URZĄD MIEJSKI w Kaliszu WYDZIAŁ ilonrsou \II~WNHRINfJ WKW.1711.23.2014 Egzemplarz Nr Z. Tylko do użytku służbowego - Protokół kontroli A. Informacje ogólne Nazwa i adres jednostki kontrolowanej Publiczne Przedszkole Nr 20 w Kaliszu ul. Chełmska 6 62-800 Kalisz,..--...,. Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą i w czasie jej trwania Mirosława Mazurowska - Dyrektor Okres pełnienia funkcji kierownika jednostki od 01.09.2011 r. do 31.08.2016 r. Powierzenie stanowiska dyrektora, pełnomocnictwa i upoważnienia kierownika jednostki Powierzenie stanowiska Dyrektora Zarządzenie Nr 391/2011 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 24 sierpnia 2011 r. w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu ul. Chełmska 6, Pani Mirosławie Mazurowskiej na okres od dnia l września 2011 r. do 31 sierpnia 2016 r. Pełnomocnictwo Dokument pn..pełnomocnictwo" nr WO.0052.0372.2011 z dnia 29.08.2011 r. podpisany przez Prezydenta Miasta Kalisza Janusza Pęcherza, którym Prezydent udzielił cyt.:.pani Mirosławie Mazurowskiej dyrektorowi Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu pełnomocnictwa do: l. Dokonywania czynności obejmujących działalność statutową kierowanej jednostki organizacyjnej Miasta Kalisza w zakresie zwykłego zarządu. 2. Reprezentowania Miasta Kalisza przed sądami, organami i instytucjami w sprawach należących do zakresu działalności statutowej jednostki. 3. Użyczenia i oddawania do odpłatnego korzystania składników mienia jednostki na zasadach i w trybie określonym decyzją Zarządu Miasta Kalisza WGM D.K.72244-1O/02 z dnia 03.07.2002 r. w sprawie ustanowienia trwałego zarządu nieruchomością oraz zarządzeniem nr 383/2010 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 14 września 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego i oddania części mienia ruchomego do odpłatnego korzystania innym podmiotom. Użyczanie i oddawanie do odpłatnego korzystania składników mienia będącego w dyspozycji jednostki na okres powyżej 3 lat wymaga uprzedniej zgody Prezydenta. 4. Zbywania składników mienia ruchomego stanowiących środki trwałe jednostki o wartości jednostkowej nie przekraczającej kwoty 5.000,00 zł (pięć tysięcy) na zasadach i w trybie określonym przez zarządzenie o którym mowa w pkt 3." Pełnomocnictwo obowiązuje od dnia 01.09.2011 r. do dnia 31.08.2016 r." Upoważnienia - Pismo znak WO.0052.0011.2013 - Upoważnienie Nr 65/2013 z dnia 08.01.2013 r. podpisane przez Prezydenta Miasta Kalisza Janusza Pęcherza, w którym Prezydent upoważnia cyt: " Panią Mirosławę Mazurowską Dyrektora Publicznego przedszkola Nr 20 w
Kaliszu do zaciągania zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy." - Pismo znak WO.0052.0002.2014 - Upoważnienie Nr 64/2014 z dnia 07.01.2014 r. podpisane przez Prezydenta Miasta Kalisza Janusza Pęcherza, w którym Prezydent upoważnia cyt: " Panią Mirosławę Mazurowską dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu do zaciągania zobowiązań: z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania Miasta i których płatności wykraczają poza rok budżetowy." Główny Księgowy Pani Bożena Muszyńska - główny księgowy jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą i w czasie jej trwania Okres pełnienia funkcji Pani Bożena Muszyńska zatrudniona na stanowisku Głównego Księgowego na czas Głównego Księgowego w nieokreślony od dnia Ol. 01.2005 r. jednostce kontrolowanej Powierzenie obowiązków i Pismem z dnia 04.01.20 lor. Dyrektor Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu Pani odpowiedzialności Mirosława Mazurowska powierzyła Pani Bożenie Muszyńskiej cyt. " zgodnie z ustawą z Głównemu Księgowemu dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. Nr 157, poz. 1240, art. 54 ust. 1 [... ] odpowiedzialność w zakresie: l.prowadzenia rachunkowości jednostki, 2.wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, 3.dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych" Przedmiotowe powierzenie główna księgowa przyjęła do wiadomości i stosowania w dniu 04.01.2010 r. (ww. zakres obowiązków i odpowiedzialności). Instytucja kontrolująca Urząd Miejski w Kaliszu, ul. Główny Rynek 20 Wydział Kontroli Wewnętrznej Podstawa przeprowadzenia Upoważnienia Prezydenta Miasta Kalisza kontroli Nr 204/2014 z dnia 25.09.2014 r. dla Katarzyny Tyc Nr 205/2014 z dnia 25.09.2014 r. dla Doroty Arent Przewidywany termin 29.09.2014 r. - 02.10.2014 r. trwania kontroli Czas prowadzenia 29.09.2014 r. - 02.10.2014 r. czynności kontrolnych w siedzibie jednostki kontrolowanej Czas prowadzenia 03.10.2014 r., 06.10.2014 r. czynności w siedzibie Wydziału Kontroli Wewnętrznej związanych z niniejszą kontrolą Skład zespołu kontrolnego Katarzyna Tyc - inspektor ds. kontroli w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miejskiego w Kaliszu. Dorota Arent - inspektor ds. kontroli w Wydziale Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miejskiego w Kaliszu. Koordynator zespołu Dorota Arent kontrolnego Rodzaj kontroli Problemowa 2
----------------------------------------------------, Przedmiot kontroli Kontrola realizowanego budżetu pod kątem rachunkowości i finansów - plan i wykonanie wydatków budżetowych w 2014 r. Zakres kontroli l.plan finansowy wydatków budżetowych na rok 2014 i jego ewidencja księgowa. 2.Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych z danymi ewidencji księgowej. 3.Realizacja zaplanowanych wydatków budżetowych w 2014 roku w zakresie: a)wykonania w układzie wykonawczym, b)celowości, gospodarności i legalności. 4.Przestrzeganie przepisów z zakresu rachunkowości i planu kont w zakresie wydatków budżetowych. 