Grundfos Extranet Instrukcja użytkownika
Wprowadzenie do sieci Grundfos Extranet Kilka słów na temat 2 Niniejsza instrukcja stanowi wprowadzenie do sieci Grundfos Extranet. Grundfos Extranet jest ciągle udoskonalany, dzięki czemu oferuje nowe funkcje i usługi. bezpieczeństwa Grundfos Extranet oferuje bezpieczną przestrzeń, w której można wymieniać się informacjami. Używamy połączenia https i w związku z tym wszystkie dane są zakodowane. Indywidualna nazwa użytkownika oraz hasło są konieczne, aby korzystać z sieci Grundfos Extranet. Sugerujemy również, aby, ze względów bezpieczeństwa, zmieniać hasło co trzy miesiące. kwestii prawnych Kwestie prawne oraz obowiązki użytkownika opisane zostały w dokumencie zawierającym warunki korzystania z sieci Extranet, który jest dostępny w Extranecie. integracji z systemami Grundfos ERP Cała logistyka, składanie zamówień oraz informacje o koncie użytkownika są bezpośrednio pobierane z systemów ERP firmy Grundfos, a zatem są to te same informacje, które sprzedawcy Grundfos widzą w swoim systemie ERP. tworzenia nowych użytkowników Konta nowych użytkowników można utworzyć przez osoby kontaktowe Grundfos lub przez Administratora w twojej firmie. Dla każdego użytkownika zostaną indywidualnie stworzone prawa dostępu, ustawienia dotyczące kraju, nazwa użytkownika oraz hasło.
Dostęp do sieci Grundfos Extranet Grundfos Extranet jest wyłącznym serwisem udostępnianym naszym partnerom. Usługi oferowane w Extranecie są chronione hasłem. Aby zapewnić jak największą ochronę zarówno firmie Grundfos, jak i naszym partnerom, dostęp do sieci jest możliwy jedynie po podpisaniu oficjalnej umowy z firmą Grundfos. zalogować się do Extranet.Grundfos.com Wpisz adres w polu adresowym przeglądarki. W oknie, które się pojawi, należy wpisać swoją nazwę użytkownika oraz hasło. 3 uzyskać nowe hasło Jeżeli zapomniałeś hasła, skontaktuj się z Administratorem sieci Grundfos Extranet w twojej firmie lub z lokalnym przedstawicielem Grundfos lub wejdź na stronę https://net.grundfos.com/appl/passwd/reset. Jeżeli chcesz zmienić hasło z powodów bezpieczeństwa, możesz to zrobić na stronie głównej w Extranecie. W przypadku, gdy masz pytania Zawsze możesz skontaktować się z lokalnym przedstawicielem Grundfos.
Ogólna struktura Struktura sieci Grundfos Extranet różni się od strony głównej Grundfos. Extranet stanowi narzędzie, z którego można korzystać w codziennej pracy, dlatego wszelkie przydatne funkcje znajdują się pod ręką. Wszystkie funkcje Extranetu są umieszczone jako zakładki u góry każdej sekcji Extranetu, pozostałe miejsce danej sekcji przeznaczone jest na przyciski oraz linki, które są istotne dla tej sekcji. poruszać się pomiędzy narzędziami Grundfos Extranet Poruszanie się pomiędzy poszczególnymi sekcjami odbywa się za pomocą zakładek należy wykonać tylko jeden krok, aby przejść do nowej sekcji. W każdej zakładce znajduje się zbiór funkcji odpowiadający narzędziom. Wybierz zakładkę, którą chcesz użyć i skorzystaj z przycisków i linków do odpowiednich czynności w tej sekcji. 4 zdobyć dalsze informacje dotyczące funkcji Extranetu Tam, gdzie można zasięgnąć dodatkowej informacji, przy danej funkcji występuje przycisk Info i w niebieskim kółeczku. Kliknij na tą ikonkę, a dodatkowe informacje wyświetlą się w nowym oknie tekstowym. wyświetlić warunki korzystania z sieci Grundfos Extranet W ramce po prawej stronie znajduje się link do warunków korzystania z sieci Grundfos Extranet, które obejmują kwestie prawne oraz obowiązki wynikające ze współpracy z firmą Grundfos poprzez Extranet. wyświetlić swój profil użytkownika Profil użytkownika zawiera informacje, które figurują w sieci Grundfos Extranet. W przypadku zmian należy skontaktować się z lokalnym przedstawicielem Grundfos.
