Zadanie TRAMAG 1 Przedstawienie problemu Firma TRAMAG jest firmą świadczącą kompleksowe usługi przewozu, przeładunku i magazynowania produktów chemii gospodarczej. Głównym długookresowym celem firmy jest zapewnienie właścicielom zadawalającego zwrotu na zaangażowanym kapitale poprzez świadczenie klientom odpowiednio wysokiej jakości usług po najniższym koszcie. Firma składa się z dwóch działów: Działu Logistyki i Spedycji oraz Działu Magazynów. Aktualnie firma zatrudnia 30 pracowników: 20 pracowników magazynowych, 6 pracowników logistyki, 2 spedytorów i 2 pracowników nadzoru. Firma posiada własne magazyny wysokiego składowania o powierzchni 10 000 m 2, natomiast nie posiada własnych samochodów dostawczych. Transport zewnętrzny towarów do i z magazynów firmy realizowany jest jako zewnętrzna usługa transportowa świadczona przez wyspecjalizowane firmy transportowe, a transport wewnętrzny, czyli przemieszczanie ich w magazynie wykonywany jest przy wykorzystaniu dziesięciu własnych wózków widłowych, wykorzystywanych także do rozładunku i załadunku samochodów. Zarządzanie działalnością logistyczną firmy wspierane jest przez system informatyczny wykorzystywany do rejestrowania w bazie danych wprowadzanych do magazynu towarów, tworzenia odpowiedniej dokumentacji oraz planowania transportu. Klientami firmy, czyli odbiorcami usług logistycznych oferowanych przez firmę TRAMAG są cztery sieci sklepów K1, K2, K3 i K4. klienci K1 i K2 - rozbudowane sieci placówek handlowych zlokalizowanych na rozległym obszarze kilku województw, klienci K3 i K4 - mniejsze sieci sklepów działające lokalnie. Klienci wykazują zróżnicowane zachowania dotyczące składania zamówień, liczby i wielkości dostaw oraz wymagania związane z czasem przechowywania towarów czy koniecznością rozformowania i przepakowywania towarów Firma TRAMAG przychód ze sprzedaży swoich usług logistycznych określa jako iloczyn liczby wysłanych z magazynu do danego klienta i ceny jednej y. W analizowanym okresie firma kierując się przekonaniem o stosunkowo prostszej obsłudze klientów dużych w stosunku do małych, stosowała zróżnicowane ceny jednej y, dla dużych klientów K1 i K2 wynosiła ona 16 zł/ę, natomiast dla małych klientów K3 i K4 odpowiednio 22 zł/ę. Aktualnie klienci K1 i K4 wystąpili z propozycją obniżenia opłat za usługi logistyczne świadczone przez firmę TRAMAG o odpowiednio 5% i 2%. Dla ustosunkowania się do tej propozycji i ogólnie dla formułowania polityki sprzedaży wobec poszczególnych grup klientów, dla podejmowania decyzji o skoncentrowaniu się na obsłudze poszczególnych grup, zaoferowaniu im dodatkowych usług, udzieleniu rabatów kierownictwo firmy powinno dysponować informacją o rentowności klientów. Celem zadania jest przeprowadzenie analizy rentowności poszczególnych klientów firmy TRAMAG przy wykorzystaniu tradycyjnego systemu rachunku kosztów oraz metody rachunku kosztów działań wykorzystując arkusz kalkulacyjny EXCEL i moduł RKP systemu ADONIS. Dane do budowy modelu rachunku kosztów Dla budowy modelu rachunku kosztów zgodnego z koncepcją rachunku kosztów działań niezbędne jest: zdefiniowanie obiektów kosztowych, wyodrębnienie działań wykonywanych w firmie podczas prowadzenia przez nią działalności i ilości działań realizowanych na rzecz każdego obiektu kosztowego, określenie wielkości zasobów ekonomicznych zużywanych podczas wykonywania tych działań oraz określenie kosztów zużywanych zasobów. Działalność przedsiębiorstwa polega na zapewnienia realizacji usług logistycznych na rzecz poszczególnych klientów, miarą wielkości dostarczonych usług jest ilość magazynowanych i dostarczonych. W analizowanym okresie jednego miesiącu wielkość sprzedaży usług firmy TRAMAG wynosiła dla dużych klientów K1 i K2 odpowiednio 7 000 i 8 000, natomiast dla małych klientów K3 i K4 odpowiednio 800 i 600, stąd poszczególni klienci zostali przyjęci jako obiekty kosztowe. 1 Zadanie opracowane na podstawie: T. Wnuk-Pel, Zarządzanie rentownością, Difin 2006, s.350-373 1
