Człowiek najlepsza inwestycja! WYDATEK WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO RF-POKL-II.ZP.U.272.96.2013.AS załącznik nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia SZCZEGÓŁOWY na zorganizowanie Rocznej Konferencji Podsumowującej Wdrażanie PO KL w Województwie Mazowieckim w 2013 roku. w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji dla 350 osób - w dniu 27.11.2013 roku lub w dniu 28.11.2013 roku w Warszawie podsumowującej wdrażanie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz prezentującej przykłady realizowanych projektów tzw. dobre praktyki. Przedmiot zamówienia obejmuje m.in.: wynajęcie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji, przygotowanie i wysłanie zaproszeń, zapewnienie recepcji konferencji, zebranie oraz nagranie prezentacji poszczególnych prelegentów oraz programu konferencji, zapewnienie moderatora, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej, wykonanie identyfikatorów dla prelegentów i uczestników, udokumentowanie fotograficzne oraz prowadzenie transmisji na żywo przebiegu imprezy (streaming). Cele zamówienia: Przygotowanie projektu ma na celu: przekazanie potencjalnym beneficjentom aktualnych informacji dotyczących PO KL; podsumowanie dotychczasowego wdrażania tego programu oraz zaprezentowanie działalności Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego (UM WM), Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU) i Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie (WUP); zaprezentowanie regionu jako skutecznego beneficjenta funduszy pomocowych; budowę pozytywnego wizerunku Europejskiego Funduszu Społecznego oraz instytucji; promocja Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz promocja instytucji zaangażowanych w jego wdrażanie. Opis przedmiotu zamówienia Konferencja, adresowana do wszystkich potencjalnych beneficjentów środków unijnych oraz do instytucji centralnych i samorządowych, będzie informować o Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki (komponent regionalny). Źródła finansowania konferencji: organizacja i obsługa imprez będzie finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa mazowieckiego. Zamówienie zostało podzielone na trzy części: Część A zamówienia obejmuje usługi hotelarskie (wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i zapleczem parkingowo-technicznym); Część B zamówienia obejmuje usługi cateringowe. Część C zamówienia obejmuje usługi logistyczne (przygotowanie i obsługa imprezy). CZĘŚĆ A USŁUGI HOTELARSKIE Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowej konferencji informacyjnej dotyczącej stopnia wdrażania programu PO KL na Mazowszu. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1. Liczba uczestników: 350 osób (± 10%). 2. Miejsce wydarzenia: Warszawa, centrum miasta. 3. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna. 4. Termin: jeden dzień z podanych terminów tj. w środę 27.11.2013 r. lub w czwartek 28.11.2013 r. 5. Czas trwania: do 8 godzin. 6. Wybrany wykonawca zobowiązany będzie: wskazać miejsca na konferencję do wyboru Zamawiającego (wskazanie miejsca, czyli nazwa, adres, mapa dojazdowa; zdjęcia lub foldery proponowanych obiektów co najmniej cztery zdjęcia przedstawiające obiekt, wnętrze obiektu, salę konferencyjną i salę cateringową, parking; opis dojazdu np. rodzaj środków lokomocji). Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS) bez przesiadek: Warszawa, Śródmieście, gdzie granice są wyznaczone przez: tory kolejowe przy ul. Słomińskiego, al. Jana Pawła II, al. Niepodległości, ul. Stefana Batorego, ul. Spacerowa, ul. Gagarina, ul. Podchorążych, ul. Nowosielecka i nurt Wisły oraz Stadion Narodowy (sale konferencyjne + parking)
7. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy sala konferencyjna, ustawienie krzeseł teatralne; stół prezydialny (stół prostokątny, nakryty, osłonięty do podłogi) oraz krzesła dla 8 osób ustawione na podwyższeniu (np. scena); mównica ustawiona na podwyższeniu; klimatyzacja; dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym); nagłośnienie i inne sprzęty audio-video: 5 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami + 1 mikrofon bezprzewodowy na sali na stojaku; projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym; ekran; komputer lub laptop współpracujący z projektorem, kompatybilny z Internetem. 8. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji: 1 proporczyk z flagą Polski, 1 proporczyk z flagą Unii Europejskiej i 1 proporczyk z herbem Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym dostarcza Zamawiający; stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, długość materiału do podłogi dostarcza Wykonawca; zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny, jednakowa wielkość (bez oznak zniszczenia) w liczbie: 8 sztuk (format: 150/200 x 80/100 mm, materiał: tworzywo pleksi z wymienną wkładką imienną) dostarcza Wykonawca; zapewnione miejsce na ustawienie stojaka na 3 flagi (wysokość do 200 cm) oraz min. 3 ścianek lub roll-upów w miejscach eksponowanych (tuż przy stole prezydialnym lub mównicy oraz w recepcji) stojak, flagi oraz ścianki i roll-up y zapewnia Zamawiający. 9. Zapewnienie sali konsumpcyjnej: klimatyzowana, stoliki coctailowe (minimum 30 stoliczków);. 10. Zaplecze techniczne (miejsce przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu itp.) oraz sanitarne (toalety damskie i męskie oraz minimum jedna toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych); 11. Zapewnienie bezpłatnej szatni dla ok. 400 osób wraz z obsługą; 12. Dostęp do bezpłatnych miejsc parkingowych, zapewnienie min. 10% w stosunku do założonej liczby uczestników, w tym oznaczone miejsca parkingowe dla VIP liczbę miejsc poda Zamawiający tydzień przed imprezą. 13. Sprzątanie Sali po zakończeniu konferencji. CZĘŚĆ B USŁUGI CATERINGOWE Przedmiotem zamówienia jest catering dla ok. 350(±10%) uczestników konferencji. Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa cateringowa min. 6 osób, nakrycie stołów/obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). Stoliki coctailowe na obrzeżach Sali Cateringowej. * Napoje przewidziane na całą konferencję min. 1 500 ml/1 os. kawa (dodatki: mleko + cukier), herbata (dodatki: cytryna + cukier), napoje powitalne podczas rejestracji przed konferencją oraz w trakcie dwóch przerw). CZĘŚĆ C USŁUGI LOGISTYCZNE Przedmiotem zamówienia są usługi logistyczne. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1) Przygotowanie wstępnego programu konferencji w oparciu o listę prelegentów opracowaną przez Zamawiającego. Do Wykonawcy należy porozumienie się z prelegentami w sprawie: a) potwierdzenia obecności z prezentacją na konferencji; b) ustalenie programu/formy, w jakim zostanie przygotowana prezentacja; c) ustalenie terminu i sposobu dostarczenia prezentacji; d) ustalenie długości prezentacji. 2) Opracowanie szczegółowego programu konferencji i przedstawienie do akceptacji Zamawiającemu - nie później niż na 6 tygodni przed dniem konferencji. 3) Przygotowanie treści i wzoru zaproszenia (zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS oraz Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które zostaną przekazane Wykonawcy w dniu podpisania umowy) na konferencję, do akceptacji przez Zamawiającego, następnie wydrukowanie zaproszeń (minimum 600 szt. na papierze 150 g) oraz przesłanie listami priorytetowymi, a także w wersji elektronicznej do instytucji, których adresy wskaże Zamawiający. Do oferty należy dołączyć przykładowy wzór zaproszenia. 