PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra DP-AD-II.1711.26.2015 RISS 3214075 Zielona Góra, 23 marca 2016 r. Pani Małgorzata Prońko Dyrektor Zespołu Edukacyjnego nr 3 ul. Osiedle Pomorskie 13 65-548 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) przeprowadziło w terminie od dnia 09 grudnia 2015 r. do dnia 26 stycznia 2016 r. w Zespole Edukacyjnym nr 3 mieszczącym się, przy ulicy Osiedle Pomorskie 13 w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Zespołem kontrolę problemową w zakresie funkcjonowania księgowości w 2015 roku. W związku z przeprowadzoną kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole z kontroli znak DP-AD-II.1711.26.2015 RISS 3205935 podpisanym w dniu 10 marca 2016 r., przekazuję Pani dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że: w kilkudziesięciu przypadkach zobowiązania wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.), w kilku przypadkach zaangażowanie wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S jest niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kilkunastu przypadkach należności wykazane w kwartalnych sprawozdaniach Rb-27S są niezgodne z ewidencją księgową Zespołu, co narusza 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. ul. Zachodnia 63a 65-552 Zielona Góra
2. W zakresie obrotów na rachunkach bankowych, rozrachunkach stwierdzono, że: Zespół w dniu 10.12.2015 r. dokonał zakupu zmywarki do naczyń, na wyposażenie kuchni w Szkole podstawowej nr 21, na kwotę 10.600,00 zł nie posiadając zabezpieczonych środków finansowych w planie finansowym na powyższy cel, co stanowi naruszenie art. 46 ust 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. w kilkunastu przypadkach w ewidencji księgowej Zespołu ujęto koszty i wydatki niezgodnie z rozdziałem klasyfikacji budżetowej planu finansowego, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 poz. 1053 z późn. zm.), w kilkunastu przypadkach w ewidencji księgowej ujęto koszty i wydatki niezgodnie z paragrafem klasyfikacji budżetowej planu finansowego, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 3. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono, że: na wnioskach o zaliczkę brak podania terminu ich rozliczenia, co jest niezgodne z zapisami Instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem nr ZE3.021-01B/Z/2015 dyrektora Zespołu z dnia 13.02.2015 r. w sprawie zasad gospodarki kasowej Instrukcja kasowa, w raporcie kasowym nr 11/06/15 za okres od 01.06.2015 r. do 30.06.2015 r. brak wniosku o zaliczkę na zakup znaczków pocztowych w kwocie 350,00 zł oraz dokumentu potwierdzającego jej rozliczenie, co jest niezgodne z 4 Instrukcji kasowej stosowanej w Zespole. 4. W zakresie najmu pomieszczeń Zespołu stwierdzono, że: kontrolującym nie przedstawiono umowy, zawartej pomiędzy dyrektorem Zespołu a panem D.H., dotyczącej wynajmu sali gimnastycznej o powierzchni 128m 2 na okres od 01.09.2015 r. do 31.12.2015 r., z dokumentów przedstawionych do kontroli wynika, że Zespół w 2015 roku wystawiał rachunki dla pana D.H. (za wynajem sali gimnastycznej) w systemie miesięcznym, natomiast w dniu 05.06.2015 r. Zespół wystawił rachunek za dwa miesiące (maj-czerwiec 2015 roku, numer rachunku RUS-10/W/21/2015), z dokumentów przedstawionych do kontroli wynika, że Zespół w 2015 roku wystawiał rachunki dla pana T.P. (za wynajem sali gimnastycznej) w systemie miesięcznym, natomiast w dniu 05.06.2015 r. Zespół wystawił rachunek za dwa miesiące (maj-czerwiec numer rachunku RUS- 10/W/23/2015 na kwotę 320,00 zł). Najemca pan T.P. do dnia 31.12.2015 r. nie dokonał zapłaty za ww. rachunek. w miesiącu styczniu 2015 roku Zespół nie wystawił rachunku za wynajem sali gimnastycznej dużej (500m 2 ) dla pana S.R. za korzystanie z pomieszczenia w miesiącu grudniu 2014 rok, co jest niezgodne z postanowieniami zawartej umowy najmu. w umowie zawartej od dnia 01.09.2014 do dnia 30.06.2015 r. pomiędzy ówczesnym dyrektorem Zespołu panią Bogumiłą Stankiewicz a panem S.R., powierzchnia dużej sali 2
