Program Kasa CuBe 2014 Czyli kasa dla każdego Lista najważniejszych cech programu : Wygodny, niezależny program który można zastosować w każdej firmie lub urzędzie Prosta, intuicyjna, pełna obsługa kasy Przejrzysty, czytelny układ menu i okien aplikacji Szybka i wygodna rejestracja operacji kasowych Wartości na dokumentach mogą być obliczane przez sumowanie ilości nominałów Aktywne zabezpieczenie chroniące przed przekroczeniem stanu kasy Czytelne wydruki dokumentów i raportów kasowych, każdy wydruk można przed wydrukowaniem obejrzeć na ekranie komputera W każdej chwili jest dostępna informacja o stanie gotówki w kasie Długie opisy operacji kasowych (przy opisie operacji kasowych) Łatwe wyszukiwanie zapisanych operacji kasowych wg różnych kryteriów Kartoteka kontrahentów-pracowników oraz kartoteka najczęściej stosowanych tytułów operacji kasowych pozwalają na skrócenie czasu zapisu operacji kasowych i mniejszą podatność na błędy przy wprowadzaniu danych Dowolna ilość obsługiwanych kas (do obsługi więcej niż jednej kasy, wymagany jest zakup odpowiedniej licencji) Dostęp do danych programu jest chroniony nazwą i hasłem użytkownika Możliwość precyzyjnego określenia uprawnień użytkownika do funkcji programu i dostępu do poszczególnych kas Możliwość współdzielenia danych i pracy w sieci lokalnej na kilku komputerach Niewielkie wymagania sprzętowe i systemowe Windows XP SP2, Vista, Windows 7, Windows 8 Łatwa instalacja i konfiguracja Wygodna archiwizacja i odtwarzanie danych z archiwum Do budowy programu została wykorzystana sprawdzona, nowoczesna, technologia Microsoft gwarantująca najlepszą współpracę programu z systemem operacyjnym. CuBe 2014 Ten dokument jest objęty ochroną własności intelektualnej i przeznaczony jest wyłącznie dla użytkowników Programu Kasa dla Windows. Jakiekolwiek inne wykorzystanie tego opracowania lub jego fragmentów wymaga pisemnej zgody autora. - 1 -
Spis treści Skrócony opis programu...4 Instalacja...5 Uruchomienie programu...5 Jak się zalogować?...5 Przed rozpoczęciem pracy z programem...5 Aktywacja zakupionej licencji...6 Budowa ewidencji - definicje...7 Kasa...7 Tworzenie nowej kasy...7 Wybór kasy domyślnej...7 Zmiana bieżącej kasy...7 Raport kasowy...7 Rejestr raportów kasowych...8 Tworzenie nowego raportu kasowego...8 Zmiana stanu początkowego raportu kasowego...8 Zamykanie raportu kasowego...9 Otwieranie ostatniego zamkniętego raportu kasowego...9 Wydruk raportu kasowego...9 Eksport danych raportu kasowego do pliku CSV...9 Dokumenty kasowe/operacje...10 Zakres listy prezentowanych dokumentów kasowych...10 Operacje gotówkowe...10 Lista operacji kasowych...11 Nowa operacja...11 Aktualizacja operacji/dokumentu kasowego...11 Anulowanie/Przywracanie operacji kasowej...12 Drukowanie operacji...12 Drukowanie polecenia przelewu...12 Wyszukiwanie operacji...13 Jak zobaczyć listę wszystkich dokumentów w kasie?...13 Lista kontrahentów/pracowników...14 Obsługa kartoteki kontrahentów/pracowników...14 Wyszukiwanie w kartotece kontrahentów-pracowników...14 Zestawienie obrotów kasowych...15 Funkcje administracyjne...16 Dane firmowe...16 Lista użytkowników programu...16 Dodawanie nowego użytkownika...16 Uprawnienia użytkowników...17 Uprawnienia użytkowników do kas programu...17 Uprawnienia początkowe użytkownika...17 Zmiana hasła użytkownika programu...17 Zmiana hasła użytkownika przez administratora systemu...17 Usuwanie użytkownika...17 Numeracja dokumentów...18 Tytuły operacji kasowych...18 Lista obsługiwanych kas...18 Wybór/Zmiana położenia bazy danych...18 Zmiana konfiguracji programu...19 Archiwizacja danych...20-2 -
Przeglądanie konfiguracji...20 Definicje własnych operacji gotówkowych...20 Pozostałe...21 Komputer / Sprzęt i jego konfiguracja do pracy z programem...21-3 -
Skrócony opis programu Kasa gotówkowa dla Windows to program który niezależnie od innych aplikacji wspomaga prowadzenie ewidencji kasy gotówkowej. Stanowi on przemyślane narzędzie usprawniające pracę kasjera, eliminujące czasochłonne i podatne na błędy operacje, oraz pozwala na bieżącą kontrolę stanu kasy. Każda operacja w kasie może być szczegółowo opisana co znacząco wpływa na czytelność i przejrzystość prowadzonej ewidencji. Program został tak zaprojektowany i wykonany aby, bezpośrednio po instalacji można było rozpocząć normalną pracę. Dzięki prostemu i intuicyjnemu sposobowi obsługi, użytkownicy szybko nabierają wprawy w korzystaniu z programu. Działanie programu można łatwo dostosować do potrzeb użytkownika przez nieskomplikowaną zmianę konfiguracji. Rozbudowany system uprawnień użytkowników pozwala na znaczne zwiększenie bezpieczeństwa danych i poprawienia komfortu użytkowników. Aktywny system ochrony danych zapobiega przypadkowej zmianie danych. Na bieżąco sygnalizowane są sytuacje wymagające szczególnej uwagi użytkownika. Użytkownik ma zawsze prawo podjęcia ostatecznej decyzji. Wbudowane kartoteki kontrahentów-pracowników oraz, tytułów operacji kasowych pozwalają na uproszczenie i skrócenie czynności ewidencyjnych a także eliminują podatność na błędy użytkowników. Program drukuje dokumenty kasowe, raporty kasowe, polecenia przelewu oraz zestawienia obrotu gotówkowego którego parametry mogą być precyzyjnie określane przez użytkownika. Możliwe jest też wyeksportowanie danych do pliku tekstowego w celu ich opracowania przy pomocy zewnętrznych narzędzi takich jak : MS Excel, Open Office, itp. W trakcie projektowania programu staraliśmy się uwzględnić pewne ograniczenia swobody w postępowaniu użytkowników programu na rzecz podniesienia wiarygodności wyników pracy programu. Ma to duże znaczenie w sytuacjach kiedy z dokumentacji wytworzonej przez program, korzystają osoby weryfikujące prawidłowość funkcjonowania gospodarki kasowej. Program został napisany z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi programistycznych gwarantujących niezawodność i bezpieczeństwo danych. - 4 -