Strona główna 5 Strona główna Grundfos Extranet stanowi sekcję z bieżącymi informacjami oraz ze wsparciem technicznym. Informacją powitalną będzie imię, nazwisko oraz numer kontrahenta. Poniżej tekstu powitalnego znajdzie się kilka bieżących informacji dotyczących Extranetu, tj. informacje dotyczące nowych funkcji lub planowanych produktów, które mają zostać wypuszczone na rynek. Ramka znajdująca się po lewej stronie ekranu będzie zawierać narzędzia wspomagające, które mogą być przydatne podczas korzystania z Extranetu. znaleźć osobę kontaktową z firmy Grundfos Nazwisko oraz numer telefonu osoby kontaktowej z firmy Grundfos pojawi się po kliknięciu na link Wyświetl swój profil użytkownika w ramce po prawej stronie ekranu. uzyskać odpowiedzi na pytania związane z Extranetem Po kliknięciu na link Wyświetl swój profil użytkownika wyświetlone zostanie nazwisko oraz numer telefonu osoby kontaktowej z firmy Grundfos. zmienić hasło Ze względów bezpieczeństwa zalecamy, aby zmieniać hasło co trzy miesiące. Możesz zmienić hasło klikając na link Zmień hasło. Hasło powinno posiadać: Minimum 8 znaków Minimum 4 litery alfabetu (a, b, c, ) Minimum 1 znak numeryczny (1, 2, 3, ) Maksymalnie 2 powtarzające się znaki zmienić firmę partnerską Jeżeli masz dostęp do kont więcej niż jednej firm partnerskich, możesz kliknąć na link Zmień firmę partnerską i wybrać konto firmy partnerskiej, do której chcesz się zwrócić. zarządzać użytkownikami w swojej firmie Jeżeli możesz zarządzać innymi użytkownikami w twojej firmie kliknij na Zarządzanie użytkownikami, w ten sposób możesz tworzyć nowych lub zmieniać dostęp istniejących użytkowników. mieć łatwiejszy dostęp do Extranetu Jeśli klikniesz na link Dodaj do ulubionych.
Moje Produkty 6 Sekcja Moje Produkty pozwala na stworzenie listy ulubionych produktów. Jest to przydatne dla Partnerów mających stały asortyment produktów, które zamawiają co jakiś czas. sporządzić listę produktów dla powtarzających się zamówień Użyj listy Moje produkty, aby stworzyć listę produktów, które zamawiasz co jakiś czas. dodać produkt do zakładki Moje produkty Wpisz numer produktu w pole znajdujące się nad listą z ulubionymi produktami. Kliknij na dodaj do listy I produkt zostanie dodany do listy. usunąć produkt z zakładki Moje produkty Kliknij na link usuń znajdujący się po prawej stronie konkretnego produktu. zmienić kolejność produktów na liście w zakładce Moje produkty Kolumny można sortować w górę/w dół sprawdzić szczegóły na numerze produktu w zakładce Moje produkty Przy produktach znajdujących się na liście Moje produkty, link Numer produktu odsyła do szczegółowych informacji na temat produktów, które zostają wyświetlone w osobnym oknie. Uwaga: Jeżeli nie można znaleźć produktu, podany został nieistniejący numeru produktu, lub danego produktu nie można kupić przez sieć Grundfos Extranet. Spróbuj wpisać numer ręcznie, aby mieć pewność, że jest wpisany poprawnie, lub skontaktuj się z lokalnym przedstawicielem Grundfos. zamówić gamę produktów z zakładki Moje produkty Produkty można zamawiać bezpośrednio z listy Moje produkty poprzez wpisanie ilości potrzebnych produktów oraz kliknięcie na przycisk Dodaj do koszyka. dodać listę produktów za jednym razem Zaznacz ramkę Dodaj wiele produktów, poprzez wpisanie numerów produktów w kolumnie, jeden produkt w jednej linijce.