gimnastycznej położonej na terenie Zespołu wynosi 500m 2, natomiast w pozostałych umowach powierzania wskazywana jest jako 300m 2. Zespół dysponuje salą gimnastyczną o powierzchni 300 m 2 oraz o powierzchni 128 m 2. w umowie zawartej w dniu 19.12.2014 r. pomiędzy ówczesnym dyrektorem Zespołu panią Bogumiłą Stankiewicz a panem T.P. na okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2015 r. w 2 zapisano że: wynajmujący udostępnia lokal określony w 1 w wymiarze 10 zł/ 1,5h w okresie wymienionym w 5 umowy, dodatkowo w 4 zapisano: najemca będzie płacił wynajmującemu na postawie rachunku wystawionego przez Wynajmującego zryczałtowany czynsz w wysokości 160,00 zł ( ). Z rachunków wystawionych przez Zespół wynika, że najemca w 2015 roku obciążany był tylko kwotą 160,00 zł, co jest niezgodne z treścią zawartej umowy. Zespół za miesiąc listopad 2015 roku nie wystawił rachunku dla najemcy Poczty Polskiej za czynsz w kwocie 1.094,53 zł, co jest niezgodne z treścią zawartej umowy. Zespół od września do grudnia 2015 roku naliczał opłatę za pobór energii cieplej dla Domu Dziennego Pobytu Senior WIGOR, niezgodnie z załącznikiem do umowy użyczenia zawartej w dniu 01.09.2015 r. Według załącznika wysokość opłaty za energię cieplną wynosi 1.195,94 zł, a rachunki obciążały najemcę na kwotę 1.145,92 zł. Umowy najmu za korzystanie z sal gimnastycznych (dużej 300m 2 oraz średniej 128m 2 ) nie określają: terminu do którego Zespół wystawia rachunki za dany miesiąc, czy opłata naliczana jest ryczałtem niezależnie od ilości godzin, czy naliczana za każdą odbytą godzinę, czy ryczałtem + za każdą godzinę, harmonogramu korzystania z ww. pomieszczeń, czy najemcy korzystają z sal gimnastycznych w okresie wakacji, zasad korzystania z sal gimnastycznych tj.: (pobieranie oraz oddawanie klucza, pozostawianie pomieszczeń w odpowiednim stanie itp.). Ujęcie powyższych danych w umowach pozwoli na precyzyjne określenie zasad najemcy oraz wynajmującego. 5. W zakresie żywienia dzieci stwierdzono, że: dzienne wydanie towarów z magazynów nie odzwierciedla ustalonego w danym dniu jadłospisu, w miesiącu październiku oraz od 16 do 30 listopada 2015 roku (okres objęty kontrolą w żywieniu dzieci w Zespole) w bloku żywieniowym prowadzonym w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 28, przez 5 dni w tygodniu wydawany był w tej samej ilości: olej 1 litr, cytryna (jednostka miary kilogram, cena jednostkowa 0,33 zł, ilość 5,30 kg, wartość 1,75 zł), niezależnie od tego czy była smażona ryba czy wydawane pyzy na parze z sosem owocowym, a cytryny nie były ujmowane w jadłospisie, całodzienna stawka żywieniowa, ustalona przez panią K.G. zatrudnioną na stanowisku intendenta, która prowadzi żywienie w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 13 oraz przez panią A.P. zatrudnioną na stanowisku intendenta, która prowadzi żywienie w budynku przy 3
ulicy Osiedle Pomorskie 28 nie jest ustalana na podstawie faktycznego dziennego wydania towarów z magazynu, jadłospisy wywieszane w budynkach Zespołu (przedstawione dla rodziców) nie są podpisane przez osobę sporządzającą oraz zatwierdzającą jadłospis. Dokonanie weryfikacji sporządzonych jadłospisów należy potwierdzić własnoręcznym podpisem, zgodnie z procedurami dotyczącymi kontroli zarządczej, o której mowa a art. 68 ustawy o finansach publicznych. w ewidencji magazynowej bloków żywieniowych w Zespole wykazywano zróżnicowane ceny tych samych towarów oraz istnieją rozbieżności w nazewnictwie towarów oraz ich gramaturze, co jest niezgodne z umowami zawartymi na dostawę produktów żywieniowych do Zespołu, magazyny żywnościowe prowadzone w Zespole nie mają określonej jednolitej miary produktów przyjmowanych na magazyny, co jest niezgodne z umowami