W ramach prowadzonej przez firmę TRAMAG działalności polegającej na świadczeniu usług logistycznych zasoby ekonomiczne zużywane są podczas wykonywania dwunastu zdefiniowanych działań. Tabela 1 Słownik działań zidentyfikowanych w firmie TRAMAG działanie przyjmowanie towarów do magazynu wprowadzanie do systemu towarów opis wyładunek, wydrukowanie zamówienia na dostarczony towar, sprawdzenie zgodności dostarczonego towaru z zamówieniem co do zawartości, struktury pakowania, ułożenia na palecie wprowadzenie do bazy danych informacji o ilości towarów, terminach ich ważności, przyporządkowanym miejscu magazynowania, wydrukowanie etykiety z oznaczeniem towaru i miejsca składowania naklejenie etykiety, przetransportowanie przy pomocy wózków widłowych do przyporządkowanego miejsca w magazynie nośnik kosztów działań liczba przyjętych liczba przyjęć ustawianie towarów w liczba przyjętych magazynie przechowywanie towarów w magazynach wysokiego składowania odni przetwarzanie zamówień wprowadzanie do systemu informatycznego informacji z zamówień od liczba zamówień klientów dotyczących zamówionych towarów, ich ilości, miejsca i czasu dostawy przepakowywanie towarów z w kartony, zabezpieczanie kartonów przed uszkodzeniami, etykietowanie, przewożenie rozformowanych do miejsca magazynowania przewożenie do miejsca kompletowania zamówionych z miejsc magazynowania i kartonów ze strefy przepakowywania, kompletowanie na oddzielnych ach i przygotowanie do załadunku liczba rozformowanych liczba wysyłanych sprawdzenie zgodności ukompletowanych do załadunku z liczba wysyłanych zamówieniem klienta, załadunek na samochody przygotowanie wydrukowanie dokumentacji przewozowej i dostarczenie jej kierowcom liczba dostaw dokumentacji na zamówiony towar i dostarczenie jej do klientów liczba faktur planowanie przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania liczba dostaw optymalnych tras przejazdu samochodów dostarczających towary do klientów przewożenie towarów do klientów liczba kilometrów Informacje na temat przebiegu działań, ich wykonawcach, jednostkach z nich korzystających i odpowiednich nośnikach kosztów tych działań uzyskano w wyniku wywiadów przeprowadzonych z kierownikami obu działów: Działu Logistyki i Spedycji oraz Działu Magazynów. Działania wykonywane są w celu zapewnienia realizacji usług logistycznych na rzecz poszczególnych klientów. Klienci wykazują zróżnicowane zachowania dotyczące składania zamówień, liczby i wielkości dostaw oraz wymagania związane z czasem przechowywania towarów czy koniecznością rozformowania i przepakowywania towarów. Odzwierciedleniem zachowania i wymagań klientów są różne ilości działań wykonywanych na ich rzecz podczas świadczenia im usług logistycznych. W tabeli 2 zostały zebrane informacje o liczbie jednostek poszczególnych działań wykonywanych na rzecz odpowiednich klientów pochodzące z systemu informatycznego służącego zarządzaniu przyjmowaniem dostaw, stanami magazynowi, kompletacją wysyłek, przygotowaniu dokumentów przewozowych oraz planowaniu transportu do klientów Tabela 2 Dane ilościowe dotyczące działań wykonywanych w firmie TRAMAG na rzecz klientów nośnik kosztów liczba działań według klientów K1 K2 K3 K4 razem liczba przyjętych 7000 8000 800 600 16 400 liczba przyjęć 525 700 100 150 1 475 liczba przyjętych 7000 8000 800 600 16 400 odni 40 000 55 000 11 000 15 000 121 000 liczba zamówień 450 820 80 100 1 450 500 1400 200 200 2 300 liczba wysłanych 7 000 8 000 800 600 16 400 liczba wysłanych 7 000 8 000 800 600 16 400 liczba dostaw 1 100 3 000 150 100 4 350 liczba faktur 450 820 80 100 1 450 liczba dostaw 1 100 3 000 150 100 4 350 liczba kilometrów 20 000 40 000 4 000 6 000 70 000 Podczas świadczenia usług w firmie i wykonywania działań zużywane są zasoby ekonomiczne. Dokładna analiza działalności firmy TRAMAG pozwala na wyodrębnienie następujących zasobów: magazynowi, spedycji, logistyki, nadzoru,, system informatyczny. 2
