Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 I. Wstęp OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik Nr 1 do SIWZ Celem podejmowanych przez Wykonawcę działań, jest zorganizowanie i przeprowadzenie pakietu działań edukacyjno informacyjnych współfinansowanych w ramach RPO WŚL 2007-2013 w zakresie objętym projektem pn. Wspieranie regionalnych powiązań kooperacyjnych poprzez rozwój Śląskiego Klastra Rewitalizacji i Technologii Środowiskowych (zwanego dalej także Projektem) skierowanych w szczególności do osób reprezentujących jednostki samorządu terytorialnego (zwane dalej także JST), sektor B+R oraz sektor małych i średnich przedsiębiorstw (zwanych dalej także MŚP.) a w tym opracowanie w jedną, zbiorczą publikację materiałów szkoleniowych wykorzystywanych podczas szkoleń i seminariów. II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez Wykonawcę usług organizacji w tym przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa 8 szkoleń doradczych (zwanych dalej także szkoleniami), 4 seminariów warsztatowych (zwanych dalej także seminariami), 1 konferencji wraz z innymi usługami im towarzyszącymi, a w tym dla każdego ze szkoleń, seminariów oraz konferencji: 1. dokonanie wyboru odpowiednich prelegentów, posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie tematyki, która ma być poruszana podczas szkoleń, seminariów i konferencji, 2. przeprowadzenie rekrutacji uczestników w tym prowadzenie działań zmierzających do pozyskania uczestników, przygotowanie odpowiedniej dokumentacji na potrzeby zgłoszenia udziału uczestników (m.in. karty zgłoszeniowej, kart informacyjnych), 3. zapewnienie pomieszczeń konferencyjnych, seminaryjnych i szkoleniowych wraz z niezbędnymi powierzchniami wspólnymi oraz pozostałymi pomieszczeniami, 4. zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych i konferencji wraz z niezbędną obsługą, 5. zapewnienie wyposażenia sali lub sal w których przeprowadzane będą szkolenia doradcze, seminaria warsztatowe i konferencja a także sprzętu technicznego wraz z niezbędną obsługą; 6. każdorazowo opracowanie, przygotowanie materiałów dla uczestników szkoleń, seminariów i konferencji na podstawie prezentacji, przygotowanie identyfikatorów w miękkiej foli zabezpieczającej dla uczestników szkoleń, seminariów i konferencji, programu i innych materiałów sporządzonych przez Wykonawcę lub dostarczonych przez Zamawiającego, wydrukowanie ich w kolorze jako materiały odpowiednio na szkolenie, seminarium lub konferencję (przedział pomiędzy 80-120 kartek, druk dwustronny), zszycie, konfekcjonowanie w torby lub teczki, otrzymane od Zamawiającego, dystrybucja przygotowanych zestawów materiałów wśród uczestników przed rozpoczęciem danego szkolenia, seminarium lub konferencji, 7. opracowanie i realizacja scenografii oraz oznaczeń na potrzeby szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji zgodnie z ustaleniami poczynionymi z Zamawiającym, 8. każdorazowo transport publikacji, broszur, elementów wizualizacji sporządzonych przez Wykonawcę lub dostarczonych przez Zamawiającego a także niezbędnego sprzętu technicznego, 9. przeprowadzenie działań mających na celu uzyskanie ocen uczestników o przeprowadzonych szkoleniach i seminariach w tym w szczególności przygotowanie ankiet 1
ewaluacyjnych w porozumieniu z Zamawiającym, rozdanie i zebranie ankiet od uczestników, sporządzenie w oparciu o dane zawarte w ankietach raportu ewaluacyjnego, 10. zapewnienie dostępu do bezprzewodowego internetu dla potrzeb organizowanych szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji, w szczególności dla prelegentów. 11. opracowanie w jedną, zbiorczą publikację materiałów szkoleniowych wykorzystywanych podczas szkoleń i seminariów. Publikacja ma stanowić kompendium wiedzy w zakresie objętym tematyką przedmiotu zamówienia oraz wydruk tej publikacji w liczbie 500 egzemplarzy. W przypadku, w którym pewne zadania lub usługi Wykonawcy nie zostały doprecyzowane w ramach SIWZ a w szczególności w ramach niniejszego Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz treści umowy, stanowiącej Załącznik nr 5 do SIWZ, Wykonawca zobowiązuje się wykonać to zadanie zgodnie z właściwymi przepisami kodeksu cywilnego, mając na uwadze wskazania Zamawiającego a także zgodnie z najwyższymi standardami a także wiedzą i doświadczeniem Wykonawcy w sposób, jaki w największym stopniu realizuje to cele danego zadania lub usługi. Wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia ponosi Wykonawca. Przedmiot zamówienia według klasyfikacji CPV: CPV: 79950000-8 - usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów; CPV: 79951000-5 - usługi w zakresie organizowania seminariów, CPV: 80500000-9 - usługi szkoleniowe, CPV: 80522000-9 - seminaria szkoleniowe, CPV: 55300000-3 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, CPV: 79800000-2 - usługi drukowania i powiązane. III. Termin wykonania zamówienia 1. Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie od dnia podpisania umowy do dnia 30.04.2014r.Terminy realizacji poszczególnych zadań oraz usług, wskazane zostały w harmonogramie stanowiącym Załącznik nr 7 do SIWZ. 2. Terminy realizacji poszczególnych szkoleń, seminariów i konferencji określone w Załączniku nr 7 są terminami orientacyjnymi. Dokładny termin każdego ze szkoleń, seminariów lub konferencji będzie każdorazowo przedmiotem odrębnych uzgodnień pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Każdorazowo dokładna data każdego szkolenia, seminarium lub konferencji zostanie uzgodniona najpóźniej w terminie 14 dni roboczych przed planowaną datą realizacji. IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Wymagania ogólne Podczas realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca: 1) Jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy realizacji konferencji a także każdego szkolenia i seminarium, w celu zapewnienia jego jak najwyższej efektywności. 2) Jest zobowiązany do informowania Zamawiającego drogą mailową o aktualnym stanie realizacji przedmiotu zamówienia oraz o ewentualnych problemach w realizacji zamówienia. 3) Jest zobowiązany do realizacji poszczególnych zadań wchodzących w zakres zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie przygotowań do realizacji usług wchodzących w zakres przedmiotu zamówienia. 4) Jest zobowiązany do działania z dochowaniem najwyższej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem prawnym. 5) Jest zobowiązany do świadczenia usług gastronomicznych zgodnie z Ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późn. zm.). 6) Jest zobowiązany do przestrzegania i działania zgodnie z zasadami wizualizacji 2
wymaganej przez Zamawiającego. 7) Odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec wszelkich podmiotów w tym swoich podwykonawców współpracujących z nim przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia. 8) Odpowiada za wydanie Zamawiającemu pisemnych pozwoleń na wykorzystanie i upowszechnianie znaków, nazwy i wizerunku obiektu udostępnionego na potrzeby szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji na zdjęciach oraz innych materiałach promocyjnych, w tym w nagraniach audio-video zrealizowanych przez Wykonawcę i Zamawiającego przed, w trakcie i po szkoleniach doradczych, seminariach warsztatowych oraz konferencji, z możliwością ich retransmisji w TV i w sieci Internet. 9) Odpowiada za kompleksowe przygotowanie miejsca w którym odbywać się będzie szkolenie, seminarium i konferencja (sali oraz powierzchni wspólnych w tym innych pomieszczeń wykorzystywanych do i w związku z organizacją szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji) jak również stałe, bieżące utrzymywanie w nich porządku i czystości. 10) Zezwala Zamawiającemu na udział podczas szkoleń seminariów i konferencji również podmiotów zewnętrznych świadczących na rzecz Zamawiającego usługi w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji Projektu (w tym np.: obsługi fotograficznej, obsługi prasowej, rejestracji uczestników, itp.). 11) Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat zarówno od uczestników jak i od podmiotów zewnętrznych w zakresie świadczenia przez te podmioty usług na rzecz Zamawiającego związanych ze szkoleniami doradczymi, seminariami warsztatowymi oraz konferencją. 12) Wykonawca zobowiązany jest do wskazania osób do kontaktów roboczych z Zamawiającym i do koordynacji przebiegu zaplanowanych działań. 13) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania i przekazania Zamawiającemu do akceptacji wszystkich projektów graficznych jakich wytworzenie jest niezbędne dla realizacji przedmiotu zamówienia. 14) Wszystkie projekty graficzne o których mowa w cz. IV pkt. 1 ppkt. 13 powinny mieć zachowaną jednakową linie graficzną i kolorystyczną, tak aby stanowiły spójną całość. Wykonawca zobowiązuje się wykonać projekty graficzne oraz pozostałe elementy przedmiotu zamówienia zgodnie z WYTYCZNYMI INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO NA LATA 2007-2013 DLA BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE INFORMACJI I PROMOCJI opublikowanymi na stronie internetowej RPO WŚL tj. www. rpo.slaskie.pl 15) Wykonawca nie zapewnia uczestnikom zakwaterowania, kosztów kolacji i śniadań, ani nie zwraca kosztów dojazdu uczestników na szkolenie. Wykonawca nie jest także uprawniony do pobierania od uczestników jakichkolwiek opłat w związku z uczestnictwem w szkoleniach, seminariach oraz w konferencji. 2. Podstawowe założenia dotyczące organizacji szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji. 2.1 Ogólne zasady dotyczące organizacji szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji. Rozpoczynając seminarium / szkolenie/ konferencję Wykonawca zobowiązany do poinformowania jego uczestników o jego współfinansowaniu ze środków pochodzących z Unii Europejskiej pozyskanych w ramach RPO WŚL 2007-2013. Każde seminarium warsztatowe, szkolenie doradcze oraz konferencja będzie trwało nie dłużej niż 1 dzień i nie krócej niż 7 godzin zegarowych (wliczając przerwy i posiłki), organizowane winny być wyłącznie w dniach od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Każde seminarium, szkolenie i konferencja rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie 9:00. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania graficznego karty zgłoszeniowej (w tym interaktywny formularz zgłoszeniowy PDF) wraz z wersją papierową (dołączaną do zaproszeń wysyłanych pocztą lub faxem) i przekazania do akceptacji Zamawiającemu. 3
