Wprowadzenie w tematykę zarządzania projektami/przedsięwzięciami punkt 2 planu zajęć dr inż. Agata Klaus-Rosińska 1
DEFINICJA PROJEKTU Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania określonego celu i uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu produkt projektu 2
CECHY PROJEKTU Cele Złożoność Projekt Autonomia Unikalny Ograniczony Czas! 3
KLASYFIKACJA PROJEKTÓW Kryteria: 1. Ze względu na przeznaczenie (według pochodzenia zlecenia): projekty wewnętrzne i projekty zewnętrzne 2. Ze względu na naturę: projekty techniczne, administracyjne, finansowe, handlowe, itp. 3. Ze względu na oczekiwania: projekty kompleksowe lub wycinkowe 4
KLASYFIKACJA PROJEKTÓW (c.d.) Według stopnia nowości: projekty o niskim stopniu nowości, projekty o wysokim stopniu nowości Według orientacji: projekty zorientowane obiektowo, projekty zorientowane procesowo 5
PROJEKT Projekt nakłada się na formalną strukturę organizacyjną firmy (z reguły nie dostosowaną do potrzeb projektów) oraz codzienną działalność i przyzwyczajenia organizacji i jej członków Projekt ma dynamiczny charakter (częste zmiany w otoczeniu mikro- i makroekonomicznym, oraz w samym projekcie) Wielu udziałowców projektu, dynamiczne zmiany, konieczność pracy grupowej - potrzeba koordynacji i efektywnej komunikacji Projekty muszą być zarządzane inaczej niż standardowa działalność przedsiębiorstwa 6
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Działania kierownicze (zarządcze) Wielkość wejściowa --------------- potrzeba Działania operacyjne (podstawowe) Oczekiwany rezultat --------------- Zaspokojenie potrzeby Działania wspierające (pomocnicze) Rodzaje działań związanych z realizacją projektów 7
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Zarządzanie projektem jest procesem, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków, posługując się przy tym odpowiednimi metodami i technikami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości. Def. PMI - Project Management Institute 8
PODSTAWOWE PARAMETRY PROJEKTU JAKOŚĆ PROJEKT KOSZT CZAS + ZAKRES 9
PODSTAWOWE PARAMETRY PROJEKTU Zmiana jednego z parametrów projektu pociąga za sobą konieczność zmiany przynajmniej jeszcze jednego parametru. Jeżeli pozostałe parametry pozostaną jednak niezmienione, będzie to miało negatywny wpływ na obciążenie zasobów i jakość rezultatów projektu.
ZALEŻNOŚCI POMIĘDZY PARAMETRAMI PROJEKTU Z2>Z1 C2>C1 K2>K1 Z1 K1 C1 W1=W1 W1 C3>C1 Z3=Z1 K3>K1 W3>W1 11
CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW Przedsiębiorstwa, aby usprawnić kontrolę zarządzania projektem, dzielą go zazwyczaj na kilka etapów/faz (project phases). Wszystkie etapy/fazy składają się na cykl życia projektu. Istnieje wiele różnych koncepcji definiowania tego cyklu, a najbardziej ogólną z nich przedstawia rysunek 12
CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW 13
CYKL ŻYCIA PROJEKTÓW w zależności od stopnia zaawansowania projektu zmieniają się jego zapotrzebowania na zasoby tzn. na środki finansowe, ludzi czy materiały. Jest to jedna ze wspólnych cech charakterystycznych dla cyklu życia projektu we wszystkich jego modelach. Inną istotną cechą jest to, że w początkowej fazie projektu prawdopodobieństwo jego pomyślnego zakończenia jest najmniejsze, oznacza to tym samym, że ryzyko i niepewność z nim związane są najwyższe. W miarę realizacji projektu prawdopodobieństwo zakończenia stopniowo wzrasta. 14
Fazy cyklu życia projektu wg PMBoK Rozpoczęcie Planowanie Czas Realizacja Kontrola Zakończenie Dla każdej fazy określone są procesy
Procesy zarządzania projektami Procesy zarządzania projektami można podzielić na 5 grup, które zawierają jeden lub większą ilość procesów: procesy rozpoczęcia (initiating processes) obejmują zatwierdzenie projektu lub jego etapu procesy planowania (planning processes) dotyczą określania i precyzowania celów projektu oraz wybór najlepszego z dostępnych sposobów ich osiągnięcia 16
Procesy zarządzania projektami procesy realizacji (executing processes) polegają na koordynowaniu ludzi i innych zasobów w celu wykonania przyjętego planu procesy kontroli (controlling processes) polegają na systematycznym monitorowaniu i mierzeniu wykonania projektu, co pozwala na wykrycie odchyleń od planu i podjęcie działań korygujących procesy zakończenia (closing processes) jest to formalna akceptacja rezultatów uzyskanych w projekcie lub w danym etapie projektu 17