, biurowa, usługi przewozowe,, Miarą danego zasobu jest nośnik zasobu. Dla zasobu jako nośnik zasobu powszechnie przyjmuje się czas pracy mierzony w godzinach. Pracownicy firmy pracują po 8 godzin dziennie przez 20 dni w miesiącu, stąd dostępność jednego pracownika wynosi 160 godzin miesięcznie. Całkowita dostępność w okresie danego zasobu osobowego zależy od ilości pracowników. W firmie TRAMAG pracuje 20 pracowników na stanowisku magazyniera, 2 pracowników spedycji, 6 pracowników logistyki i 2 pracowników nadzoru. Firma TRAMAG pracuje w systemie dwuzmianowym, a, których jest 10 sztuk, wykorzystywane są na obu zmianach. Dla systemu informatycznego jako nośnik kosztów zasobów zdefiniowano dostępny czas pracy systemu mierzony w maszynogodzinach. System informatyczny zainstalowany jest na czterech stacjach roboczych i wykorzystywany przez pracowników na obu zmianach. Dla zasobów związanych z pomieszczeniami przyjęto jako nośnik zasobu wielkość dostępnej powierzchni i wynosi ona dla powierzchni magazynowej 10 000 m 2, a dla powierzchni biurowej 250m 2. Dla zasobu usługi transportowe jako nośnik kosztów zasobów przyjęto ilość przejechanych w danym okresie kilometrów i wynosi ona 50 000 km. Zasób dotyczy tektury, folii, taśmy klejącej zużywanych do przepakowywania towarów z rozformowanych i do zabezpieczania rozformowanych jako nośnik kosztów zasobów przyjęto dla tego zasobu ilość przepakowanych, w analizowanym okresie wynosi ona 6000 sztuk. Z systemu informatycznego firmy TRAMAG pochodzą zebrane w tabeli 3 dane o wielkości poszczególnych zasobów zużywanych na wykonanie zidentyfikowanych i realizowanych w firmie TRAMAG działań. Są one niezbędne dla jak najlepszego odwzorowanie faktycznego zużycia danego zasobu przez działanie, czyli zachowania odpowiednich związków przyczynowo - skutkowych. Tabela 3 Wielkość zasobów zużywanych podczas wykonywania działań magazynowi spedycji logistyki nadzoru system informatyczny magazynowa biurowa usługi przewozowe godz. godz. godz. godz. godz. godz. m 2 m 2 km szt przyjmowanie towarów do 500 10 300 500 magazynu wprowadzanie towarów do 100 160 20 160 50 systemu ustawienie towarów w 200 1 500 1 000 magazynie 300 7 000 200 20 160 50 800 200 500 3 500 800 30 600 500 1 000 500 50 600 500 1 500 300 70 320 50 300 100 320 50 320 20 320 50 50 000 razem 3 200 320 960 320 3 200 1 280 10 000 250 50 000 6 000 W analizowanym okresie jednego miesiąca koszty w układzie rodzajowym kształtowały się następująco: Tabela 4 Koszty rodzajowe dla firmy TRAMAG Koszty rodzajowe amortyzacja zużycie materiałów i energii usługi obce remontowe usługi obce podatki i opłaty wynagrodzenia ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia koszty pozostałe razem koszty w analizowanym miesiącu 22 67 300 zł 9 000 zł 103 400 zł 10 200 zł 43 305 zł 14 935 zł 2 273 140 zł 3
Tabela 5 Koszty rodzajowe odniesione do zasobów amortyzacja 1 000 zł 20 000 zł biurowa system informacyjny 1 000 zł zużycie materiałów i energii 6 000 zł 40 000 zł biurowa 1 300 zł 18 000 zł system informacyjny 2 000 zł usługi remontowe 8 000 zł biurowa usługi obce usługi transportowe 100 000 zł usługi serwisowe IT 3 400 zł podatki i opłaty 10 000 zł biurowa 200 zł wynagrodzenia magazynowi 23 625 zł spedycji 2 880 zł logistyki 10 800 zł nadzoru 6 000 zł ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia magazynowi 7 875 zł spedycji 960 zł logistyki 3 600 zł nadzoru 2 000 zł odzież ochronna prac. magazynowych koszty pozostałe 2 000 zł Rozwiązanie problemu Zadanie 1 Analiza rentowności klientów firmy TRAMAG w oparciu o tradycyjny system rachunku kosztów Zgodnie z podejściem tradycyjnych metod rachunku kosztów koszt wytworzenia jednostki produktu (usługi) wyznacza się odnosząc całkowite koszty