Wykonawca przygotuje i przekaże do akceptacji Zamawiającemu w terminie 60 dni od daty zawarcia umowy: a. szczegółowy program seminariów/ szkoleń/konferencji, b. harmonogram seminariów/szkoleń wraz z nazwiskami prelegentów, wskazaniem sali szkoleniowej, proponowanymi technikami ich przeprowadzania (metodyki), c. materiały szkoleniowe ( w tym na seminaria, szkolenia i konferencję), d. wzór zaproszeń, e. wzór formularzy zgłoszeniowych, f. wzór ankiety ewaluacyjnej, g. wzór zaświadczenia o ukończeniu seminarium/szkolenia/uczestnictwa w konferencji, h. wzory materiałów wizualizacyjnych, które będą użyte podczas szkolenia, seminarium i konferencji. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych w lit. a do h materiałów w ciągu 10 dni roboczych od ich przekazania przez Wykonawcę. W sytuacji, gdy przedstawione materiały będą wymagały korekty, Wykonawca jest zobowiązany do ich poprawienia według wskazań Zamawiającego. Zamawiający zobowiązany jest dysponować wszystkimi ostatecznymi, zaakceptowanymi przez Zamawiającego materiałami, wykonanymi w odpowiedniej ilości, na co najmniej 7 dni, przed terminem pierwszego szkolenia, pierwszego seminarium lub konferencji, w zależności od tego, które z tych wydarzeń nastąpi pierwsze. Jeżeli te same materiały służą zarówno do przeprowadzenia szkolenia lub seminarium lub konferencji, Wykonawca zobowiązany jest je przygotować najpóźniej na 7 dni przed pierwszym wydarzeniem, na którym materiały te mają być użyte. Wykonawca Zobowiązany jest do przechowywania wskazanych w niniejszym akapicie materiałów, oraz do ich transportu na i z miejsca odbycia odpowiednio szkolenia, seminarium, konferencji. Materiały pozostałe Wykonawcy po przeprowadzeniu wszystkich szkoleń, seminariów oraz konferencji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu, dostarczając je na miejsce wskazane przez Zamawiającego. 2.2 Wymagania dotyczące szkoleń doradczych. Szkolenia doradcze, będą pełniły funkcję zbieżną z seminariami, jednak dadzą możliwość pracy w mniejszych grupach, co za tym idzie skupienia się na dokładniejszym rozwiązaniu problemów podczas nich omawianych. Szkolenia doradcze powinny być prowadzone w formie wykładów, ewentualne odstępstwa od tej zasady winny być skonsultowane i akceptowane przez Zamawiającego. Termin realizacji: szkolenia doradcze rozpoczną się nie później niż w III kwartale 2012 r i zakończą nie później niż w I kwartale 2014 r. Zakres tematyczny seminariów warsztatowych: tematyka szkoleń ma na celu zapoznanie uczestników z procedurą formalno-prawną i administracyjną, wskazanie jak proces rewitalizacji terenów zdegradowanych podnosi wartość przyrodniczą terenu, jak go wykorzystać ponownie z pożytkiem dla środowiska i lokalnych społeczności, sposobami i technologiami w aspekcie zgodności z MPZP, propozycjami scenariuszy rozwiązań urbanistycznych przy racjonalnym nakładzie kosztów. Uczestnicy dowiedzą się jak zaktualizować kondycję obszaru (jakie badania terenu należy przeprowadzić, aby właściwie przystąpić do dalszych działań, nie powielać błędów popełnionych przez innych (wymiana doświadczeń). W ramach każdego z 8 organizowanych szkoleń doradczych, poruszona powinna być następująca tematyka: a) Rola JST w procesach rewitalizacji, b) Procesy rewitalizacyjne w aspekcie przyrodniczym, c) Procesy rewitalizacyjne w aspekcie urbanistycznym, d) Przygotowanie terenów poprzemysłowych do funkcji gospodarczych (szanse, zagrożenia), e) Formy organizacyjno-prawne działalności operatora rewitalizacji, f) Szanse i zagrożenia dotyczące współpracy w ramach działań rewitalizacyjnych w 4
konwencji partnerstwa publiczno-prywatnego, g) Finansowanie procesów rewitalizacji, h) Procesy rewitalizacyjne w aspekcie społecznym, i) Funkcja operatora procesu rewitalizacji, j) Partnerstwo publiczno-prawne w procesach rewitalizacji, k) Ścieżki dostępu do źródeł pomocowych (UE, WFOŚ, PARP nie tylko w zakresie rewitalizacji). Obsługa szkoleń doradczych: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej 2 wykwalifikowanych prelegentów do przeprowadzenia każdego szkolenia oraz co najmniej 1 osoby do obsługi każdego ze szkoleń. Wymagania co do uczestników: w każdym ze szkoleń doradczych powinno uczestniczyć 30 osób, przy czym ta sama osoba, nie może uczestniczyć w więcej niż jednym szkoleniu doradczym, co przy 8 szkoleniach daje łącznie 240 uczestników. Wymagania co do sali szkoleniowej: sala na 30 uczestników (szkolenia doradcze), w ustawieniu zaproponowanym przez Wykonawcę (krzesła i stoły/ławki/pulpity dla uczestników) miejsce dla 2 prelegentów, miejsce dla przedstawiciela Zamawiającego. 