SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do SIWZ w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi dwudniowej konferencji pt. Potencjał inwestycyjny Polski Wschodniej w kontekście współpracy z Wydziałami Promocji Handlu i Inwestycji realizowanego ze środków Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej dla nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 osób. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, 2) zapewnienie transportu samochodowego, autokarowego i lotniczego, 3) zapewnienie noclegu dla uczestników, 4) zapewnienie usługi cateringowej, 5) zapewnienie części kulturalno-artystycznej w trakcie kolacji/bankietu w pierwszym dniu konferencji, 6) zapewnienie recepcji konferencji wraz z obsługą, 7) wydrukowanie programu konferencji oraz wykonanie materiałów promocyjnych oraz identyfikatorów dla prelegentów i uczestników, 8) zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji - zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS, 8) udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1. Liczba uczestników: nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 osób 2. Miejsce wydarzenia: Lublin, ścisłe centrum miasta i okolice (do 20 km od centrum) 3. Rodzaj wydarzenia: konferencja. 4.Termin: Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie w terminie do 14 czerwca 2013 r. z zastrzeżeniem, że konferencja musi się odbyć do dnia 14 czerwca 2013 r. Dokładny termin wykonania przedmiotu umowy zostanie określony przez zamawiającego w trakcie jej realizacji. 5. Czas trwania: 2 dni 1

2 ZADANIA WYKONAWCY: I. MIEJSCE (hotel, sala konferencyjna, parking). 1. Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem: 1) wielkość sali dostosowana do liczby uczestników i charakteru imprezy sala konferencyjna, ustawienie bankietowe (stoliki okrągłe 6-osobowe); 2) mównica; 3) klimatyzacja; 4) dostęp do Internetu bezprzewodowego; 5) nagłośnienie i sprzęty audio-video: 3 mikrofony przypinane do ubrania dla prowadzących + 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników konferencji; projektor multimedialny wraz z pilotem multimedialnym i wskaźnikiem laserowym; ekran projekcyjny, laptop do prezentacji+monitor. Ponadto Wykonawca zapewni: - zaplecze techniczne (miejsce do przechowywania materiałów konferencyjnych, sprzętu), - sanitarne (toalety damskie i męskie oraz minimum jedna toaleta dostosowana dla potrzeb osób niepełnosprawnych), - szatnię dla nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 osób wraz z obsługą. 2. Zapewnienie parkingu bezpłatnego: W sąsiedztwie sali konferencyjnej powinien być zabezpieczony teren z co najmniej 30 miejscami parkingowymi. 3. Zapewnienie miejsc noclegowych. Wymagania dotyczące hotelu: - obiekt o standardzie co najmniej hotelu 3 - gwiazdkowego, położony w centrum miasta lub 15 km od centrum, - zakwaterowanie uczestników konferencji w dniu trwania konferencji: 80 miejsc noclegowych (pokoje do 1-osobowego wykorzystania). Uczestnicy konferencji będą zakwaterowani w miejscu, gdzie będzie odbywała się konferencja bądź w innym obiekcie, 2

3 gdzie zostaną przewiezieni transportem zapewnionym przez Wykonawcę. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 3 dni przed datą konferencji. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu. II. TRANSPORT SAMOCHODOWY, AUTOKAROWY I LOTNICZY. Wykonawca zapewni: transport lotniczy: na trasie Warszawa-Lublin oraz Lublin-Warszawa, samolotem pasażerskim dla nie mniej niż 75 a max 85 osób, transport autokarowy: na trasie Port Lotniczy Lublin S. A. miejsce konferencji/hotel Port Lotniczy Lublin S. A. miejsce konferencji/hotel dla nie mniej niż 75 a max 85 osób, transport autokarowy: miejsce konferencji/hotel-miejsce zwiedzania oraz droga powrotna (przejazd na trasie ok. 30 km) dla nie mniej niż 75 a max 85 osób, transport autokarowy w przypadku, gdy miejsca noclegowe będą w innym punkcie niż miejsce konferencji: trasa miejsca konferencji-hotel oraz droga powrotna dla nie mniej niż 75 a max 85 osób. III. ZABEZPIECZENIE USŁUGI CATERINGOWEJ W TRAKCIE TRWANIA KONFERENCJI. Catering dla nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 uczestników konferencji. W pierwszym dniu konferencji kolacja, w drugim lunch. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Wykonawcę obowiązuje następujący schemat posiłków w obiekcie konferencyjnym: - bankiet w formie bufetowej, - lunch w formie zasiadanej przy stolikach okrągłych, - serwis napojów i przekąsek dostępny podczas trwania konferencji. Ponadto: Wykonawca zapewni na stolikach wodę mineralną w ilości co najmniej 0,5 l na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji. 1. Ilość osób: nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 osób 3