Wybór Produktów 7 Sekcja Wybór Produktów opiera się w znacznym stopniu na funkcji Grundfos WebCAPS, i wszystkie opcje dostępne w Grundfos WebCAPS są dostępne także tutaj. Korzystanie z sekcji Wybór Produktów w Extranecie, zamiast z lokalnej strony głównej Grundfos, umożliwia zamawianie produktów bezpośrednio z katalogu. znaleźć pompę, nie mając nazwy produktu, bądź numeru Dzięki funkcji katalogu, pompę można wybrać poprzez proces selekcji, zaczynając od poziomu zastosowania, rodzaju produktu do zakresu konkretnych parametrów pomp. Przy każdej pompie podana jest krzywa pracy pompy, zdjęcia, diagramy przedstawiające oprzewodowanie, itd. zastąpić starą pompę Grundfos lub pompę z konkurencyjnej firmy nową pompą Grundfos Funkcja zastąpienia zawiera listę nazw produktów, zarówno firmy Grundfos, jak i produktów firm konkurencyjnych. Wybranie nazwy starej pompy spowoduje wyświetlenie listy możliwych do zamienienia pomp z podobnymi parametrami produktu. znaleźć szczegóły dla pompy na podstawie numeru produktu Można skorzystać z wyszukiwarki produktów, jeżeli znany jest numer produktu. Podanie numeru produktu spowoduje otwarcie okna zawierającego szczegółowe informacje o produkcie. zamówić wybraną pompę Produkty można dodawać do koszyka bezpośrednio z katalogu lub z okna zawierającego szczegóły produktu. Uwaga: Produkty, które nie widnieją w katalogu, można zamawiać poprzez dodanie do koszyka.
Status Zamówienia 8 Sekcja Status Zamówienia umożliwia sprawdzenie statusu wszystkich złożonych zamówień. Dzięki temu na zapytania dotyczące złożonych zamówień można uzyskać odpowiedzi poprzez Grundfos Extranet, zamiast czekać na kontakt w standardowych godzinach pracy biura. uzyskać szybki podgląd statusu zamówienia w twoich zamówieniach Ostatnia kolumna listy zamówień pokazuje status zamówień na liście na jednym z poniższych poziomów: Otwarte W trakcie realizacji Wysłane znaleźć złożone ostatnio zamówienie Na początku listy zamówień znajdują się ostatnio złożone zamówienia. znaleźć stare zamówienie Stare zamówienia można odszukać używając pól wyszukiwania znajdujących się poniżej listy zamówień: Numer zamówienia Grundfos Twój numer zamówienia Numer produktu Miesiąc, w którym zamówienie zostało złożone Uwaga: Lista zawiera wszystkie zamówienia złożone poprzez system Grundfos ERP znaleźć zamówienie na podstawie konkretnego numeru produktu Użyj pola wyszukiwania Numer produktu znajdującego się poniżej listy zamówień. Wpisz konkretny numer produktu i kliknij na przycisk szukaj. posortować kolumny w górę/w dół Kliknij na strzałki góra/dół znajdujące się na górze po prawej stronie każdej kolumny.
Status Zamówienia - szczegóły 9 sprawdzić szczegóły konkretnego zamówienia Korzystając z linku Numer zamówienia Grundfos znajdującego się na liście, wyświetlone zostaną dalsze szczegóły konkretnego zamówienia. wydrukować informacje o starym zamówieniu Kliknij na polecenie Drukuj znajdujące się w prawym dolnym rogu okna ze szczegółami zamówienia. wyeksportować informacje do arkusza kalkulacyjnego Kliknij na ikonę Excela w prawym dolnym rogu okna ze szczegółami zamówienia. zamówić ponownie materiały ze starego zamówienia Aby zamówić ponownie wszystkie materiały oraz te same ilości, jak w konkretnym zamówieniu, kliknij przycisk Dodaj do koszyka. Wszystkie produkty zostaną dodane w tych samych ilościach do koszyka (w razie potrzeby ilość produktów można zmienić później w koszyku). Uwaga: Zamówienie nie może zostać zmienione poprzez Extranet. Jeżeli istnieje konieczność zmiany zamówienia, należy skontaktować się z biurem handlowym. Potwierdzenie zamówienia: Zamówienie jest potwierdzone w momencie pojawienia się Ilości potwierdzonej i Daty potwierdzenia (pola zaznaczone na czerwono)
Wysyłka 10 Sekcja Wysyłka umożliwia sprawdzenie uwag dotyczących wysyłki wszystkich złożonych zamówień. uzyskać szybki podgląd statusu Wysyłki Ostatnia kolumna w historii wysyłki podaje status wysyłki, na jednym z poniższych poziomów: Wysłany Wysyłka w toku znaleźć informacje dotyczące starej wysyłki Informacje dotyczące starych wysyłek można uzyskać korzystając z pól wyszukiwania znajdujących się poniżej listy faktur: Numer wysyłki Grundfos Numer zamówienia Grundfos Twój numer zakupu Miesiąc, w którym zamówienie zostało złożone przeglądać szczegóły dotyczące wysyłki Po wybraniu linku Numer dostawy Grundfos znajdującego się na liście wyświetlone zostaną dalsze szczegóły konkretnej wysyłki. wydrukować informacje o wysyłce Kliknij na polecenie Drukuj znajdujące się w prawym dolnym rogu okna ze szczegółami wysyłki.
