UPS CampusShip Podręczny przewodnik Lipiec 2010 r.

Transkrypt

1 2010 United Parcel Service of America, Inc. UPS, znak marki UPS i brązowy kolor są znakami handlowymi United Parcel Service of America, Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone. UPS CampusShip Podręczny przewodnik Lipiec 2010 r.

2 Spis treści Logowanie i pierwsze kroki Moje ustawienia Wysyłka Bilet wysyłkowy Przeglądanie danych wysyłki Potwierdzenie wysyłki...13 Historia wysyłek...14 Zasoby

3 UPS CampusShip to internetowy system zarządzania przesyłkami zlokalizowany na serwerze UPS, który pozwala zwiększyć wydajność i ograniczyć koszty. Rozbudowane funkcje UPS CampusShip pozwalają przygotowywać wysyłki szybciej i dokładniej. Niniejszy przewodnik to wygodne, podręczne źródło informacji opisujące krok po kroku działania pozwalające wykonać wszystkie zadania związane z wysyłkami. Jeśli masz pytania lub potrzebujesz dodatkowych informacji, skorzystaj z odnośnika Pomoc w UPS CampusShip lub skontaktuj się z Administratorem UPS CampusShip w swojej firmie, wybierając Wyszukiwanie administratora. 2

4 Logowanie i pierwsze kroki Aby się zalogować, kliknij odnośnik adresu Twojej firmy w UPS CampusShip, który otrzymałeś w wiadomości owej lub zaloguj się na Pojawi się prośba o zalogowanie w systemie UPS CampusShip danej firmy przy użyciu identyfikatora użytkownika i hasła podanych w wiadomości z UPS CampusShip. W identyfikatorach i hasłach rozróżniane są małe i wielkie litery. Ponieważ jesteś nowym użytkownikiem, przeczytaj Umowę dotyczącą rozwiązań technicznych UPS (zawierającą warunki świadczenia usług) i kliknij przycisk Akceptuję, aby kontynuować. Po pierwszym zalogowaniu pojawi się prośba o zmianę tymczasowego hasła. Po dokonaniu zmiany naciśnij przycisk Aktualizuj. Jeśli zapomnisz swój identyfikator lub hasło, użyj odnośnika Nie pamiętam identyfikatora użytkownika lub hasła system UPS CampusShip prześle Twój identyfikator użytkownika i tymczasowe hasło w wiadomości owej. 3

5 Logowanie i pierwsze kroki (ciąg dalszy) Uwaga: Dostępne usługi i opcje związane z wysyłką mogą zostać ograniczone przez Twojego Administratora. Najlepszy sposób, aby rozwiązać potencjalny problem to skontaktować się najpierw z Administratorem. Użyj narzędzia Wyszukiwanie administratora, aby znaleźć dane kontaktowe swojego Administratora lub użyj odnośnika do a i numeru telefonu pomocy technicznej znajdującego się u dołu każdej strony. Z zakładki Zasoby, wybierz Wsparcie dla systemu UPS CampusShip, aby znaleźć numer telefonu działu pomocy w danym regionie. 4

6 Moje ustawienia Rozpocznij od określenia swoich preferencji dotyczących wysyłki, co zaoszczędza czas i zapewnia optymalne korzystanie z systemu. Wybierz Moje ustawienia, następnie Edytuj preferencje wysyłki, aby ustawić domyślne opcje wysyłki, wartości referencyjne, sposób płatności, powiadomienia owe, informacje o odbiorze, preferencje dotyczące druków itp. 5

7 Moje ustawienia (ciąg dalszy) W opcji Moje ustawienia można utworzyć osobiste i firmowe książki adresowe. Wybór odbiorców z książki adresowej oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędu. Można tu również wpisać nowy adres, importować adresy lub utworzyć listę dystrybucyjną zawierającą do 100 odbiorców, co jest bardzo przydatne, gdy przygotowujesz przesyłkę tego samego typu do wszystkich osób z listy. 6

8 Wysyłka Gdy jesteś gotowy do rozpoczęcia wysyłki, zaloguj się, aby uzyskać dostęp do strony Wysyłanie. Stąd możesz utworzyć wysyłkę (Przygotuj przesyłkę), utworzyć zwrot (Przygotuj przesyłkę zwrotną), utworzyć import (Utwórz przesyłkę importową) lub dokonać wysyłki zbiorowej (Wyślij używając importu seryjnego). Wybierz odpowiednią opcję, aby rozpocząć wysyłkę. Gdzie skierowana jest przesyłka? Najpierw wpisz lub wybierz osobę lub listę dystrybucyjną, wpisując odpowiednie dane w dostępne pole. Możesz również skorzystać z firmowej książki adresowej lub wybrać Zewnętrzną książkę adresową, aby wybrać kontakt z książki adresowej programu Microsoft Outlook. 7

9 Wysyłka (ciąg dalszy) Skąd wysyłana jest przesyłka? Sprawdź swój adres nadawcy Wyślij z lub wybierz Edytuj, aby zmienić adres. Adres Wyślij z służy do określania stawek i dostępnych usług, więc powinien odzwierciedlać faktyczny adres, z którego będzie pochodzić przesyłka. W razie potrzeby można podać inny adres zwrotny, jeśli doręczenie przesyłki będzie niemożliwe. Uwaga: Adresy te możesz zmienić tylko wówczas, gdy Administrator danej firmy określi Cię jako użytkownika mobilnego. Co przesyłasz? Podaj liczbę paczek w przesyłce (do 20) oraz czy są one takie same. Podaj wagę. Określ wymiary, aby można było lepiej określić stawkę. Odwiedź stronę Pomoc, aby uzyskać więcej informacji. 8