Instalacja Program Kasa jest typową aplikacją systemu operacyjnego Windows. Instalacja nie powinna nastręczać problemów. Dla pewności przed instalacją zalecamy wykonanie poniższych czynności : Sprawdzenie przy pomocy programu antywirusowego czy do systemu nie dostało się niebezpieczne oprogramowanie. Zeskanowanie dysku komputera w celu wykrycia i naprawy błędów mogących występować na dysku. Wykonanie defragmentacji dysku Należy zadbać o wcześniejsze pobranie i zainstalowanie biblioteki Microsoft.NET Framework 4.0 W czasie pisania tego dokumentu była ona dostępna pod adresem : (http://www.microsoft.com/pl-pl/download/details.aspx?id=17718). Ważne jest także, zamknięcie na czas instalacji innych uruchomionych programów, oraz wyłączenie oprogramowania antywirusowego które może zakłócać lub blokować proces instalacji programu. Program instalacyjny precyzyjnie prowadzi użytkownika przez proces instalacji. Po pomyślnym zakończeniu instalacji na pulpicie powinna pojawić się ikona programu. Uruchomienie programu Uruchomienie następuje po kliknięciu ikony programu. Po uruchomieniu program prosi o podanie nazwy użytkownika oraz hasła, ten proces nazywa się logowaniem użytkownika (Patrz niżej). Jak się zalogować? Standardowa nazwa użytkownika to : admin, a hasło: demo. (małe litery) (ustawienia fabryczne) Trzykrotne nieudane logowanie spowoduje automatyczne zakończenie pracy programu. Domyślnie bieżącą kasą jest Kasa główna. W płatnych wersjach licencji umożliwiających pracę z większą ilością kas, automatycznie wybierana jest kasa zaznaczona na liście jako kasa domyślna zalogowanego użytkownika. Przed rozpoczęciem pracy z programem Przed rozpoczęciem pracy z programem należy wykonać następujące czynności : 1. Zmienić i zapamiętać nowe hasło administratora programu. 2. Wprowadzić dane firmy takie jak : nazwa, adres i identyfikator NIP 3. Wpisać dane pieczątki firmowej która będzie drukowana na dokumentach kasowych. 4. Założyć konta pozostałych użytkowników programu nazwy, hasła dostępu oraz zdefiniować uprawnienia do funkcji programu i dostęp do kas. - 5 -
5. Aktywować zakupioną licencję (nie dotyczy wersji darmowej) 6. Zdefiniować listę obsługiwanych kas. (wersje z wykupioną i aktywowaną licencją) 7. Ustawić numerację początkową dokumentów operacji i raportów kasowych Uwaga: Aby móc dodawać lub zmieniać dane użytkowników programu, definiować kolejne kasy albo zmieniać konfigurację programu użytkownik musi posiadać uprawnienia administratora. Aktywacja zakupionej licencji Aby korzystać z pełnej funkcjonalności zakupionej licencji, należy przeprowadzić jej aktywację. Przed aktywacją licencji, upewnić się że dane firmy-użytkownika [Opcje]>[Dane nagłówkowe użytkownika/firmy] są prawidłowe. Należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe wprowadzenie identyfikatora NIP (Nr Identyfikacji Podatkowej). W celu przeprowadzenia aktywacji zakupionej licencji należy, posłużyć się opcją menu głównego [Opcje]>[Zarządzanie licencjami], która otworzy okno przeznaczone do wpisania otrzymanego od producenta programu kodu aktywacyjnego. (można posłużyć się mechanizmem schowka systemowego, kopiując zaznaczony tekst, oraz wklejając tekst do pola formularza) Po kliknięciu przycisku aktywuj nastąpi weryfikacja poprawności wpisanego kodu. Po wykonaniu aktywacji należy zamknąć i ponownie uruchomić program. Przy ponownym uruchomieniu programu, dostępne będą funkcje aktywowanej licencji. Po aktywowaniu programu na wydrukach pojawi się informacja o posiadanej licencji oraz zostanie wyłączone drukowanie znaku wodnego producenta. - 6 -
Budowa ewidencji - definicje Kasa Kasa jest centralnym elementem ewidencji, do którego odnoszą się wszystkie zapisy. W trakcie pracy programu zawsze jest jedna kasa bieżąca. Domyślnie program posiada zdefiniowaną Kasę Główną. (nazwę kasy można zmienić [Opcje]>[Lista obsługiwanych kas]>[aktualizacja]) Każda operacja kasowa oraz każdy raport kasowy jest przypisywany do konkretnej wybranej, bieżącej kasy. Tworzenie nowej kasy Dodanie nowej kasy [Menu główne]>[opcje]>[lista obsługiwanych kas] Wybór kasy domyślnej Po zalogowaniu się użytkownika, bieżącą (wybraną automatycznie) kasą jest kasa domyślna. To która kasa jest domyślna, ma znaczenie w przypadku licencji dających możliwość pracy z więcej niż jedną kasą. W przypadku gdy obsługiwanych jest więcej kas, każdemu użytkownikowi można przypisać kasę która będzie automatycznie wybrana po zalogowaniu do programu. Zmiana bieżącej kasy Najprostszym sposobem zmiany bieżącej kasy jest kliknięcie nazwy aktualnie wybranej kasy, wyświetlanej po lewej stronie na głównym formularzu programu, wyświetlona zostanie lista dostępnych kas, dwukrotne kliknięcie wiersza z nazwą kasy spowoduje jej wybór. W tym miejscu warto przypomnieć że ilość obsługiwanych kas zależy od rodzaju posiadanej licencji. Raport kasowy Raport kasowy jest zbiorem zapisanych operacji kasowych, przypisanych do danej kasy i pochodzących z określonego przedziału czasowego. Przedział czasowy obejmuje okres od daty otwarcia