2.3 Wymagania dotyczące seminariów warsztatowych Seminaria warsztatowe będą miały na celu zapoznanie uczestników z uregulowaniami prawnymi dotyczącymi problematyki terenów zdegradowanych, zastosowaniem możliwych wariantów kooperacji i scenariuszy współpracy pomiędzy JST, sektorem B+R oraz MŚP. Zastosowane winny być prezentacje typu case-study (studia przypadków) oraz zapewniona powinna być możliwość przeprowadzenia dyskusji w ramach omawianych tematów w tym poprzez wspólne wyciąganie wniosków i propozycji usprawnień wybranych problemów. Seminaria warsztatowe powinny być prowadzone w formie wykładów, przy czym powinny być prowadzone także z wykorzystaniem co najmniej następujących technik: studia przypadku, dyskusje oraz ewentualnie inne techniki zaproponowane przez Wykonawcę w szczegółowym programie szkoleń. Termin realizacji: Seminaria warsztatowe rozpoczną się nie później niż w IV kwartale 2012 r. i zakończą nie później niż w I kwartale 2014 r. Zakres tematyczny seminariów warsztatowych: w ramach każdego z 4 organizowanych seminariów warsztatowych, poruszona powinna być tematyka mająca na celu zapoznanie uczestników z następującymi zagadnieniami: a) Uwarunkowania prawne w zakresie rewitalizacji terenów zdegradowanych, b) Technologie rewitalizacji i scenariusze zagospodarowania terenów zdegradowanych w aspekcie ekonomicznym, technicznym oraz efektów, które można przy ich zastosowaniu uzyskać, c) Możliwości inwestycyjne na terenach poprzemysłowych, d) Instrumenty wsparcia procesów rewitalizacji, e) Ścieżki dostępu do źródeł pomocowych w tym instrument finansowania JESSICA, f) Uregulowania ustawowe obejmujące bezpośrednio i w sposób kompleksowy (z instrumentami finansowymi włącznie) problematykę terenów poprzemysłowych, w tym rekultywacji i ponownego zagospodarowania terenów, które przestały pełnić funkcje gospodarcze. Obsługa seminariów warsztatowych: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, co najmniej 2 wykwalifikowanych prelegentów do przeprowadzenia każdego seminarium oraz co najmniej 2 osób do obsługi technicznej seminarium. Wymagania co do uczestników: w każdym z seminariów warsztatowych powinno uczestniczyć 50 osób, przy czym ta sama osoba, nie może uczestniczyć w więcej niż jednym seminarium warsztatowym, co przy 4 seminariach daje łącznie 200 uczestników. 5
Wymagania co do sali seminaryjnej: sala na 50 uczestników (seminaria warsztatowe), w ustawieniu zaproponowanym przez Wykonawcę (krzesła i stoły/ławki/pulpity dla uczestników), miejsce dla prelegentów, miejsce dla przedstawiciela Zamawiającego. 2.4 Wymagania dotyczące konferencji Konferencja będzie miała charakter podsumowujący dla przebiegu całego projektu. Zaprezentowany zostanie na niej dorobek merytoryczny wykonanych działań edukacyjno informacyjnych współfinansowanych w ramach RPO WŚL 2007-2013 w zakresie objętym projektem pn. Wspieranie regionalnych powiązań kooperacyjnych poprzez rozwój Śląskiego Klastra Rewitalizacji i Technologii Środowiskowych (w tym w szczególności wnioski pochodzące z przeprowadzonych seminariów warsztatowych, szkoleń doradczych a także wyniki zleconych odrębnie przez Zamawiającego w ramach realizowanego projektu ekspertyz tematycznych). Zakres tematyczny konferencji zaprezentuje prawne, techniczne i ekonomiczne aspekty procesów rewitalizacji. Termin realizacji: Konferencja zostanie zorganizowana po zakończeniu wszystkich seminariów i szkoleń, jednakże nie później niż w II kwartale 2014 r. Zakres tematyczny konferencji obejmuje prawne, techniczne i ekonomiczne aspekty rewitalizacji w tym: a) prawne aspekty zagospodarowania nieruchomości poprzemysłowych, b) stymulacja rozwoju poprzez rewitalizacje terenów poprzemysłowych, c) ekonomiczne aspekty rewitalizacji terenów zdegradowanych, d) omówienie wyników ekspertyz, które powstały w wyniku realizacji projektu, e) dyskusja nad nowoczesnymi i innowacyjnymi działaniami wykorzystywanymi w procesie rewitalizacji terenów problemowych ukierunkowana na aspekty ekonomiczne, społeczne i prawne. Obsługa konferencji: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej 6 wykwalifikowanych prelegentów oraz co najmniej 2 osób do obsługi technicznej konferencji. Wymagania co do uczestników: w konferencji uczestniczyć powinno 100 osób. Wymagania co do sali konferencyjnej: W przypadku sali do przeprowadzenia konferencji, wykonawca uwzględni podział sali na dwie części: widownię i podium. W części przeznaczonej dla widowni Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla 100 osób w układzie teatralnym, w podziale na sekcje ułatwiające uczestnikom przemieszczanie się i zajmowanie miejsc, a także podawanie uczestnikom mikrofonów przez obsługę. Wykonawca usytuuje podium w taki sposób, aby było dobrze widoczne z każdego miejsca sali. Określając wielkość podium Wykonawca musi wziąć pod uwagę wymóg jednoczesnego swobodnego przebywania na nim do 2 osób. Podium powinno spełniać wymogi w zakresie bezpieczeństwa pożarowego oraz zapewnić bezpieczny udźwig przebywających na nim osób, sprzętu i elementów scenografii. Wykonawca wyposaży podium w mównicę z mikrofonem stacjonarnym, ustawioną w taki sposób, aby przemawiający był widoczny z każdego punktu sali oraz mógł być filmowany; Aranżacja mebli na podium powinna umożliwiać ustawienie przed prelegentami ekranów płaskich, na których będą mogli oglądać wyświetlane na ekranach prezentacje. Sala konferencyjna w szczególności powinna być wyposażona w: - przynajmniej 1 ekran, o wielkości umożliwiającej widoczność prezentowanych treści z każdego miejsca sali konferencyjnej, które będą służyły od wyświetlania realizowanych prezentacji i/lub widoku z sali konferencyjnej, osoby prowadzącej prezentację. - pozostałe elementy wymienione w pkt IV.5. 3. Rekrutacja uczestników 3.1 Docelowymi grupami uczestników seminariów, szkoleń i konferencji, są w szczególności 6
przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego, sektora B+R oraz sektora MŚP a także obecni i potencjalni członkowie Śląskiego Klastra Rewitalizacji i Technologii Środowiskowych, a także pozostali zainteresowani zagadnieniami rewitalizacji. Rekrutacja powinna rozpocząć się na co najmniej 40 dni przed terminem odpowiednio szkolenia, seminarium i konferencji. Wykonawca zobowiązany jest na każde wezwanie Zamawiającego, informować o liczbie uczestników zarejestrowanych na dane seminarium, szkolenie lub konferencję. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest w każdym przypadku, do mailowego oraz pisemnego poinformowania Zamawiającego, jeżeli w terminie 10 dni przed terminem odpowiednio każdego szkolenia, seminarium i konferencji, Wykonawca nie zapewnił zrekrutowania co najmniej 80 % uczestników a także w terminie 3 dni przed terminem odpowiednio każdego szkolenia, seminarium i konferencji, jeżeli Wykonawca nie zapewnił zrekrutowania co najmniej 100 % uczestników na to szkolenie, seminarium lub konferencję. Powiadomienie Zamawiającego, nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku zapewnienia 100% obsadzenia liczby uczestników na każde z organizowanych szkoleń, seminariów i konferencji. W przypadku w którym całość lub część uczestników szkolenia, seminarium lub konferencji zrekrutowanych zostało w drodze uzupełniających działań podejmowanych przez Zamawiającego a nie Wykonawcę, nawet w przypadku, gdy zapewniony został udział 100% uczestników w szkoleniu, seminarium lub konferencji, uznaje się że Wykonawca przeprowadził szkolenie w sposób niewłaściwy, co uprawnia Zamawiającego do naliczenia odpowiedniej kary umownej zastrzeżonej w treści umowy zawartej z Wykonawcą. 3.2 Uczestnicy odpowiednio szkoleń, seminariów i konferencji rekrutowani winni być w pierwszej kolejności, ze wskazanej w cz. IV pkt 3.1 grupy docelowej. Zamawiający przekaże Wykonawcy podstawową listę potencjalnych uczestników zawierającą dane kontaktowe obecnych Partnerów Śląskiego Klastra Rewitalizacji i Technologii Środowiskowych w tym potencjalnych członków Śląskiego Klastra Rewitalizacji i Technologii Środowiskowych, JST, sektora B+R oraz pozostałych osób lub podmiotów, które mogą być zainteresowane zagadnieniami rewitalizacji. 3.3 Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia rekrutacji uczestników w tym do przygotowania na podstawie wskazań Zamawiającego, projektu graficznego zaproszeń do udziału w szkoleniu, seminarium, konferencji i po akceptacji Zamawiającego do wysłania zaproszeń do udziału potencjalnym uczestnikom za pośrednictwem poczty oraz faxem. Rekrutacja prowadzona będzie również za pomocą formularza zgłoszeniowego on-line zamieszczonego na stronie internetowej Wykonawcy w formie interaktywnego formularza zgłoszeniowego. Nie może być to jednak jedyna forma prowadzonej rekrutacji (np. fax albo skan wydrukowanego i podpisanego formularza). Zamawiający umieści także na swojej stronie internetowej informacje o organizowanych szkoleniach, seminariach i konferencji oraz link, za pomocą którego nastąpi przekierowanie do strony Wykonawcy na której uczestnicy będą mogli dokonać elektronicznego zgłoszenia swojego udziału. 3.4 W przypadku, gdy po przeprowadzeniu rekrutacji zgodnie z cz. IV pkt. 3.2, pozostanie pewna liczba wolnych miejsc, Wykonawca może skierować ofertę uczestnictwa do innych, niż wskazanych podmiotów i osób. W przypadku, gdy na szkolenia, seminaria i konferencje zgłosi się większa liczba chętnych niż liczba wolnych miejsc, należy uwzględnić równowagę pomiędzy reprezentantami poszczególnych instytucji (np. nie jest dopuszczalna sytuacja, gdy jedną instytucję reprezentuje wiele osób, a dla innej zabrakło miejsc na szkoleniu). W jednej grupie szkoleniowej lub seminaryjnej nie mogą uczestniczyć przedstawiciele tylko jednej instytucji. 3.5 Wykonawca zapewni możliwość uczestniczenia w szkoleniach i seminariach i konferencji pracownikom Zamawiającego w celach kontrolnych, którzy uprawnieni są do otrzymywania takich samych świadczeń jak uczestnicy w szczególności otrzymają materiały szkoleniowe, zapewnione zostaną dla nich usługi gastronomiczne itp. Terminy uczestnictwa przedstawicieli Zamawiającego ustalane będą na bieżąco, przy czym każdorazowo w szkoleniu, seminarium lub konferencji weźmie udział co najmniej jeden przedstawiciel Zamawiającego. 3.6 Zapis cz. IV pkt. 3.5 nie ogranicza uprawnienia Zamawiającego do zgłoszenia wskazanych przez siebie osób jako uczestników szkoleń, seminariów lub konferencji. 3.7 Przez zarejestrowanego uczestnika szkolenia, seminarium i konferencji należy rozumieć osobę, która zgłosiła swój udział oraz była obecna na szkoleniu, seminarium, konferencji, co potwierdziła wpisem na liście obecności uczestników. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji zgodności wpisów na liście obecności uczestników ze stanem rzeczywistym. 7