4) Przygotowanie po akceptacji projektu wizytówek dla prelegentów na stół prezydialny; 5) Prowadzenie rekrutacji uczestników na zatwierdzonym przez Zamawiającego formularzu zgłoszeniowym. Do Wykonawcy należy: a) opracowanie formularza zgodnie z sugestiami Zamawiającego; b) zamieszczenie w zakładce lub na stronie Wykonawcy (pod osobnym adresem np. www.konferencjapokl.pl) formularza, a także rozesłanie listami priorytetowymi w wersji papierowej lub elektronicznie wraz z zaproszeniem; c) rejestrowanie uczestników w miarę przesyłania drogą elektroniczną, faksem lub przesyłką pocztową wypełnionych formularzy; d) przygotowanie list uczestników do 350 osób, a powyżej tej liczby sporządzenie listy rezerwowej; e) niezwłoczne powiadomienie zainteresowanych o przyjęciu zgłoszenia i statucie (zarejestrowany bądź wpisany na listę rezerwową); 2
f) najpóźniej na 2 tygodnie przed konferencją telefoniczne potwierdzenie obecności oraz liczby zgłoszonych uczestników na konferencję. W wypadku rezygnacji, wpisanie kolejnej osoby z listy rezerwowej oraz telefoniczne zawiadomienie i potwierdzenie jej obecności. W wypadku zgłoszenia większej liczby niż zostało to zaznaczone w formularzu dopisanie do listy uczestników, jeżeli będą wolne miejsca lub na listę rezerwową; g) prowadzenie rejestracji w trakcie konferencji. 6) Zapewnienie osoby prowadzącej konferencję (moderatora): wykonawca przedstawi minimum 3 kandydatury wraz z krótkimi 10-15 minutowymi filmami prezentowanych konferansjerów na płycie DVD. 7) Zapewnienie oraz obsługa recepcji konferencji zlokalizowanej przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Po stronie Wykonawcy leży zapewnienie: a) 4 krzeseł; b) 2 3 stołów przykrytych granatową tkaniną; c) 2 tabliczek z napisem RECEPCJA KONFERENCJI ustawionych na stołach; d) 2 tabliczek z tytułem konferencji (z kolorowymi logotypami PO KL); e) 2 szklanych pojemników na wizytówki; f) 4 osób obsługi przez cały czas trwania konferencji, zadaniem których będzie udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, prowadzenie listy obecności (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U. 1997, Nr 133, poz. 883). 8) Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję informacyjną (zafoliowany identyfikator do przypięcia) oraz identyfikatorów dla uczestników i organizatorów (zafoliowany identyfikator zawieszony na smyczy z nadrukowanym tytułem konferencji i logotypem PO KL tampondruk 5 kolorów) po akceptacji Zamawiającego. Do oferty należy dołączyć przykładowy wzór identyfikatora i smyczy z nadrukiem. 9) Opracowanie oraz przedstawienie do akceptacji Zamawiającego standu, czyli animowanej strony do umieszczenia na ekranie, gdy nie będą wyświetlane prezentacje (zawierające minimum: tytuł konferencji, datę i miejsce, logotyp PO KL, informację o współfinansowaniu z EFS oraz hasło programu). 10) Nagranie na 450 pendrive wszystkich prezentacji oraz innych materiałów w wersji elektronicznej dostarczonych przez Zamawiającego. 11) Konfekcjonowanie ok. 400 kompletów konferencyjnych dla uczestników z materiałów promocyjnoinformacyjnych dostarczonych przez Wykonawcę (materiały niewykorzystane zostaną zwrócone do Zamawiającego). 12) Opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji 2 osoby ze strony Wykonawcy. 13) Prowadzenie w trakcie konferencji streamingu (sprawozdania na żywo w Internecie, na stronach Zamawiającego www.mazowia.eu i www.pokl.mazovia.pl ) oraz rejestrowanie liczby korzystających z tej formy uczestnictwa w konferencji. 14) Udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym lustrzanką, minimum 8 mln pikseli, oraz filmowe kamerą cyfrową przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD (film po montażu nie dłuższy niż 45 min) Zamawiającemu niezwłocznie 3 dni po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona co najmniej 250 zdjęć z przebiegu konferencji Wykonawca przedstawi minimum 3 portfolia fotografów oraz operatorów na płycie CD lub DVD lub poda link do strony internetowej zawierającej portfolio autora. 15) Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny 1 osoba, ochrona 2 osoby). 16) Wykonawca zapewni kwiatowe dekoracje roślinne na stół prezydialny, stoły recepcyjne itd. 17) Przygotowanie listy zaproszonych dziennikarzy do ostatecznej akceptacji przez Biuro Prasowe Zamawiającego, w porozumieniu z którym zostanie opracowany materiał informacyjny dla prasy do wysłania lub przekazania podczas konferencji. 18) Zapewnienie dodatkowego pomieszczenia dla GOŚCI VIP 4 fotele, stół kawowy + napoje i drobny catering. 19) Dostawa materiałów promocyjnych: Wszystkie dostarczone materiały promocyjne powinny spełniać poniższe wymagania: a) zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo PO KL; b) ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o pełnym logo PO KL, to do stosowania będzie: Wersja CMYK: Wersja monochromatyczna: 3
c) ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o skróconym logo PO KL, to do stosowania będzie: Wersja CMYK: Wersja monochromatyczna: Elektroniczną wersję logotypów oraz księgę identyfikacji otrzyma Wykonawca w momencie realizacji prac. d) ilekroć będzie mowa o tekście o współfinansowaniu to do zastosowania będzie formuła: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego e) ilekroć będzie mowa o haśle to do umieszczenia na materiale będzie: Człowiek najlepsza inwestycja f) ilekroć będzie mowa o egz. bezpł. to do umieszczenia na materiale będzie: egzemplarz bezpłatny, opcjonalnie wersje skrócone: egz. bezpłatny, bądź też egz. bezpł. ; g) wszystkie materiały/produkcje muszą mieć uregulowane kwestie majątkowe praw autorskich, które będą przekazane bez ograniczeń na Zamawiającego. 20) Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: a) Przygotowanie 450 sztuk toreb papierowych według specyfikacji: LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Torby papierowe wykonane z papieru ekologicznego kraft, prążkowanego w 100% podlegająca recyklingowi o gramaturze 120g/m 2 ; minimalny format: szerokość 24 cm x wysokość 35 cm x zakładka dolna 10 cm; tekturka wzmacniająca górną krawędź oraz tektura wzmacniająca spód torby, uchwyt przewlekany: sznurek bawełniany, kolorystycznie dopasowany do projektu torby, wytrzymałość min. 7 kg, projekt/studio DTP/korekta/proof w standardzie UGRA FOGRA do akceptacji. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU 3 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU Pełne logo PO KL, formułka, hasło, egz. bezpł., grafika spójna dla całej konferencji zaproponowana przez Wykonawcę. 1 kolor Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz przedmiot powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. 4 PROJEKT Przygotowanie projektów do akceptacji. 5 Dostawa 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów promocyjnych w miejscu gdzie prowadzona będzie konferencja, a także konfekcjonowanie w zestawy konferencyjne. 2) W przypadku stwierdzenia usterek i błędów, wynikających z niestaranności Wykonawcy, w tym: błędów w zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe wolne od wad. 7 Ilość 450 szt. 4
8. Przykład graficzny* *Uwaga: zamieszczone powyżej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. b) Przygotowanie 450 sztuk kartonowych pendrive 2GB według specyfikacji: LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Kartonowy pendrive 2GB: prędkość odczytu minimum 19 mb/s., prędkość zapisu minimum 2 mb/s., USB 2.0 kompatybilne z USB 1.1, kompatybilne z Win98/NT/ME/2000/XP/Vista/Win7, silne magnesy do zatyczki, gwarancja 2 lata, materiał: sprasowany karton z recyklingu o dużej odporności w kolorze naturalnym. