Zaproszenie do składania ofert Na realizację usług gastronomicznych oraz wynajmu sali szkoleniowej świadczonych w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego prowadzonym przez Atlantic Fund Services Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services Warszawa, dnia 17 lutego 1
I. ZASADY KONKURSU Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie firmy odpowiedzialnej za realizację usług gastronomicznych i wynajmu sali szkoleniowej podczas 3 dni szkolenia w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na terenie Warszawy (ew. województwa mazowieckiego) w okresie 19 marca 2012 r. - 30 marca 2012r.. Opis projektu: Regionalny zamknięty projekt Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego. Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz osobistych pracowników Atlantic Fund Services. Okres realizacji projektu: 01.2012-12.2013 Opis przedmiotu Zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja (zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień CPV): 1. Wynajem sali szkoleniowej dla 13 osób (każdego dnia po 12 osób + trener). Sala powinna posiadać powierzchnię wystarczającą do komfortowego pomieszczenia grup szkoleniowych do 15 osób przy założeniu, że stoły ustawione są w kształcie litery U (prosimy o padanie wymiarów sali) oraz mieć możliwość ułożenia stołów w kształcie litery U - stoły nie powinny być na stałe przymocowane do podłogi dając możliwość swobodnego ustawienia w zależności od potrzeb, np. w pracy w grupach. Sale powinny zawierać niezbędny sprzęt szkoleniowy tj. posiadać flipchart wraz z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora. Prosimy o podanie ceny uwzględniającej wynajem sprzętu za dzień. Ponadto powinna posiadać klimatyzację i ogrzewanie, dostęp światła dziennego i otwierane okna, być dostępna, przez co najmniej 10 godzin dziennie, w godzinach od 8 do 18, być 2
dostępna w okresie planowanej realizacji usługi - szczegółowe terminy do ustalenia oraz posiadać dogodną lokalizację i możliwość dojazdu komunikacją miejską. Dostępność nieodpłatnych miejsc parkingowych będzie dodatkowym atutem. Prosimy o podanie ceny brutto/netto uwzględniającej wynajem sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem za 1 dzień szkoleniowy, ( co najmniej 10 godzin w godz. 8-18). 2. Całodniowe wyżywienie dla uczestników oraz trenera (łącznie 13 osób) tj. lunch oraz przerwy kawowe całodziennie uzupełniane. Lunch powinien obejmować, co najmniej 2 dania np. zupę i danie główne. Przerwa kawowa powinna obejmować, co najmniej kawę, herbatę, mleko, cukier, wodę gazowaną i niegazowaną, soki, ciasteczka. Prosimy o podanie ceny jednostkowej brutto/netto od osoby za lunch i osobno za przerwy kawowe. Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55000000-0 Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Kryteria oceny oferty: A. Cena W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. 1-0 pkt.: oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu (kwota za wynajem sali szkoleniowej i za wyżywienie)/ oferta przekracza kwoty założonej w budżecie projektu. 2. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. B. Standard świadczenia usługi gastronomicznej i wynajmu sali ze sprzętem W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem: 1. Ranking wg jakości oferty posiłków, przerw kawowych oraz sal szkoleniowych stwierdzone na podstawie nadesłanych propozycji menu, opisów sali i zdjęć; 2. W przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. Uwaga. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizytacji sal dwóch firm, których oferty zdobędą najwyższą liczbę punktów w celu sprawdzenia standardu oferowanych usług. 3
C. Spełnienie wymogów formalnych W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. 0-1 pkt.: spełnia/nie spełnia dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie z kryteriami dostępu oraz podpisanego oświadczenia Oferenta (załącznik nr 1 niniejszego zaproszenia do składania ofert). Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL Zmawiający nie może udzielić zamówienia. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wizytacji ośrodków i uwzględnienia w ocenie ofert wyników osobistej weryfikacji złożonych ofert. Zawartość oferty Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć oświadczenie, którego wzór załączono do zapytania. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, tzn. brane będą pod uwagę tylko oferty złożone zarówno na wynajem sal jak i zapewnienie wyżywienia uczestnikom i trenerowi. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o.. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. 4
Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Termin składania ofert: Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: projekt.efs@atlanticfundservices.eu lub pocztą zwykłą na nazwisko Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 2 marca 2012 roku. Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą mailową na adres projekt.efs@atlanticfundservices.eu do dnia 24 lutego 2012 roku. Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie w ciągu 3 dni od wpłynięcia zapytania. Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. ul. Cybernetyki 21 02-677 Warszawa NIP: 527-103-37-87 5
ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 6