Zarządzenie Nr B Burmistrz Ożarowa Mazowieckiego. z dnia 3 lutego 2017 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr B Burmistrza Ożarowa Mazowieckiego z dnia 3 lutego 2017 r. Wprowadzenie zasad rachunkowości stosowanych w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim przy realizacji projektu Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach osi priorytetowej II Wzrost e-potencjału na Mazowszu, działania 2.1 E-Usługi dla Mazowsza Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047) oraz 14 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r., poz. 289) i szczególnych ustaleń zawartych w ustawie o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania zasady rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim przy wydatkowaniu środków europejskich - zgodnie z załącznikiem Nr Przyjmuje się plan kont dla budżetu Gminy i zakładowy plan kont dla Urzędu Miejskiego w Ożarowie Mazowieckim, na których ewidencjonuje się operacje związane z realizacją projektu - zgodnie z załącznikiem Nr Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od zaistnienia pierwszego zdarzenia gospodarczego dotyczącego projektu. Paweł Kanclerz Burmistrz Ożarowa Mazowieckiego

2 1. Organizacja rachunkowości realizowanego projektu Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr B Burmistrza Ożarowa Mazowieckiego z dnia r. Dla projektu Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki zostaje wprowadzona odrębna ewidencja księgowa w obszarze ksiąg rachunkowych poprzez założenie rachunku bankowego na potrzeby projektu. W ramach umowy rachunku bankowego w PKO Bank Polski SA prowadzone są rachunki: (w PLN) - rachunek dla środków własnych, na który wpłynie również refundacja, (w PLN) rachunek dla środków otrzymywanych w formie zaliczek. Na wyodrębnionych rachunkach bankowych dokonuje się księgowań na podstawie wyciągów bankowych. Dokumenty księgowe Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego - określenie stron dokonujących operacji - opis operacji oraz jej wartość - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu Dokument księgowy realizowany w ramach projektu powinien zawierać następujący opis: - numer umowy o dofinansowanie projektu - pieczęć: zakup jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, nazwa priorytetu, działania, poddziałania, nazwa projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie - kwotę kwalifikowaną w odniesieniu do każdego zadania i pozycji w zadaniu - informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej - klauzulę: zatwierdzono do wypłaty Za prawidłowe wykonanie projektu odpowiedzialne są poniższe osoby: w zakresie dotrzymywania terminów składania merytorycznych sprawozdań kwartalnych, rocznych, końcowych oraz kontroli merytorycznej wydatków koordynator projektu

3 w zakresie ewidencji operacji gospodarczych księgowy projektu w zakresie zgodności z ustawą prawo zamówień publicznych koordynator projektu w zakresie kontroli operacji gospodarczych i finansowych oraz składania sprawozdawczości finansowej i budżetowej księgowy projektu nadzór w zakresie kontroli pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym koordynator projektu nadzór finansowo-księgowy nad całością projektu Skarbnik Do podpisywania i zatwierdzania dokumentów upoważniony jest Burmistrz i Skarbnik. Dokumentacja księgowa związana z projektem będzie przechowywana w dziale księgowości w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim zgodnie z ustalonymi w tym zakresie przepisami. Archiwizowanie dokumentów dokonywane będzie na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez osobę zdającą i przejmującą zawierającą odpowiednią kategorię archiwalną z dopiskiem: Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki". Wkład własny do projektu realizowany będzie w dziale 720 Informatyka rozdział Pozostała działalność z czwartą cyfrą 9 z wyodrębnionego rachunku bankowego dotyczącego projektu. 2. Instrukcja obiegu dokumentów związanych z projektem Do podstawowych dokumentów związanych z projektem dofinansowanym ze środków europejskich należą: - wniosek o dofinansowanie projektu - umowa o dofinansowanie projektu - sprawozdanie z realizacji projektu (okresowe, roczne, końcowe) - wniosek o płatność - dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków w projekcie są wszelkie dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie których ewidencjonuje się koszty w systemie księgowym i dokonuje się płatności w związku z realizacją projektu. W zależności od rodzaju wydatku projektowego, dokumentami potwierdzającymi jego poniesienie są:

