Strona1 Załącznik nr 1 do SIWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA na organizację dwóch wizyt studyjnych na terenie Niemiec w ramach Programu Poprawa jakości usług świadczonych w domach pomocy społecznej i placówkach opiekuńczo wychowawczych obszaru tematycznego Ochrona Zdrowia Szwajcarsko Polskiego Programu Współpracy realizowanego przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Lublinie. Zamówienie obejmuje następujący zakres: I. Usługę transportu autokarowego uczestników dwóch wizyt studyjnych. II. Zapewnienie noclegów w hotelu dla uczestników wizyt studyjnych w Niemczech (na terenie miasta Berlin). III. Zapewnienie pełnego wyżywienia. IV. Usługę tłumaczenia. V. Ubezpieczenie uczestników. VI. Opiekę pilota. Planowane miejsce wizyty studyjnej w Berlinie: a) Seniorenstiftung Prenzlauer Berg 10409 Berlin, Gürtelstraße 32, b) Seniorenheim Alfred Jung Alfred-Jung-Str. 17, 10367 Berlin, c) Altenzentrum Erfülltes Leben ggmbh Volkradstraße 28, 10319 Berlin, d) Spastikerhilfe Berlin e. G. (Tagesförderstätte) Lindenstr. 20-25, 10969 Berlin. Planowana liczba uczestników: - 30 osób w ramach pierwszej wizyty studyjnej; - 30 osób w ramach drugiej wizyty studyjnej. I. Usługa transportu autokarowego uczestników wizyty studyjnej I.1. Świadczenie usługi przewozu osób w transporcie krajowym i międzynarodowym przy wykorzystaniu autokaru na rzecz grupy uczestników wizyt studyjnych w Niemczech w zakresie i terminach oraz na trasach określonych w niniejszym szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Zakres usługi obejmuje w szczególności: 1) Zapewnienie przez Wykonawcę do dyspozycji Zamawiającego autokaru co najmniej klasy LUX wraz z niezbędną obsługą. 2) Przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach międzynarodowych wskazanych przez Zamawiającego. 3) Przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach lokalnych w Niemczech wskazanych przez Zamawiającego. 4) Wykonawca powinien w pełni przestrzegać bezpieczeństwa wszystkich przewożonych osób w autokarze, zabezpieczyć na własny koszt wszelkie środki konieczne do udzielenia pierwszej pomocy w czasie przebywania ludzi w autokarze oraz dbać o czystość
Strona2 i porządek w autokarze. 5) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 6) Zamawiający nie zapewnia noclegu i wyżywienia dla kierowców. 7) Zamawiający nie pokrywa w ramach oddzielnej odpłatności kosztów Wykonawcy związanych z opłatami drogowymi w kraju i za granicą (w tym za przejazd autostradą) oraz opłatami parkingowymi jak i korzystaniem przez Wykonawcę z obsługi technicznej pojazdu (toaleta, klimatyzacja). Wykonawca wszystkie te koszty powinien uwzględnić w stawce za km przejazdu. 8) Wykonawca zapewni kierowców do wymienionego wyżej pojazdu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania odpowiednich służb celem przeprowadzenia kontroli stanu trzeźwości kierowców w każdym momencie trwania transportu. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania odpowiednich służb, celem sprawdzenia stanu technicznego pojazdów. W przypadku stwierdzenia, iż autokar jest niesprawny technicznie lub nie spełnia wymaganego standardu Zamawiający ma prawo żądać podstawienia autokaru sprawnego o wymaganym standardzie a Wykonawca ma to żądanie spełnić. Jeżeli wykonawca nie wywiąże się z tego obowiązku Zamawiający na koszt wykonawcy podstawi sprawny autokar o wymaganym standardzie od innego podmiotu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości korzystania ze środków transportu zbiorowego. I.2. Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia. 1) W zakresie zapewnienia przez Wykonawcę autokaru co najmniej klasy LUX wraz z niezbędną obsługą. Wykonawca zapewni do nieprzerwanej, całodobowej dyspozycji Zamawiającego autokar klasy LUX spełniający każdorazowo, co najmniej następujące warunki: a) Pojazd sprawny technicznie m.in. posiadający aktualne ważne badanie techniczne; b) Pojazd spełniający co najmniej normę EURO 4; c) Pojazd nie starszy niż 10 lat na dzień rozpoczęcia świadczenia usługi; d) Pojazd, w którym świadczona będzie usługa posiada ważną, aktualną polisę ubezpieczeniową OC oraz NNW w transporcie krajowym i międzynarodowym obejmującą pasażerów. e) Liczba miejsc siedzących dla pasażerów wskazanych przez Zamawiającego nie mniej niż 30; f) Konstrukcja pojazdu umożliwia przewóz przez każdego z 30 pasażerów bagażu podstawowego o wadze do 20 kg w luku bagażowym oraz bagażu podręcznego o wadze do 6 kg w kabinie; g) Pojazd wyposażony w następujące sprawnie funkcjonujące i dostępne dla podróżujących elementy zapewniające komfort podróży: toaleta, klimatyzacja i ogrzewanie, system video/dvd, barek (kawa, herbata, woda). h) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, powodującej, że niemożliwe jest uruchomienie pojazdu lub jazda nim naraża jego pasażerów na niebezpieczeństwo lub jest niezgodna z przepisami prawa Wykonawca ma
Strona3 obowiązek niezwłocznie zapewnić inny pojazd o tych samych parametrach i tym samym standardzie, na własny koszt. 2) Wykonawca zapewni do nieprzerwanej, całodobowej dyspozycji Zamawiającego obsługę pojazdu obejmującą każdorazowo co najmniej: a) Kierowców (minimum dwóch) w liczbie niezbędnej do realizacji całości usługi oraz programu wizyt studyjnych z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie odpowiednich przepisów prawa krajowego, prawa wspólnotowego oraz prawa obowiązującego w Niemczech. b) Przedstawiciela Wykonawcy na terenie Polski będącego do dyspozycji Zamawiającego przez 24 godziny na dobę poprzez dyżur telefoniczny, upoważnionego do podejmowania wiążących decyzji po stronie Wykonawcy w zakresie sposobu realizacji usługi m.in. zapewnienia autokaru zastępczego, zapewnienia noclegu dla pasażerów. 3) W zakresie przewozu osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach międzynarodowych wskazanych przez Zamawiającego. Termin I wizyty 20.04.2015 r. - wyjazd w godzinach porannych z Lublina (Plac Zamkowy), - wieczorem przyjazd do hotelu w Berlinie. 21-22.04.2015 r. - przejazdy do miejsc wskazanych przez Zamawiającego w Berlinie. 23.04.2015 r. - wyjazd w godzinach porannych z Berlina, - wieczorem przyjazd do Lublina (Plac Zamkowy). Termin II wizyty 18.05.2015 r. - wyjazd w godzinach porannych z Lublina (Plac Zamkowy), - wieczorem przyjazd do hotelu w Berlinie. 19-20.05.2015 r. - przejazdy do miejsc wskazanych przez Zamawiającego w Berlinie. 21.05.2015 r. - wyjazd w godzinach porannych z Berlina, - wieczorem przyjazd do Lublina (Plac Zamkowy). Szacunkowa długość trasy to ok. 1600 km. 4) W zakresie przewozu osób wskazanych przez Zamawiającego w terminach i na trasach lokalnych w Niemczech wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni przewóz osób wskazanych przez Zamawiającego na trasach lokalnych w Niemczech w terminach i na trasach wskazanych przez Przedstawiciela Zamawiającego. Przedstawiciel Zamawiającego podróżujący wraz grupą będzie wskazywał każdorazowo kierowcom autokaru konkretne godziny i cel wyjazdu niezwłocznie po powzięciu informacji w tym zakresie. Przejazdy będą realizowane co do zasady od 8.00 do 18.00.
Strona4 I TERMIN I Grupa I.3. Informacje organizacyjne dla Wykonawcy 1) Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie reprezentował jego interesy w trakcie każdego z wyjazdów. Przedstawiciel Zamawiającego będzie podróżował razem z każdą grupą na wszystkich trasach w ramach limitu osób wskazanych w SOPZ i będzie kontaktował się z Wykonawcą. 2) Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę osób podróżujących, bezpośrednio przed rozpoczęciem każdego z wyjazdów jednak nie później niż 5 dni przed każdym z wyjazdów. II. Zapewnienia noclegów w hotelu dla uczestników wizyt studyjnych w Niemczech (na terenie miasta Berlin). II.1. Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia 1) Zapewnienie miejsc noclegowych na trzy doby w Berlinie w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym wszystkim uczestnikom dwóch wizyt studyjnych w pokojach jednoosobowych. 2) Zamawiający wymaga, aby pokoje były wyposażone odpowiednio, w co najmniej: a) pojedyncze łóżka; b) pełny węzeł sanitarny tj. toaleta, prysznic, umywalka; c) suszarkę do włosów; d) żelazko; e) komplet ręczników; f) szlafrok; g) lustro i szafa lub przestrzeń ubraniowa; h) klimatyzację; i) bezpłatny dostęp do wi-fi; j) telewizor. 4) Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane oraz innych kosztów np. udostępnianie w pokojach płatnej telewizji lub mini-baru. Koszty te stanowią wydatki indywidualne uczestników wizyt studyjnych i należy je rozliczać bezpośrednio z poszczególnymi osobami. II.2. Harmonogram pobytu w Berlinie uczestników dwóch wizyt studyjnych Termin Termin przyjazdu Termin wyjazdu Liczba uczestników Grupa Dzień 20.04.2015 r., (wieczór poniedziałek) Dzień 23.04.2015 r., (rano czwartek) 30
