Zapytanie Ofertowe dotyczące Wdrożenia narzędzia informatycznego wspierającego procesy zarządzania rozwojem pracowników - etap II (talenty, sukcesje) w PKN ORLEN S.A. nr ref: 10248555 Płock, 25.09.2012 Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku Ul. Chemików 7; 09-411Płock, Polska wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem: 0000028860 NIP: 774-00-01-454, kapitał zakładowy / kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł
1. INFORMACJE DOTYCZĄCE PKN ORLEN S.A. PKN ORLEN S.A. jest wiodącą grupą paliwową w Polsce i w regionie Europy Środkowej. Obejmuje aktywa produkcyjne i sieci dystrybucyjne produktów w Polsce, Czechach, na Litwie i w Niemczech. Oprócz zakładów produkcyjnych i struktur dystrybucyjnych, Grupa Kapitałowa ORLEN obejmuje kilkadziesiąt spółek realizujących działalność pomocniczą powiązaną z podstawowym przedmiotem działalności PKN ORLEN S.A. oraz świadczących specjalistyczne usługi dla klientów spoza Grupy Kapitałowej ORLEN. 2. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO PKN ORLEN S.A. planuje uruchomienie projektu, którego celem jest wdrożenie systemu informatycznego wspierającego procesy zarządzania rozwojem pracowników. Docelowo platforma integrująca procesy rozwoju definiowana jest jako miejsce, w którym skupione zostaną możliwości zarządzania informacją rozwojową z perspektywy roli pracownika, przełożonego oraz administratorów HR. Każdy z procesów HR-owych, ujętych w platformie jest odrębnym programem rozwojowym, aczkolwiek wszystkie są ze sobą ściśle powiązane biznesowo i metodologicznie. Ważnym elementem jest integrowanie wszystkich informacji (budowa wspólnej bazy danych) dla wszystkich projektów HR szkoleń, projektów rozwojowych oraz matrycę ścieżek karier. Ponadto narzędzie musi być zintegrowane ze słownikami Modelu Kompetencji oraz z aplikacją oceny rocznej. Ponadto platforma powinna także mieć możliwość komunikowania się i zaciągania danych kadrowych w ramach modułu SAP HR (m.in. dane osobowe, dane dot. historii zatrudnienia, wykształcenie, kwalifikacje, system premiowy w zakresie niezbędnym dla realizacji programów). Docelowo platforma powinna umożliwiać planowanie ścieżek rozwoju pracownika z uwzględnieniem m.in. procesów zarządzania talentami, planowania sukcesji pracowników, planowania i monitorowania udziału w programach rozwojowych. Platforma powinna zabezpieczać dane osobowe na wymaganym, wysokim poziomie. Obecnie wdrożono Etap I czyli przygotowanie i wizualizację matrycy ścieżek karier. System przedstawia matrycę, która ujmuje możliwe przemieszczenia między rolami organizacyjnymi oraz obszarami zadaniowymi występującymi w ramach poszczególnych ról. Punktem wyjścia do zobrazowania ścieżek karier jest struktura Modelu kompetencji PKN ORLEN S.A. Model Kompetencji grupuje występujące w Spółce stanowiska w 7 rodzin stanowisk, spójnych pod kątem charakteru pracy. Natomiast szczegółowy zakres zadań wykonywanych na 2
stanowisku odzwierciedla obszar zadaniowy (opis zadań, profilu pracy wykonywanej na stanowisku), z którego wynika obszar funkcyjny. Na bazie połączenia umiejscowienia stanowiska w Rodzinie stanowisk oraz obszaru funkcyjnego powstaje rola organizacyjna, która przypisana jest do każdego pracownika (stanowiska). Przypisana rola organizacyjna determinuje profil kompetencyjny, na bazie którego dokonywana jest ocena roczna. Każda rola organizacyjna (obszar zadaniowy w roli organizacyjnej) ma przypisaną Kartę rozwoju, w której znajdują się informacje między innymi nt. wymogów