5.Realizacja zawartych umów cywilno - prawnych. Okres objęty kontrolą 2014 rok- planowanie i wykonanie wydatków budżetowych. Pozycja wpisu do Pozycja 1/2014 w książce kontroli ewidencji kontroli prowadzonej w jednostce Osoby udzielające informacji i wyjaśnień w trakcie trwania czynności kontrolnych Osoby udostępniające dokumentację w trakcie trwania czynności kontrolnych Inne ustalenia w zakresie informacj i organizacyj nych Pani Elżbieta Walczak - nauczyciel ( w zastępstwie Dyrektora) Pani Bożena Muszyńska - Główna księgowa Pani Elżbieta Walczak - nauczyciel ( w zastępstwie Dyrektora) - wewnętrzne przepisy prawa, pełnomocnictwo, upoważnienia, umowy cywilno - prawne wraz z aneksami, rejestry umów cywilno - prawnych, listy obecności. Pani Bożena Muszyńska - Główna księgowa - plan finansowy na 2014 r., ewidencja księgowa, sprawozdania Rb-28S, dowody księgowe /PK, wyciąg bankowe, faktury/, listy płac, deklaracja ZUS. W trakcie trwania czynności kontrolnych obowiązki Dyrektora pełni Pani Elżbieta Walczak (zatrudniona w przedszkolu na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od dnia 01.09.1994 r) posiadająca pełnomocnictwo Nr WO.0052.0 140.2014 z dnia 26 maja 2014 r. podpisane przez Prezydenta Miasta Kalisza Janusza Pęcherza w którym udziela się cyt. " Pani Elżbiecie Walczak nauczycielowi Publicznego Przedszkola Nr 20 pełnomocnictwa do: l. Dokonywania czynności obejmujących działalność statutową kierowanej jednostki organizacyjnej Miasta Kalisza w zakresie zwykłego zarządu. 2. Reprezentowania Miasta Kalisza przed sądami, organami i instytucjami w sprawach należących do zakresu działalności statutowej jednostki. Pełnomocnictwo jest udzielone na czas nieobecności Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu Pani Mirosławy Mazurowskiej podczas jej nieobecności w okresie od 23 czerwca 2014 r. do czasu powrotu ze zwolnienia lekarskiego". Ponadto pismem Nr WE.2123.0007.2014 z dnia 28 maja 2014 r. Naczelnik Wydziału Edukacji wyznaczył Panią Elżbietę Walczak - nauczyciela Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu, do zastępowania Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu Pani Mirosławy Mazurowskiej podczas jej nieobecności w okresie od 23 czerwca 2014 r. do czasu powrotu ze zwolnienia lekarskiego. Kserokopia pełnomocnictwa stanowi załącznik Nr 1do protokołu kontroli Ewidencja księgowa prowadzona jest za pomocą systemu ProgMan Finanse DDJ firmy Wolters Kluwer S.A. Wynagrodzenia osobowe pracowników naliczane są w systemie Płace firmy Wolters Kluwer S.A. 3
- Kontrolę przeprowadzono w oparciu o następujące przepisy prawa: Akty prawne Przepisy prawa powszechnie obowiązującego (nadrzędne) Publikacja Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późno zm) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późno zm) Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za (Dz.Uz2013 r., poz. 168j.t.) naruszenie dyscypliny finansów publicznych Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późno zm.) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r., poz. 594 z późno zm.) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z2014 r., poz.121 j.t.) Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz. U. z 2014 r., poz. 191 j.t.) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 20 lor. w (Dz.U. Z 2010 r. Nr 38, poz.207 z późno zm.) sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze zmiana od 06.08.2014 r. źródeł zagranicznych (Dz.U, z 2014 r., poz 1053 j.t.) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 20 lor. w (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 j.t.) sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 20 lor. w (Dz. U. z 2010 r. Nr 241, poz. 1616) sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w (Dz. U. z2014 r. poz. 119) sprawie sprawozdawczości budżetowej ->. Przepisy prawa wewnętrznego Podstawa wprowadzenia Uchwała Nr XL1I/578/20 13 Rady Miejskiej Kalisza z dnia 20 grudnia 2013 roku w sprawie uchwały budżetowej na 2014 rok (Dz. Urz. Woj. Wlkp. z 2014 r. poz. 66 z późno zm.) Regulamin kontroli instytucjonalnej Urzędu Miejskiego w Zarządzenie Prezydenta Miasta Kalisza Nr 474/2006 z Kaliszu stanowiący załącznik do zarządzenia 474/2006 z dnia dnia 27.10.2006r. z późno zm. 27.10.2006r. z późno zm. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych i zasady Zarządzenie Nr 1/2014 Dyrektora Publicznego rachunkowości. Przedszkola Nr 20 w Kaliszu z dnia 23 stycznia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Księgowych oraz zasad rachunkowości. 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem Ol luty 2014 r. Regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych Zarządzenie Nr 11/20 10 Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu z dnia 01.09.2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wynagradzania pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w Kaliszu z poź. zm. oraz inne przepisy prawa wymienione w dalszej części protokołu B. Ustalenia kontroli Kontrole przeprowadzono poprzez sprawdzenie: czy jednostka posiada zatwierdzony Plan finansowy wydatków na rok 2014? czy były wprowadzane zmiany do planu finansowego wydatków? r---..., czy zatwierdzone planowane kwoty wydatków wraz ze zmianami wprowadzono do ewidencji księgowej? czy dokonano wydatków zgodnie z zatwierdzonym planem wydatków budżetowych? czy dokonano wydatków w sposób celowy i oszczędny zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych? czy w jednostce przestrzegane są przepisy z zakresu rachunkowości i planu kont? czy w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych wykonane wydatki są wykazane prawidłowo i wynikają z danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego? Kontrole przeprowadzono w oparciu o nastepujace dokumenty: zatwierdzony plan finansowy wydatków budżetowych w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2014 - plan pierwotny (dla rozdziałów 80104, 80146, 80195) księgi rachunkowe za okres od 01 stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r., r>. zbiór dowodów księgowych za okres od 01 sierpnia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r., deklaracja rozliczeniowa ZUS P DRA za miesiąc sierpień 2014 r., miesięczne sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego za okres sprawozdawczy: styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec, sierpień 2014 r. umowy cywilno-prawne powodujące zaciągnięcie zobowiązań finansowych, obowiązujące w 2014r. oraz inne dokumenty wymienione w treści protokołu. 5