wytworzenia danego produktu poniesione w danym okresie do ilości jednostek wyrobu gotowego. W oparciu o dostępne informacje oblicz: koszt dostarczenia jednej y koszty dostarczenia usługi świadczonej przez firmę TRAMAG w przekroju klientów, przechody ze sprzedaży w odniesieniu do każdego klienta. marżę brutto jako różnicę pomiędzy przychodami ze sprzedaży a kosztami dostarczenia usługi rentowność klienta jako stosunek marży brutto do osiągniętych dla niego przychodów. Wyniki powyższych kalkulacji kosztów dostarczenia usługi, przychodów ze sprzedaży, marży brutto i rentowności dla poszczególnych klientów i sumaryczne dla wszystkich klientów przedstaw w tabeli 6. Tabela 6 Analiza rentowności klientów firmy TRAMAG według tradycyjnej metody rachunku kosztów Koszt dostarczenia jednej y zł Wielkość sprzedaży cena y zł/szt przychody ze sprzedaży zł koszty wg tradycyjnej kalkulacji zł marża brutto zł rentowność % K1 K2 K3 K4 razem W oparciu uzyskane informacje wynikające z zastosowania do kalkulacji tradycyjnej metody rachunku kosztów zastanów się jakiej odpowiedzi udzieliłoby kierownictwo firmy TRAMAG w odpowiedzi na propozycje klientów K1 i K4 dotyczące obniżenia opłat za usługi logistyczne świadczone przez firmę o odpowiednio 5% i 2%. 4
Zadanie 2 Budowa modelu rachunku kosztów działań przy pomocy arkusza kalkulacyjnego Rachunek zasobowy Na podstawie podanych informacji w części Dane do budowy modelu rachunku kosztów oblicz: całkowite koszty zużywanych zasobów koszty przypadające na jednostkę nośnika kosztów zasobu, Wyniki kalkulacji przedstaw w tabelach wzorowanych na tabelach 7, 8 i 9 odpowiednio. Na podstawie danych zawartych w tabeli 5 przeprowadź kalkulację całkowitych kosztów zasobów. Tabela 7 Kalkulacja kosztów zasobów zasoby amortyzacja zużycie materiałów i energii Usługi obce remontowe usługi obce podatki i opłaty wynagrodzenia ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia koszty pozostałe Całkowity koszt zasobu magazynowi spedycji logistyki nadzoru system informacyjny biurowa usługi przewozowe zł zł zł zł zł zł zł zł zł Na podstawie szczegółowych informacji dotyczących zdefiniowanych w firmie TRAMAG zasobów oraz wolumenu nośnika zasobów w analizowanym okresie jednego miesiąca oblicz całkowitą dostępność zasobów w okresie i wyniki obliczeń przedstaw w tabeli 8. Tabela 8 Zasoby i wolumen nośnika zasobów wyodrębnionych w firmie TRAMAG zasoby ilość dostępność w okresie całkowita dostępność w okresie nośnik zasobu magazynowi spedycji logistyki nadzoru maszyno system informatyczny maszyno m 2 biurowa m 2 usługi przewozowe km ilość Uwzględniając obliczone koszty całkowite koszty zasobów i ich dostępność w okresie oblicz koszt zasobu przypadający na jednostkę przyjętego nośnika, wyniki obliczeń zapisz w tabeli 9. Tabela 9 Kalkulacja stawki zasobu na jednostkę nośnika zasoby całkowita dostępność magazynowi spedycji logistyki nadzoru system informatyczny m 2 biurowa m 2 usługi przewozowe km nośnik zasobu maszyno maszyno ilość całkowity koszt zasobu koszt zasobu na jednostkę nośnika 5
Rachunek działań Wykorzystując informacje o wielkości zasobów zużywanych podczas wykonywania każdego z wyodrębnionych działań i obliczone stawki zasobu na jednostkę nośnika oblicz całkowite koszty każdego w analizowanym okresie, wyniki kalkulacji przedstaw w tabeli 10. W oparciu o wyznaczony całkowity koszt i ilości nośników kosztów działań) oblicz jednostkowy koszt każdego, czyli stawkę kosztów na jednostkę nośnika. Tabela 10 Kalkulacja kosztów działań magazynowi spedycji logistyki nadzoru system informatyczny magazynowa biurowa usługi przewozowe koszty koszty zasobu zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł zł Tabela 11 Jednostkowy koszt działań nośnik kosztów działań ilość jednostek nośnika koszt (zł) jednostkowy koszt liczba przyjętych liczba przyjęć liczba przyjętych odni liczba zamówień liczba wysłanych liczba wysłanych liczba dostaw liczba faktur liczba dostaw liczba kilometrów 6