10 Wysyłka (ciąg dalszy) Jak przesyłka ma być dostarczona? Wybierz usługę UPS, z której chcesz skorzystać, z rozwijanego menu. Wybierz Porównaj opcje usługi, aby wyświetlić szacunkowe terminy dostawy i stawki. Możesz na tej stronie wybrać również Usługi dodatkowe. W przypadku niektórych opcji konieczne będzie podanie dodatkowych informacji na następnej stronie. Uwaga: Jeśli są dostępne Twoje wynegocjowane stawki, będą one tutaj wyświetlone. Czy chcesz podać numery referencyjne? Administrator może wymagać numerów referencyjnych przesyłek. Możesz je wyszukać lub wprowadzić w odpowiednie pola. 9

11 Wysyłka (ciąg dalszy) Jak chcesz uregulować należność? Wybierz sposób płatności z rozwijanego menu. Możesz wybrać Konto UPS Nadawcy, Odbiorca, Strona trzecia lub Karta płatnicza. Uwaga: Dane nowych kart płatniczych podaj w Preferencje wysyłki. Czy chcesz wyznaczyć termin odbioru? Po wybraniu sposobu płatności zostaną wyświetlone domyślne opcje odbioru, wraz z poprzednimi terminami odbioru oraz opcją Zaplanuj usługę On-Call Pickup. Zaznacz pole wyboru, aby ustalić termin odbioru. 10

12 Bilet wysyłkowy Administratorzy mogą dać użytkownikom prawo do częściowego przetwarzania wysyłki. Funkcja ta jest użyteczna dla użytkowników, którzy chcą wprowadzić przesyłkę do UPS CampusShip, zanim poznają jej rzeczywistą masę lub termin faktycznej gotowości do wysyłki. W chwili przetwarzania wysyłki użytkownik, który utworzył bilet wysyłkowy, lub inna wyznaczona osoba mogą wywołać daną wysyłkę, wprowadzić lub zmienić dane wysyłki, sfinalizować ją i wydrukować etykietę, gdy przycisk Wyślij teraz będzie dostępny. Jeśli tworzysz bilet wysyłkowy, aby kto inny mógł modyfikować i sfinalizować wysyłkę, zaznacz pole wyboru Zapisz jako bilet wysyłkowy. Aby można było przeglądać szczegóły wysyłki, np. cenę, przed sfinalizowaniem wysyłki, pole wyboru musi być zaznaczone. Po sfinalizowaniu wybierz Następna. Uwaga: Te funkcje systemu UPS CampusShip są dostępne tylko po przypisaniu przez Administratora. 11

13 Przeglądanie danych wysyłki Sprawdź, czy wszystkie dane wysyłki są prawidłowe. Aby dokonać zmian, wybierz odnośnik Edytuj. Jeśli odpowiadają Ci wszystkie dane wysyłki, wybierz przycisk Wyślij teraz, a dane wysyłki zostaną przesłane do UPS. Aby uzyskać więcej pomocy przejdź na stronę Pomoc lub skontaktuj się ze swoim Administratorem UPS CampusShip. 12

14 Potwierdzenie wysyłki Finalizacja wysyłki W tym momencie firma UPS otrzymuje dane wysyłki. Teraz można wydrukować etykiety, przytwierdzić je do paczek i przekazać paczki do UPS. Zaznacz pola Etykieta lub Pokwitowanie, aby wydrukować etykietę lub kwit. Możesz zmienić preferencje drukowania (drukarka laserowa lub termiczna) dla danej wysyłki w części Preferencje drukowania u dołu ekranu. Następnie wybierz przycisk Drukuj. Możesz również określić, czy mają być drukowane instrukcje. Ekran Zakończ przesyłkę zawiera wskazówki dotyczące kolejnych czynności (Następne kroki) niezbędnych do przekazania przesyłek do UPS, uzyskania dostępu do historii wysyłek oraz instrukcje dotyczące kolejnych wysyłek. 13

15 Historia wysyłek Wybierz Podgląd historii z menu. Aby wyznaczyć odbiór, wyświetlić dane lub wydrukować kwit, wysłać ponownie, zażądać przejęcia lub anulować wysyłkę, wybierz pole wyboru danej wysyłki i naciśnij odpowiedni przycisk. 14

16 Zasoby Administrator UPS CampusShip to osoba, która najlepiej przybliży dostępne usługi. Aby skontaktować się ze swoim Administratorem UPS CampusShip, wybierz Wyszukiwanie administratora. Strona Zasoby zawiera odnośniki pozwalające znaleźć różne lokalizacje, zamówić materiały, wyznaczyć odbiór itp. W przypadku pytań odnośnie funkcji UPS CampusShip kliknij na odnośnik Wsparcie dla systemu UPS CampusShip na karcie Zasoby lub wybierz UPS CampusShip-Pomoc. Możesz również skontaktować się z osobą przypisaną do Twojego konta w UPS. 15