raportu, do daty zamknięcia raportu, lub do daty wystawienia ostatniego dokumentu kasowego. Po utworzeniu Raport Kasowy ma status [OTWARTY] i zanotowaną datę otwarcia. Raport kasowy może znajdować się jednym z dwóch stanów : OTWARTY (do raportu mogą być dopisywane nowe operacje, można poprawiać już wprowadzone operacje, a także anulować niepotrzebne (błędne) operacje) ZAMKNIĘTY (wtedy nie można zmieniać przypisanych do raportu operacji) O tym w jakim stanie jest aktualnie raport kasowy, informuje pole statusu. Jeżeli Raport kasowy jest [OTWARTY] wtedy wszystkie kolejne operacje kasowe (dokumenty) są przypisywane do tego raportu. Do czasu zamknięcia raportu kasowego można wprowadzać nowe dokumenty, aktualizować lub anulować, istniejące zapisy. Po zamknięciu raportu kasowego możliwość wszelkich zmian jest wyłączona. - 7 -
Rejestr raportów kasowych Rejestr jest uporządkowaną chronologicznie listą (od najnowszego do najstarszego raportu), tzn. że na pierwszym miejscu listy znajduje się najnowszy raport, a na ostatnim (na końcu listy) najstarszy. Przed rozpoczęciem rejestracji operacji kasowych konieczne jest utworzenie nowego raportu kasowego do którego będą przypisane kolejno zapisywane operacje kasowe. Tworzenie nowego raportu kasowego Generalna zasada mówi że w jednej kasie w tym samym czasie, może być tylko jeden otwarty raport kasowy. Utworzenie nowego raportu kasowego jest możliwe na kilka sposobów : 1. W trakcie zakładania nowego dokumentu kasowego, jeżeli nie istnieje otwarty raport kasowy, a zalogowany użytkownik posiada prawa do otwierania raportów kasowych. Wówczas program automatycznie zapyta użytkownika o to czy utworzyć nowy raport kasowy. Po udzieleniu twierdzącej odpowiedzi zostanie wyświetlony formularz otwierania raportu kasowego. 2. Poprzez listę raportów kasowych. W celu otwarcia nowego raportu kasowego należy, kliknąć przycisk Raporty kasowe, znajdujący się w głównym ekranie programu. Po otwarciu formularza z listą raportów kasowych należy kliknąć przycisk Nowy raport. Jeżeli w danym momencie istnieje już otwarty Raport kasowy, program poprosi o zamknięcie otwartego RK, przed otwarciem nowego raportu. Data otwarcia raportu kasowego powinna być ustawiona tak aby nie nakładały się okresy ewidencyjne z wcześniej zapisanymi raportami. Możliwość zmiany daty początkowej raportu kasowego daje okazję wprowadzenia do kasy tzw (zaszłości ewidencyjnych) np. w celu uporządkowania dokumentacji kasowej. Domyślnie jako data otwarcia nowego raportu kasowego podpowiadana jest bieżąca data zegara komputera. Nie zaleca się otwierania raportu kasowego z datą zamknięcia poprzedniego RK ponieważ prowadzi to do niejednoznaczności w ustaleniu wartości stanu dziennego gotówki. Zmiana stanu początkowego raportu kasowego Normalnie wartość początkowa raportu kasowego jest wartością przeniesioną z zamknięcia poprzedniego raportu kasowego, w niektórych przypadkach (np. wdrożenie) istnieje możliwość zmiany wartości początkowej raportu. W tym celu należy kliknąć przycisk [Zmień stan początkowy raportu], w wyświetlonym formularzu należy wprowadzić wartość początkową raportu i zatwierdzić zmianę klikając przycisk [Zapisz]. Należy wspomnieć że zmiana wartości początkowej unieważnia wcześniejszy wydruk raportu kasowego. - 8 -
Zamykanie raportu kasowego Wykonanie tego polecenia zmienia status raportu na ZAMKNIĘTY, co skutkuje wyłączeniem możliwości dodawania nowych dokumentów, wprowadzania zmian, anulowania zapisanych wcześniej dokumentów. Po zamknięciu RK wyłączana jest także możliwość zmiany wartości początkowej raportu. Otwieranie ostatniego zamkniętego raportu kasowego (Ta opcja dotyczy tylko licencji profesjonalnej.) W przypadku (pomyłkowego) zamknięcia raportu kasowego możliwe jest ponowne otwarcie zamkniętego ostatniego (najnowszego) raportu kasowego. Ta operacja nie powiedzie się jeżeli po zamknięciu raportu został otwarty kolejny raport. Wydruk raportu kasowego Wydruk raportu kasowego wykorzystuje standardowe mechanizmy druku Windows. Drukowanie raportu kasowego nastąpi po kliknięciu przycisku [Wydruki raportu]. Możliwe jest przeglądanie wydruku w takiej postaci w jakiej zostanie on wydrukowany na papierze lub, bezpośredni wydruk na drukarce [Drukuj]. Każdy wydruk raportu kasowego na papierze jest rejestrowany przez program (kolumna listy RK Ostatni wydruk ). Jeżeli po wydrukowaniu raportu kasowego, użytkownik będzie próbował wprowadzić do RK zmianę polegającą na : dodaniu nowego dokumentu, wprowadzeniu aktualizacji anulowania istniejącego dokumentu Program po wyświetleniu odpowiedniego komunikatu unieważni (usunie zapisane dane o ostatnim wydruku) ostatni wydruk RK. Oznaczać to będzie że, przechowywany na papierze wydruk różni się od bieżącego stanu ewidencji i należy go zastąpić nowym aktualnym wydrukiem uwzględniającym wprowadzone zmiany. Eksport danych raportu kasowego do pliku CSV Eksport danych raportu kasowego pozwala przenieść dane do arkusza kalkulacyjnego lub innej aplikacji za pośrednictwem pliku tekstowego. Operacja dostępna jest dla użytkowników licencji profesjonalnej. Należy tylko, wskazać miejsce (napęd i folder) do którego zostanie zapisany wyjściowy plik tekstowy. - 9 -