formalnych, kompetencyjnych, wiedzy specjalistycznej i uprawnień. Matryca jest narzędziem samodzielnym, funkcjonującym w Intranecie, dostępnym dla wszystkich pracowników. W zakresie etapu II wdrożone zostaną rozwiązania IT wspierające następujące procesy: 1) w zakresie programu zarządzania talentami; 2) w zakresie programu sukcesji; 3) w zakresie następstw stanowiskowych; Kolejnym, III Etapem, będzie zintegrowanie procesów rozwoju w jednym miejscu (stworzenie pulpitu rozwoju). Programy takie jak: sukcesja, następstwa stanowiskowe czy zarządzanie talentami służą budowie bazy osób gotowych do objęcia określonych stanowisk czy ról organizacyjnych. Każdy z programów jest realizowany oddzielnie. Szczegółowe rozwiązania w zakresie realizacji poszczególnych programów koncentrują się wokół oceny potencjału, oceny osiągnięć i weryfikacji pod kątem przyjętych kryteriów wejścia do programu. W zakresie wszystkich programów definiowane są działania rozwojowe konieczne do realizacji. Działania rozwojowe dedykowane uczestnikom programów mogą być różne, m.in. projekty centralne, wykłady, kursy, szkolenia, warsztaty umiejętności, coaching grupowy, coaching indywidualny, mentoring, udział w projektach, rotacje stanowiskowe czy realizacja zadań specjalnych (rozwój umiejętności poprzez celowe delegowanie określonych zadań i celów). Wszystkie zaplanowane działania rozwojowe są monitorowane przez bezpośrednich przełożonych, mentorów (program następstw i zarządzanie talentami), czy też tylko przez wskazane osoby (sukcesja). Każdy z programów ma swoją zdefiniowaną mapę procesu, obrazującą poszczególne etapy procesów, ścieżkę obiegu dokumentów oraz odpowiedzialności poszczególnych uczestników programów. Założenia dotyczące funkcjonalności Platforma powinna umożliwiać monitorowanie postępu udziału pracowników w programach rozwojowych realizowanych w Spółce. Monitoring postępów powinien polegać m.in. na: 3
ewidencji informacji o uczestniczeniu pracownika w określonym projekcie, o terminach, programie, ocenie projektu / programu przez pracownika, o zadaniach wdrożeniowych, informacjach od przełożonego na temat postępów podwładnego w zakresie rozwoju określonych kompetencji. W zależności od roli użytkownika przypisane zostaną różne funkcjonalności. System powinien umożliwiać zarządzanie procesami rozwoju Talentów, programem sukcesji i następstw stanowiskowych (monitoring postępów uczestników programu, rankingi kandydatów etc.) poszczególne moduły / aplikacje korzystałyby z danych kadrowych, wyników oceny, historii szkoleń, matrycy ścieżek, uczestnictwa w programach rozwojowych (dane wprowadzone o programie, zapisy do projektu, np. ocena przełożonego w kontekście postępów w pracy, wdrażania rozwiązań, może np. forum wymiany doświadczeń między uczestnikami projektu) itp. Ważne jest zbudowanie możliwości komunikacji z uczestnikami procesów w ramach poszczególnych programów. Narzędzie powinno mieć możliwość łatwego przygotowywania raportów w zakresie historii szkoleń dla pracownika, komórki, grupy pracowników, planów rozwojowych z oceny rocznej oraz innych programów, przyrównywania do profilu kompetencji (dowolnie wskazanego) oraz przygotowywania rankingów w zakresie dopasowania do danej kompetencji/profilu/roli zgodnie z wybranymi wskaźnikami. Konieczne będzie przygotowanie ról dla poszczególnych użytkowników systemu (budowa systemów powinna wykorzystywać różne funkcjonalności w zależności od poszczególnych profili użytkowników): pracownika (np. możliwość przeglądu swojego postępu/udziału w