- -_._---~---------- I. Plan i wykonanie wydatków budżetowych W wyniku kontroli ustalono co nastepuje: 1. W dniu 30.09.2013 r. Dyrektor Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu przekazał do Wydziału Edukacji Urzędu Miejskiego w Kaliszu projekt planu finansowego w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2014, w którym wydatki ogółem placówki wynosiły 659.298,00 zł, z tego: wydatki na wynagrodzenia osobowe 607.748,00 zł i wydatki rzeczowe 51.550,00 zł. 2. W dniu 02.10.2013 r. do Wydziału Edukacji UM w Kaliszu wpłynął zmieniony projekt planu finansowego na rok 2014 r., w którym wydatki ogółem placówki ustalono na kwotę 659.222,00 zł z tego: wydatki na wynagrodzenia osobowe 607.672,00 zł i wydatki rzeczowe 51.550,00 zł. 3. W dniu 29.11.2013 r. Wydział Edukacji UM w Kaliszu przekazał Dyrektorowi Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu zatwierdzony projekt kwot dochodów i wydatków budżetowych na 2014 r. dla jednostki (pismo WE.3020.0001.2013 D2013.11.02975 z dnia 29.11.2013 r.) wg projektu Biura Budżetu i Analiz UM w Kaliszu (pisma BBA.3020.42.2013 z dnia 21.11.2013 r.). Następnie w dniu 02.01.2014r. r=. Wydział Edukacji UM w Kaliszu przekazał do placówki Plan finansowy w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2014 - plan pierwotny, który zawiera dopisek "informacja" i stanowił podstawę do złożenia przez jednostkę budżetową planu finansowego w terminie do dnia 10.01.2014 r. 4. Jednostka posiada zatwierdzony roczny plan finansowy na 2014 r., tj. dokument pn..plan finansowy w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2014 - plan pierwotny", w tym plan wydatków budżetowych, podpisany przez Dyrektora i Głównego Księgowego Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu, który zatwierdzony został w dniu 15 stycznia 2014 r. przez Naczelnika Wydziału Edukacji Urzędu Miejskiego w Kaliszu Mariusza Witczaka i Kierownika Referatu Ekonomiki Wydziału Edukacji Juliannę Lisiecką na kwotę 659.222,00 zł, z tego: wydatki na wynagrodzenia osobowe 607.672,00 zł i wydatki rzeczowe 51.550,00 zł. Kserokopie dokumentów pn.:.plan finansowy w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2014" (projekt), pismo z Wydziału Edukacji w sprawie ostatecznych kwot dochodów i wydatków budżetowych na rok -~ 2014,.Plan finansowy w układzie klasyfikacji budżetowej na rok 2014 - plan pierwotny" stanowią załącznik nr 2 do protokołu kontroli. 5. W badanym okresie wystąpiło 5 zmian rocznego planu wydatków budżetowych tj.: a) zmiana z dnia 31.01.2014 r. - zmniejszenie planu wydatków w klasyfikacji budżetowej 801-80104- 4010 o kwotę 15.200,00 zł, b) zmiana z dnia 28.03.2014 r. - zwiększenie planu wydatków w klasyfikacji budżetowej: 801-80104- 4260 o kwotę 16.000,00 zł i 801-80104-4300 o kwotę 7.500,00 zł, c) zmiana z dnia 29.04.2014 r. - zmniejszenie planu wydatków w klasyfikacji budżetowej 801-80104- 4260 o kwotę 16.000,00 zł, d) zmiana z dnia 30.05.2014 r. - zwiększenie planu wydatków w klasyfikacji budżetowej 801-80104- 4010 o kwotę 1.261,00 zł oraz zmniejszenia planu wydatków w klasyfikacji budżetowej: 801-80104- 6
4040 o kwotę 2.752,00 zł., 801-80104-4260 o kwotę 2.000,00 zł i 801-80104-4300 o kwotę 3.000,00 zł e) zmiana z dnia 27.06.2014 r. - zwiększenie planu wydatków w klasyfikacji budżetowej 801-80104- 4300 o kwotę 2.000,00 zł Kserokopie pism z Wydziału Edukacji UM w Kaliszu w sprawie zmian w planie wydatków budżetowych w 2014 r. stanowią załącznik nr 3 do protokołu kontroli. 6. Kwoty planowanych wydatków budżetowych jednostka ujmuje w księgach rachunkowych, po stronie Wn konta pozabilansowego 980, które służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. 7. Ewidencja szczegółowa konta 980 prowadzona jest w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych - wydruk: "Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: Styczeń do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont 980-00 analitycznych z grupy kont budżet [...]" stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli. 8. W księgach rachunkowych operacje dotyczące planu finansowego zostały zaksięgowane pod datą 02 stycznia 2014 r. tj. pod datą otrzymanej z Wydziału Edukacji informacji o ostatecznych planowanych kwotach dochodów i wydatków budżetowych dla Publicznego Przedszkola nr 20 w Kaliszu przyznanych stosownie do Uchwały Rady Miejskiej Kalisza Nr XLII/578/2013 z dnia 20 grudnia 2013 f. W sprawie budżetu na 2014 r., a przed datą zatwierdzenia planu przez Naczelnika Wydziału Edukacji UM w Kaliszu (15.01.2014 r.). Podstawą księgowania tego planu jest 1 dowód księgowy: PK nr 1/14 z dnia 01 stycznia 2014 r., w którym pominięto wprowadzenie do ewidencji w klasyfikacji budżetowej 801-80104-3020 kwoty planu w wysokości 587,00 zł. Plan dla tej klasyfikacji budżetowej wprowadzono do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodu PK Nr 2/2014 pod datą 31.01.2014 r. 9. Jednostka ma zaplanowane wydatki (659.222,00 zł) w 3 rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 80104 - Przedszkola (652.622,00 zł), 80146 - Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli (1.300,00 zł), 80195 - Pozostała działalność (5.300,00 zł). 10. Jednostka sporządziła comiesięczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od początku roku 2014 do dnia... 2014 r. (do końca danego okresu sprawozdawczego) i złożyła je w Wydziale Edukacji Urzędu Miejskiego w Kaliszu w wymaganych terminach tj.: - za styczeń 2014 r. w dniu 10.02.2014 r. - za luty 2014 r. w dniu 07.03.2014 r. - za marzec 2014 r. w dniu 10.04.2014 r. - za kwiecień 2014 r. w dniu 09.05.2014 r. - za maj 2014 r. w dniu 03.06.2014 r. - za czerwiec 2014 w dniu 10.07.2014 r. - za lipiec 2014 r. w dniu 07.08.2014 r. 7
,-------------------------------------------------_.- - - za sierpień 2014 r. w dniu 09.09.2014 r. Kserokopie sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okresy sprawozdawcze: od m-ea stycznia 2014 r. do m-ea sierpnia 2014 r., stanową załącznik nr 5 do protokołu kontroli. 11. Do złożonych comiesięcznych sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy: styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec i sierpień 2014 r., jednostka nie składała korekt. 12. W wyniku porównania kwot planowanych wydatków zatwierdzonego planu finansowego wraz ze zmianami i ewidencji księgowej konta 980 - Plan finansowy wydatków budżetowych, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S w kolumnach "Klasyfikacja budżetowa:,.plan (po zmianach)" za okresy sprawozdawcze: styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec i sierpień 2014 r. ustalono, że dane te są wzajemnie zgodne w zakresie podziałek klasyfikacji budżetowej jak i kwot planowanych wydatków. Kwoty planowanych wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków /'"'-.., budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy: styczeń, luty, marzec, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec i sierpień 2014 r., są zgodne z ewidencją księgową tj. wydrukiem pn. "Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: Styczeń do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont 980-00 analitycznych [...]". Dane w tej ewidencji księgowej są zgodne z danymi zatwierdzonego planu finansowego na rok 2014 wraz ze zmianami wg podziałek klasyfikacji budżetowej. W wyniku tego sprawdzenia nie stwierdzono błędów i nieprawidłowości w zakresie danych planu finansowego. 