Dokumenty kasowe/operacje Operacje kasowe są przypisywane do (bieżącego) OTWARTEGO Raportu kasowego. Zamknięcie Raportu Kasowego powoduje wyłączenie możliwości dokonywania zmian na przypisanych do tego raportu dokumentach (operacjach) kasowych. Rejestr operacji kasowych jest listą uporządkowaną podobnie jak Rejestr Raportów kasowych chronologicznie od ostatnio zarejestrowanej operacji kasowej do najstarszej operacji. (która znajduje się na końcu listy) Zakres listy prezentowanych dokumentów kasowych Domyślnie lista operacji kasowych jest ograniczona do zbioru operacji zapisanych w ramach bieżącego (otwartego) Raportu kasowego [Bieżący raport kasowy]. W razie potrzeby odnalezienia wcześniejszej operacji można przestawić zaznaczenie wyboru zakresu listy, na [Wszystkie operacje kasowe], wówczas wyświetlona zostanie lista wszystkich zapisanych operacji związanych z bieżącą kasą niezależnie od aktualnego raportu kasowego. Operacje gotówkowe Dokumenty kasowe przypisywane są do bieżącej kasy i otwartego raportu kasowego. W celu zapewnienia większego komfortu i szybkości pracy z programem oprócz tradycyjnego menu rozwijanego, w głównym oknie programu dodano przyciski uruchamiające bezpośrednio najczęściej wykonywane operacje. Po kliknięciu przycisku dodawania operacji kasowej nastąpi automatyczne, ustawienie kierunku operacji (który w trakcie wypełniana formularza można zmienić). W ten sposób czas potrzebny na zapisanie operacji ulega skróceniu. Zestawienie danych na formularzu do wprowadzania oraz edycji operacji kasowej: Rodzaj operacji (kierunek) określa czy tworzony dokument jest operacją wpłaty KP, czy wypłaty KW. W wersji komercyjnej programu istnieje możliwość definiowania i zapisu własnych (zdefiniowanych przez użytkownika) operacji kasowych. Wówczas po zaznaczeniu wyboru (Inna : ) aktywna jest lista rozwijana operacji zdefiniowanych przez użytkownika Data operacji jest faktyczną datą wykonania operacji kasowej, data ta nie może być wcześniejsza od daty otwarcia Raportu kasowego. Aktualny stan kasy jest polem informacyjnym prezentującym aktualny stan gotówki w kasie. Wartość operacji do tego pola wprowadzana jest wartość operacji kasowej, która może być obliczona przez sumowanie ilości nominałów przycisk/opcja [Zlicz nominałami]. W zależności od konfiguracji programu (domyślnie) wartość operacji wypłaty z kasy nie może być większa od aktualnego stanu gotówki w kasie. Kontrahent/pracownik do tego pola można wpisać dowolny tekst o długości - 10 -
maksymalnie 100 znaków który zostanie wydrukowany na dokumentach, wprowadzany tekst nie musi być powiązany z kartoteką w programie (w przypadku tzw. jednorazowego kontrahenta). Dwukrotne kliknięcie pola powoduje otwarcie listy kontrahentów/pracowników z której można wybrać (lub dopisać i wybrać) pozycję z kartoteki. W trakcie wpisywania danych program stara się dopasować wprowadzany tekst do nazw zapisanych w kartotece kontrahentów/pracowników jeżeli jakakolwiek (jedna lub więcej) pozycja w kartotece zawiera w nazwie fragment wpisywanego tekstu, wyświetlana jest lista pozycji zawierających wpisywany fragment tekstu, dwukrotne kliknięcie na wybraną pozycję tabeli spowoduje jej wybranie. Ten sposób wprowadzania danych bardzo ułatwia i przyspiesza zapis operacji kasowych. Jeżeli chcemy od razu wybrać zapisanego kontrahenta lub pracownika można użyć przycisku [Przypisz] lub dwukrotnie kliknąć pole, po czym wybrać z listy lub dopisać nowego kontrahenta i klikając dwukrotnie wybrany wiersz, dołączyć dane do dokumentu kasowego. W przypadku kiedy chcemy usunąć dane wybranego kontrahenta z dokumentu należy użyć przycisku [Usuń], wtedy dane kontrahenta zostaną usunięte z dokumentu. (dotyczy to oczywiście bieżącego dokumentu kasowego a nie ewidencji kontrahentów/pracowników) Tytuł operacji może być dowolnie wpisanym tekstem o długości do 80 znaków lub wybraną pozycją z listy tytułów zdefiniowanych w programie. Pole jest podpowiadane na podstawie skojarzenia wpisywanego tekstu z listą zapisanych w bazie danych tytułów operacji kasowych. Jego obsługa jest analogiczna do pola kontrahent/pracownik. Opis operacji to dodatkowy opis którego długość to maksymalnie 80 znaków. Tekst ten będzie w całości drukowany na dokumentach. do chwili kliknięcia przycisku [Zapisz] można zrezygnować z zapisu dokumentu przez kliknięcie przycisku [Anuluj]. Po kliknięciu przycisku [Zapisz] program sprawdza poprawność (formalną) wpisanych danych, a w przypadku wykrycia błędu prosi o poprawienie danych. Zasady wypełniana danych na dokumencie Lista operacji kasowych Zapisane operacje kasowe tworzą uporządkowaną listę której kolumny zawierają podstawowe dane operacji kasowych. Zaletą listy jest możliwość szybkiego wyszukiwania, przeglądania, wydruku i aktualizacji informacji. W górnej części formularza znajdują się przyciski umożliwiające wykonywanie następujących operacji : Nowa operacja Tworzy nowy dokument kasowy (oraz ewentualnie jednocześnie otwiera nowy raport kasowy) Aktualizacja operacji/dokumentu kasowego Pozwala na wprowadzenie zmian do zapisanego wcześniej dokumentu. Aby wykonać aktualizację dokumentu należy dwukrotnie kliknąć wiersz dokumentu lub - 11 -