Faktury 11 Sekcja Faktura umożliwia dostęp do wszystkich faktur za wszystkie złożone i zafakturowane zamówienia. Lista faktur umożliwia szybki podgląd kwot oraz dat widniejących na twoim koncie w Grundfos. uzyskać szybki podgląd kwot oraz dat widniejących na fakturze Kolumny w liście faktur pokazują datę faktury, kwotę, oraz termin płatności netto. znaleźć ostatnio wystawioną fakturę Na początku listy faktur znajdują się ostatnio wystawione faktury. znaleźć starą fakturę Stare faktury można wyszukać korzystając z pól wyszukiwania znajdujących się poniżej listy faktur: Numer zamówienia Grundfos Numer faktury Grundfos Twój numer zakupu Miesiąc wystawienia faktury przeglądać szczegóły faktury PO wybraniu linku Numer faktury Grundfos znajdującego się na liście, wyświetlone zostaną dalsze szczegóły konkretnej faktury. uzyskać kopię faktury w formacie PDF Kliknij na ikonkę PDF. wydrukować informacje o fakturze Kliknij na polecenie Drukuj znajdujące się w prawym dolnym rogu okna ze szczegółami faktury. sprawdzić zamówienie oraz szczegóły dotyczące wysyłki na podstawie faktury Kliknij na odpowiedni link dokumentu. Uwaga: Uzyskanie szczegółów dotyczących wysyłki I zamówienia zależy od indywidualnych praw dostępu.
Saldo 12 Sekcja Saldo dostarcza informacji na temat wszystkich otwartych dokumentów finansowych pomiędzy Grundfos oraz firmami partnerskimi. Zazwyczaj będą to faktury, które nie zostały jeszcze zapłacone, lub płatności, które zostały zarejestrowane, ale nie są potwierdzone na fakturze. Faktury, których data wymagalności już minęła, będą zaznaczone na liście na czerwono. znaleźć otwarte faktury Kliknij na zakładkę Saldo i wybierz kolumnę Rodzaj, aby posortować wszystkie rodzaje dokumentów. znaleźć saldo całkowite pomiędzy firmą Grundfos a twoją firmą Kwota znajdująca się przy dolnej linii jest całkowitą kwotą otwartych dokumentów finansowych. znaleźć podsumowanie twojej sytuacji kredytowej sporządzone przez Grundfos Kliknij na link Sprawdź swój profil finansowy. Zawiera on informacje dotyczące twojej sytuacji kredytowej, warunków dotyczących płatności, limitu kredytowego oraz rzeczywistą wykorzystaną kwotę twojego limitu kredytowego.
Dostępność 13 Sekcja Dostępność dostarcza informacji na temat dostępności produktów. sprawdzić dostępność konkretnego produktu Wpisz numer produktu oraz jego ilość. Po kliknięciu na przycisk Wyszukaj informacja dotycząca dostępności zostaje podana bezpośrednio z systemu SAP. Kliknij na przycisk Info, aby uzyskać dalsze informacje dotyczące dat dostawy. dodać produkt do koszyka po sprawdzeniu dostępności Za pomocą przycisku Dodaj do koszyka do koszyka zostanie dodany konkretny produkt w wybranej ilości.
Oferta W sekcji Oferty znajdują się wszystkie aktualne oferty zatwierdzone przez Grundfos i związane z twoim kontem. Kliknij na link, aby zobaczyć szczegóły Oferty. Możesz przekształcić Ofertę w zamówienie w sekcji Oferty sprawdzić szczegóły Oferty Kliknij na link z numerem Oferty. 14 znaleźć Ofertę po numerze dokumentu Wpisz numer oferty w odpowiednie pole i kliknij Wyszukaj. znaleźć Ofertę bez numeru dokumentu Możesz wyszukać ofertę poprzez: Numer produktu: wpisz numer produktu i kliknij Wyszukaj. Na liście pojawią się wszystkie oferty zawierające wpisany numer produktu. Miesiąc: Wybierz miesiąc, w którym otrzymałeś zmianę dotyczącą złożonego zamówienia przez Extranet. Następnie skontaktuj się z lokalnym przedstawicielem Grundfos. zamówić Ofertę Ze szczegółów Oferty wybierz Dostawa, a następnie postępuj zgodnie ze wskazówkami. Klikając na link numeru Oferty, zobaczysz szczegóły oferty; od kiedy i do kiedy jest aktualna, numery produktu, ceny netto. Aby złożyć zamówienie przy danej ofercie, naciśnij przycisk Dostawa, a następnie postępuj zgodnie ze standardową procedurą składania zamówień. zmienić produkty lub ich ilość Nie jest możliwe, aby dodać/usunąć lub zmienić ilość produktów w ofercie. Zgodnie z warunkami korzystania, można jedynie zamawiać kompletne oferty. Jednak towary mogą zostać dostarczone oddzielnie.