4 2. Serwis napojów i przekąsek dostępny podczas trwania konferencji: - kawa, herbata, dodatki: np. cukier, mleko, cytryna, 3 rodzaje soków, woda mineralna, ciastka coctailowe, przekąski słone, owoce, serwetki. 3. Kolacja/bankiet (w formie zasiadanej): Menu: - 2 przystawki (jedna zimna, jedna gorąca), 2 zupy, 3 dania główne (w tym jedno danie mięsne, 1 danie bezmięsne), desery (2 rodzaje), sałatki (co najmniej 3 rodzaje), kawa, herbata-nielimitowane, soki, woda. 4. Lunch (w formie zasiadanej): - 2 rodzaje zup, - 2 rodzaje ciepłych dań głównych składających się z ryby/ mięsa/ makaronu z sosem bez mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzajów, ryżu, pieczonych ziemniaków; - 2 rodzaje deserów, - 2 rodzaje przystawek mięsnych, 2 przystawki wegetariańskie, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski serów; - napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna. Ponadto: wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku, Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce, obrusy, stoły okrągłe lub prostokątne, Wykonawca zapewni obsługę kelnerską wszystkich posiłków. Szczegółowe menu na konferencję będzie ustalane z Zamawiającym 1 tydzień przed dniem konferencji. Dania serwowane w trakcie lunchu i kolacji/bankietu powinny uwzględniać kuchnię lokalną charakterystyczną dla Polski Wschodniej ze szczególnym uwzględnieniem dań (regionalnych) charakterystycznych dla Lubelszczyzny. Rozliczenie za wykonanie usługi cateringowej nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób ustalonej najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. 4

5 IV. CZĘŚĆ KULTURALNO-ROZRYWKOWA. Integralną częścią kolacji/bankietu powinna być ok. 2 godz. oprawa artystyczna zawierająca występ muzyczny bądź muzyczno-wizualny (np. występ sztukmistrza). V. OBSŁUGA KONFERENCJI. Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji. Do zadań Wykonawcy należy: 1. Przygotowanie przez Wykonawcę, w porozumieniu z Zamawiającym, wzoru i treści zaproszenia na konferencję: a) Określenie wzorów graficznych zaproszenia oraz wydrukowanie zaproszeń dla nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 osób uczestników konferencji wraz z agendą ze znakami programowymi (zgodnie z księgą znaków wraz z logotypami); b) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy najpóźniej 3 dni od daty zawarcia umowy następujących materiałów: treści zaproszenia na konferencję wraz z agendą wydarzenia, listy adresowej potencjalnych uczestników konferencji, c) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania projektu zaproszenia wraz z agendą Zamawiającemu do zatwierdzenia najpóźniej 6 dni od daty zawarcia umowy. d) Wykonawca opracuje projekt graficzny zaproszenia oraz projekt graficzny programu Konferencji. Zaproszenia i program Konferencji winny zawierać logotypy; format zaproszenia 210 mm x 210 mm składane na pół, gramatura papieru 200 g/m2, zadruk CMYK, zbigowane. Zapewnienie przez Wykonawcę kopert i umieszczenie w nich zaproszeń. Na kopertach powinny zostać umieszczone kolorowe logotypy, wskazane przez Zamawiającego. e) Dokonanie w ciągu 3 dni od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego projektu zaproszenia wraz z agendą wysyłki zaproszeń, na podstawie listy adresowej przekazanej przez Zamawiającego. Wysyłka nastąpi listem poleconym, priorytetowym, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz drogą elektroniczną. f) Za rejestrację zgłoszeń odpowiada Wykonawca. g) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu raportu z procesu zapraszania uczestników (imię i nazwisko, instytucja, data kontaktu, uczestnictwo - TAK/NIE) w terminie 10 dni przed rozpoczęciem konferencji. 2. Przygotowanie nie mniej niż 140, a maksymalnie 150 kompletów konferencyjnych dla uczestników. 5

6 3. Zapewnienie recepcji konferencji: - 2 krzesła, - 2 stoły przykryte tkaniną, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja, - 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami wskazanymi przez Zamawiającego), - pojemnik szklany na wizytówki. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej w drugim dniu konferencji w godz W zakresie liczby osób obsługujących recepcje Wykonawca jest zobowiązany zapewnić 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: - obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; - rejestracja uczestników, - dystrybucja identyfikatorów i materiałów konferencyjnych wśród uczestników, - prowadzenie listy obecności uczestników spotkania; lista powinna być oznakowana logotypami, - przygotowanie i ustawienie wizytowników w sali konferencyjnej, - ustawienie i złożenie elementów wizualizacji spotkania (bannerów, roll-upow etc.) 4. Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz identyfikatorów dla uczestników (po akceptacji wzoru przez Zamawiającego), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych gości. 5. Udokumentowanie fotograficzne aparatem cyfrowym oraz przekazanie materiałów zamawiającemu na nośniku CD w przeciągu 3 dni po zakończeniu konferencji. Wykonawca wykona co najmniej 100 zdjęć z przebiegu konferencji. 6. Zapewnienie obsługi technicznej imprezy (serwis techniczny 1 osoba). 7. Zapewnienie oprawy medialnej w telewizji regionalnej. 6