kliknąć przycisk [Aktualizacja]. Aktualizacja (nie pozwala na zmianę rodzaju i kierunku operacji np. z KW na KP i odwrotnie) Jeżeli dokument był wcześniej wydrukowany (posiada status Wydany ) wówczas przed wprowadzeniem zmian program, wyświetli ostrzeżenie i zapytanie o to, czy na pewno Aktualizacja tego dokumentu ma być wykonana. Anulowanie/Przywracanie operacji kasowej Ponieważ dokumenty operacji kasowych powinno się traktować jako druki ścisłego zarachowania program nie pozwala na ich kasowanie. Decyzja o anulowaniu dokumentu powinna być dobrze przemyślana i uzasadniona. Anulowany dokument jest widoczny w liście operacji, a dla łatwiejszego odróżnienia dane w wierszu tabeli są przekreślone. Anulowanie dokumentu/operacji kasowej spowoduje że, nie będzie ona drukowana na zestawieniach ani nie wpłynie na stan wartościowy kasy, dokument otrzyma status Anulowany. Decyzja o anulowaniu dokumentu kasowego może być cofnięta do czasu zamknięcia bieżącego raportu kasowego. Anulowany dokument zajmuje numerację w taki sposób że po anulowaniu operacji nie można utworzyć dokumentu z takim samym numerem jak dokument anulowany. Jeżeli dokument był wcześniej wydany odbiorcy (był wydrukowany, tzn. posiada status Wydany ), w trakcie próby anulowania program poprosi użytkownika o zwrócenie szczególnej uwagi i potwierdzenie zamiaru anulowania dokumentu. W module zestawień, program daje możliwość wydruku zestawienia anulowanych dokumentów (Status operacji trzeba zaznaczyć [Operacje ANULOWANE]). Drukowanie operacji Wydruk dokumentu operacji kasowej może być wywoływany automatycznie zaraz po zapisie danych tworzonego dokumentu, w zależności od ustawienia konfiguracji. [Opcje]>[Zmiana konfiguracji programu]>[parametry ogólne]>[03. Pytaj o wydruk po utworzeniu nowego dokumentu kasowego]. W każdej chwili można wydrukować dokument kasowy ręcznie z poziomu [Listy operacji kasowych]>[drukowanie operacji]. Wywołanie formularza drukowania pozwala na przeglądanie wydruku w takiej postaci, w jakiej zostanie on wydrukowany na papierze. Można natychmiast skierować wydruk bezpośrednio do drukarki [Drukuj], zmieniając w miarę potrzeby ilość kopii wydruku [w zakresie 1-9]. Drukowanie polecenia przelewu Kiedy przenosimy fizycznie gotówkę z kasy do banku wystawiamy dokument wypłaty z kasy możemy dodatkowo wydrukować polecenie przelewu do banku. Ta wygodna funkcja daje nam pewność że dokumenty przelewu będą pozbawione błędów a czas ich utworzenia będzie znacząco skrócony. Wydruk wypełnionego polecenia przelewu możemy wykonać bazując na istniejącym dokumencie wypłaty z kasy, który ma przypisanego kontrahenta z kartoteki. Przypisany kontrahent musi mieć wypełniony numer rachunku bankowego, na który będzie wykonany przelew. Oznacza to że, jeżeli chcemy wpłacić do banku pieniądze na własny rachunek bankowy musimy zapisać dane własnej firmy w kartotece kontrahentów (wypełniając pole nr rachunku) i wybierać pozycję z własnymi - 12 -
danymi za każdym razem kiedy chcemy aby program tworzył wydruk polecenia przelewu. W ten sposób można obsługiwać wiele rachunków bankowych, wystarczy zapisać tyle pozycji własnej firmy w kartotece kontrahentów ile rachunków chcemy obsłużyć. Przykładowo : możemy dodać do kartoteki kontrahentów, kontrahenta o nazwie : Nazwa firmy, mbank Nazwa firmy, PEKAO SA Nazwa firmy, ALIOR BANK itd. Które będą zawierały numery kont bankowych firmy. Wyszukiwanie operacji Służy do odnajdowania dokumentów wg różnych kryteriów, numeru operacji kasowej, fragmentu opisu operacji albo wartości operacji. Jeżeli chcemy znaleźć dokument o konkretnym numerze, wystarczy wpisać numer i kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter] Jeżeli szukamy fragmentu opisu wystarczy wpisać fragment i kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter] Jeżeli szukamy określonej kwoty operacji to należy wpisać ; (średnik) i zaraz szukaną kwotę np. szukamy kwoty operacji 55,30 należy wpisać ;55,30 i kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter] Jeżeli chcemy z powrotem, zobaczyć całą listę operacji nieograniczoną do wyników ostatniego wyszukiwania należy kliknąć przycisk [Szukaj] i nie wpisując żadnego tekstu do pola kryteriów wyszukiwania nacisnąć klawisz [Enter] lub kliknąć przycisk [Szukaj] Jak zobaczyć listę wszystkich dokumentów w kasie? W tym przypadku wystarczy w oknie listy operacji kasowych [w górnej części okna formularza z prawej strony], wybrać zaznaczenie [Wszystkie operacje] - 13 -
Lista kontrahentów/pracowników Idea założenia i prowadzenia kartoteki kontrahentów/pracowników polega na tym że, wystarczy raz zapisać w kartotece dane, aby móc później korzystać z tych danych wielokrotnie we wszystkich miejscach programu gdzie istnieje odwołanie do tej kartoteki np. przy wprowadzaniu nowej operacji kasowej albo przy tworzeniu zestawienia. Obsługa kartoteki kontrahentów/pracowników Obsługa kartoteki kontrahentów/pracowników jest podobna do obsługi pozostałych list w programie. I tak : [Nowy kontrahent] dopisuje dane kolejnego kontrahenta lub pracownika do listy Wypełnienie niektórych danych na formularzu jest konieczne i program będzie wymagał ich wpisania. Warto zastanowić się już na etapie zakładania kartoteki i przyjąć jednolity standard wpisów to znaczy taki, który w przyszłości zagwarantuje przejrzystość zapisanej informacji i pozwoli na szybkie wyszukiwanie potrzebnych danych. Przy zakładaniu nowego zapisu warto zawsze sprawdzić czy dane które mamy zamiar dodać już w niej nie występują. [Aktualizacja] daje możliwość wprowadzenia zmian do zapisanych wcześniej danych. [Przeglądaj] wyświetla zapisane dane bez możliwości (i ryzyka) wprowadzania zmian. [Szukaj] pozwala na odszukanie danych jednego, lub grupy kontrahentów która spełnia określone kryteria wyszukiwania. Opcja wyszukiwania danych jest bardzo elastyczna, dlatego wymaga szerszego opisu ponieważ efekt wyszukiwania zależny jest od tego co wpiszemy do pola jako identyfikator wyszukiwania. Wyszukiwanie w kartotece kontrahentów-pracowników W wyszukiwaniu wg nazwy wystarczy