programach rozwojowych; przegląd oceny, szkoleń, matrycy ścieżek; planowanie ścieżki kariery) przełożonego (np. planowanie ścieżki rozwoju dla pracowników, zgłaszanie pracownika do udziału w projektach, przegląd / ocena postępu w programach rozwojowych, raporty w powyższych zakresach) pracowników obszaru kadr (administratorzy merytoryczni) tworzenie, przeglądanie, raportowanie (np. administrowanie danymi w matrycy ścieżek, planowanie sukcesji, przegląd wyników oceny, udziału w projektach rozwojowych) Szczegółowe rozwiązania w zakresie funkcjonalności dostosowane będą do szczegółów realizacji każdego z procesów HR-owych. Kluczowe oczekiwania merytoryczne w stosunku do proponowanego narzędzia informatycznego: 1. Program sukcesji obejmuje: 4
a. Identyfikację stanowisk sukcesyjnych w PKN ORLEN S.A. b. identyfikacja sukcesorów w PKN ORLEN S.A. zgodnie z kryteriami wyboru sukcesorów c. rozwój sukcesorów - przygotowanie planów rozwoju oraz monitorowania podejmowanych działań rozwojowych d. monitorowanie ryzyka odejść pracowników zajmujących stanowiska sukcesyjne 2. Program zarządzania talentami (ORLEN EKSTRAKLASA) obejmuje: a. rekrutacja kandydatów do Programu oraz selekcja kandydatów (proces kilku etapowy) b. wybór mentorów dla Talentów c. tworzenie indywidualnych planów rozwoju d. monitorowanie realizacji planów rozwojowych 3. Program następstw stanowiskowych obejmuje: a. identyfikacja stanowisk do programu następstw (zgodnie z kryteriami wyboru) b. zdefiniowanie szczegółowego profilu stanowiska c. rekrutacja kandydatów do programu d. planowanie rozwoju dla pracowników zakwalifikowanych do programu e. monitorowanie postępów pracownika Powyżej opisane programy powinny być elastycznie skonfigurowane, aby umożliwiały wnoszenia zmian. Ponadto programy powinny uwzględniać komunikację pomiędzy spółkami Grupy Kapitałowej. PKN ORLEN zastrzega sobie prawo do realizacji poszczególnych etapów projektu oddzielnie, w różnym czasie i/lub z różnymi dostawcami. Kluczowe oczekiwania w stosunku do architektury technicznej proponowanego narzędzia informatycznego: Oczekuje się, że rozwiązanie zostanie zbudowane jako komponent całościowego rozwiązania HR wdrożonego w PKN ORLEN. Architektura systemu HR oparta jest na rozwiązaniu SAP HR (wersja 6.04), dodatkowych komponentach przygotowanych jako dedykowane rozszerzenia SAP HR dla PKN ORLEN S.A. oraz zintegrowanym z nim portalu SAP Portal (wersja 7.00 SP21). 4. WYMAGANIA DOTYCZĄCE UCZESTNICTWA W PROCESIE 5
Niniejszy dokument stanowi jedynie wstępne zaproszenie do złożenia Ofert w procesie zakupowym. Dostawcy chcący otrzymać pełną treść Zapytania Ofertowego a co za tym idzie złożyć Ofertę w przedmiotowym procesie powinny przesłać do dnia 01.10.2012, godzina 12:00 jedną referencję/potwierdzenie dotyczące wdrożenia w okresie ostatnich 3 lat rozwiązania dotyczącego obsługi procesów rozwojowych pracowników w oparciu o system SAP HR z warstwą prezentacyjną na WWW. Dokumenty o których mowa powyżej powinny zostać przesłane w formie elektronicznej na adres: krzysztof.frymark@orlen.pl. Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOC lub PDF. UWAGA: Maksymalny rozmiar jednego pliku nie może przekraczać 10MB. Wiadomości o większym rozmiarze zostaną odrzucone przez system pocztowy PKN ORLEN S.A. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości prosimy o kontakt z: Krzysztof Frymark Zespół Zakupów dla Sieci Detalicznej oraz IT Obszar Zakupów PKN ORLEN S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock tel. +48 24 256 77 22 6