Kluczowe pytania w Zarządzaniu Operacyjnym, na które nieustannie poszukujemy odpowiedzi Tomasz Kanarkowski
JAK MOŻE SIĘ ZAKOŃCZYĆ JAZDA SAMOCHODEM BEZ OKULARÓW? KLUCZOWE PYTANIA Zarządzając firmą zadajemy sobie wiele pytań, na które jednak nie otrzymujemy odpowiedzi. Analizujemy wyniki firmy, przeglądamy rachunek zysków i strat, wnikamy w szczegółowe zestawienia kosztów i podejmujemy wiele innych działań, których celem jest poszukiwanie przyczyn osiągania niesatysfakcjonujących nas wyników. Pytania natarczywie powtarzają się, odpowiedzi na nie brak, frustracja narasta. Wykorzystanie budżetowania w zarządzaniu firmą lub jego znaczne usprawnienie oraz zastosowanie systemu raportowania zarządczego umożliwiają nam uzyskanie tych odpowiedzi. Na ich podstawie możemy podejmować decyzje, w wyniku których zmienimy ekonomiczny obraz firmy na lepszy. Oto przykłady często stawianych pytań: Dlaczego, mimo utrzymania dotychczasowego poziomu obrotów, zyski systematycznie spadają? W przeszłości firma zarabiała więcej. Co mogę zrobić, by firma generowała zyski na poziomie z przeszłości? Koszty w firmie nie rosną. Dlaczego spada zysk? Czy osiągany przez firmę zysk jest maksimum tego, co możemy osiągnąć? W jakim obszarze firmy podjąć działania w celu maksymalizacji zysku? Czy moi poszczególni handlowcy przynoszą firmie zysk czy stratę? Jeśli któryś z handlowców przynosi firmie stratę, to który i dlaczego? Który kanał sprzedaży przynosi zysk a który stratę? Który kanał sprzedaży jest najbardziej rentowny? Który handlowiec jest najbardziej rentowny? Który handlowiec generuje największy wolumen marży? Który z naszych produktów jest najbardziej rentowny a który najmniej? 2
Czy poszczególne oddziały firmy przynoszą zysk? Czy poszczególne transakcje handlowe przynoszą firmie zysk czy stratę? Czy podpisane kontrakty są realizowane zgodnie z warunkami biznesowymi zawartymi w umowach? Czy osiągany na kontraktach zysk jest adekwatny do tego, który określono w kalkulacji? Który z klientów przynosi firmie zysk a który generuje straty? Jakie ponosimy koszty na obsługę klientów przynoszących nam najmniejsze zyski lub straty a jakie na najbardziej rentownych? Czy koszty wytworzenia naszych produktów są zgodne z założonymi normatywami technologicznymi? Czy planowana inwestycja ma sens ekonomiczny? Czy wycofać się z danej lokalizacji naszego punktu handlowego? Czy powinniśmy kontynuować sprzedaż usługi X czy wycofać ją z oferty? Jaki wpływ na plan budżetu będzie miało wprowadzenie do oferty nowej usługi lub zawarcie umowy z nowym, dużym odbiorcą? Czy firma realizuje przyjęte cele finansowe? Jak wielkie są odchylenia osiąganych wyników od założonych w planie budżetu firmy i jakie są przyczyny obecnego stanu? Czy wszyscy moi menedżerowie działają w interesie firmy? Czy moi menedżerowie są odpowiednio zmotywowani do realizacji przyjętych celów? Czy dostawcy zewnętrzni usług i produktów dotrzymują zawartych ustaleń w zakresie uzgodnionych prowizji? Czy ktoś jest w stanie dostarczyć mi te wszystkie informacje? Jeśli tak, to jakim nakładem pracy? EFEKTY To tylko przykłady z wielu pojawiających się pytań i wątpliwości. Z pewnością możemy na nie poznać odpowiedzi i podnieść efektywność naszej firmy stosując budżetowanie i system raportowania zarządczego. Często, gdy brak jest odpowiedzi na nurtujące nas pytania, firma porusza się 3
jak we mgle. Nie jest nakreślony jednoznaczny kierunek działań dla menedżerów i pracowników oraz cele, które zamierzamy osiągnąć. Działania w poszczególnych komórkach firmy są rozbieżne i nie skupiają się na celach strategicznych i jasno zdefiniowanych działaniach operacyjnych. Cele strategiczne (długofalowe) i operacyjne (krótkoterminowe) możemy jednoznacznie określić tylko wówczas, gdy będziemy mieli dostęp do wartościowych danych i informacji oraz umieli analizować liczby i wskaźniki, które w jednoznaczny sposób pokażą nam obecny stan naszego biznesu. Umieć czytać, co mówią liczby. Oto wyzwanie dla nas. W każdej firmie tkwią rezerwy i miejsca, w których możemy poprawić efektywność. Znalezienie tych obszarów i podjęcie działań przełoży się wprost na poprawę wyników firmy. Tworzenie planu budżetu i jego rozliczanie zgodnie z modelem, w którym odzwierciedlenie znajdą istotne dla firmy komórki organizacyjne, kanały sprzedaży, kluczowi klienci, terytorialne obszary działania, wskaźniki i inne elementy wskażą nam słabe miejsca w firmie i ukierunkują podejmowanie właściwych decyzji. Przykładowe konkretne efekty, których możemy się spodziewać to: Odkrycie wielu patologii, których wcześniej nie dostrzegaliśmy, wpływających negatywnie na wyniki firmy. Informacja, iż zużycie materiałów do produkcji jest zbyt wysokie w stosunku do przyjętych normatywów. Dociera do nas wiedza, że firma jest okradana przez nieuczciwych pracowników. Zdobycie wiedzy, którzy z klientów są dla nas najbardziej wartościowi z punktu widzenia poziomu rentowności i wolumenu generowanej marży a którzy są wręcz nierentowni. Pozyskanie wiedzy, jak efektywnie i skutecznie pracują nasi menedżerowie, co pozwoli sprawiedliwie ich oceniać i podejmować właściwe decyzje personalne. Dostęp do informacji, które z komórek firmy są najbardziej efektywne kosztowo i generują największą marżę dla firmy. Bieżąca wiedza o stanie realizacji celów budżetowych wszystkich komórek i całej firmy. 4
W oparciu o rzetelną informację możemy podejmować szybko wartościowe i cenne dla firmy decyzje. Obrazowo rzecz ujmując, wdrożenie lub usprawnienie procesu budżetowania i tworzenia informacji zarządczej można przyrównać do efektu jaki uzyskujemy nosząc okulary, by lepiej widzieć lub w ogóle widzieć cokolwiek. Kto nosi okulary i jest krótkowidzem, wie co to oznacza i praktycznie bez nich nie może się obejść w codziennym życiu. Podobnie jest z firmą. Można powiedzieć, iż firma nie mająca systemu budżetowania i informacji zarządczej, jawi się jak człowiek mający wadę wzroku, lecz nie posiadającego odpowiednio dobranych okularów. Jak może się zakończyć jazda samochodem bez okularów? 5