Każda lista obecności będzie zawierała informację o temacie, terminie, miejscu szkolenia oraz o osobach przeprowadzających szkolenie (imię i nazwisko). 3.8 Wykonawca w procesie rekrutacji przede wszystkim: a) będzie prowadził elektroniczną bazę zarejestrowanych uczestników zawierającą dane kontaktowe takie jak imię i nazwisko, instytucja, adres email i numer telefonu służbowego, b) będzie monitorował na bieżąco aktualność zgłoszeń oraz w razie potrzeby dokona właściwych aktualizacji, c) poinformuje osoby zgłaszające się na seminaria/szkolenia/ konferencję o zakwalifikowaniu (lub niezakwalifikowaniu) zgłaszającego oraz przekaże wszystkie niezbędne informacje związane z organizacją szkoleń, lokalizacją sali szkoleniowej, sposobem dojazdu, itp. 3.9 Wykonawca zobowiązany jest do realizacji ciążących na nim obowiązków, jako na administratorze danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych a w tym zakresie zobowiązany jest także do uzyskania od wszystkich uczestników szkoleń, seminariów oraz konferencji zgody, na zbieranie, przechowywanie oraz przetwarzanie zebranych danych osobowych w celach związanych z realizacją Projektu. 4. Miejsce organizacji szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji. 4.1 Wszystkie szkolenia i seminaria powinny odbywać się w jednym miejscu przy czym w różnym czasie. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji konferencji w innym miejscu niż organizacja szkoleń i seminariów. 4.2 Miejsce przeprowadzenia szkoleń, seminariów, konferencji: konferencja, a także seminaria i szkolenia odbywać się będą w salach szkoleniowo-konferencyjnych mieszczących się w ośrodkach szkoleniowych/hotelach odpowiadających standardem hotelowi co najmniej 3- gwiazdkowemu w rozumieniu przepisów 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006, Nr 22, poz. 169), zlokalizowanych na terenie województwa śląskiego w promieniu maksymalnie 25 km od siedziby Zamawiającego. 5. Wymagania dotyczące powierzchni służących do przeprowadzenia szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji. 5.1. Wymagania dotyczące sal, w których przeprowadzane są szkolenia, seminaria oraz konferencja: a) sala powinna zapewniać możliwość dziennego oświetlenia ( nie dotyczy sali, w której ma się odbyć konferencja), b) sala powinna by klimatyzowana, c) sala powinna być wyposażona w sprzęt multimedialny: laptop, rzutnik multimedialny, flipchart, zestaw mazaków, d) na sali powinien być zapewniony jeden mikrofon dla prelegentów a w przypadku konferencji, powinien być zapewniony dodatkowy przynajmniej jeden mikrofon mobilny, 5.2. Dla potrzeb organizacji szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji Wykonawca oprócz powierzchni sal, udostępni także powierzchnię niezbędną dla zorganizowania Punktu Rejestracyjnego i Informacyjnego, zaplecze sanitarne, oraz szatnie. Wielkość powierzchni wskazanej w zdaniu poprzednim powinna być adekwatna do liczby uczestników oraz gwarantować możliwość ich swobodnego przemieszczania się. 5.3. Wszystkie ww. elementy powierzchni szkoleniowej, seminaryjnej oraz konferencyjnej powinny być ze sobą dobrze skomunikowane. 5.4. Wykonawca odpowiada za utrzymanie czystości i porządku. 5.5. Wykonawca odpowiada za zapewnienie odpowiedniej ilości miejsc siedzących, ich ustawienie w sposób uzgodniony z Zamawiającym, oraz zapewnienie sieci elektrycznej 8
zapewniającej bezpieczne działanie przewidzianego do podłączenia wyposażenia technicznego. 5.6. Oznakowanie sal: Wykonawca oznaczy czytelnie sale w sposób ułatwiający uczestnikom poruszanie się po niej, dokona oznakowania ciągów komunikacyjnych (kierunkowskazy) do sal w których odbywać się będzie szkolenie, seminarium lub konferencja. 5.7. Szatnia/-nie: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji łatwo dostępną/ne oraz dobrze oznakowaną/ne szatnię/nie. 5.8. Punkt Rejestracyjny i Informacyjny: Wykonawca zapewni organizację Punktu Rejestracyjnego i Informacyjnego składającego się z jednego stanowiska w pobliżu sal, w których będą odbywały się szkolenia i seminaria oraz w pobliżu sali konferencyjnej. Punkt Rejestracyjny i Informacyjny Wykonawca wyposaży w ladę recepcyjną lub połączone ze sobą stoły na minimum 2 stanowiska rejestracyjne oraz w źródło zasilania, umożliwiające podłączenie wyposażenia technicznego (w tym przenośne komputery i drukarkę). W ramach Punktu Rejestracyjnego i Informacyjnego Wykonawca zapewni obsługę procesu rejestracji uczestników, wydawania materiałów szkoleniowych i innych materiałów zapewnionych przez Zamawiającego, udzielanie informacji uczestnikom konferencji w szczególności informacji organizacyjnych dotyczących planu szkolenia, seminarium lub konferencji. Wykonawca zapewni także dodatkową powierzchnię na wyposażenie techniczne, materiały dla uczestników, elementy wizualizacji (np. ścianka, roll-upy). Wykonawca we własnym zakresie opracuje ogólny wzór identyfikatorów na szkolenia, seminaria i konferencje. Wydrukuje je i umieści w miękkiej folii zabezpieczającej w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników poszczególnych wydarzeń. Zamawiający dostarczy Wykonawcy odpowiednio wcześniej smycze reklamowe, na których będzie umieszczony identyfikator przygotowany przez Wykonawcę. 6. Wymagania Zamawiającego w zakresie wyposażenia technicznego 6.1 Na potrzeby realizacji szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji Wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie techniczne, w tym: urządzenia nagłaśniające i oświetleniowe, dostosowane do charakteru i potrzeb odpowiednio dla organizowanych szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji wraz z obsługą. 6.2 Wykonawca zapewni nagłośnienie sali w taki sposób, aby dźwięk był dobrze słyszalny w każdym jej punkcie oraz jej oświetlenie. 