Procesy zarządzania projektami Poszczególne grupy procesów oddziałują między sobą przez powstające w ich ramach rezultaty. Często rezultaty jednej grupy procesów stają się materiałem wejściowym dla następnej. Oddziaływania między grupami procesów są często powtarzane, np. procesy planowania umożliwiają rozpoczęcie projektu na podstawie wstępnego planu, a także uaktualnienie tego planu w trakcie realizacji projektu. 18
ORGANIZACJA PROJEKTU W PRZEDSIĘBIORSTWIE Ze względu na dojrzałość w postępowaniu w zakresie zarządzania projektami, przedsiębiorstwa (lub ich działy realizujące projekty) mogą się znajdować na różnych poziomach zaawansowania: 1. REALIZOWANIA PROJEKTÓW AD HOC 2. OPERACYJNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI 3. STRATEGICZNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI 4. ORGANIZACJI ZORIENTOWANEJ NA PROJEKTY 19
Organizacja zorientowana na projekty P4 Charakterystyka: Brak tradycyjnych schematów organizacyjnych oraz wysoka kultura pracy zespołowej Efekty: Wysoki wskaźnik powodzenia projektów i bardzo wysoki stopień motywacji pracowników Strategiczne zarządzanie projektami P3 Charakterystyka: Jednolita i specyficzna dla przedsiębiorstwa koncepcja zarządzania projektami wykorzystywana we wszystkich projektach Efekty: Istnieje duża szansa na powodzenie realizacji projektów Operacyjne zarządzanie projektami P2 Charakterystyka: Koordynacja pomiędzy działaniami w projekcie i w organizacji jest bardzo pracochłonna Efekty: Tylko pojedyncze projekty kończą się sukcesem Realizowanie projektów ad hoc P1 Charakterystyka: Brak precyzyjnego określenia celów i efektywnych zespołów zadaniowych, co powoduje konflikty na linii: zespół - organizacja Efekty: Wysokie ryzyko nieukończenia projektów, słaba motywacja pracowników 20
REALIZOWANIE PROJEKTÓW AD HOC W przedsiębiorstwach na poziomie 1 projekty istnieją, jednak ich inicjowanie oraz realizacja odbywa się bez jakiejkolwiek systematyki. Ważne jest, aby pracownicy przedsiębiorstw na tym poziomie właściwie rozumieli pojęcia: zlecenie i projekt i nie używali ich w dowolny sposób. 21
OPERACYJNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI W przedsiębiorstwach na poziomie 2 zarządzanie projektami funkcjonuje w prosty, tradycyjnie przyjęty sposób. Mimo znacznego zaangażowania kierowników projektu, występują dość duże straty. Projekty często nie są znane lub akceptowane w całej organizacji. Nie są wykorzystywane efekty synergiczne, jakie mogłyby wystąpić pomiędzy poszczególnymi projektami. 22
STRATEGICZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI W przedsiębiorstwach na poziomie 3 świadomie inwestuje się w ciągłe doskonalenie organizacji, metod, oprogramowania i kwalifikacji personelu w dziedzinie zarządzanie projektami. 23
ORGANIZACJA ZORIENTOWANA NA PROJEKTY Wraz ze wzrostem znaczenia zarządzania projektami koniecznością staje się możliwość szybkiego i elastycznego przydzielania pracowników do poszczególnych projektów. zmiana hierarchicznej struktury organizacyjnej zmiana dysponowaniem zasobami ludzkimi oraz odpowiedzialności za nie 24
ORGANIZACJA ZORIENTOWANA NA PROJEKTY tradycyjne opisy stanowisk są zastępowane przez opisy zadań, z podanym terminem wykonania kierownik projektu działa i decyduje samodzielnie we wszystkich sprawach merytorycznych, handlowych i personalnych budżet projektu powinien być wydzielony z budżetu całego przedsiębiorstwa i niezależny od jego okresów rozrachunkowych zanikanie trwałych stanowisk kierowniczych 25
ORGANIZACJA ZORIENTOWANA NA PROJEKTY Orientacja na projekty powinna być sprawą kluczową dla 3 typów przedsiębiorstw i branż: 1. przedsiębiorstw, których dochody są generowane bezpośrednio przez odpowiednie wykonanie projektów 2. branż, w których codzienna działalność jest w znaczącym stopniu determinowana przez realizację złożonych procesów innowacyjnych 3. wybranych działów np. badań i rozwoju lub technologii informacyjnych należących do dużych przedsiębiorstw przemysłowych, usługowych i handlowych 26