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU 3 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU Skrócone lub pełne logo PO KL, egz. bezpł.; ewentualnie grafika spójna dla całej konferencji zaproponowana przez Wykonawcę. tampondruk lub sitodruk: 1 kolor Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz przedmiot powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. 4 PROJEKT Przygotowanie projektów do akceptacji. 5 Dostawa 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów promocyjnych w miejscu gdzie prowadzona będzie konferencja, a także konfekcjonowanie w zestawy konferencyjne. 2) W przypadku stwierdzenia usterek i błędów, wynikających z niestaranności Wykonawcy, w tym: błędów w zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe wolne od wad. 7 Ilość 450 szt. 8. Przykład graficzny* *Uwaga: zamieszczone powyżej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. 5
c) Przygotowanie 450 sztuk kompletów notesu ekologicznego z długopisem według specyfikacji: LP. CECHA WYMAGANE PARAMETRY 1 OPIS Komplet notes ekologiczny z długopisem notes: okładka wykonana z papieru ekologicznego (surowce wtórne), strony wewnętrzne z papieru offsetowego z zadrukiem lub bez zadruku, format zbliżony do A4 wymiary minimalne notesu 20 cm x 28 cm, objętość: minimum 140 stron + okładka, oprawa: spirala, inne: elastyczna pętelka lub wykrojnik (w ramach okładki) umożliwiająca wygodne przymocowanie długopisu do notatnika; długopis: stanowi komplet z notesem wzornictwo oraz barwa muszą pasować do notesu, wykonany z papieru ekologicznego (surowce wtórne) oraz elementów plastikowych biodegradowalnych, wkład piszący w kolorze niebieskim; Kolorystyka kompletu: pomarańczowa i/lub elementy pomarańczowe i/lub granatowy i/lub elementy granatowe i/lub czarna i/lub elementy czarne. 2 MINIMALNA TREŚĆ NADRUKU 3 KOLOR NADRUKU/ TECHNOLOGIA NADRUKU Okładka notesu: logo PO KL, hasło, informacja o współfinansowaniu, egz. bezpł.; długopis: skrócone logo PO KL. Okładka notesu: sitodruk lub tampondruk, jednostronnie, 1 kolor; maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z możliwości technologicznych oraz dostosowana do pola zadruku; długopis: sitodruk lub tampondruk, jednostronnie, 1 kolor. Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku oraz przedmiot powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. 4 PROJEKT Projekt do akceptacji Zamawiającego 5 Dostawa 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów promocyjnych w miejscu gdzie prowadzona będzie konferencja, a także konfekcjonowanie w zestawy konferencyjne. 2) W przypadku stwierdzenia usterek i błędów, wynikających z niestaranności Wykonawcy, w tym: błędów w zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe wolne od wad. 7 Ilość 450 szt. 8 Przykład graficzny* *Uwaga: zamieszczone powyżej zdjęcie jest jedynie przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru. 21) Zapewnienie transportu dla czworga uczestników konferencji (stypendystów) wraz z opiekunem. Uczestnicy mają zostać przywiezieni, a następnie odwiezieni z/do miejsca zamieszkania lub szkoły, tzn.: a) WIŚNIEWO (powiat mławski), b) MŁAWA, c) GÓRZNO (powiat garwoliński), d) OSTROŁĘKA. Dokładne adresy skąd uczestnicy mają być zabrani oraz dostarczeni z powrotem Zamawiający przekaże w dniu podpisania umowy 6
III. Informacje uzupełniające: Podczas realizacji zlecenia obowiązują następujące standardy: 1) Strony każdorazowo ustalą harmonogram prac, który będzie zawierał obowiązki i czasowy podział pracy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. 2) Wystawienie faktury przez Wykonawcę nastąpi po podpisaniu przez strony protokołu zdawczo-odbiorczego tj. po przekazaniu Zamawiającemu w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia konferencji: dokumentacji fotograficznej i filmowej, ankiety ewaluacyjnej, listy obecności uczestników, listy dystrybucyjnej materiałów informacyjnopromocyjnych oraz po rozliczeniu się z Zamawiającym z rozdanych podczas konferencji materiałów informacyjno-promocyjnych (na podstawie imiennych potwierdzeń odbioru przez uczestników). 