7 VI. MATERIAŁY PROMOCYJNE. Zapewnienie materiałów promocyjnych przez Wykonawcę: 1. Teczka typu aktówka wykonana z eko skóry, 2. Torba papierowa na materiały konferencyjne, 3. Notatnik w formacie A4 min. 60 kartek każdy, 4. Pióro wieczne w etui, 5. Identyfikator z etui i smyczą, 6. Zestaw VIP. 1. Teczka typu aktówka Materiał: Eko skóra Kolor: czarny Wyposażenie: zamykana na zamek błyskawiczny; rączka na grzbiecie teczki; dwie kieszenie na dokumenty A4, płaska kieszeń; uchwyt na długopis, kieszonka na wizytówki, ring poczwórny na dokumenty oraz wewnątrz w klip wraz z notatnikiem i długopisem według opisu poniżej. Wymiary: 320 x 240 x 20 mm - przystosowana do dokumentów w formacie A-4 (Parametry techniczne zaproponowanej teczki mogą oscylować +/- 10% wokół ww. wymiarów). Opis nadruku: technika: sitodruk na zewnątrz + tampodruk wewnątrz teczki (miejsce do ustalenia) Termin realizacji: zgodnie z harmonogramem Pakowane zbiorczo w karton w opakowania jednostkowe z tworzywa: na kartonie powinna znajdować się informacja dotycząca przedmiotu i ilości sztuk w kartonie. 2. Torba papierowa na materiały konferencyjne. Materiał: papier prążkowany grafitowy ekologiczny, Model: Kraft 90 g/m2 lub równoważny, Uchwyt: sznurek bawełniany, Wymiary: na materiały formatu A4, Pozostałe dane: górna zakładka oraz dno torby wzmocnione tekturką introligatorską, 7

8 Nadruk: logotypy wskazane przez Zamawiającego. 3. Notatnik w formacie A4 min. 60 kartek Ilość kartek: 60 Gramatura papieru: 80 g/m2 Druk notatnika: (czarny) identyczny na każdej stronie, Dodatkowe dane: - nadrukowane informacje o źródłach finansowania oraz logotypy, - klejony od góry, na spodzie notatnika doklejony karton usztywniający. 4. Pióro wieczne w etui. Pióro: Wykończenie: Korpus+skuwka wykonane ze szczotkowanego metalu w kolorze grafitowym, chromowane wykończenia, uchwyt ze stali nierdzewnej, klips w formie strzały; stalówka ze stali nierdzewnej, rozmiar F (cienka grubość kreski); wyposażone w dwukanałowy system podawania atramentu, może być używane zarówno z tłoczkiem jak i z nabojami; Gwarancja: 2-letnia międzynarodowa gwarancja. Etui/opakowanie pojedyncze: Materiał: skóra naturalna ręcznie tamponowana. Wykończenie: jedna usztywniona komora zamykana nasuwana idealnie dopasowana nasadką. Zapakowane w czarny lub grafitowy kartonik. Wymiary: długość 145 mm, szerokość 20 mm. Etui powinno musi być oznaczone logotypem Smakuj życie udostępnionym przez Zamawiającego. 5. Identyfikator z etui i smyczą. Identyfikator: - etui z przezroczystego tworzywa sztucznego - wizytówka na awersie, program ramowy konferencji umieszczony na rewersie, nadruk 8

9 w pełnym kolorze, - rozmiar: 90 x 110 mm. Smycz: - szerokość: 15 mm (+/- 5mm), - długość: 50 cm (+/- 5 cm), - kolor: granatowy, - zakończona karabińczykiem - nadruk: pełno kolorowy. 6. Zestaw VIP Ilość: nie mniej niż 80, a nie więcej niż 85 szt. Wykonawca zapewni Zestawy VIP dla uczestników konferencji, w skład których będą wchodziły produkty regionalne województwa lubelskiego. W skład zestawu będą wchodziły 3 produkty regionalne spożywcze. Wybór produktów zostanie uzgodniony przez Wykonawcę z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest do zapakowania zestawów VIP w opakowania ułatwiające przeniesienie ww. zestawów. Wszystkie materiały konferencyjne muszą być oznaczone (kolorowymi) logami wskazanymi przez Zamawiającego. VII. ZAPEWNIENIE OZNAKOWANIA WIZUALNEGO MIEJSCA KONFERENCJI: 1) Stojące wizytowniki o jednakowej wielkości Liczba: 2 sztuki, Format: 150/200 x 80/100 mm, Materiał: tworzywo pleksi z wymienną wkładką imienną dostarcza Wykonawca 9

10 RAMOWY PROGRAM KONFERENCJI Dzień 1 15:00 Przylot z Warszawy do Lublina 15:00-15:30 Przejazd do miejsca zakwaterowania 15:30-16:00 Rejestracja i zakwaterowanie gości 18:00-20:00 Kolacja z występem artystycznym Dzień Śniadanie 09:30-11:00 Prezentacje potencjału inwestycyjnego województwa lubelskiego 11:00-11:30 Dyskusja 11:30-13:30 Wizyta studyjna 13:30-14:30 Lunch 14:30-14:45 Wymeldowanie z hotelu 14:45-15:15 Przejazd na lotnisko 16:00 Wylot z Lublina do Warszawy 10