedy z treści wynika, że adresatem są organy wymiaru sprawiedliwości, należy skargę lub wniosek odesłać wnoszącemu w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem. Natomiast stosownie do art. 231 Kpa jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. Powyższe oznacza, że to na organie ciąży obowiązek ustalenia adresata skargi i w tym celu jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania 8 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 roku, Nr 5, poz. 46). Organ jest obowiązany stosować się także do ogólnych zasad postępowania tj. m.in. art. 7 i 9 Kpa. W kwestii właściwości sądu należy mieć na uwadze art i 4 Kpa, zgodnie z którym jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, a organu właściwego nie można ustalić na podstawie danych podania, albo gdy z podania wynika, że właściwym w sprawie jest sąd powszechny, organ, do którego podanie wniesiono, zwraca je wnoszącemu. Zwrot podania następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Organ nie może jednak zwrócić podania z tej przyczyny, że właściwym w sprawie jest sąd powszechny, jeżeli w tej sprawie sąd uznał się już za niewłaściwy. Stosownie do pkt III.9. Instrukcji Zgodnie z art kpa organ właściwy do załatwienia skargi lub wniosku powinien sprawę załatwić bez zbędnej zwłoki, nie później, niż w ciągu jednego miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Natomiast art Kpa stanowi, że organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w 1 stosuje się przepisy art Kpa. Zgodnie z art Kpa w sprawie terminu załatwiania wniosków stosuje się przepis art Kpa. Zwrócić należy także uwagę na pkt III.7. Instrukcji, w którym dopuszczono 3

4 rozpatrywanie anonimów, gdy uzasadnia to interes społeczny, czego nie przewiduje przepis 8 ust. 1 Rozporządzenia. Anonimy mogą być podstawą wszczętego z urzędu postępowania kontrolnego, nie są jednakże podstawą do przeprowadzenia postępowania skargowego. Ponadto w pkt II.1. Instrukcji nie uwzględniono możliwości wnoszenia skarg i wniosków za pośrednictwem telefaksu ( 5 Rozporządzenia), natomiast w pkt IV.3. Instrukcji nie wskazano, iż zawiadomienie o negatywnym załatwieniu sprawy powinno zawierać także pouczenie o treści art. 239 Kpa. Urząd Gminy Nieborów pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-15:00. Na tablicy ogłoszeń na pierwszym piętrze Urzędu znajduje się informacja, iż Wójt Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdą środę w godzinach 8:00-16:00. Na drugim piętrze wywieszono informację, iż Przewodniczący Rady Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdą środę w godzinach 12:00-14:00. W Urzędzie Gminy Nieborów nie wywieszono jednak informacji, o której mowa w 3 Rozporządzenia. Powyższa informacja powinna wskazywać komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. Zgodnie z uzyskanymi informacjami przyczyną powyższego było niedopatrzenie inspektora wieloosobowego stanowiska ds. organizacyjnych. Jedyna sprawa zarejestrowana w głównym rejestrze skarg i wniosków pod pozycją 1/2010 dotyczyła wpisania w odpisie aktu urodzenia niewłaściwej nazwy miejscowości. Zadania i kompetencje w zakresie należącym do kierownika urzędu stanu cywilnego są zadaniami zleconymi z zakresu administracji rządowej. Właściwym do rozpatrzenia sprawy, zarówno w trybie nadzoru, jak i w trybie skargowym, był więc Wojewoda Łódzki. Pismo zarejestrowane jako skarga w rejestrze skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Nieborów zostało załączone do wystąpienia Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi skierowanego do Wójta Gminy Nieborów o udzielenie wyjaśnień w trybie nadzoru nad działalnością urzędów stanu cywilnego. Inspektor wieloosobowego stanowiska ds. organizacyjnych, rejestrując pismo w rejestrze skarg i wniosków naruszył tym samym pkt III.2. Instrukcji, który stanowi, iż skargi lub wnioski adresowane do właściwego organu, a przesłane w odpisie do Urzędu Gminy nie są rejestrowane w rejestrze skarg i wniosków. Odpowiedzialność, za powyższe nieprawidłowości i uchybienia, w zakresie nadzoru ponosi Sekretarz Gminy. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: dostosowanie zapisów Instrukcji w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków od interesantów do przepisów prawa powszechnie 4

5 obowiązującego oraz aktów normatywnych o charakterze wewnętrznym, a także zapoznanie pracowników z ich właściwą interpretacją, wywieszenie brakującej informacji wskazującej pracowników upoważnionych do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania, informuje Wojewodę Łódzkiego o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5