PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 8 w Będzinie przy ul.orlej 4. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113/III-129/10 z dnia 03.12.2010r do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 08.12.2010r do 31.12. 2010r na podstawie Zarządzenia nr 205/2010 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 03.12.2010r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w Szkole Podstawowej nr 8 w Będzinie i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie. Kontrola została wpisana na stronie nr 3 książki kontroli, prowadzonej przez SP nr 8. Poprzednią kontrolę z ramienia Urzędu Miejskiego przeprowadził Referat Kontroli Wewnętrznej UM w 2006r. Kontrolą tą objęto działalność finansową SP nr 8 w okresie od stycznia 2006 do sierpnia 2006r. Weryfikacji wówczas poddano następujące tematy: prawidłowość gospodarowania funduszem płac gospodarka kasowa W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od września 2009 do października 2010r. Tematyka kontroli: Kontrola działalności finansowej Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie przy ul. Orlej 4 w okresie od września 2009 do października 2010, zgodnie z art.247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (Dz.U nr 157 poz.1240 z późn.zm.). Zarządzeniem nr 1/2002 z późn.zm. Dyrektora SP 8 z dnia 02.01.2002 w sprawie zasad rachunkowości wprowadzono uregulowania zagadnień finansowych: instrukcja sporządzania i obiegu dokumentów finansowo-księgowych obow.w SP 8 plan kont instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa instrukcja magazynowa regulamin wynagradzania pracowników administracji i obsługi SP 8 Zarządzeniem nr 2/2009 Dyrektora SP 8 z dnia 20.06.2009 wprowadzono regulamin wynagradzania 1
pracowników niepedagogicznych Dane ogólne: Szkoła Podstawowa nr 8 w Będzinie z dniem 01.01.1996r stała się samodzielną gminną jednostką budżetową na mocy uchwały nr XIV/119/95 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia 18.12.1995 w sprawie przejęcia do prowadzenia jako zadanie własne szkół podstawowych i powołania gminnych jednostek budżetowych. Formę organizacyjno-prawną reguluje statut Szkoły. Nadrzędnym celem działań edukacyjnych kontrolowanej jednostki jest wszechstronny rozwój ucznia.. Dyrektorem Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie jest Pani mgr inż. Mariola Kidawa, której stanowisko to powierzono na okres od 01.09.2002r do 31.08.2007 r - na podstawie uchwały nr 245/2002 Zarządu Miasta Będzina z dnia 24.07.2002r w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie oraz zarządzenia nr 0151/204/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 01.06.2007 w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora SP nr 8 w Będzinie na okres od 01.09.2007 do 31.08.2012. W zakresie prowadzenia gospodarki finansowej Szkoły do zadań dyrektora należy m.in. dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym,ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie,organizowanie administracyjnej,finansowej i gospodarczej obsługi szkoły. USTALENIA KONTROLI W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano: 1. prawidłowość sporządzenia bilansu za 2009r 2. inwentaryzacja 3. wydatki na wynagrodzenia pracowników 4. gospodarka kasowa 5. sprawozdawczość budżetowa 6. prawidłowość rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników w 2010r. 7. środki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 1.Prawidłowość sporządzenia bilansu za 2009 rok Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów.aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto tj. po odjęciu umorzenia. Na majątek obrotowy składały się : 1. środki pieniężne na rachunkach bankowych 2. należności krótkoterminowe, niewymagalne od pracowników z tyt. udzielonej pożyczki z ZFŚS 3. należności z tyt. dostaw i usług,uregulowane w dniu 29.01.2010- dochody własne Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe,niewymagalne i składały się na nie: zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych - dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2009r oraz jednorazowy dodatek uzupełniający. rozliczenia z tyt. środków na wydatki i dochody budżetowe,przelew na r-k bankowy Gminy w dniu 04.01.2010r 2
Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez kierownika jednostki. Sprawdzono czy wykazane stany aktywów i pasywów w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia tj.31.12.2009 ujęto w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych-w trakcie kontroli stwierdzono iż bilans otwarcia konta 234 - pozostałe rozrachunki z pracownikami - nie jest zgodny z bilansem zamknięcia tego konta,w zestawieniu obrotów i sald wg stanu na 31.12.2009 na koncie 234 wykazano saldo jednostronne po stronie Wn/pomimo występowania jednocześnie należności i zobowiązań z tyt.pożyczek z zfśs /,przez co w bilansie za 2009 rok - nie wykazano zobowiązań wobec pracowników a należności od pracowników wykazano w kwocie zaniżonej. Zestawienie obrotów i sald wg stanu na 01.01.2010 i za 2009r stanowią załącznik nr 1 2.Inwentaryzacja Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego jednostki przeprowadzają inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej,zatwierdzonej przez dyrektora SP nr 8. Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację : środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata,ostatni spis odbył się w roku 2008 środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, zapasów w magazynie na ostatni dzień roku obrotowego Zarządzeniem nr 4/2009 dyrektora SP nr 8 z dnia 09.12.2009 r w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołano komisję inwentaryzacyjną. - Środki pieniężne w gotówce W dniu 31.12.2009r. powołana przez dyrektora jednostki kontrolowanej komisja spisowa przeprowadziła inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania, wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania.stwierdzony stan gotówki w kasie jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej. Stan druków ścisłego zarachowania stwierdzony poprzez spis z natury zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji. - Środki pieniężne na rachunkach bankowych Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Śląski zawiadomieniem z dnia 31.12.2009r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych SP nr 8.W bilansie wykazano stan środków zgodny ze stanem potwierdzonym przez bank na 31.12.2009r. -Inwentaryzacja magazynu W dniu 31.12.2009r powołana przez Dyrektora SP 8 komisja dokonała inwentaryzacji zgodnie z zapisem w instrukcji inwentaryzacyjnej. Stan magazynu jest zgodny z saldem konta służącego do ewidencji księgowej stanu zapasów. - Inwentaryzacja należności i zobowiązań. Występujące na koniec 2009r należności zinwentaryzowano w drodze potwierdzenia salda oraz weryfikacji sald,zobowiązania w drodze potwierdzenia salda oraz poprzez weryfikację sald. W jednostce kontrolowanej wg stanu na 31.12.2009r dokonano inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z art.26 ustawy o rachunkowości, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów podpisany przez główną księgową. 3
W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 3.Wydatki poniesione na wynagrodzenia Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń pracowników : 1.dyrektor 2.wicedyrektor 3.główna księgowa 4.nauczyciel x 8 5.intendent 6.sekretarz szkoły 7.kucharka 8.woźna 9.sprzątaczka 10.palacz 11.konserwator następujących Sprawdzeniem objęto: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące,świadectwa pracy, karty wynagrodzeń, listy płac nauczycieli za miesiące :wrzesień 2009 poz.ks.dz.gł.000385/09,marzec 2010 poz.ks.dz.gł.000082/10,czerwiec 2010 poz.ks dz.gł.000208 /10 ; wrzesień 2010 poz.ks. dz.gł.000331/10, październik 2010 poz.ks. dz.gł.000425/10, listy płac administracji i obsługi :wrzesień 2009 poz.ks. dz.gł. 417/09,styczeń 2010 poz.ks.,dz.gł.000023/10; kwiecień 2010 poz.ks.dz.gł.000152/10,październik 2010 poz.ks. dz.gł.000445/10,przelewy wynagrodzeń. Weryfikacji poddano: -czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami -prawidłowość sporządzania list płac zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, wykonywanych przy pomocy programu komputerowego -czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w odpowiedniej wysokości naniesione na listę płac -prawidłowość obliczenia dodatku nocnego -staż pracy pracowników kontrolowanych - porównano, czy przydzielona stawka procentowa wysługi lat odpowiada stażowi pracy -czy wypłata wynagrodzeń została na bieżąco wprowadzona do ewidencji księgowej. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 4.Gospodarka kasowa Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej SP 8. W dniu 30.12.2010r kontrolująca w obecności głównej księgowej i kasjera przeprowadziła kontrolę stanu środków pieniężnych w kasie oraz druków ścisłego zarachowania. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 2 do protokołu. 5.Prawidłowość sporządzenia miesięcznego sprawozdania: RB-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.10.2010r RB-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.10.2010r Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 03 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103) 4
-ewidencje - syntetyczną i analityczną obrotów i sald wg stanu za okres kontrolowany Sprawozdanie sprawdzono pod względem zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 6.Prawidłowość rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników w 2010r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o losowo wybrane raporty kasowe do r-ku wydatków o numerach: 1/2010 z 06.01.2010 poz.ks.6-7/10 2/2010 z 20.01.2010 poz.ks.16-17/10 3/2010 z 01.02.2010 poz.ks.44-45/10 4/2010 z 01.03.2010 poz.ks. 85-86/10 wnioski o zaliczki wypłacone zgodnie z w/w raportami kasowymi ewidencję księgową analityczną do konta 234-pozostałe rozrachunki z pracownikami rozliczenie zaliczek :z dnia 20.01.2010 poz.ks.13/10;z dnia 29.01.2010 poz.ks.29/10;z dnia 26.02.2010 poz.ks.69/10;z dnia 30.03.2010 poz.ks.117/10 wyciągi bankowe do r-ku wydatków o numerach: 5,9,22,38 Stwierdzono iż zaliczki zostały wypłacone na podstawie zatwierdzonego do wypłaty przez upoważnione osoby wniosku o zaliczkę na którym wpisano m.in.daty, do kiedy zaliczkobiorca powinien rozliczyć się z zaliczki, równocześnie upoważniając pracodawcę do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. Zaliczki zostały rozliczone w terminie wskazanym we wnioskach o zaliczkę. Kwotę gotówki nie wykorzystanej na cel wyszczególniony na wniosku o zaliczkę zwrócono bezpośrednio na rachunek wydatków z pominięciem kasy. 7.środki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w roku 2010 Zweryfikowano terminowość przekazywania środków na ZFŚS w kontrolowanej jednostce. Wpływ środków na rachunek bankowy ZFŚS z tyt.odpisu na zfśs nastąpił : -w dniach 12.03.2010r ;30.04.2010; 31.05.2010 -do dnia 31.05.2010 na rachunek zfśs wpłynęły środki w kwocie stanowiącej 80% naliczonego odpisu na ZFŚS roku 2010 -dnia 28.07.2010 w kwocie stanowiącej 20% naliczonego odpisu na ZFŚS na 2010r. Dochowano terminowości przekazywania na rachunek bankowy funduszu świadczeń socjalnych równowartości naliczonego odpisu na zfśs na rok 2010. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nru 1 do 3 stanowią integralną część protokołu. Załącznik nr 1-zestawienie obrotów i sald wg stanu na 01.01.2010 i za 2009r Załącznik nr 2 -protokół kontroli kasy SP8 z dnia 30. 12.2010r Załącznik nr 3-kserokopia RK nr 99/2010/dw Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie - Pani mgr inż.mariola Kidawa, została poinformowana o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu _ bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści 5
Będzin dnia 11.01.2011r. Strona kontrolowana Strona kontrolująca Mariola Kidawa Halina Taratuta - Palimąka Dyrektor Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej Szkoły Podstawowej nr 8 w Będzinie 6