Łódź, 2 września 2011 r. PNK-IV WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki Łódź, 2 września 2011 r. PNK-IV Pan Piotr Busiakiewicz Starosta Łódzki Wschodni Pan Klemens Derach Przewodniczący Rady Powiatu Łódzkiego Wschodniego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ), od 13 do 15 lipca 2011 r. w Starostwie Powiatowym w Łodzi, dalej zwanym Starostwem, przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków przez organy Powiatu w okresie od 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Starostę 10 sierpnia 2011 r., w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wobec stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości działalność podmiotu kontrolowanego w przedmiocie kontroli należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Starostwo jest organizacyjnie przygotowane do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Spełnione zostały wymogi art i 4 Kpa. Kierownik jednostki lub wyznaczony przez niego zastępca nie przyjmują jednak interesantów w sprawach skarg 1

2 i wniosków w sposób zgodny z art Kpa. Jak wynika z wyjaśnień, przyczyną ww. nieprawidłowości było przekonanie kierownika jednostki kontrolowanej, że przyjęcia obywateli w sprawach skarg i wniosków wyznaczono w czasie wolnym od pracy mieszkańców Powiatu, a więc godziny przyjęć interesantów są dostosowane do potrzeb ludności. Wyjaśnień tych nie można uznać za zasadne, za czym przemawia skarga z 2 marca 2010 r. Badaniem objęto 14 spraw, co stanowi 50% skarg i wniosków zarejestrowanych w kontrolowanym okresie. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowość polegającą na rozpatrzeniu 4 skarg przez Starostę, podczas gdy z przepisów powszechnie obowiązujących wynikała właściwość innego organu. Działanie Starosty naruszyło przepisy art i 231 Kpa. Skargi zarejestrowane pod poz. 5 i 17 z 2010 r. (w zakresie złej organizacji pracy Wydziału Komunikacji i Spraw Obywatelskich) oraz skarga 3 z 2010 r., a także 6 z 2011 r. winny zostać rozpatrzone na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa przez Radę Powiatu Łódzkiego Wschodniego (dalej zwaną Radą ), ponieważ w swoich treściach zawierały zarzuty na działalność Starosty. Z wyjaśnień wynika, że przyczyną wyżej wskazanych nieprawidłowości było ustalenie, iż w świetle art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym Starosta jest organem właściwym do rozpatrzenia skarg, ze względu na fakt, iż na mocy powołanego przepisu jest kierownikiem starostwa powiatowego oraz zwierzchnikiem służbowym pracowników starostwa. Należy podkreślić, że z przepisu art Kpa wprost wynika, że skargę na pracownika można przekazać do załatwienia jego przełożonemu służbowemu. Jednocześnie przełożony służbowy ma obowiązek zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi, o sposobie jej załatwienia. Jak z powyższego wynika o przekazaniu skargi, na podstawie art Kpa, decyduje organ właściwy do rozpatrzenia skargi, a więc w kwestionowanych sprawach Rada. W tym miejscu należy stwierdzić, że w pełni uzasadnione jest przytoczenie w odniesieniu do powyższych spraw skargowych wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr , w którym sąd wskazuje, iż Skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału, jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta. Nie ma znaczenia fakt, czy pracownik wydaje decyzje administracyjne z upoważnienia organu, czy też wykonuje inne czynności związane z realizacją zadań tego organu. W 6 ze zbadanych spraw dokonano błędnej kwalifikacji pisma, czego przyczyną było niezastosowanie zasady pierwszeństwa postępowania administracyjnego przed skargowym, wyrażonej w art Kpa, co stanowi nieprawidłowość. Dotyczy to sprawy 5 i 17 z 2010 r., w których skargi spełniają przesłanki art. 233 Kpa, wobec czego stanowią wnioski wszczynające 2