6.3 Wykonawca zabezpieczy elementy techniczne wprowadzane przez niego do przestrzeni konferencyjnej, tak aby nie stanowiły zagrożenia dla życia i zdrowia uczestników i nie naruszały estetyki miejsca i wydarzeń. 6.4 Wykonawca zapewni obsługę wyposażenia technicznego/serwis techniczny w czasie trwania szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji oraz w czasie przygotowań, przynajmniej w wymiarze: 2-osobowa stała obsługa techniczna. 6.5 Wykonawca skoordynuje działania serwisu technicznego urządzeń. 6.6 Wykonawca niezwłocznie usunie usterki dostarczonego wyposażenia technicznego i wymieni materiały eksploatacyjne, takie jak papier, toner, jeśli zajdzie taka potrzeby. 7. Wymagania Zamawiającego w zakresie dostępu do Internetu dla uczestników szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji. Zamawiający wymaga, aby w dniu szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji, sale w których są organizowane, objęte były zasięgiem bezprzewodowej sieci z dostępem do Internetu, zabezpieczonej hasłem udostępnianym uczestnikom na ich życzenie. Informacja o takiej możliwości powinna być widoczna w Punkcie Rejestracyjnym i Informacyjnym. 8. Wymagania Zamawiającego dotyczące materiałów szkoleniowych 8.1 Wykonawca zobowiązany jest do opracowania, przygotowania oraz powielenia materiałów szkoleniowych, które przekazane zostaną uczestnikom szkoleń, seminariów oraz konferencji, przed ich rozpoczęciem. 9
8.2 Wszystkie przygotowywane materiały szkoleniowe powinny mieć zachowaną jednakową linie graficzną i kolorystyczną, tak aby zrealizowane materiały stanowiły spójną całość oraz zawierać elementy wizualizacji uzgodnione z Zamawiającym. 8.3 Wykonawca przekaże wykonane materiały szkoleniowe Zamawiającemu także na płycie CD lub innej formie elektronicznej ustalonej z Zamawiającym. 9. Wymagania Zamawiającego dotyczące zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, seminarium, konferencji. 9.1 Wykonawca na podstawie wskazań Zamawiającego, zobowiązany jest do opracowania projektu graficznego oraz treści zaświadczenia o ukończeniu seminarium, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia oraz zaświadczenia uczestnictwa w konferencji. 9.2 Wykonawca zobowiązany jest do wydrukowania wskazanych w ust. 1 zaświadczeń w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników danego seminarium, szkolenia lub konferencji oraz zobowiązany jest do wręczenia tych zaświadczeń uczestnikom, po zakończeniu odpowiednio seminarium, szkolenia lub konferencji. 9.3 Zaświadczenia powinny zajmować jedną stronę formatu min. A5 oraz powinny być wydrukowane w kolorze na papierze o gramaturze min. 180 g/m 2. 10. Wymagania dotyczące ewaluacji szkoleń i seminariów 10.1 Wykonawca na podstawie wskazań Zamawiającego, zobowiązany jest do opracowania ankiety ewaluacyjnej. Ankieta ewaluacyjna powinna umożliwić uczestnikowi dokonanie oceny przynajmniej następujących elementów: program i metody szkoleniowe, zdobycie nowej wiedzy przez uczestnika, przydatność seminarium/szkolenia, zgodność materiałów szkoleniowych z programem, kompetencje prelegentów, stopień realizacji programu, organizację seminarium/szkolenia, słabe i mocne strony seminarium / szkolenia. Pytania w ankiecie ewaluacyjnej, powinny umożliwiać przy najmniej dokonanie ocen zagadnień wskazanych w zdaniu poprzednim za pomocą punktów od 1 do 5. 10.2 Po zakończeniu każdego z seminariów oraz szkoleń, Wykonawca zobowiązany jest do rozdania uczestnikom ankiety ewaluacyjnej oraz ich zebrania po ich wypełnieniu przez uczestników. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zwrotu ankiet ewaluacyjnych na poziomie co najmniej 70% dla każdego z organizowanych szkoleń doradczych oraz seminariów warsztatowych. 10.3 Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia oraz przedstawienia Zamawiającemu raportu ewaluacyjnego, zawierającego pełną analizę ocen uczestników seminariów i szkoleń nie później niż 5 dni roboczych po przeprowadzeniu każdego z seminariów i szkolenia. 10.4 Po zakończeniu każdego z seminarium i szkolenia Wykonawca przekaże ankiety Zamawiającemu. Jeżeli średnia ocen, wyliczona zgodnie ze wzorem: Sp ------ > 3 Lu Gdzie: Sp - suma punktów uzyskanych łącznie przez wszystkich uczestników, odpowiednio albo szkolenia albo seminarium Lu liczba uczestników albo szkolenia albo seminarium Zamawiający uzna seminarium / szkolenie za nienależyte wykonanie Umowy. 11. Opracowanie i realizacja scenografii oraz oznaczeń 11.1 Wykonawca opracuje i przedłoży Zamawiającemu do akceptacji uzgodniony z Zamawiającym projekt scenografii i aranżacji sali do przeprowadzania szkoleń doradczych, seminariów warsztatowych oraz konferencji w terminie 5 dni przed rozpoczęciem odpowiednio szkolenia, seminarium i konferencji. 11.2 Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia sali w której odbywać się będą szkolenia, 10