3) Wykonawca wyznaczy dwóch koordynatorów (koordynator główny i zastępca) odpowiedzialnych za kontakty z Zamawiającym. 4) W celu opracowania m.in. zaproszeń, ankiety ewaluacyjnej, wizytowników itd. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy Księgę Identyfikacji Wizualnej NSS. 5) Wykonawca najpóźniej na tydzień po podpisaniu umowy przedstawi Zamawiającemu wzór zaproszenia. Zamawiający najpóźniej w ciągu 3 dni prześle uwagi bądź akceptację. Zaakceptowane zaproszenie oraz formularz zgłoszeniowy zostaną rozesłane przez Wykonawcę niezwłocznie do osób wskazanych przez Zamawiającego (nie później jednak niż w ciągu 7 dni). 6) Wykonawca przekaże Zamawiającemu nie później niż 2 dni przed imprezą formularze zgłoszeniowe na konferencję. Przekazanie formularzy zgłoszeniowych nie będzie oznaczało zamknięcia listy uczestników konferencji, aż do zapewnienia pełnej obsady uczestników. 7) Osoby wyznaczone przez Wykonawcę do obsługi całości konferencji/seminariów ubrane będą w białe/jasne bluzki/koszule, ciemne spodnie/spódnice. 8) Zdjęcia dokumentujące imprezę powinny być wykonane aparatem lustrzanym cyfrowym, min. 8 mln pikseli, w możliwie największym formacie (np. RAW) oraz w formacie JPG, zapisane na płycie CD. 9) Po zakończeniu projektu majątkowe prawa autorskie do zdjęć i filmów dokumentujących konferencję przechodzą bez ograniczeń na rzecz Zamawiającego. 10) Dekoracje roślinne np. na stole prezydialnym nie powinny zasłaniać prelegentów lub ścianek, roll-upów itd. 11) Pojazd przeznaczony do transportu stypendystów i ich opiekunów powinien posiadać aktualny przegląd techniczny, dokument uprawniający do przewozu osób, aktualne ubezpieczenie OC i NNW, apteczkę. 12) Kierowca, który będzie obsługiwać pojazd do przewozu stypendystów i ich opiekunów powinien posiadać prawo jazdy kategorii B oraz co najmniej 3 lata doświadczenia w prowadzeniu pojazdów do przewozu osób. 13) Zapewnienie ubezpieczenia dla stypendystów i ich opiekunów na dzień, w którym będą transportowani i podczas konferencji (NNW i OC). Minimalna suma ubezpieczenia dla 1 uczestnika to 25 000,00 zł. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu dokumentów poświadczających zapewnienie ubezpieczenia maksymalnie na jeden dzień roboczy przed terminem rozpoczęcia ochrony ubezpieczeniowej. 14) Obiekt wskazany przez Wykonawcę musi mieć zapewniony dostęp dla osób niepełnosprawnych. 15) Wymagania w zakresie stosowania nazw i nadruków. Wszystkie materiały informacyjne powinny zawierać minimum: a) spójną identyfikację wizualną dla materiałów z logo PO KL; b) logo PO KL; c) formułę: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; d) hasło: Człowiek najlepsza inwestycja; e) napis: egzemplarz bezpłatny. 16) Posiłek podany w bezpośrednim sąsiedztwie sali, w której zorganizowana jest konferencja; 17) Catering Informacje dodatkowe do cateringu. Wykonawca zapewnia (co najmniej): Napoje: Soki owocowe, Kawa rozpuszczalna, Herbata ekspresowa w torebkach, Woda gazowana i niegazowana w butelkach max. 0,5 l. Przekąski słone. Ciasta. Ciastka. Koreczki (min. 4 składniki). Przystawki mięsne. Przystawki wegetariańskie. Sałaty. Zupy. Danie mięsne. Danie rybne. Dwa dania wegetariańskie. Dodatki skrobiowe. Dodatki warzywne. Deski serów. Pieczywo mieszane. 7
Szczegółowe menu na konferencję będzie ustalane z Zamawiającym 1 tydzień przed konferencją. Zamawiający dopuszcza modyfikację menu. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego na podstawie art. 67 ust. 1, pkt. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Wykonawca zwróci wszystkie niewykorzystane materiały promocyjne oraz elementy wystawiennicze (flagi, ścianki konferencyjne, roll-upy etc.) przekazane przed konferencją przez Zamawiającego w nienaruszonej postaci. 8