Koszyk 15 W sekcji Koszyk znajdziesz produkty, które do niego dodałeś. Z koszyka można bezpośrednio wysłać zamówienie do Grundfos. W pełni kontrolujesz proces składania zamówień i dowolnie możesz zmieniać zamówienie. dodać produkt do koszyka Nowe produkty można bezpośrednio dodawać do koszyka: Wpisz numer produktu oraz ilość i kliknij Dodaj do koszyka. zmienić ilość produktów w koszyku Aby zmienić ilość produktów, wpisz poprawną ilość w polu Ilość i kliknij aktualizuj. usunąć produkt z koszyka Produkt można usunąć klikając na link Usuń znajdujący się w prawej kolumnie listy. usunąć wszystkie pozycje z koszyka Można usunąć całą zawartość koszyka poprzez kliknięcie okienka Usuń wszystko. sprawdzić, czy w twoim koszyku znajduje się właściwy produkt Za pomocą linka numeru produktu sprawdź szczegóły produktu. sprawdzić ceny katalogowe w koszyku Ceny znajdujące się w cenniku są cenami katalogowymi.
Koszyk informacje dotyczące dostawy 16 wpisać własny numer zamówienia W części Informacje dotyczące Dostawy, podczas procesu kupowania, należy wpisać własny numer zamówienia. ustawić żądaną datę dostawy Wybór żądanej daty dostawy jest obligatoryjny i musi zostać określony dla każdego zamówienia. dodać komentarz do zamówienia dla Grundfos Można dodawać komentarze do zamówienia, zostaną one zapisane przez lokalnego przedstawiciela Grundfos. wybrać szybszy rodzaj wysyłki Korzystając z rozwijanego menu Rodzaj wysyłki możesz wybrać inny sposób wysłania produktu. Kliknij na przycisk Info, aby uzyskać dalsze informacje dotyczące warunków wysyłki oraz kosztów frachtu. podzielić moje zamówienie na oddzielne dostawy Jeżeli chcesz podzielić zamówienie na oddzielne dostawy, należy zaznaczyć ramkę Zezwól na oddzielna dostawę. Kliknij na przycisk Info, aby uzyskać dalsze informacje dotyczące oddzielnych oraz łącznych dostaw. wybrać adres dostawy Za pomocą opcji z wybranym adresem dostawy możesz wybrać adres dostawy z adresów dostaw, które są połączone z twoją firmą w systemie Grundfos ERP. Jeżeli chcesz wprowadzić inne adresy dostaw, możesz wpisać nowy adres w pola Firma, Adres, itd.
Koszyk podgląd zamówienia 17 zmienić informacje dotyczące dostawy, produktów lub ich ilości w zamówieniu Jeżeli chcesz zmienić informacje dotyczące dostawy, możesz dodawać zmiany poprzez kliknięcie na przycisk Informacje dotyczące Dostawy. przeglądać potwierdzone daty dostawy Potwierdzone daty dostawy znajdują się w kolumnie Dostawa w tabeli zamówienia. złożyć ostateczne zamówienie do Grundfos Kiedy wyświetla się podgląd informacji dotyczącej twojego zamówienia, należy kliknąć na Złóż zamówienie, aby zostało ono ostatecznie wysłane do Grundfos. zmienić złożone zamówienie Aby zmienić zamówienie, które złożyłeś przez Extranet, należy skontaktować się z lokalnym przedstawicielem Grundfos. sprawdzić status złożonego zamówienia Natychmiast po złożeniu zamówienia będziesz mógł śledzić jego status za pomocą zakładki Status Zamówienia lub klikając na przycisk Przeglądaj zamówienie. Wyświetli się wtedy okno zawierające szczegóły dotyczące zamówienia.