wpisać krótki charakterystyczny fragment nazwy szukanego kontrahenta. Po kliknięciu przycisku [Szukaj] lub naciśnięciu klawisza [Enter] program wyświetli listę pozycji które zawierają w nazwie wpisany przez nas fragment tekstu. I tak jeżeli szukamy kontrahenta o imieniu i nazwisku np. Jan Kowalski to wcale nie musimy wpisywać pełnego nazwiska ale wystarczy wpisać pierwsze litery nazwiska lub imienia (w naszym przypadku wystarczy wpisać np. [kowal]). W przypadku kiedy mamy zamiar odnaleźć kontrahenta wpisując (Numer Identyfikacji Podatkowej NIP) wystarczy wpisać tylko kilka pierwszych cyfr (można wpisywać same cyfry bez kresek) potem kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter], a program wyświetli listę pozycji spełniających podany warunek wyszukiwania. Jeżeli chcemy powrócić do widoku całej listy i jej wszystkich pozycji, wówczas wystarczy kliknąć ponownie przycisk [Szukaj] pozostawiając pole kryteriów wyszukiwania puste, a następnie kliknąć przycisk [Szukaj] lub nacisnąć klawisz [Enter], wówczas program wyświetli pełną listę kontrahentów. - 14 -
Zestawienie obrotów kasowych Kiedy potrzebujemy wykonać analizę zapisanych operacji kasowych np. pod kątem ilości i wartości operacji wykonanych z określonym kontrahentem lub pracownikiem w określonym czasie, albo chcemy wydrukować listę wszystkich anulowanych operacji itd. Wówczas powinniśmy skorzystać z generatora zestawień który umożliwia wyselekcjonowanie i wydruk listy operacji według wybranych kryteriów. Kryteria wyboru danych do zestawienia mogą być bardzo różne, w zależności od potrzeb użytkownika i zawsze przed wydrukowaniem można obejrzeć gotowy raport na ekranie monitora. Wyniki można tradycyjnie wydrukować na papierze lub zapisać w postaci pliku CSV warunkiem jest tutaj posiadanie odpowiedniej licencji. - 15 -
Funkcje administracyjne Funkcje administracyjne służą do zarządzania programem i mają zadanie dostosowania funkcjonalności programu do potrzeb użytkownika. Dane firmowe Dane firmy użytkownika programu są drukowane na dokumentach. Dostęp do formularza danych firmowych użytkownika uzyskamy z menu głównego wybierając [Opcje]>[Dane firmowe]. Wypełnienie danych firmy jest konieczne w przypadku gdy chcemy aktywować zakupioną licencję. Lista użytkowników programu Z programu może korzystać wielu użytkowników. Dostęp do programu i zapisanych w nim danych, chroniona jest przed nieuprawnionym dostępem. Do rozpoczęcia pracy z programem niezbędna jest znajomość nazwy użytkownika tzw. loginu oraz hasła. Po instalacji programu, nazwa użytkownika i hasło są zapisane standardowo [Użytkownik=admin, Hasło=demo]. (małe litery) Dla poprawienia ochrony, w pierwszej kolejności zmienić hasło użytkownika [admin] (Patrz. Zmiana hasła użytkownika). Użytkownik [admin] zawsze posiada pełne uprawnienia do wszystkich funkcji programu, dlatego konto administratora powinno być używane tylko do ważnych zadań konfiguracyjnych. Do codziennej pracy zalecane jest utworzenie kont użytkowników ze zwykłymi uprawnieniami które całkowicie wystarczają do realizacji większości zadań. Ponieważ program zapamiętuje działania poszczególnych użytkowników, dobrze jest utworzyć oddzielne konta dla każdej osoby posługującej się programem. Każdy użytkownik do zabezpieczenia swojego konta powinien utworzyć i zapisać znane tylko sobie hasło. (Patrz. Zmiana hasła użytkownika programu) W przypadku licencji w wersjach standardowej i profesjonalnej administrator powinien, po utworzeniu nowego konta użytkownika, ustalić prawa dostępu do poszczególnych kas oraz listę uprawnień do poszczególnych funkcji programu. Dla ułatwienia zadania można przy tym skorzystać z szablonów uprawnień. Dodawanie nowego użytkownika Aby dodawać nowych użytkowników trzeba mieć uprawnienia administratora. W celu dodania nowego użytkownika, należy przejść w menu głównym programu do, [Opcje]>[Użytkownicy programu] i na wyświetlonej liście użytkowników kliknąć przycisk [Nowy], wyświetlony zostanie formularz z polami do których trzeba wpisać dane nowego użytkownika. Zalecane jest aby zaraz po pierwszym zalogowaniu nowy użytkownik zmienił swoje hasło na znane tylko sobie. (Patrz. Zmiana hasła użytkownika programu) - 16 -
Uprawnienia użytkowników Uprawnienia użytkowników pozwalają na precyzyjne określenie dostępu do danych programu i czynności które mogą wykonać. Pewne operacje są zarezerwowane tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora. Uprawnienia może nadawać i odbierać osoba z uprawnieniami administratora. W przypadku darmowej licencji zarządzanie uprawnieniami użytkowników sprowadza się do przypisania użytkownika do określonej grupy (ADMINISTRATOR lub UŻYTKOWNIK). Dla licencji komercyjnych rozszerzono możliwości definiowania uprawnień użytkowników, pozwalają one na ustalenie kas do których użytkownik ma dostęp (w tym kasy domyślnej/startowej wybranej automatycznie po zalogowaniu się do programu), oraz zakresu operacji które może wykonać. Można utworzyć szablony uprawnień (oddzielnie dla użytkowników i administratorów) które pozwalają szybko nadawać podstawowe uprawnienia nowym użytkownikom, a następnie indywidualnie (każdemu użytkownikowi z osobna) szczegółowo określać listę uprawnień. Uprawnienia użytkowników do kas programu W przypadku płatnych licencji można ustalić do których kas użytkownik ma dostęp i która kasa jest kasą domyślną dla danego użytkownika. Uprawnienia początkowe użytkownika Jeżeli administrator zdefiniował szablony uprawnień, to