13. Wykonanie planu wydatków budżetowych wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od Ol stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r. w rozdziałach klasyfikacji budżetowej przedstawia się następująco: Klasyfikacja Wykonanie wydatków (w zł) Wskaźnik Plan po budżetowa wykonania planu zmianach (dział - rozdział (w zł) Ewidencja Sprawozdanie Różnica (%) - paragraf) księgowa Rb-28S (kola - kol.3) (kol. 3 : kol.2) l 2 3 4 5 6 801-80 l 04-3020 587,00 0,00 0,00 0,00 x 801-80 l 04-40 10 435.819,00 298.868,17 298.868,17 0,00 68,6% 801-80 l 04-4040 31.696,00 31.695,67 31.695,67 0,00 99,99 % 801-80104-4110 79.640,00 57.518,20 57.518,20 0,00 72,2 % 801-80104-4120 10.513,00 7.461,71 7.461,71 0,00 70,9% 801-80104-4170 1.400,00 806,23 806,23 0,00 57,6 % 801-80104-4260 32.000,00 20.069,70 20.069,70 0,00 62,7% 801-80104-4300 21.250,00 16.995,13 16.995,13 0,00 79,9% 801-80104-4410 1.500,00 776,36 776,36 0,00 51,7 % 801-80104-4440 26.026,00 19.519,50 19.519,50 0,00 75 % Rozdział 80 l 04 - Przedszkola 640.431,00 453.710,67 453.710,67 0,00 70,8 % 801-80146-4700 1.300,00 380,00 380,00 0,00 29,2% 8
1-- Rozdział 80146 - Dokształcanie i doskonalenie 1.300,00 380,00 380,00 0,00 29,2% nauczycieli 801-80195-4440 5.300,00 3.975,00 3.975,00 0,00 75 % Rozdział 80195- Pozostała 5.300,00 3.975,00 3.975,00 0,00 75 % działalność Razem dział 801- Oświata i 647.031,00 458.065,67 458.065,67 0,00 70,8% wychowanie Z powyższego wynika, że: a) w okresie od Ol stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r. jednostka poniosła wydatki budżetowe w łącznej kwocie 458.065,67 zł, co stanowi 70,8 % planu finansowego wydatków budżetowych jednostki (plan roczny po zmianach wynosi 647.031,00 zł),»<; b) w okresie od O l stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r. jednostka poniosła wydatki budżetowe we wszystkich planowanych rozdziałach klasyfikacji budżetowej: - w rozdziale 80104 Przedszkola - wykonano wydatki w kwocie 453.710,67 zł stanowiące 70,8 % planu dla tego rozdziału, - w rozdziale 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - wykonano wydatki w kwocie 380,00 zł stanowiące 29,2 % planu dla tego rozdziału, - w rozdziale 80195 Pozostała działalność - wykonano wydatki w kwocie 3.975,00 zł stanowiące 75 % planu dla tego rozdziału, c) w ramach rozdziału 80104 dokonane wydatki dotyczyły głównie wynagrodzeń osobowych ( 4010 - Wynagrodzenia osobowe pracowników) w kwocie 298.868,17 zł i pochodnych od wynagrodzeń: składki na ubezpieczenia społeczne ( 4110) w kwocie 57.518,20 zł., składki na Fundusz Pracy ( 4120) w kwocie 7.461,71 zł oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne ( 4040) w kwocie 31.695,67 zł. Ponadto dokonano wydatków w następujących paragrafach wydatków: - 4260 - Zakup energii (20.069,70 zł), - 4300 - Zakup usług pozostałych (16.995,13 zł), - 4410 - Podróże służbowe krajowe (776,36 zł), - 4440 - Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ( 19.519,50 zł) - 4170 - Wynagrodzenia bezosobowe ( 806,23 zł). Nie nastąpiło wydatkowanie na planowane wydatki z zakresu: - wydatków osobowych niezaliczanych do wynagrodzeń ( 3020), d) w ramach rozdziału 80146 poniesiono wydatki w 4700 - szkolenia pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej w kwocie 380,00 zł, e) w ramach rozdziału 80195 poniesiono wydatki w 4440 - odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w kwocie 3.975,00 zł. 9
f) wydatki wykonane mieszczą się w granicach przyjętego rocznego planu wydatków budżetowych, g) kwoty wykonanych wydatków wykazane w sprawozdaniu pn.: "Rb-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej okres sprawozdawczy: od początku roku do dnia 31 sierpnia 2014 r." wynikają z ewidencji księgowej - analityki - kart wydatków i sąz nimi zgodne w kwocie ogółem i w układzie wykonawczym, natomiast nie są zgodne z analityką konta 130-00. Suma obrotów strony Ma konta 130-00 w miesiącu siepniu 2014 r. wynosi 44.319,86 zł natomiast wykonanie wydatków w miesiącu sierpniu 2014 r. wynikające z róznicy miedzy kwotą wykonanych wydatków wykazanych w sprawozdaniach RB-28S obejmujących narastająco 8 i 7 miesięcy bieżacego roku wynosi 44.312,86 zł. tj. o 7,00 zł mniej. Ustalono, że kwota 7,00 zł została wprowadzona do ewidencji księgowej w dniu 30.08.2014 r. na podstawie dowodu PK 11/2014 z dnia 30.08.2014 r. na stronie Ma konta 130-00 (pozycja 19 dowodu PK 11/2014) tytułem "przeksięgowania przelewu równowartości dla płatnika na rachunek bieżący jednostki budżetowej - subkonto dochodów". Ta operacja gospodarcza została wprowadzona do ksiag rachunkowych bez podstawy w postaci faktycznej operacji na rachunku bankowym, a podstawą do wprowadzania zapisów księgowych na koncie 130-00 /' winny być operacje na wyciągu bankowym. W związku z powyższym wprowadzenie do ksiag rachunkowych zapisu księgowego w dniu 30.08.2014 r. na kwote 7,00 zł spowodowało, że kwota wykonanych wydatków wykazana w sprawozdaniu RB-28S za miesiąc sierpień jest niezgodna z danymi ewidencji analitycznej do konta 130-00. Ponadto ustalono, że za okres od 01 stycznia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r. obroty konta,,130-00 - rachunki bieżące jednostek budżetowych" po stronie Wn wynoszą 489.980,60 zł, a po stronie Ma wynoszą 458.746,27 zł. Saldo konta 130-00 po stronie Wn wynosi 31.234,33 zł. Obroty strony Ma konta 130-00 narastająco od początku roku wynoszace 458.696,27 zł nie są zgodne z wykonaniem wydatków wykazanym w sprawozdaniu RB-28S za okres od początku roku do dnia 31.08.2014 r. W sprawozdaniu RB-28S wykonanie wydatków za okres 8 miesięcy narastająco wynosi 458.065,67 zł czyli o 630,60 zł mniej niż wynika to z obrotów strony Ma konta 130-00 (narastajaco). Ustalono, że róznica ta wynika z braku wporwadzenia do ksiąg rachunkowych