Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik 1 do SIWZ Przedmiotem zamówienia jest usługa przygotowania, przeprowadzenia, organizacji i obsługi międzynarodowej konferencji gospodarczo-inwestycyjnej pod nazwą: Wschodnie Forum Gospodarcze Lub-Invest w dniach 13-15 października 2014 r., w ramach projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy Centrów Obsługi Inwestora, realizowanego ze środków Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej na lata 2007-2013. Przedmiot zamówienia obejmuje: I. Organizacja prezentacji potencjału gospodarczego Lubelszczyzny w dniu 13.10.2014 r. II. Przygotowanie, przeprowadzenie, organizacja i obsługa konferencji (14.10.2014 r.), rozmów B2B / A2B,. obsługa merytoryczna i organizacyjna całości wydarzenia. III. IV. Organizacja spotkania networkingowego w dniu 14.10.2014r. Organizacja wizyt studyjnych (15.10.2014r.) V. Organizacja spotkania podsumowującego forum w dniu (15.10.2014r.) VI. Zabezpieczenie usługi, hotelowej oraz transportowej podczas trwania forum w dniach 13-15.10.2014 roku. VII. Przygotowanie oraz przeprowadzenie kampanii medialnej reklamującej forum; Przygotowanie relacji filmowej o Forum, notatki prasowej oraz udokumentowanie fotograficzne wizyty gości z Polski i z zagranicy w regionie lubelskim w ramach organizacji Wschodniego Forum Gospodarczego Lub- Invest. Szczegółowy opis poszczególnych części: Rodzaj wydarzenia: Międzynarodowa Konferencja Gospodarczo Inwestycyjna pod nazwą: Wschodnie Forum Gospodarcze Lub-Invest. Termin Forum: 13-15 czerwca 2014 r.: 13.10.2014 r. prezentacji potencjału gospodarczego Lubelszczyzny; 14.10.2014 r. konferencja (panele, rozmowy B2B / A2B), spotkanie networkingowe; 15.10.2014 r. wizyty studyjne oraz podsumowanie forum. Strona 1 z 25
I. Organizacja prezentacji potencjału gospodarczego Lubelszczyzny. Termin: 13.10.2014 r. o godzinie 20:00 Ilość osób: min. 80, max. 100 Miejsce: w ścisłym centrum miasta Lublin (np. w hotelu o standardzie 4-gwiazdki, w którym będą zakwaterowani goście zagraniczni uczestnicy Forum lub w innej restauracji / miejscu w stylowym i eleganckim oraz przestronnym wnętrzu do akceptacji i uzgodnienia z Zamawiającym). Prezentacja nastąpi podczas kolacji. Planowane jest: oficjalne powitanie gości, wystąpienia gospodarzy, tj. Pana Sławomira Sosnowskiego Marszałka Województwa Lubelskiego oraz Pana Krzysztofa Żuka Prezydenta Miasta Lublin, Pana Artura Habzy - Dyrektora Departamentu Gospodarki i Innowacji. W trakcie wieczoru towarzyszyć będzie zespół muzyczny grający repertuar z różnych krajów (muzyka m.in.: polska, ukraińska, rosyjska oraz krajów, z których pochodzą goście zagraniczni) szczegóły do uzgodnienia i akceptacji przez Zamawiającego. Oprawę muzyczną zapewnia Wykonawca. Menu: 2 rodzaje zup; 2 rodzaje ciepłych dań głównych składających się z ryby/mięsa/makaronu z sosem bez mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzajów, ryżu, pieczonych ziemniaków; przystawka mięsna oraz wegetariańska, deser; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna. W menu należy uwzględnić potrawy oraz produkty, wyroby / napoje regionalne do akceptacji i uzgodnienia z Zamawiającym. Szwedzki stół. Wykonawca zapewnia obsługę oraz oprawę muzyczną podczas kolacji. II. Przygotowanie, przeprowadzenie, organizacja i obsługa konferencji, rozmów B2B / A2B,. obsługa merytoryczna i organizacyjna całości wydarzenia. Termin: 14.10.2014 r. o godzinie 10:00 Liczba uczestników: nie mniej niż 250 a maksymalnie 300. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wszelkie wymogi przedmiotu zamówienia dla maksymalnej liczby uczestników. Uczestnikami Forum będą: Przedsiębiorcy, w tym minimum 120 z województwa lubelskiego i minimum 100 zagranicznych; z Krajów Partnerstwa Wschodniego (KPW), tj. Armenii, Azerbejdżanu, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy i Rosji, Kazachstanu (minimum 50% przedsiębiorców z uwzględnieniem każdego kraju) oraz krajów UE (50% z różnych państw); Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany udziału procentowego przedstawicieli z KPW, Rosji, Kazachstanu z uwagi na sytuację geopolityczną na Ukrainie. Strona 2 z 25
Przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu, w tym Izby Przemysłowo - Handlowe z woj. lubelskiego (minimum 10 przedstawicieli) oraz krajów w/w i UE; Przedstawiciele jednostek naukowych, w tym minimum 10 z woj. lubelskiego oraz krajów w/w i UE; Przedstawiciele: jednostek samorządu terytorialnego, władz lokalnych, regionalnych, krajowych i zagranicznych z krajów w/w oraz UE); Wykonawca jest zobowiązany do współpracy z Ambasadami RP w/w krajów oraz innymi placówkami dyplomatycznymi. Miejsce wydarzenia: Targi Lublin S.A., ul. Dworcowa 11, 20-406 Lublin (koszty wynajmu ponosi Zamawiający). Na Targach Lublin Wykonawca do dyspozycji mieć będzie: całą halę A, sale konferencyjne B1 oraz B2 umiejscowione w pobliżu hali A, recepcję wraz z szatnią, lożę VIP. Wykonawca będzie współpracował z Targami Lublin. Dodatkowo do dyspozycji Wykonawcy będzie stałe wyposażenie znajdujące się w pomieszczeniach wynajmowanych w Targach Lublin. Wyposażenie i umeblowanie powierzchni przeznaczonych na organizację Forum należy do obowiązków Wykonawcy. Do zadań Wykonawcy należeć będzie uzupełnienie brakującego wyposażenia, przygotowanie oraz ustawienie w odpowiedniej konfiguracji niezbędnych mebli oraz sprzętu. a) Wyposażenie pomieszczeń konferencyjnych wymaganych przez Zmawiającego: sale / pomieszczenia konferencyjne: dwa niezależne pomieszczenia konferencyjne, w tym jedno na 300 osób (I część Hali A) w ustawieniu teatralnym, z możliwością ustawienia podestu dla prezydium, 6 stolików, 6 foteli; drugie pomieszczenie na 150 osób (sala konferencyjna B1) w ustawieniu teatralnym; prezydium jak wyżej; stoły dla prelegentów przykryte suknem (w każdym pomieszczeniu konferencyjnym) maksymalnie dla 5 prelegentów oraz moderatora, fotele kanapy (tapicerowane skórą lub eko-skórą), umeblowanie stylowe, eleganckie; 2 mównice (po jednej w pomieszczeniu, przed każdą mównicą bukiet kwiatów); dostęp do Internetu w każdym pomieszczeniu konferencyjnym i pomieszczeniach dodatkowych (bezprzewodowy); nagłośnienie, sprzęt audio-video wraz z obsługą w dwóch pomieszczeniach konferencyjnych: - konferencyjny system mikrofonów w każdym pomieszczeniu konferencyjnym dostosowany do ilości prelegentów ustawionych statycznie na / przy stołach prezydialnych (w dwóch salach / pomieszczeniach konferencyjnych) + po 2 mikrofony bezprzewodowe na stojaku dla uczestników w każdym pomieszczeniu konferencyjnym; - 2 projektory multimedialne (po jednym w każdym z dwóch pomieszczeń konferencyjnych); - 1 ekran o szerokości minimum 8m x 4 m (ustawiony w pierwszej części hali A), na których będzie wyświetlony: logotyp Forum, tytuł panelu, krótki opis, paneliści biorący udział w panelu, logotypy projektowe wraz z nazwą projektu Strona 3 z 25
oraz według potrzeby prezentacje panelistów, (w Sali konferencyjnej B1 obraz wyświetlany będzie na białej ścianie); - 2 laptopy wraz z pilotem multimedialnym do prezentacji oraz wskaźnikiem laserowym (po jednym w każdym z dwóch pomieszczeń konferencyjnych); - 2 kamery rejestrujące przebieg dyskusji w każdym pomieszczeniu konferencyjnym i wyświetlające obraz bezpośrednio na ekranie; - wykonawca zapewni obsługę techniczną wyżej wymienionych elementów; - wszystkie elementy czyste, sprawne oraz należycie przygotowane. w dwóch salach: głównej oraz drugiej ustawione będą flagi narodowe wszystkich państw, których reprezentują paneliści, prelegenci, uczestnicy Forum. wszystkie flagi narodowe oraz inne elementy, materiały (dla uczestników) promocyjne (m.in. ścianki, roll-upy itp.) dotyczące Forum będą dostarczone do obiektu oraz ustawione (rozłożone we właściwych