3 postępowanie administracyjne. Z akt sprawy wynika, że skarżący żądali wydania dowodu rejestracyjnego pojazdu. Zgodnie z powołanym przepisem skarga w sprawie indywidualnej, która nie była i nie jest przedmiotem postępowania administracyjnego, powoduje wszczęcie postępowania, jeżeli została złożona przez stronę. Skargi zarejestrowane pod poz. 9, 11 z 2010 r. oraz 2 z 2011 r. winny być zakwalifikowane, na podstawie art. 37 w związku z art. 234 pkt 1 Kpa, jako zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie. Wyjaśnienia odnoszące się do powyżej opisanych spraw nie mogły zostać uznane za zasadne. W jednej sprawie (1 z 2010 r.) stwierdzono nieprawidłowość, polegającą na niezawiadomieniu radnego, który wniósł skargę, o sposobie jej załatwienia, lub o stanie rozpatrzenia skargi, w terminie czternastu dni od dnia jej wniesienia. Przyczyną naruszenia art Kpa było uznanie, iż zawiadomienie skarżącego w ramach innej sprawy (2 z 2010 r.) stanowi wypełnienie obowiązku nałożonego ww. przepisem. Należy podkreślić, że pozostałe badane sprawy zostały załatwione z zachowaniem terminów określonych w przepisach prawa. Kontrolujący stwierdzili, że w 6 przypadkach (5, 9, 13, 15, 17 z 2010 r. oraz 6 z 2011) w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi nie zawarto pouczenia o treści art. 239 Kpa. Powyższe narusza art Kpa i stanowi nieprawidłowość. Powołany przepis Kodeksu postępowania administracyjnego wprost wskazuje, iż zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać m.in. pouczenie o treści art Przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisu, polegająca na przyjęciu przez Starostę, że pouczenie należy zamieszczać tylko w sprawach, w których skarżącym odmówiono załatwienia (rozpatrzenia) skargi. Na uwagę zasługuje w tym miejscu następujący komentarz do art. 238 Kodeksu postępowania administracyjnego: Przez załatwienie skargi należy rozumieć "zarówno zwrot, odrzucenie, oddalenie, jak i wszystkie formy kwalifikacji. Zwrot, odrzucenie oraz oddalenie będzie załatwieniem negatywnym, natomiast wszelkie postacie kwalifikacji załatwieniem pozytywnym" ( ) Oddalenie skargi wiąże się z jej bezzasadnością. Skarga może być uznana za bezzasadną, jeśli podany w niej stan faktyczny sprawy nie odpowiada rzeczywistości albo jeśli skarżący błędnie ocenił stan faktyczny w świetle obowiązujących przepisów prawa (Matan Andrzej, LEX 2010). Ponadto 8 sprawom (1, 3, 5, 7, 9, 11, 17 z 2010 r. oraz 2 z 2011 r.) nadano symbole klasyfikacyjne niezgodne z określonymi w ówcześnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (j.t.dz. U. z 1998 r. Nr 160, poz ze zm.). Należy jednak podkreślić, że jak wskazano w wyjaśnieniach, od roku 2011 niezgodność stosowanych w Starostwie symboli klasyfikacyjnych określonych w instrukcji kancelaryjnej została skorygowana i nieprawidłowości te wyeliminowano. 3

4 Przyczyną powyższej nieprawidłowości był niewystarczający nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej w zakresie nadawania sprawom skargowo-wnioskowym właściwego znaku. Kontrolujący stwierdzili również, że odpowiedzi na skargi w sprawie 7, 9, 17 z 2010 r. i 2 z 2011 r. nie zawierały pieczęci osób je przygotowujących. Stosownie do 26 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa dokumenty przedstawione do podpisu członkom kierownictwa Starostwa powinny być uprzednio parafowane przez właściwego Naczelnika. Powyższe stanowi uchybienie. Rejestr skarg i wniosków kontrolowanego podmiotu zawierał prawidłowe wpisy. Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości są: 1) Starosta Łódzki Wschodni w związku z obowiązkiem nadzorowania podległych pracowników; 2) Sekretarz Miasta w związku z obowiązkiem sprawowania nadzoru nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg i wniosków, w tym terminowym ich załatwianiem, nadzorowania zadań leżących w kompetencji Wydziału Organizacyjnego i pełnieniem funkcji Kierownika Biura Rady; 3) Naczelnik Wydziału Organizacyjnego w związku z obowiązkiem kierowania pracą Wydziału zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz nadzorowania organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, a także terminowości ich załatwiania; 4) naczelnicy i pracownicy wydziałów merytorycznych w zakresie swojej właściwości przy rozpatrywaniu spraw skargowo-wnioskowych. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) dostosowanie do potrzeb ludności przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków przez kierownika jednostki lub wyznaczonego przez niego zastępcę; 2) wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności regulujących kwestię kwalifikacji pism i ustalania organu właściwego do rozpatrzenia skargi lub wniosku; 3) bezwzględne stosowanie przepisów art Kpa wskazujących na prymat postępowania jurysdykcyjnego nad postępowaniem skargowym; 4) wzmożenie nadzoru nad formalną poprawnością pism kierowanych w sprawach skarg i wniosków; 5) przestrzeganie zapisów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa. 4

5 Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5