w miesiącu lutym 2014 r. zapisu,r-"-" techniczego ujemnego na kwotę -616,60 zł do operacji z dnia 28.02.2014 r. tytułem zwrotu błędnie wypłaconego wynagrodzenia oraz z zaksięgowania na stronie Ma konta 130-00 kwoty 14,00 zł (wynagrodzenie płatnika składek), która została przeksięgowania na subkonto 130-00-801-80104-0970-00 (dochodów - Wn), a nie została jeszcze przekazana z subkonta dochdów na rachunek budzetu Miasta Kalisza. Kwota 14,00 zł obejmuje 2 zapisy księgowe wprowadzone do ewidecji księgowej na stronie Ma konta 130-00: - 7,00 zł zaksięgowanie w miesiącu lipcu (PK nr 10/2014 z dnia 31.07.2014 r. - pozycja 14 dowodu), - 7,00 zł zaksięgowanie w miesiącu sierpniu (PK nr 11/2014 z dnia 30.08.2014 r. - pozycja 19 dowodu). W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych w dniu 01.10.2014 r. Główny księgowy skorygował zapisy na koncie 130-00 na podstawie dowodu PK nr 13/14 z dnia 01.10.2014 r., które wprowadził do ksiąg rachunkowych pod datą 29.08.2014 r. Po wprowadzonych korektach tj. zaksięgowaniu ujemnej 10
kwoty dla czystości obrotów "-616,60 zł' i wyksięgowaniu błędnie zaksięgowanych operacji na łączną kwotę 14,00 zł, obroty konta 130-00 narastająco wynoszą 458.065,67 zł i są zgodne ze sprawozdniem RB-28S za okres od początku roku do dnia 31.08.2014 r. Kserokopie dowodu PK nr 13/14 z dnia 0l.l0.2014 r., PK nr 10/2014 z dnia 31.07.2014 r., PK nr 11/2014 z dnia 30.08.2014 r. oraz wydruki: "Analityka kont (wg dokumnetów) od m-ea: Sierpień do m- ca: Sierpień roku 2014 dla kont 130-00 [...]", "Analityka kont (wg dokumnetów) od m-ea: Luty do m-ea: Luty roku 2014 dla kont 130-00 [ ]", "Analityka kont (wg dokumnetów) od m-ea: Lipiec do m-ea: Lipiec roku 2014 dla kont 130-00 [ ]" stanowią załącznik nr 6 do protokołu kontroli II. Realizacja zaplanowanych wydatków budżetowych w 2014 roku oraz przestrzeganie przepisów z zakresu rachunkowości i planu kont (próba kontrolna źródłowych dowodów księgowych wydatków budżetowych) Kontroli dokonano poprzez sprawdzenie: l. czy dowody księgowe spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości, w tym między innymi: a) czy określono rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny oraz określono strony (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej? b) czy każdy dowód posiada adnotację podpisy na okoliczność przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej? c) czy prawidłowo zakwalifikowano dowód do UJęCIa w księgach rachunkowych (dekretacja kontowa i klasyfikacja budżetowa)? d) czy błędy na dowodach księgowych, zostały poprawione zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie? e) czy dokonano wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących danej operacji? f) czy zatwierdzenie operacji finansowych nastąpiło przed ich realizacją zgodnie z procedurami kontroli finansowej obowiązującymi w jednostce? g) czy zatwierdzenia operacji finansowych w zakresie wydatków ze środków publicznych dokonano zgodnie z upoważnieniem kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione? h) czy na dowodach księgowych znajduje się opis w jakim celu zakupiono wykonaną usługę lub dostawy, oraz że koszt/wydatek zgodny jest z umową? 2. czy dowody księgowe są powiązane z księgami rachunkowymi (art. 23 ust. 4 ustawy o rachunkowości)? 3. czy zobowiązania jednostki były regulowane terminowo, w tym wynagrodzenia osobowe i ZUS? 11
- 4. czy nie wykonanie zobowiązania w terminie skutkowało zapłatą odsetek? 5. czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych? Sprawdzono źródłowe dowody księgowe (budżet) za okres od Ol sierpnia 2014 r. do 31 sierpnia 2014 r. od dowodu nr 169/2014 do dowodu nr 181/2014, które przechowywane są w jednym segregatorze opisanym "Budżet 2014 PP20 I - VIII" Zbiór tych dowodów obejmuje: - faktury VAT, - wyciągi bankowe, - dowody PK - polecenie księgowania, w tym dowody wystawione na podstawie list płac, - deklarację ZUS za miesiąc VIII 2014 r., - wydruki: "Dziennik dokumentów.budż" za miesiąc Sierpień /2014", "Karta wydatków od m-ea: Styczeń do m-ea: Sierpień roku 2014 dla wybranych paragrafów [ J", " Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: Sierpień do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont l30-00 [ l", "Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: ~ Sierpień do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont 4 [...l", "Zestawienie obrotów i sald za miesiąc 08/2014 dla kont [... l analitycznych z grupy kont Budżet", "Porównanie koszty - wydatki wszystkich kont i paragrafu [... lna Sierpień/2014". Kontroli poddano również listy płac, które przechowywane są w segregatorze opisanym" Listy płac 2014 PP20", w którym znajdują się listy płac dla nauczycieli, administracji, obsługi, listy płac nadgodzin dla nauczycieli, listy płac dodatkowego wynagrodzenia rocznego, listy płac do umów zleceń od początku roku. Ponadto sprawdzono dowody księgowe dotyczące rozliczeń z ZUS-em - deklarację ZUS P DRA za m-c sierpień 2014 r. oraz listy obecności pracowników administracji i obsługi Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu za miesiąc sierpień 2014 r. Wyżej wymienione dowody księgowe stanowią udokumentowanie zapisów księgowych dokonanych ~. w ewidencji księgowej w tym: - w wydruku pn. "Karta wydatków od m-ea: Styczeń do m-ea: Sierpień roku 2014 dla wybranych paragrafów z dzienników Budż", - w wydruku pn. "Dziennik dokumentów Budż za miesiąc Sierpień/2014", - w wydruku pn. "Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: Sierpień do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont l30-00 analitycznych", - w wydruku pn. "Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: Sierpień do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont 4-00 analitycznych z grupy kont Budżet z dzienników Budż", - w wydruku pn. "Zestawienie obrotów i sald za miesiąc 08/2014 dla kont -00 analitycznych z grupy kont Budżet z jednostek PP Nr 20 z dzienników Budź", - w wydruku pn. "Porównanie koszty - wydatki dla kont: - 00 i paragrafu: - - -00 na 12