w czasie zakładania nowego użytkownika program będzie domyślnie przypisywał uprawnienia z szablonu nowemu użytkownikowi. Uprawnienia do kas należy nadać każdemu użytkownikowi indywidualnie. Zmiana hasła użytkownika programu Zmiana hasła użytkownika aktualnie zalogowanego do programu jest możliwa po kliknięciu nazwy użytkownika na formularzu głównym programu. Program wyświetli okno przeznaczone do zmiany hasła. Program dopuszcza puste niewypełnione hasła, jednak ze względów bezpieczeństwa nie zaleca się ich stosowania. Zmiana hasła użytkownika przez administratora systemu W przypadku gdy użytkownik zapomni swoje hasło, wtedy administrator programu może bez znajomości hasła użytkownika, utworzyć hasło tymczasowe pozwalające na zalogowanie się użytkownika do programu. Po zalogowaniu użytkownik powinien zmienić hasło na znane tylko sobie. Usuwanie użytkownika Usunięcie użytkownika z listy aktywnych użytkowników powoduje że, nie może się on logować i korzystać z programu. Usunięty użytkownik jest nadal widoczny na liście użytkowników programu ze statusem U -usunięty. W tym miejscu należy wspomnieć że użytkownik [admin] jest użytkownikiem o specjalnych uprawnieniach i nie można go usunąć, dlatego ważne jest aby nie używać tego konta do codziennej pracy. - 17 -
Numeracja dokumentów Program prowadzi numerację kolejną zapisywanych operacji/dokumentów oraz raportów kasowych niezależnie w każdej kasie. Zmiana numeracji początkowej pozwala na dostosowanie ciągłości numeracji w ewidencji komputerowej, do dotychczas stosowanej. Wprowadzenie zmian numeracji operacji kasowych przeprowadza się z menu głównego przez [Opcje]>[Numeracja dokumentów]. Przed otwarciem właściwego okna zmiany numeracji, program ostrzega przed wprowadzeniem przypadkowych zmian. W oknie służącym do zmiany numeracji wyświetlana jest wartość numeracji dotychczasowej, pole do wprowadzenia nowego numeru oraz wartość numeracji (nr jaki będzie miał następny wystawiony dokument lub raport kasowy) dla następnego wystawianego dokumentu. W przypadku obsługi przez program kilku kas, numerację dokumentów należy ustawić dla każdej kasy oddzielnie. Po dodaniu nowej kasy numeracja początkowa dokumentów (operacji) i raportów kasowych jest automatycznie ustawiana na wartość 0 co oznacza że pierwszy wystawiony dokument będzie miał nr 1. Tytuły operacji kasowych Dla powtarzających się operacji kasowych wystarczy raz zapisać tytuły (opisy) operacji które przy wystawianiu dokumentów kasowych, można wygodnie bez potrzeby ich ponownego wpisywania pobierać z listy dostępnych tytułów, przy pomocy jednego kliknięcia. Dostęp do listy z zapisanymi tytułami operacji kasowych jest możliwy z menu [Opcje]>[Tytuły operacji kasowych]. Tytuły są pogrupowane wg rodzajów operacji kasowych (Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci). Nowy tytuł operacji można również dodać do listy w trakcie wystawiania dokumentu kasowego. Należy zadbać o to aby lista operacji kasowych była aktualna, ponieważ tylko wtedy efektywnie wspomaga ona ewidencjonowanie operacji kasowych. Obsługa listy operacji jest wyposażona w możliwość wyszukiwania operacji przez podanie fragmentu tekstu opisu operacji. Przemyślane utworzenie listy tytułów operacji kasowych jest ważne z jeszcze jednego powodu, a mianowicie można wykorzystać tytuły operacji przy tworzeniu zestawień obrotu kasowego i np. wybierając tytuł Wpłata czynszu wykonać zestawienie obrotów dla tego tytułu w określonym przedziale czasowym. Lista obsługiwanych kas W wersjach standardowej i profesjonalnej (wersje z wykupioną i aktywowaną licencją) program daje możliwość obsługi więcej niż jednej kasy. Kolejne kasy można dodawać w menu [Opcje]>[Lista obsługiwanych kas]. Po dodaniu nowej kasy numeracja początkowa dokumentów (operacji) i raportów kasowych jest automatycznie ustawiana na wartość 0 co oznacza że pierwszy wystawiony dokument będzie miał nr 1. Zaznaczenie wybranej kasy jako tzw. [kasa domyślna] powoduje że kasa ta, staje się kasą bieżącą po zalogowaniu się do programu. Wybór/Zmiana położenia bazy danych Dla zwiększenia elastyczności konfiguracji plik zawierający bazę danych może być umieszczony w dowolnym miejscu (domyślnie jest umieszczony na dysku komputera na którym program został zainstalowany) dostępnym dla komputera na którym mamy zamiar - 18 -
korzystać z programu, np. na serwerze firmowym lub innym komputerze w sieci lokalnej dającym dostęp do plików z możliwością zapisu i odczytu. W takim przypadku, aby program łączył się z bazą danych należy skorzystać z opcji zawartej w menu głównym [Opcje]>[Wybór zmiana położenia bazy danych] po otwarciu okna należy wpisać lub (wskazać) ścieżkę do pliku zawierającego bazę danych programu. (Wcześniej należy skopiować plik bazy danych w wybrane miejsce) Po zmianie położenia bazy danych program musi zostać zamknięty i ponownie uruchomiony. Tego typu zadania najlepiej powierzyć osobie która jest zorientowana w konfiguracji sieci lokalnej, np. administratorowi sieci lub nadwornemu informatykowi. Zmiana konfiguracji programu Ustawienia konfiguracyjne programu służą do dostosowania działania programu do potrzeb użytkownika. Do zmiany konfiguracji programu wymagane jest posiadanie uprawnień administratora. Dostęp do formularza konfiguracji [Opcje]>[Zmiana konfiguracji programu] Ustawienie konfiguracji sprowadza się do zmiany zaznaczenia wybranej opcji. Po zmianie konfiguracji, w celu zapamiętania aktualnych ustawień należy kliknąć przycisk [Zapisz], jeżeli przed zapisem ustawień z jakiegoś powodu chcemy zrezygnować z zapamiętywania zmian w konfiguracji programu, wystarczy kliknąć przycisk [Wyjdź]. Ustawienia konfiguracyjne podzielono na dwa obszary : <Parametry ogólne> oraz <Parametry wydruków>. Parametry ogólne (zmieniają sposób reakcji programu) np. Zezwalaj na wypłaty przekraczające wartość stanu kasy ustawienie tej opcji powoduje że program zezwoli na wypłatę kwoty większej niż stan kasy po wyświetleniu odpowiedniego zapytania. Po zalogowaniu się do programu lub zmianie kasy, otwieraj listę operacji kasowych Ta opcja skraca czas dostępu do szczegółowych danych operacji kasowych oraz operacji aktualizacji, wydruku itp. Parametry wydruków wpływają na wygląd (zawartość) wydawnictw tworzonych przez program. - 19 -