Rachunek obiektów kosztowych Na podstawie ilości jednostek każdego przypadającej na dany obiekt kosztowy i jednostkowego kosztu oblicz: całkowity koszt działań wykonywanych w przekroju klientów, czyli koszt świadczenia usługi dla klienta, koszt dostarczenia jednej y w przekroju klientów. Kalkulacje kosztu dostarczenia y dla każdego z klientów firmy przedstaw w tabeli wzorowanej na tabeli 12. Tabela 12 Kalkulacja kosztów dostarczenia jednej y dla każdego z klientów firmy TRAMAG nośnik kosztów działań liczba przyjętych _1 liczba przyjęć liczba przyjętych _2 odni liczba zamówień liczba wysłanych _1 liczba wysłanych _2 liczba dostaw_1 liczba faktur liczba dostaw_2 liczba kilometrów całkowity koszt działań koszty działań na 1 ę K1 K2 K3 K4 razem zł zł zł zł zł Zadanie3 Budowa modelu rachunku kosztów działań przy wykorzystaniu modułu RKP systemu ADONIS Wykorzystanie modułu RKP systemu do zarządzania procesami biznesowymi ADONIS firmy BOC Information Technologies Consulting (BOC ITC) związane jest ze zbudowaniem przy pomocy dostępnych typów modelu odwzorowanie powiązań pomiędzy kosztami, zasobami a mi realizowanymi w analizowanej firmie. Tworzonym modelom nadaj nazwę Tramag typ modelu_nr indeksu Oblicz wartości współczynnika wykorzystania poszczególnych zasobów. Wartości wpisz do tabeli 13. Tabela 13 Współczynniki wykorzystania zasobu w procesie dla działań wyodrębnionych w firmie TRAMAG magazynowi spedycji logistyki nadzoru system informatyczny magazynowa biurowa usługi przewozowe Oblicz na podstawie danych z tabeli 2 współczynniki procentowego udziału poszczególnych działań w dostarczeniu usługi dla danego klienta. Obliczone wartości wpisz do tabeli 14. 7
Tabela 14 Procentowy udział działań według klientów nośnik kosztów liczba przyjętych liczba przyjęć liczba przyjętych odni liczba zamówień liczba wysłanych liczba wysłanych liczba dostaw liczba faktur liczba dostaw liczba kilometrów % udział K1 K2 K3 K4 Utwórz model mapy procesów o nazwie TRAMAG, w którym każde ze zdefiniowanych działań: przyjmowanie towarów do magazynu,, ustawianie towarów w magazynie, magazynowanie towarów, przetwarzanie zamówień,,,,,, modelowane jest przez obiekt proces częściowy, nazwany tak samo jak działanie. Dla ukończonego modelu przystąp do kalkulacji kosztów dostarczenia usługi dla klientów firmy TRAMAG. Koszty wyznaczone zgodnie z utworzonym modelem dostępne są w notatniku obiektów odwzorowujących obiekty kosztowe, czyli klientów. Odczytane z notatników klientów obliczone łączne okresowe koszty dostarczenia usługi dla poszczególnych klientów i koszty dostarczenia jednej y przedstaw w tabeli 15. Tabela 15 Koszty łączny i jednostkowy dostarczenia usługi dla poszczególnych klientów. K1 K2 K3 K4 razem całkowity koszt działań koszty działań na 1 ę zł zł zł zł zł Porównaj uzyskane wartości z wartościami uzyskanym w obliczeniach wykonanych przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego. Zadanie 4 Analiza rentowności klientów Tabela 16 Analiza rentowności klientów firmy TRAMAG według tradycyjnej metody rachunku kosztów koszt dostarczenia jednej y zł wielkość sprzedaży cena y zł/szt przychody ze sprzedaży zł koszty wg metody ABC zł marża brutto zł rentowność % K1 K2 K3 K4 razem Przygotuj wykres ilustrujący wielkość przychodów uzyskiwaną ze współpracy z wszystkimi klientami i obliczony skumulowany zysk. W oparciu uzyskane informacje wynikające z zastosowania do kalkulacji metody rachunku kosztów działań zastanów się jakiej odpowiedzi udzieliłoby kierownictwo firmy TRAMAG na propozycje klientów K1 i K4 dotyczące obniżenia opłat za usługi logistyczne świadczone przez firmę o odpowiednio 5% i 2%. Porównaj i przedstaw w formie pisemnej tę odpowiedź z wnioskami wysnutymi po obliczeniach przy wykorzystaniu tradycyjnej metody rozliczania kosztów pośrednich. 8