seminaria oraz konferencja, poprzez wskazania nazwy organizatora, tematu seminarium oraz obowiązującego zestawu znaków graficznych: Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (NSS), Województwa Śląskiego, Unii Europejskiej (w kolejności tutaj podanej), podpis w postaci Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz opcjonalnie hasło programu Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego realna odpowiedź na realne potrzeby, zgodnie ze wskazaniami zawartymi w Wytycznych o których mowa w cz IV pkt 1 ppkt 14. 11.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do umieszczenia na obszarze powierzchni szkoleniowych w miejscach uzgodnionych z Wykonawcą szeregu elementów wizualizacji w postaci m.in.: banerów, plakatów, roll-up-ów, stojaków wystawienniczych, ścianek i kierunkowskazów w sposób nie powodujący uszkodzeń powierzchni, na których będą one zamieszczane. 12. Usługi gastronomiczne wraz z obsługą 1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom każdego z seminariów warsztatowych, szkoleń doradczych oraz konferencji, prelegentom i przedstawicielom Zamawiającego usług gastronomicznych wraz z obsługą. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania usług gastronomicznych przy uwzględnieniu maksymalnej ilości uczestników (w tym prelegentów oraz przedstawicieli Zamawiającego) jaka przewidywana jest odpowiednio dla seminariów warsztatowych, szkoleń doradczych, konferencji 2. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić: a) w przypadku seminariów warsztatowych 2 przerw kawowych po min. 10 min. oraz jedną przerwę na lunch trwającą maksymalnie 40 minut, b) w przypadku szkoleń doradczych 2 przerw kawowych po min. 10 min. oraz jedną przerwę na lunch trwającą maksymalnie 40 minut, c) w przypadku konferencji 2 przerw kawowych po min. 10 min. oraz jedną przerwę na lunch trwającą maksymalnie 40 minut, 3. Wykonawca zobowiązany jest do ustalenia rozkładu przerw w ramach seminariów warsztatowych, szkoleń doradczych i konferencji w porozumieniu z Zamawiającym i przy jego akceptacji. 4. W ramach przerwy kawowej Wykonawca zapewni: wybór herbat, kawę, cytrynę do herbaty, mleko do kawy i/lub herbaty, cukier i słodzik, zimne napoje: w tym wodę gazowaną i niegazowaną, soki owocowe, wybór ciastek oraz owoców. 5. W ramach lunchu, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: dwudaniowego obiadu (zupa, danie główne) a także napoje w tym kawa, herbata, soki, woda. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zaproponuje co najmniej 3 warianty menu lunchu. 6. Ostateczna zawartość menu lunchu i przerwy kawowej zostanie uzgodniona i zatwierdzona przez Zamawiającego z wyprzedzeniem 20 dni przed rozpoczęciem odpowiednio seminarium warsztatowego, szkolenia doradczego, konferencji. 7. Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania przez Wykonawcę naczyń jednorazowych, naczyń wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych. 8. Wykonawca, zgodnie z posiadaną wiedzą i doświadczeniem, zapewni niezbędną do prawidłowej realizacji usługi gastronomicznej liczbę pracowników obsługi. Wykonawca gwarantuje, iż określona przez niego liczba pracowników pozwoli na zapewnienie sprawnego i zgodnego z wysokimi standardami przebiegu procesu serwowania posiłków dla odpowiedniej liczby osób. 9. Miejsce lub sala do wydawania posiłków powinny znajdować się w oddzielnym pomieszczeniu niż sala szkoleniowa, seminaryjna lub konferencyjna, ulokowanym przy sali w której odbywa się odpowiednio szkolenie, seminarium lub konferencja, ewentualnie w najbliższej odległości przy czym w ramach tego samego budynku. 13. Dodatkowe obowiązki Wykonawcy: 1. Zapewnienie uczestnikom przyborów biurowych (długopis, notes co najmniej formatu A5). 2. Zebranie danych kontaktowych uczestników (imię, nazwisko, telefon służbowy, e-mail, nazwa instytucji, stanowisko) i przekazanie tych danych Zamawiającemu po zakończeniu cyklu szkoleń. Wykonawca powinien uzyskać zgodę uczestników na przetwarzanie danych osobowych. 11
14. Wymagania dotyczące publikacji materiałów szkoleniowych Wszystkie materiały szkoleniowe, które będą przygotowane przez Wykonawcę i wykorzystywane w trakcie trwania szkoleń, seminariów po zakończeniu wszystkich szkoleń i seminariów, w terminie 30 dni od ich zakończenia, zostaną przez Wykonawcę opracowane w jedną, zbiorczą publikację stanowiącą kompendium wiedzy z zakresu tematyki rewitalizacji terenów poprzemysłowych i wydrukowane w liczbie 500 egzemplarzy. Wykonawca będzie zobowiązany do opracowania materiałów szkoleniowych w jedną publikację. W ramach tego działania Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Opracowanie tekstu z uwzględnieniem najważniejszych zagadnień poruszanych na szkoleniach i seminariach, skład, korekta i łamanie tekstu, opracowanie projektu okładki a także wydruk publikacji. Wymagania techniczne publikacji : - format minimum B5 maksimum A4, - objętość publikacji w granicach 150 stron, - okładka miękka, foliowana (matowa), gramatura papieru min. 220 g/m 2 - druk dwustronny ( Zamawiający przewiduje wydruk 2/3 objętości jako wydruk czarno-biały oraz 1/3 objętości publikacji jako wydruk kolorowy), - papier offsetowy o gramaturze w przedziale 90-120g/ m 2. - nakład 500 egzemplarzy, Publikacja winna mieć jednolity charakter (klejona bądź zszyta nićmi) 2. Wykonawca najpóźniej do 15.12.2013 r. przedstawi konspekt publikacji do akceptacji przez Zamawiającego. 3. Opracowana publikacja winna zawierać oznaczenia uzgodnione z Zamawiającym w tym w szczególności spełniać wymagania wskazane w WYTYCZNYCH INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO NA LATA 2007-2013 DLA BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE INFORMACJI I PROMOCJI opublikowanych na stronie internetowej RPO WŚL tj www.rpo.slaskie.pl 12