Archiwizacja danych Archiwizacja polega na wykonaniu kopii danych programu na innym nośniku fizycznym niż dysk komputera na którym normalnie są one przechowywane i przetwarzane. Takie postępowanie w najlepszy sposób zabezpieczy nas przed utratą danych spowodowaną np. uszkodzeniem dysku komputera lub awarią oprogramowania. Zaleca się jak najczęstsze wykonywanie archiwizacji danych. Ponieważ, im częściej jest wykonywana archiwizacja, tym mniej pracy będzie potrzebne do odtworzenia stanu danych sprzed awarii. Aby wykonać archiwizację danych należy skorzystać z opcji zawartej w menu głównym [Opcje]>[Archiwizacja danych]. W wyświetlonym oknie trzeba określić miejsce docelowe dla kopii danych. Powinien to być oddzielny nośnik fizyczny (np. dysk innego komputera w sieci lokalnej, pendrive, płyta CD, itp.) który będzie dobrze zabezpieczony, a jednocześnie łatwo dostępny w razie konieczności odtworzenia danych z archiwum. Ze względu na niski koszt oraz niezawodność polecam wykonywanie kopii zapasowych programu, na pamięciach półprzewodnikowych USB popularnie nazywanych pendrive. Miejsce w którym utworzona została kopia danych, będzie domyślnie podpowiadane przy tworzeniu następnej kopii archiwum. Jeżeli program jest używany w wersji sieciowej na więcej niż jednym komputerze, przed wykonaniem archiwizacji należy zadbać o zamknięcie programu na pozostałych stanowiskach do czasu zakończenia archiwizacji. Włączenie/wyłączenie przypomnień o konieczności wykonania archiwizacji danych Domyślnie po zainstalowaniu program jest tak skonfigurowany aby podczas uruchamiania i zamykania aplikacji przypominać o konieczności archiwizacji danych co 3 dni kalendarzowe. W przypadku gdy nie chcemy aby przypomnienia o archiwizacji pojawiały się przy uruchamianiu i zamykaniu programu (np. dane w firmie składowane są automatycznie przy użyciu oprogramowania do automatycznej archiwizacji danych itp.) należy, w menu głównym [Opcje]>[Zmiana konfiguracji programu] wyłączyć opcję [Regularnie przypominaj o konieczności wykonania kopii bezpieczeństwa bazy danych]. Przeglądanie konfiguracji Ta opcja pozwala na przegląd (ustawień) bieżącej konfiguracji programu. Definicje własnych operacji gotówkowych Wszystkie operacje gotówkowe są zdefiniowane w tabeli która określa rodzaj i kierunek operacji. [Opcje]>[Definicje operacji gotówkowych] Po zainstalowaniu programu widoczne są dwa rodzaje operacji które są wbudowane do programu na stałe i nie można ich zmieniać [KP], [KW] Możliwość definiowania własnych operacji dostępna jest dla licencji profesjonalnej. Symbol nowej operacji może składać się maksymalnie z 10 znaków i musi być niepowtarzalny. Po zapisaniu operacji nie można zmieniać symbolu operacji. Nazwa opis/operacji może składać się z maksymalnie 50 znaków. Kierunek operacji definiuje operację jako wpłatę do kasy, lub wypłatę z kasy. Włączenie numeracji kolejnej spowoduje automatyczne nadawanie numerów w czasie zapisu nowej operacji w raporcie kasowym. - 20 -
Pozostałe Komputer / Sprzęt i jego konfiguracja do pracy z programem Wymagania programu dotyczące konfiguracji komputera są następujące : System operacyjny : Windows XP SP2, Windows Vista, Windows 7, lub nowszy Zainstalowana biblioteka : Microsoft.NET Framework w wersji 4.0 Pamięć operacyjna : 1GB Miejsce na dysku twardym : około 100 MB Drukarka graficzna : W systemie powinna być zainstalowana drukarka domyślna. - 21 -
Wersje programu Kasa i zasady ich licencjonowania. Opis funkcji Wersja licencji Free Standard Profesjonalna Ilość obsługiwanych kas 1 Do 3 kas Bez ograniczeń Wydruk dokumentów kasowych Wydruk raportów kasowych Kartoteka kontrahentów/pracowników Do 50 pozycji Do 250 pozycji Bez ograniczeń Kartoteka tytułów operacji kasowych Do 50 pozycji Do 100 pozycji Bez ograniczeń Znak wodny producenta na wydrukach Wsparcie techniczne producenta Odpłatnie 3 miesiące 6 miesięcy Przeglądanie zestawienia obrotów kasowych na ekranie Wydruk zestawienia obrotów kasowych na drukarce Eksport zestawienia obrotów kasowych do arkusza kalkulacyjnego Excel Otwieranie raportów kasowych z datą wcześniejszą od bieżącej Możliwość ponownego otwarcia ostatniego zamkniętego raportu kasowego Tworzenie własnych definicji operacji kasowych Obsługa operacji specjalnych (dopisywanie zdefiniowanej operacji kasowej do zamkniętego raportu kasowego) Eksport danych raportu kasowego do arkusza kalkulacyjnego Excel Wydruk wypełnionego formularza polecenia przelewu do dokumentu wypłaty z kasy (kiedy chcemy gotówkę z kasy wpłacić do banku) Program Kasa jest licencjonowany na podmiot gospodarczy. W przypadku pytań prosimy o kontakt telefoniczny (+48) 787 466 299 lub cubefirma@gmail.com - 22 -