miejscach) najpóźniej na jeden dzień przed rozpoczęciem Forum (do godziny 19:00). w każdej sali konferencyjnej, na stołach prezydialnych (przed rozpoczęciem każdego panelu - w trakcie przerwy) ustawiane będą proporczyki państw oraz tabliczki imienne osób zasiadających przy stole prezydialnym. zapewnienie 4 kabin tłumaczeniowych po 2 kabiny w każdym pomieszczeniu konferencyjnym (wraz z obsługą techniczną) do tłumaczenia symultanicznego oraz minimum 200 słuchawek (w hali: 100 słuchawek, w sali drugiej: 100). b) Umeblowanie loży VIP w wygodne sofy oraz fotele, min jeden stolik pozwalający na wygodne korzystanie dla osób siedzących na sofach (na ok. 15 osób) dla zaproszonych gości (odpowiednie umeblowanie: kanapy, fotele tapicerowane skórą lub eko-skórą i efektowne stoliki okolicznościowe oraz stoły przygotowane na catering z obrusem) catering na ciepło, zimno, napoje, obsługa, c) Wykonawca będzie miał za zadanie gustowne osłonięcie (uwzględnieniem wkomponowania w całość logotypów promocyjnych województwa Lubelskiego) suknem ścian hali A wraz z podziałem hali na dwie części: pierwszą bliżej wejścia głównego przeznaczoną na otwarcie oraz panel dyskusyjny dla 300 osób, druga przeznaczoną na rozmowy B2B oraz lunch. Wykonawca uwzględni podwójny podział hali tak by możliwie jak najbardziej zminimalizować wpływ obydwu części hali na siebie, d) Wykonawca umieści nad głównym wejściem do Targów Lublina baner informacyjny, którego treść ustali z Zamawiającym, e) W pierwszej części hali (przeznaczonej na otwarcie oraz kontynuację poszczególnych paneli) ustawienie dla 300 osób oraz na podeście prezydium: 6 stolików i 6 foteli, mikrofony na każdym stole, woda mineralna gazowana, niegazowana (po 2 butelki każdej wody na jednym stole), szklanki, f) W drugiej części hali - miejsce przeznaczone na catering zasiadany dla 300 osób oraz rozmowy B2B (stoły, na których będą ustawione potrawy oraz stoły okrągłe min. 4 a max. 12 osobowe przy czym Wykonawca zapewni min. 30% stołów 4 osobowych). Wszystkie stoły przykryte obrusami. Na każdym okrągłym stole będzie stał bukiecik świeżych kwiatów sezonowych. g) W sali / miejscu przeznaczonym na prezentację oferty Partnerów projektu pt. Tworzenie i rozwój sieci współpracy Centrów Obsługi Inwestora, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Osi Strona 4 z 25
priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie 1.4 Promocja i Współpraca, Poddziałanie 1.4.2. - ustawienie stolików 6 szt. (na którym będą wyeksponowane foldery, ulotki, informatory) i minimum 2 krzesła przy każdym stole, h) Przygotowanie pomieszczenia wraz z odpowiednim wyposażeniem technicznym, w którym odbędzie się konferencja prasowa (sala konferencyjna B2), na którą będą zaproszeni przedstawiciele mediów lokalnych, ogólnokrajowych i zagranicznych (stół prezydialny dla 10 osób oraz max.50 krzeseł dla dziennikarzy w ustawieniu teatralnym) - wyposażenie, nagłośnienie, umeblowanie. i) Zapewnienie obsługi szatni dla nie mniej niż 300 osób - minimum 2 osoby, j) Zorganizowanie recepcji Forum. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do głównego pomieszczenia konferencyjnego w godzinach trwania Forum. Na recepcji znajdować się będzie 8 stanowisk, dla 8 osób (obsługujących recepcję), odpowiednio oznakowane, k) W każdym pomieszczeniu Wykonawca zapewni dostęp do energii elektrycznej oraz Internetu, l) Zapewnienie obsługi technicznej, elektrycznej, informatycznej, 1. Przygotowanie programu Forum: Zadaniem Wykonawcy jest merytoryczne opracowanie Programu Forum (panele, paneliści, tematy rozważań, prelegenci, moderatorzy - w tym eksperci ds. międzynarodowych stosunków z Krajami Partnerstwa Wschodniego oraz UE). W każdej Sali, na której będą prowadzone panele dyskusyjne Wykonawca zapewni po jednym moderatorze obznajmionym z tematyką prowadzonych paneli. Listę osób