Strona5 II TERMIN II Grupa Termin Grupa Termin przyjazdu Termin wyjazdu Liczba uczestników Dzień 18.05.2015 r. (wieczór poniedziałek) Dzień 21.05.2015 r. (rano czwartek) 30 III. Zapewnienie pełnego wyżywienia. SUMA 60 III.1. Obiad w czasie podróży do Niemiec i podróży powrotnej do Lublina. Zapewnienie w trakcie podróży godzinnej przerwy obiadowej, w lokalu gastronomicznym, w którym każdy z uczestników wizyty studyjnej będzie miał możliwość dokonania wybory dwudaniowego zestawu obiadowego wraz z bezalkoholowymi napojami: a) kilka rodzajów zup do wyboru 350 ml/os., np. zupa grzybowa, krem z brokułów, zupa z dyni lub inna; b) do wyboru drugie danie: mięsne, wegetariańskie, ryba każde po 350 g/os.; c) ziemniaki lub ryż lub makaron lub kasza - 200 g/os.; d) warzywa gotowane lub zestaw surówek z warzyw sezonowych - 200 g/os.; e) do wyboru min. 3 rodzaje sałatek do wyboru (300 g/os), np. sałatka grecka, wielowarzywna, sałatka serowa, mix sałat włoskich z orzechami w sezamowym winegret; f) pieczywo 100 g./os.; g) kawa - 200 ml/os.; h) herbata- 200 ml/os.; i) soki 200 ml/os.; j) woda mineralna gazowana 250 ml/os.; k) woda mineralna niegazowana 250 ml/os.; l) cukier 4 saszetki po dwa gramy na os. Zamawiający informuje, iż pokryje koszt zakupu zestawu obiadowego do maksymalnej ceny wynoszącej 30,00 zł brutto dla każdego uczestnika. III.2. W zakresie zapewnienia każdorazowo posiłków w Berlinie dla uczestników dwóch wizyt studyjnych. Wykonawca zapewni każdorazowo wszystkim uczestnikom wizyt studyjnych pełne wyżywienie w trakcie pobytu w Berlinie: trzy śniadania, dwa obiady, trzy kolacje. Wykonawca zapewni posiłki spełniające co najmniej następujące wymogi: 1) Śniadanie powinno mieć formę śniadania kontynentalnego lub szwedzkiego stołu. Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soku, wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) oraz napojów ciepłych (kawa, herbata). Menu śniadania powinno być
Strona6 tożsame ze standardowym menu serwowanym w danym miejscu dla klientów komercyjnych i obejmować do wyboru produkty mięsne, mleczne i warzywne. 2) Obiad powinien mieć formę obiadu serwowanego i składać się co najmniej z: a) Przystawka zgodnie z menu serwowanym w danym miejscu dla klientów komercyjnych; b) Danie główne na jedną osobę co najmniej: zupa min. 300 ml.; mięso lub ryba min. 150 g.; ziemniaki lub ryż lub makaron min. 300 g.; sos lub surówka lub sałatka min. 100 g. Uczestnicy muszą mieć możliwość wyboru dania wegetariańskiego; c) Napoje zimne i ciepłe na jedną osobę do wyboru: sok min. 250 ml.; wody mineralna (gazowana albo niegazowana) min. 250 ml; kawa albo herbata min. 250 ml; d) Deser: ciasto kruche lub z kremem: trzy rodzaje do wyboru - 100 g/os. lub porcja lodów lub owoców (do uzgodnienia z Zamawiającym). 3) Kolacja w formie serwowanej albo szwedzkiego stołu. Każdy uczestnik powinien mieć dostęp do soku, wody mineralnej oraz kawy i herbaty. Kolacja powinna zawierać co najmniej jedno danie ciepłe o gramaturze min. 400g, w tym: mięso lub ryba min. 100 g.; ziemniaki lub ryż lub makaron min. 200 g.; sałatka min. 100 g. Uczestnicy muszą mieć możliwość wyboru dania wegetariańskiego. Zamawiający bezwzględnie wymaga, aby śniadania były serwowane w hotelu, w którym będzie świadczona usługa hotelowa (nocleg) we wczesnych godzinach porannych. Zamawiający preferuje godziny serwowania śniadań od godz. 6.30 do godz. 8.30. Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego. Czas serwowania śniadań nie może kolidować z programem wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga, aby obiady były serwowane w restauracjach oddalonych nie więcej niż 30 minut podróży autokarem od placówki wizytowanej. Zamawiający wymaga, aby kolacje były serwowane w hotelu albo miejscu oddalonym od hotelu nie więcej niż 30 minut podróży autokarem od hotelu. Zamawiający preferuje godziny serwowania kolacji od godz. 18.30 do godz. 20.30. W przypadku konieczności dojazdu do miejsca serwowania kolacji Wykonawca wskaże uczestnikom środek transportu oraz pokryje koszt przejazdu w obydwie strony. Zamawiający wymaga, aby posiłki były serwowane w miejscach do tego przystosowanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i w warunkach umożliwiających nieskrępowaną konsumpcję tj. stoły, krzesła, szatnia. IV. Usługi tłumaczenia Świadczenie usługi tłumaczeń językowych z języka polskiego na język niemiecki oraz z języka niemieckiego na język polski, w szczególności o tematyce polityki społecznej, pomocy społecznej oraz ochrony zdrowia dla uczestników wizyt studyjnych. Zakres rzeczowy i sposób realizacji zamówienia: 1) Wykonywanie wszelkich tłumaczeń ustnych, w tym tłumaczeń symultanicznych i konsekutywnych podczas spotkań uczestników wizyt w Niemczech; 2) Wykonywanie wszelkich tłumaczeń pisemnych związanych ze spotkaniami uczestników wizyt w trakcie pobytu w Niemczech;
Strona7 3) Wykonywanie tłumaczeń okazjonalnych w trakcie pobytu uczestników wizyt w Niemczech. 4) Zamawiający wyznaczy swojego przedstawiciela, który będzie reprezentował jego interesy w trakcie każdego z wyjazdów. Przedstawiciel Zamawiającego będzie permanentnie podróżował razem z każdą grupą i będzie upoważniony do wydawania dyspozycji tłumaczom wyznaczonym przez Wykonawcę. 5) Zamawiający nie pokrywa w ramach oddzielnej odpłatności kosztów Wykonawcy lub wskazanego przez niego tłumacza wynikających z realizacji dodatkowych tłumaczeń na indywidualny wniosek uczestników wizyt. Koszty te stanowią wydatki indywidualne uczestników wizyt studyjnych i należy je rozliczać bezpośrednio z poszczególnymi osobami. V. Ubezpieczenie uczestników. W zakresie zapewnienia pakietu ubezpieczeń dla każdego z uczestników wizyty zgłoszonych uprzednio przez Zamawiającego na czas przejazdu i pobytu w Niemczech. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca ubezpieczył na własny koszt każdego z uczestników wizyty studyjnej od następujących ryzyk: 1) Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na kwotę co najmniej 20.000,00 zł na osobę; 2) Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) na kwotę co najmniej 20.000,00 zł na osobę; 3) Ubezpieczenie kosztów leczenia na kwotę co najmniej 20.000,00 zł na osobę; 4) Ubezpieczenie bagażu na kwotę co najmniej 2.000,00 zł dla każdej z osób. VI. Opiekę pilota. Zamawiający wymaga, aby w trakcie świadczenia usługi Wykonawca zapewnił obecność swojego reprezentanta - pilota, który będzie odpowiedzialny za kontakty z Przedstawicielem Zamawiającego i czuwał, w imieniu Wykonawcy, nad sposobem świadczenia usługi na rzecz uczestników wizyty, przyjmowanie od nich zgłoszeń dotyczących związanych z tym uchybień, sprawowanie opieki nad uczestnikami wizyty w zakresie wynikającym z umowy, wskazanie lokalnych atrakcji oraz przekazywanie podstawowych informacji dotyczących odwiedzanego kraju i miasta. Pilot będzie bezpośrednio odpowiedzialny wobec Przedstawiciela Zamawiającego za: 1) organizację miejsc noclegowych i przyjmowanie reklamacji w tym zakresie; 2) organizację posiłków i przyjmowanie reklamacji w tym zakresie. Zamawiający wymaga, aby Pilot, jako reprezentant Wykonawcy był odpowiednio umocowany tj. posiadał kompetencje i środki do działania w imieniu Wykonawcy w zakresie koniecznym do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w trakcie realizacji usługi wziął pod uwagę bezwzględną konieczność punktualnej realizacji przez uczestników programu wizyty studyjnej i w taki sposób zorganizował swoją pracę, aby nie stała ona z przyczyn zależnych
Strona8 od Wykonawcy w kolizji z załączonym programem (np. kwestia czasu pracy kierowców, obowiązek serwisowania pojazdu, organizacji podawania posiłków). W przypadku zmiany programu wizyty studyjnej Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę o tym fakcie.