4 1. Wydatki na zakup usług i materiałów oraz inne opłaty ponoszone w ramach realizacji projektu: - faktury VAT - rachunki - polecenia księgowania - wyciągi bankowe - noty księgowe - faktury VAT korygujące Dokumenty finansowo-księgowe poukładane są według kryterium czasowego. Oryginały otrzymanych dokumentów zostają wpisane do książki korespondencji założonej wyłącznie dla potrzeb projektu. Po opisaniu ich w zakresie kwalifikowalności oraz opieczętowaniu zostają przekazane do księgowości, gdzie podlegają dekretacji i ewidencji w systemie księgowym. Dokumenty dotyczące wydatków w ramach projektu przechowywane są w odrębnym segregatorze. Opisywanie dokumentacji projektowej. Wszystkie dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki powinny być opisane tak, aby był związek z projektem. Powinny one zawierać następujące elementy: - numer umowy o dofinansowanie - informacje, że projekt jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - nazwę zadania, - kwotę kwalifikowaną. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz pieczęć informującą o zatwierdzeniu danego wydatku do zapłaty. Do każdego rodzaju dokumentu tj. faktury, rachunku itd. potwierdzającego poniesienie wydatku dołącza się załącznik. W związku z powyższym na każdym oryginale dokumentu powinna znaleźć się adnotacja, iż integralną częścią dokumentu jest załącznik nr 1 z dnia.. z podpisem osoby tworzącej załącznik. W powyższym załączniku zostaną podane informację dotyczące nazwy projektu, numeru umowy, współfinansowania środków, kwoty wydatku kwalifikowanego z podziałem na zadania i pozycje oraz źródła finansowania.

5 Z każdego załącznika powinno wynikać do jakiej faktury został utworzony, kiedy i przez kogo. Tak przygotowany załącznik należy przypiąć do faktury. Zasady dokumentowania wydatków ponoszonych w projekcie Lp. Rodzaj wydatku Dokument Uwagi 1. Zakupy sprzętu, usług i materiałów Faktury, rachunki, inne 2. Koszty operacji bankowych Wyciąg bankowy, Dokumentem dokument potwierdzającym potwierdzający wydatek jest wyciąg zaksięgowanie opłat w bankowy, w ramach ewidencji projektu, którego zsumowane dniami zostały opłaty za operacje bankowe przedstawione we wniosku o płatność Ewidencja księgowa wydatków poniesionych w ramach projektu. Ewidencję poniesionych wydatków w ramach realizowanego projektu p.n. Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki prowadzi się w systemie księgowym U.I. Infosystem Sp. J. księgowość budżetowa. Wszystkie operacje gospodarcze i finansowe wprowadzane są do systemu na podstawie dokumentów źródłowych tj. wyciągów bankowych, faktur, rachunków. Ewidencja księgowa prowadzona jest chronologicznie. Wszystkie dokumenty wprowadza się do systemu księgowego pod datą wystawienia (dotyczy to poniesionych kosztów) natomiast wyciągi bankowe wprowadzone są pod datą realizacji zobowiązań wobec kontrahentów. Poniesione koszty projektu ewidencjonowane są na koncie 201 z podziałem na kontrahentów oraz z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budżetowej wydatków. Wszystkie poniesione wydatki i koszty w ramach realizacji projektu ewidencjonowane są według typu prac i według zadań. Wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych przy ewidencji księgowej związanej z realizacją projektu I. Księgowość komputerowa program firmy U.I Infosystem Sp. J. Legionowo 1. Dzienniki