moderatorów Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji (wraz z uzasadnieniem). Zadaniem Wykonawcy jest rekrutacja i zaproszenie moderatorów, panelistów poszczególnych bloków i części tematycznych oraz prelegentów, których doświadczenie zawodowe i pozycja w świecie polityki / biznesu przyciągnie wielu znamienitych uczestników, a także nada odpowiednią rangę wydarzeniu gospodarczemu, jakim jest: Wschodnie Forum Gospodarcze Lub-Invest. Zamawiający zastrzega, że głównych prelegentów z trzech tematów: 1. Transatlantyckie Partnerstwo Handlowe i Inwestycyjne, 2. Partnerstwo Wschodnie współpraca gospodarcza, perspektywy rozwoju 3. Umowa stowarzyszeniowa UE Ukraina, Mołdawia, Gruzja, pozyska w odrębnym postepowaniu. W związku z powyższym Wykonawca nie będzie wliczał tego fragmentu zadania w koszt zamówienia. Pozosatłymi prelegentami i panelistami będą politycy oraz eksperci z Polski oraz z Krajów Partnerstwa Wschodniego, Rosji i Kazachstanu oraz UE. Wśród prelegentów / panelistów Forum obecne będą powszechnie uznane osoby / osobistości m.in.: polityki, biznesu, ekonomii, gospodarki, tj.: Ministrowie / Wiceministrowie, Podsekretarze Stanu z Polski i zagranicy z dziedziny gospodarki i rozwoju regionalnego (minimum 1 osoba z Polski i 1 z zagranicy), Ambasadorzy RP z KPW, Rosji i Kazachstanu oraz Unii Europejskiej (minimum 3 osoby dopuszczalne są zmiany w przypadku trudności związanych z sytuacją geopolityczną), przedstawiciele: światowych banków inwestycyjnych, Giełdy Papierów Wartościowych, Izb Gospodarczych, Parlamentu Europejskiego, agend rządowych i agencji inwestycyjnych, instytucji doradczych w zakresie prawa międzynarodowego, zajmujących się rynkami wschodnimi, instytucji otoczenia biznesu, samorządów regionalnych, lokalnych, firm / przedsiębiorstw (minimum 3 Strona 5 z 25
z Polski i 3 z zagranicy). Moderatorami Forum będą dziennikarze ogólnopolskich/ zagranicznych mediów zajmujący się tematyką gospodarczą oraz eksperci (ekonomiści, prawnicy, analitycy) zajmujący się tematyką międzynarodową. Program merytoryczny Forum będzie na bieżąco dopracowywany oraz konsultowany z Zamawiającym. Ostateczny Program Forum Zamawiający otrzyma (do zatwierdzenia) nie później niż 20 dni przed terminem rozpoczęcia Forum. Program będzie uwzględniał zakres tematyczny Forum, dokładne terminy i miejsca realizacji poszczególnych jego części, nazwiska moderatorów i prelegentów oraz tematykę poszczególnych wystąpień. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian prelegentów i moderatorów na każdym etapie przygotowywania Programu Forum. Konferencja rozpocznie się 14.10.2014 r. o godz. 10:00 (rejestracja uczestników 9:00 9:50). O godzinie 10:00 oficjalne Powitanie (gospodarze Forum), Wystąpienie inauguracyjne w największej sali / hali głównej, wspólne panele (np. gospodarczo-polityczny) w sali / hali głównej, następnie poszczególne panele w dwóch różnych salach równocześnie (w tym w hali głównej). Konferencja zakończy się ok. godziny 17:30. W programie należy umieścić informację dotyczącą konferencji prasowej z udziałem organizatorów, zaproszonych gości oraz przedstawicieli mediów krajowych i zagranicznych. Przewiduje się (wstępnie) po ok. minimum 7 paneli tematycznych w obu salach (w zależności od ostatecznego programu) oraz Wystąpienie inauguracyjne. Każdy panel posiada tytuł, krótki opis streszczenie, następnie imię, nazwisko moderatora oraz nazwa instytucji itp. jaką reprezentuje, paneliści: imiona, nazwiska oraz kariera zawodowa i osiągnięcia zawodowe. W każdym panelu uczestniczy min. 4 panelistów. Panele będą poświęcone obszarom tematycznym z zakresu m.in.: makroekonomia, biznes, regulacje prawne, uwarunkowania i reformy gospodarcze, inwestycje i kluczowe sektory rozwoju gospodarczego. Poszczególne panele będą poświęcone tematyce: Umowa stowarzyszeniowa UE Ukraina, Mołdawia, Gruzja; Projektowane porozumienie o wolnym handlu EU