- Sierpień/2014 r.". Wyżej wymienione wydruki z ksiąg rachunkowych stanowią załącznik nr 7 do protokołu kontroli (poza wydrukiem "Analityka kont (wg dokumentów) od m-ea: Sierpień do m-ea: Sierpień roku 2014 dla kont kont 130-00 analitycznych", który znajduje się w załączniku nr 6 do protokołu kontroli. Rodzaje sprawdzonych wydatków i dowodów księgowych za rmesiąc sierpień 2014 r. zawiera wydruk pn. "Karta wydatków od m-ea Stycznia do m-ea Sierpień roku 2014 dla wybranych paragrafów [... ]" (plan, zaangażowanie, koszty i wydatki wykonane). Z kontroli dowodów księgowych wynikają następujące ustalenia: 1) z ewidencji analitycznej wydatków i kosztów wynika, że wykonane wydatki od miesiąca stycznia 2014 r. do m-ea sierpnia 2014 r. wynoszą 458.065,67 zł, w tym wykonanie wydatków w samym miesiącu sierpniu wynosi 44.312,86 zł. 2) w zakresie dowodów księgowych stwierdzono, że: a) na każdym dowodzie księgowym znajduje się numer identyfikacyjny i numer dowodu księgowego, który jest powiązany z księgami rachunkowymi, b) dowody księgowe spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości, c) każdy dowód posiada adnotację i podpisy na okoliczność przeprowadzenia kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej (kontroli merytorycznej w zastępstwie dyrektora dokonał upoważniony pracownik, kontroli formalno - rachunkowej na wyciągach bankowych, listach płac i dowodach PK dokonał główny księgowy, a na fakturach referent). Zatwierdzenia dowodu księgowego do zapłaty (zobowiązań) dokonywał w czasie nieobecności Dyrektora Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu, w zastępstwie pracownik do tych czynności upoważniony. d) zatwierdzenie operacji finansowych do zapłaty w obrocie bezgotówkowym nastąpiło przed ich realizacją lub w dniu ich realizacji. Zatwierdzenia do wypłaty dokonała w zastępstwie kierownika jednostki osoba upoważniona (w czasie jego nieobecności). e) nie stwierdzono błędów w zakwalifikowaniu dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych w zakresie dekretacji kontowej i klasyfikacji budżetowej wydatków, f) nie stwierdzono dokonywania poprawek w zakresie korygowania błędów na dowodach księgowych, g) zobowiązania jednostki dotyczące dostaw i usług były regulowane terminowo, h) na każdym dowodzie księgowym (faktury VAT) znajduje się pieczątka o treści cyt. "Zamówienie zrealizowano zgodnie z prawem o zam. publicznych art... ust... pk... Pozycja nr data podpis: " (z odpowiednio wpisanymi danymi), a mianowicie: 13
- - w 1 przypadku do udzielonego zamówienia zastosowano art. 67 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków) (,,Art. 67. 1. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze") - w l przypadku zastosowano art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (wywóz odpadów) (,,ArtA Ustawy nie stosuje się do:[...] 8) zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro'') Treść pieczęci z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych uzupełniana jest przez referenta. i) pieczątki umieszczane na dowodach księgowych są zgodne ze wzorami pieczątek, wykazanymi w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Publicznym Przedszkolu Nr 20 w Kaliszu, 3) W kontrolowanym zbiorze dowodów księgowych w sprawdzanym zakresie stwierdzono następujące ;----, nieprawidłowości: a) faktura za wywóz odpadów (dowód księgowy nr 174/14) wystawiona 19.08.2014 r. na kwotę 93,55 zł została zaksięgowana w dniu 22.08.2014 r. pod datą 22.08.2014 r. przed dokonaniem kontroli merytorycznej i formalno - rachunkowej dokumentu, co jest niezgodne z wewnętrznym aktem prawa jednostki pn. "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasady rachunkowości w Publicznym Przedszkolu Nr 20 w Kaliszu". Z aktu tego wynika, że cyt.: "zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych: sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym, podpisanych przez osoby upoważnione". Czynność przeprowadzenia kontroli formalno-rachunkowej dokonana została w dniu 25.08.2014 r. (3 dni po dacie wprowadzenia dowodu do ewidencji księgowej) i potwierdzona podpisem Referenta. Zgodnie z ww. aktem prawa tj. "Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych [...]" cyt. "kontroli dokumentów ----.., pod względem formalno - rachunkowym dokonuje główny księgowy. Kontroli dokumentów pod względem formalno - rachunkowym na dowodach zakupu art. spożywczych i chemicznych do magazynów dokonuje referent" czyli w przypadku faktury za wywóz śmieci referent nie miał uprawnień do dokonania i potwierdzenia swoim podpisem przeprowadzenia kontroli formalno - rachunkowej tego dokumentu. Dokonanie czynności przeprowadzenia kontroli merytorycznej potwierdziła w dniu 25.08.2014 r. podpisem wz. Dyrektora Pani Elżbieta Walczak (upoważniona do tych czynności - zgodnie z przepisem wewnętrznym), jednak ustalono, że dokonanie kontroli merytorycznej dowodu nie mogło być przeprowadzone w dniu 25.08.2014 r., gdyż w tym dniu pracownik dokonujący tej czynności przebywał na urlopie wypoczynkowym, co potwierdza lista obecności tego pracownika. Na tę okoliczność Pani Elżbieta Walczak złożyła pisemne wyjaśnienie, że w dniu 25.08.2014 r. przebywała na urlopie wypoczynkowym, a wpisana data dokonania kontroli merytorycznej dokumentu 14
- jest oczywistą omyłką i winna to być data 28.08.2014 r. W związku z tym, z ustaleń wynika, że dokonanie kontroli merytorycznej dokumentu nastąpiło 6 dni po wprowadzeniu przez głównego księgowego dowodu do ksiąg rachunkowych i 3 dni po dokonaniu przez referenta kontroli formalno - rachunkowej tego dokumentu. Ponadto ustalono, że Główny księgowy wprowadził do ksiąg rachunkowych powyższy dowód w dniu 22.08.2014 r., a z listy obecności tego pracownika wynika, że w tym dniu główny księgowy był na urlopie wypoczynkowym. W dniu 22.08.2014 r. na liście obecności Głównego Księgowego w rubryce przeznaczonej do potwierdzenia podpisem obecności w pracy wpisana jest litera "W" oznaczająca, że pracownik w tym dniu przebywał na urlopie wypoczynkowym. Fakt wprowadzenia dowodu do ksiąg rachunkowych w dniu 22.08.2014 r. potwierdza wpisana data zaksięgowania dowodu opatrzona podpisem głównego księgowego (22.08.2014 r.) na fakturze oraz "data wprowadzenia" dowodu do ksiąg rachunkowych na wydruku "Dziennik dokumentów za miesiąc Sierpień/2014" (22.08.2014 r.).,,-----=. Kserokopia dowodu księgowego nr 174/14, list obecności głównego księgowego i wz. dyrektora w miesiącu sierpniu 2014 r., wybrane strony z "Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych [... ] w Publicznym Przedszkolu Nr 20", wyjaśnienie Pani Elżbiety Walczak w sprawie wpisania błędnej