zawartymi na dostawę produktów żywieniowych do Zespołu. z magazynów Zespołu wydawane są produkty po cenach, które nie są zgodne z wykazami asortymentów, załączonych do umów zawartych z poszczególnymi kontrahentami na dostawy produktów żywnościowych do Zespołu oraz wydawane są produkty, które nie zostały ujęte w wykazach asortymentów załączonych do umów, zawartych z poszczególnymi kontrahentami na dostawy produktów żywnościowych. Zespół dokonał wyższych wydatków na zakup produktów żywnościowych do Zespołu, niż wskazują na to postanowienia zawartych umów. w czterech przypadkach błędnie podsumowano wartość wydanych produktów z magazynu w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 28 tj.: dnia 07.10.2015 r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 508,50 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 630,74 zł (różnica 122,24 zł), dnia 28.10.2015 r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 646,09 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 653,12 zł (różnica 7,03 zł), dnia 30.10.2015 r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 528,55 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 604,62 zł (różnica 76,07 zł), dnia 30.11.2015 r. na dokumencie rozliczenia wydania z magazynu widnieje kwota 645,90 zł, a po przeliczeniu wszystkich wartości ostateczna kwota wyniosła 680,14 zł (różnica 34,24 zł). Powyższe nieprawidłowości pozwalają stwierdzić na nierzetelne prowadzenie gospodarki magazynowej w Zespole. 6. W zakresie inwentaryzacji magazynów żywnościowych stwierdzono, że: Zespół na dzień 31.12.2015 r. nie dokonał rozliczenia wyników przeprowadzonej inwentaryzacji, ponieważ rzeczywisty stan magazynu w budynku przy ulicy Osiedle Pomorskie 13 wyniósł 3.019,38 zł, natomiast z ewidencji księgowej na koncie 310 01 wynika 4
kwota 3.013,24 zł (różnica 6,14 zł). Powyższe stanowi naruszenie art. 27 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 330 z późn. zm.). 7. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń stwierdzono, że: dokumenty przechowywane w aktach osobowych sporządzane były w sposób nieczytelny, to znaczy: aneksy do umów o pracę z wcześniejszych lat (2009) oraz porozumienia zmieniające z lat 2010 2015 nie wskazują, której umowy o pracę dotyczą, co nie pozwala jednoznacznie ustalić aktualnego wymiaru zatrudnienia, akta osobowe prowadzone są w sposób niechronologiczny, co jest niezgodne z 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), w aktach osobowych pani A.P. zatrudnionej na stanowisku intendenta brakowało informacji o nabyciu prawa do dodatku za wysługę lat w wysokości 5%, co jest niezgodne z 6 ust 2 pkt 2 ww. rozporządzenia., w aktach osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac brak świadectwa pracy do umowy zawartej dnia 30.04.2012 r. na czas określony od dnia 01.05.2012 r. do dnia 30.06.2012 r. na stanowisku referenta ds. kadrowych, co stanowi naruszenie art. 97 1 ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z póź. zm.), w aktach osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac w części C znajduje się świadectwo pracy wystawione w dniu 01.08.2012 r. za okres od 01.07.2012 r. do 31.12.2012 r. w wymiarze 0,25 etatu, w okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku intendenta. Natomiast z umowy o pracę zawartej dnia 29.06.2012 r. wynika, że pani M.L. została zatrudniona na stanowisko intendenta w wymiarze 0,21 etatu na czas określony od dnia 01.07.2012 r. do dnia 31.07.2012 r. w aktach osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac brak aktualnego zakresu obowiązków dla stanowiska specjalisty ds. kadr i płac, co jest niezgodne z art. 94 pkt 1 ustawy Kodeks pracy, z akt osobowych pani M.L. zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac wynika, że porozumieniem zmieniającym z dnia 30.12.2014 r. umowę o pracę zwiększono wymiar etatu w następujący