6 - obrotów 2. Zestawienia kont księgi głównej - obrotów i sald - obrotów na koncie syntetycznym - zestawienie budżetowe 3. Zestawienia kont księgi pomocniczej - obrotów i sald - obrotów na koncie analitycznym - zestawienie budżetowe 4. Sprawozdawczość - zestawienia budżetowe ( Rb28S ) II. Wykaz ksiąg stosowanych metodą tradycyjną Przechowywanie dokumentów Wszystkie dokumenty związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu należy przechowywać przez okres 10 lat od dnia przyznania ostatniej płatności. W szczególności archiwizacji podlegają następujące dokumenty: - oryginalny formularz zgłoszonego wniosku, - pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, - umowę o dofinansowanie projektu - faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków - wyciągi z konta bankowego - sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje - wnioski płatnicze - inne Do załącznika nr 1 w sprawie zasad prowadzenia polityki rachunkowości dołącza się: - wzory podpisów osób zatwierdzających dokument do wypłaty w ramach projektu - wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej - klauzulę opisu dokumentu jako załącznika do oryginalnych dokumentów księgowych - klauzulę kontroli merytorycznej - klauzulę kontroli formalno-rachunkowej - klauzulę zatwierdzenia dokumentu do wypłaty Załącznik nr 1 do obiegu dokumentów

7 Karta wzorów podpisów osób upoważnionych do kontroli merytorycznej wydatków w ramach RPO WM projekt p.n. Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki " Rodzaj dokumentów księgowych Imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe upoważnionego Wzór podpisu upoważnionego Faktury, Elżbieta Jastrzębskarachunki Jóźwiak/Paulina Gajewska Koordynator projektu Polecenia Elżbieta Jastrzębskaksięgowania Jóźwiak/Paulina Gajewska Koordynator projektu Karta wzorów podpisu osób upoważnionych do kontroli formalno-rachunkowej wydatków w ramach RPO WM projekt p.n. Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki" Rodzaj Imię i nazwisko oraz Wzór podpisu upoważnionego dokumentów księgowych stanowisko służbowe upoważnionego Faktury, rachunki Mariola Sarzyńska Księgowa projektu Polecenia księgowania Mariola Sarzyńska Księgowa projektu Załącznik Nr 2 do obiegu dokumentów - klauzula opisu dokumentu dołączanego do oryginału dokumentu Załącznik Nr 1 do faktury, rachunku nr. z dnia. Wydatki poniesione w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPMA /15-00 z dnia 12 lipca 2016 r. Kwota dokumentu.. PLN w tym, Kwota wydatku kwalifikowanego PLN Poniesionego w związku z., zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu. W tym źródła finansowania wydatku: Kwota dofinansowania ze środków europejskich PLN Kwota dofinansowania z budżetu krajowego

8 Kwota wkładu własnego JST... PLN - klauzula kontroli merytorycznej - klauzula kontroli formalno-rachunkowej - klauzula zatwierdzenia dokumentu do zapłaty Zatwierdzono do wypłaty ze środków: Konto W-n Symbol podziałki klasyfikacji Kwota.... zł gr Konto Ma Razem: potrącenia (nazwa) Do wypłaty (zwrotu) Słownie: Podpisy osób zatwierdzających wydatki do zapłaty - klauzula zapłaty

9 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr B Burmistrza Ożarowa Mazowieckiego z dnia r. Plan kont dla budżetu gminy dla środków europejskich oraz zakładowy plan kont dla środków europejskich w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim dla projektu pn. Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki. Plan kont dla budżetu Gminy Ożarów Mazowiecki dla projektu pn. Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki umowa Nr UDA- RPMA /15-00 z dnia 12 lipca 2016 r. I. Wykaz kont 1. Konta bilansowe 133 Rachunek Budżetu 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 901 Dochody budżetu 902 Wydatki budżetu 960 Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu 961 Niedobór lub nadwyżka budżetu 2. Konta pozabilansowe 991- Planowane dochody budżetu 992- Planowane wydatki budżetu Plan kont dla Urzędu Miejskiego w Ożarowie Mazowieckim dla projektu pn. Rozwój innowacyjnych E-Usług w gminie Ożarów Mazowiecki umowa Nr UDA- RPMA /15-00 z dnia 12 lipca 2016 r. I. Konta bilansowe Zespół 0 Majątek trwały 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 020 Wartości niematerialne i prawne 071 Umorzenie środków trwałych 072 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

10 223 Rozliczenie wydatków budżetowych 240 Pozostałe rozrachunki 245 Wpływy do wyjaśnienia Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusz jednostki 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje 860 Wynik finansowy II. Konta pozabilansowe 975 Wydatki strukturalne 980 Plan finansowy wydatków budżetowych 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.