daty dokonania kontroli merytorycznej dokumentu stanowią załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Wydruk "Dziennik dokumentów Budż za miesiąc Sierpień/20 14" stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. b) faktura za sprzedaż wody i odprowadzenie ścieków (dowód księgowy nr 177/14), wystawiona 26.08.2014 r. na kwotę 246,25 zł została sprawdzona pod względem formalno - rachunkowym przez referenta w dniu 29.08.2014 r., co potwierdza złożony przez pracownika podpis w miejscu przeznaczonym do odnotowania dokonania kontroli formalno - rachunkowej dokumentu. Analogicznie jak w przypadku dokumentu opisanego w podpunkcie a) tej czynności winien dokonać główny ~'\ księgowy, a nie referent, gdyż nie ma do takiej czynności uprawnień, co wynika z przepisów wewnętrznych jednostki tj. "Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych [... ]", zgodnie z którą referent ma uprawnienia do potwierdzania dokumentów - faktur pod względem formalno - rachunkowym, które dotyczą zakupu artykułów spożywczych i chemicznych. Kserokopia dowodu księgowego nr 177/14 stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Kserokopie wybranych stron z.jnstrukcj i obiegu i kontroli dokumentów księgowych [... ] w Publicznym Przedszkolu Nr 20" stanowią załącznik nr 8 do protokołu kontroli. c) Stwierdzono, że 3 wyciągi bankowe: wyciąg bankowy nr 78 z dnia 04.08.2014 r., nr 79 z dnia 07.08.2014 r., nr 80 z dnia 19.08.2014 r., zostały wprowadzone do ewidencji księgowej w dniach nieobecności Głównego księgowego w pracy. Z listy obecności pracownika wynika, że przebywał on na 15
- urlopie wypoczynkowym w dniach od 8 do 26.08.2014 r., a z zapisów na wydruku dziennika dokumentów z ksiąg rachunkowych, oraz potwierdzonych podpisem głównego księgowego dat dokonania czynności zaksięgowania operacji gospodarczych na wyciągach bankowych wynika, że w tych dniach główny księgowy wprowadził do ewidencji księgowej operacje gospodarcze udokumentowane ww. wyciągami bankowymi. Lista obecności Głównego Księgowego w dniach od 08 do 26.08.2014 r. wypełniona jest w każdej rubryce odpowiadającej dniu roboczemu pracy literą "W" oznaczającą urolp wypoczynkowy. Daty wprowadzenia zapisów w księgach rachunkowych potwierdza wydruk "Dziennik dokumentów Budż za miesiąc Sierpień/2014" wydrukowany przez głównego księgowego w dniu 30.09.2014 r., oraz wyciągi bankowe, na których znajduje się dekretacja do ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z datą dokonania zapisu w urządzeniu księgowym potwierdzona podpisem głównego księgowego. Kserokopie wyciągów bankowych Nr 78, 79, 80 stanowią załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Wydruk "Dziennik dokumentów Budż za miesiąc Sierpieńl2014" stanowi załącznik nr 7 do protokołu p'-, kontroli. Kserokopia Listy obecności za m-c sierpień Głównego Księgowego kontroli. stanowi załącznik nr 8 do protokołu 4) w zakresie wynagrodzeń ustalono co nastepuje: Do naliczania wynagrodzeń stosowany jest program komputerowy ProgMan: - wynagrodzenia osobowe w systemie Płace 9.3004 firmy Wolters Kluwer SA, - wynagrodzenia bezosobowe w systemie Zlecone 8.6001 firmy Wolters Kluwer SA. Sprawdzono listy płac za m-c sierpień 2014 r. dla nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi. Nr listy płac. (kogo dotyczy) Kwota wypłaty Data Data Regulaminowy brutto zatwierdzenia wypłaty termin wypłaty (w zł) " Komentarz Lista nr 34 Karta nauczyciela Listę płac sporządził Glówny Główna Art 39 ust 3 Księgowy Wynagrodzenia "Wynagrodzenie wypłacane jest Sprawdzenia dokonał wz nauczyciel i za 01.08.2014 r. nauczycielowi miesięcznie z góry w Dyrektora upoważniony pracownik VIII120ł4-24.151,57 30.07.2014 r. (wyciąg pierwszym dniu miesiąca. Jeżeli przedszkola Publiczne bankowy pierwszy dzień miesiąca jest dniem Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Przedszkole Nr wolnym od pracy wynagrodzenie wz Dyrektora upoważniony 20 w Kaliszu wyplacanejest w dniu następnym". pracownik przedszkola 16
Lista Nr 38 2- ga dodatkowa Listę płac sporządził Główny Karta nauczyciela Wynagrodzenia Księgowy art. 39 ust. 4 nauczycieli za Sprawdzenia dokonał wz 28.08.2014 r. "Składniki wynagrodzenia, których VIII/2014 - Dyrektora upoważniony pracownik wysokość może być ustalona jedynie 509,88 średnia z 28.08.2014 r. (wyciąg przedszkola na podstawie już wykonanych prac, nadgodzin w bankowy wypłaca się miesięcznie lub Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Publiczne jednorazowo z dołu w ostatnim dniu wz Dyrektora upoważniony Przedszkole Nr miesiąca" pracownik przedszkola 20 w Kaliszu Lista Nr 36 Główna Nie uregulowane w przepisie Wynagrodzenia wewnętrznym. Listę płac sporządził Główny dla Z dokumentu pn. "Informacja o Księgowy administracji i 28.08.2014 r. podstawowych wrunkach pracy", Sprawdzenia dokonał wz obsługi za wynika, iż cyt. " wynagrodzenie Dyrektora upoważniony pracownik 11.596,20 28.08.2014 r. (wyciąg VIlI/20 14 w wypłaca się jeden raz IV miesiącu, przedszkola bankowy Publicznym 28 dnia kazdeego miesiąca, na Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Przedszkolu Nr konto bankowe pracownika na wz Dyrektora upoważniony 20 w Kaliszu podstawie złożonego pracownik przedszkola oświadczenia". Lista Nr 35 Karta nauczyciela Listę płac sporządził Główny l-sza art. 39 ust. 4 Księgowy dodatkowa 01.08.2014 r. "Składniki wynagrodzenia, których Sprawdzenia dokonał wz Wyrównanie za wysokość może być ustalona jedynie Dyrektora upoważniony pracownik 250,00 30.07.2014 r. VIIV2014 w (wyciąg na podstawie już wykonanych prac, przedszkola Publicznym bankowy) wypłaca się miesięcznie lub Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Przedszkolu Nr jednorazowo z dołu w ostatnim dniu wz Dyrektora upoważniony 20 w Kaliszu miesiąca" pracownik przedszkola 4 ust I Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w Lista Nr 37 sprawie warunków ustalania oraz 3-cia sposobu dokonywania zwrotu kosztów dodatkowa Listę plac sporządził Główny używania do celów służbowych Zwrot kosztów Księgowy samochodów osobowych, motocykli i Sprawdzenia dokonał wz używania 28.08.2014 r. motorowerów niebędących własnością Dyrektora upoważniony pracownik pojazdu za 56,97 28.08.2014 r. (wyciąg pracodawcy V 111I2014 w bankowy) "Zwrot kosztów używania pojazdów przedszkola Publicznym do celów służbowych następuje w Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Przedszkolu Nr formie miesięcznego ryczałtu [... [po wz Dyrektora upoważniony 20 w Kaliszu złożeniu przez pracownika pisemnego pracownik przedszkola oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu" Listę płac sporządził Główny Księgowy 4 Wynagrodzenie płatne będzie w Lista płacnr 7 Sprawdzenia dokonał wz 28.08.2014 r. ciagu 3 dni po przedstawieniu za VIII/20 14 do Dyrektora upoważniony pracownik 120,00 28.08.2014 r. (wyciąg rachunku przez zleceniobiorcę po umowy przedszkola zlecenie bankowy) dokonaniu stosownych potrąceń. Zatwierdzenia do wypłaty dokonał Rachunek wystawiony 28.08.2014r. wz Dyrektora upoważniony pracownik przedszkola Razem 36.684,62 x x x x Listy płac sporządza Główny Księgowy - Bożena Muszyńska. Na wszystkich listach płac zostały odnotowane informacje o dokonanym ich sprawdzeniu i zatwierdzeniu (podany jest na wydruku rodzaj czynności, przy których znajdują się podpisy osób dokonujących tych czynności). Przy podpisach osób dokonujących czynności sporządzenia listy płac, dokonania sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym nie ma dat dokonania tych czynności. Data znajduje się tylko przy czynności zatwierdzania do wypłaty, oraz wpisana jest w rubryce "data wypłaty". Wszystkie wynagrodzenia płatne były na bankowe konta osobiste pracowników (ROR). 17
Ustalono, że zobowiązania z tytułu wynagrodzeń osobowych nauczycieli były regulowane terminowo zgodnie z kartą nauczyciela ( art.39 usta). Natomiast termin wypłaty wynagrodzenia dla pracowników niepedagogicznych nie został unormowany w przepisach wewnętrznych. Regulamin wynagrodzeń pracowników niepedagogicznych w Publicznym Przedszkolu Nr 20 w kwestii formy i zasad wypłaty wynagrodzenia za pracę odsyła do unormowań określonych w Regulaminie Pracy ( 4 Regulaminu wynagradzania pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w Publicznym Przedszkolu Nr 20 w Kaliszu [...] ). Z kolej Regulamin Pracy odsyła do unormowań określonych w Regulaminie wynagrodzeń - 66 stanowi iż, "Pracownik za wykonywanie powierzonych obowiązków służbowych otrzymuje wynagrodzenie za pracę oraz wypłaty świadczeń związanych z pracą, czas wypłaty i jej formy określa regulamin wynagradzania". Jedynie z dokumentu pn. "Informacja o podstawowych warunkach pracy" dołączonego do umowy o pracę dla pracowników administracji i obsługi, wynika że "wynagrodzenie wypłaca się jeden raz w miesiącu, 28 dnia każdego miesiąca, na konto bankowe pracownika, na podstawie złożonego oświadczenia". Kserokopie wybranych stron z: "Regulaminu wynagrodzenia pracowników niepedagogicznych ~\ zatrudnionych w Publicznym Przedszkolu Nr 20 w Kaliszu przy ul. Chełmskiej 6" i" Regulaminu Pracy Publicznego Przedszkola Nr 20 w Kaliszu" wraz z zarządzeniami Dyrektora Publicznego Przedszkola nr 20 wprowadzającymi ww. akty w życie oraz kserokopia dokumentu pn. "Informacja o podstawowych warunkach pracy" stanowią załącznik nr 11do protokołu kontroli. Ponadto ustalono, że w badanym okresie (I - VIII 2014 r.) pracownicy administracji i obsługi nie mieli podwyżek podstawowego wynagrodzenia osobowego. Składki ZUS za m-c sierpień 2014 r. zostały zapłacone w ustawowym terminie w dniu 03.09.2014 r. (termin do 05.09.2014r.) w deklarowanej kwocie wynikającej z deklaracji ZUS P DRA, obejmującej: składki na ubezpieczenia społeczne w kwocie 100489,32 zł, składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 2.820,79 zł, składki na FP i FGŚP 764,88 zł. Z rachunku budżetu przekazano do ZUS łącznie kwotę 14.074,99 dnia 03.09.2014 r. zł, co potwierdza wyciąg bankowy nr 85 z,'~, III. Realizacja zawartych umów cywilno - prawnych Kontroli umów dokonano poprzez sprawdzenie: 1. czy oświadczenie woli w imieniu zamawiającego składane były zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami i udzielonymi upoważnieniami? 2. czy została złożona na umowach kontrasygnata głównego księgowego? 3. czy podpisy złożyli reprezentanci wskazani w treści umowy? 4. czy zawarto umowy na czas nieokreślony? 18
- 5. czy umowy zawarte na czas nieokreślony dotyczą przedmiotów umowy na dostawy wynikające z art. 143 ust. l Prawo zamówień publicznych? / Art. 143 1. Na czas nieoznaczony może być zawierana umowa, której przedmiotem są dostawy: 1) wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci; 2) (uchylony); 3) gazu z sieci gazowej; 4) ciepła z sieci ciepłowniczej; 5) licencji na oprogramowanie komputerowe. 1a. Na czas nieoznaczony może być również zawierana umowa, której przedmiotem są usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej lub gazu ziemnego.! 6. czy w treści umowy określono m. in.: przedmiot umowy, wynagrodzenie za przedmiot umowy, termin realizacji przedmiotu umowy, zasady fakturowania, termin płatności? 7. czy realizacja umowy jest zgodna z postanowieniami umowy? Ustalono, że w jednostce prowadzony jest przez Dyrektora przedszkola rejestr umów cywilno - prawnych, w którym wykazane są umowy cywilno - prawne zawarte począwszy od dnia 03.04.2002 r. W rejestrze tym na dzień kontroli zapisanych jest 85 umów wraz z aneksami w tym: - 3 umowy zawarte w 2002 roku (od lp. 1 do Ip.3), - 7 umów zawartych w 2003 roku (od lp. 4 do lp. 10), - 4 umowy zawarte w 2004 roku (od lp. 11 do lp. 14), - 7 umów zawartych w 2005 roku (od lp. 15 do lp. 21), - 11 umów zawartych w 2006 roku (od lp. 22 do lp. 32), - 5 umów zawartych w 2007 roku (od lp. 33 do Ip.37), - 6 umów zawartych w 2008 roku (od lp. 38, do Ip.43), - 12 umów zawartych w 2009 roku (od lp. 44 do lp. 55), - 6 umów zawartych w 2010 roku (od Ip.56 do lp.60, lp. 69), - 6 umów zawartych w 2011 roku ( od lp. 61 do lp. 65, lp. 76), - 9 umów zawartych w 2012 roku (od lp.66 do lp. 68, od lp. 70 do lp. 73, Ip.75, Ip.78), - 6 umów zawartych w 2013 roku (lp. 74, Ip.77, Ip.79, Ip.80,lp.84, Ip.86), - 4 umowy zawarte w 2014 roku (od Ip.81 do lp. 83, lp. 85). Umowy z pełną dokumentacją tj. załącznikami stanowiącymi integralną część umowy (regulaminy, ogólne warunki umowy, cenniki, plany taryfowe) oraz rejestr umów przechowywane są w segregatorach w gabinecie dyrektora przedszkola. W powyższym zakresie sprawdzono umowy powodujące zaciągnięcie zobowiązań, których realizacja wystąpiła w roku 2014. Ustalenia kontroli w zakresie sprawdzonych umów cywilno - prawnych przedstawia poniższa tabela. 19