sposób: specjalista ds. płac 0,86 etatu, specjalista ds. kadr 0,14 etatu. Ponadto w dniu 30.12.2014 r. między ówczesną panią dyrektor Bogumiłą Stankiewicz a panią M.L. zawarto umowę o pracę na czas nieokreślony od dnia 01.01.2015 r. na stanowisko referent ds. kadrowych w wymiarze 0,11 etatu. W dniu 24.08.2015 r. na mocy porozumienia zmieniającego umowę o pracę zwiększono wymiar etatu dla pani M.L. na stanowisku referenta ds. kadr z 0,11 etatu na 0,25 etatu oraz w dniu 24.08.2015 r. porozumieniem zmieniającym umowę o pracę połączono pani M.L. stanowiska specjalisty ds. płac oraz specjalisty ds. kadr w jeden etat. W związku z powyższym pani M.L. zatrudniona jest od dnia 01.01.2015 r. na stanowisku specjalisty ds. płac i kadr w wymiarze 1 etatu oraz na stanowisku referenta ds. kadr w wymiarze 0,25 etatu, co jest niezgodne z wyrokiem Sądu Najwyższego, który w dniu 13 marca 1997 r. (I PKN 43/97, OSNP 1997/24/494) orzekł, że z tym samym 5
pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy. pracownikowi pani T.E. zatrudnionej od dnia 17.08.2015 r. na stanowisku sprzątaczki w miesiącu wrześniu, październiku, listopadzie oraz grudniu 2015 roku wypłacano wynagrodzenie w zawyżonej kwocie, co jest niezgodne z warunkami zawartej umowy, w załączniku nr 2 do regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych w Zespole obowiązującym od dnia 07.01.2015 r., w którym wykazano stanowiska i wymagania kwalifikacyjne, nie uwzględniono stanowiska intendenta, co jest niezgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1786 z późn. zm.). W związku z powyższym zalecam: 1. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Zespołu, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 2. W danym roku budżetowym zaciągać zobowiązania finansowe do wysokości wynikającej z planu finansowego wydatków budżetowych, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 3. Koszty i wydatki ewidencjonować z prawidłowymi i zgodnymi rozdziałami oraz paragrafami klasyfikacji budżetowej planu finansowego, wynikającymi z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 4. Na wnioskach o zaliczkę wskazywać termin ich rozliczenia zgodne z zapisami Instrukcji kasowej. 5. Do raportów kasowych dołączać wszystkie dokumenty źródłowe potwierdzające dokonanie wpłaty lub wydatku, zgodnie z zapisami Instrukcji kasowej. 6. Dokumenty związane z wynajmem pomieszczeń Zespołu sporządzać w sposób rzetelny, aby odzwierciedlały faktyczne postanowienia umowy. 7. Gospodarkę magazynową prowadzić z należytą starannością, dbając o odpowiednie jednostki miary wydawanych produktów z magazynu. 8. Różnice powstałe w wyniku inwentaryzacji magazynów spożywczych rozliczać zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. 9. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników sporządzać w sposób czytelny oraz zrozumiały, aby możliwe było ustalenie wymiaru zatrudnienia. 10. Akta osobowe prowadzić w sposób chronologiczny, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. 11. Dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia sporządzać i zamieszczać w aktach osobowych poszczególnych pracowników, zgodnie z ww. rozporządzeniem oraz ustawą Kodeks pracy. 12. Sporządzać zakresy czynności dla wszystkich pracowników zgodnie z ustawą Kodeks pracy. 13. W zakresie zatrudnienia Pani M.L. w wymiarze 0,25 etatu na stanowisku referenta do spraw kadr zastosować się do postanowienia wyroku Sądu Najwyższego, który w dniu 13 marca 1997 r. (I PKN 43/97, OSNP 1997/24/494) orzekł, że z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy 6
14. Wynagrodzenie zasadnicze dla pracowników Zespołu wypłacać w kwotach wynikających z zawartej umowy o pracę. 15. W regulaminie wynagradzania pracowników Zespołu wprowadzić zapis dotyczący wymagań kwalifikacyjnych pracowników na stanowisku intendent, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 7