USA, Kanada (Transatlantyckie Partnerstwo Handlowe i Inwestycyjne); Partnerstwo Wschodnie współpraca gospodarcza, perspektywy rozwoju; Potencjał inwestycyjny Krajów Partnerstwa Wschodniego oraz Rosji, Kazachstanu, UE i Polski, Regulacje prawne, celne, podatkowe prowadzenia działalności gospodarczej; Sektor Energetyczny ze szczególnym uwzględnieniem Odnawialnych Źródeł Energii; Sektor logistyczny z uwzględnieniem dogodnego położenia Województwa Lubelskiego stanowiącego bramę na wschód. Przed rozpoczęciem konferencji (w hali głównej) oraz w przerwach (w dwóch salach/ pomieszczeniach konferencyjnych) prezentowane będą filmy dotyczące województwa lubelskiego (przekazane przez Zamawiającego) obowiązek realizacji po stronie Wykonawcy. Podczas trwania konferencji przewiduje się (wstępne planowanie) jedną przerwę na mały catering (ok. 20 30 minut) oraz przerwę na lunch (ok. 1 godziny). Strona 6 z 25
2. Przygotowanie i wysyłka zaproszeń na Forum: Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, wykonania i dystrybucji dwóch wersji Zaproszeń (jedna przeznaczona do druku oraz druga do dystrybucji elektronicznej). Wykonawca przygotuje i wykona, w porozumieniu z Zamawiającym, nie mniej niż 500 zaproszeń wraz z ramową agendą i logotypami wskazanymi przez Zamawiającego. Dystrybucją zaproszeń zajmuje się Wykonawca. Listę osób, którym przekazane będą zaproszenia drukowane, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji (ewentualnej weryfikacji). Wykonawca przygotuje i wykona Zaproszenie na kolację w dniu 13.10.2014 r. Zaproszenie stanowić będzie tzw. wkładkę (umiejscowione będzie w środku) do głównego Zaproszenia na Forum). Zaproszenie na kolację będzie wykonane w formacie tożsamym z Zaproszeniem głównym, drukowanym. Lista osób uczestniczących w kolacji będzie uzgodniona z Zamawiającym. Wymagania dotyczące druku zaproszenia: (min. papier kredowany 250-300 gr/m 2, uszlachetniony dwustronnie folią błyszczącą, układ kolorystyki 4+4), na ostatniej stronie: logotypy, nazwa projektu, patroni medialni, a) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy najpóźniej 3 dni (wersja wstępna) i najpóźniej 6 dni (wersja ostateczna) od daty zawarcia umowy następujących materiałów: - treści projektu graficznego zaproszenia wraz na Forum i agendy wydarzenia, (zaproszenie elektroniczne i drukowane z uwzględnieniem logotypów, patronatów medialnych, honorowych itp.), b) Zapewnienie przez Wykonawcę kopert i umieszczenie w nich zaproszeń. Na kopertach powinny zostać umieszczone kolorowe logotypy, wskazane przez Zamawiającego. c) Dokonanie w ciągu 3 dni od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego projektu zaproszenia wraz z agendą wysyłki zaproszeń, na podstawie listy adresowej zatwierdzonej przez Zamawiającego. Wysyłka nastąpi listem priorytetowym oraz drogą elektroniczną. d) Wykonawca jest odpowiedzialny za wystawienie i skuteczne przekazanie uczestnikom forum oryginałów zaproszeń niezbędnych do uzyskania wiz, w przypadku gdy zarejestrowany uczestnik forum zgłosi potrzebę uzyskania zaproszenia. Zaproszenie powinno być zgodne z obowiązującymi umowami międzynarodowymi dotyczącymi wydawania wiz dla obywateli poszczególnych krajów Partnerstwa Wschodniego oraz Rosji i Kazachstanu lub innych krajów, którzy zechcą uczestniczyć, a będą potrzebować wiz. 3. Przygotowanie materiałów konferencyjnych dla uczestników forum: Ilość: dla 300 osób oraz dodatkowo identyfikatory dla obsługi technicznej Forum. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wszelkie wymogi przedmiotu zamówienia dla maksymalnej liczby uczestników. Komplet materiałów konferencyjnych: 300 kompletów Strona 7 z 25
Program Forum w formacie A5 (lub inny uzgodniony), papier kredowany 250-300 gr/m 2, uszlachetniony dwustronnie folią błyszczącą układ kolorystyki 4+4 tak jak zaproszenie, na ostatniej stronie: logotypy, nazwa projektu oraz patroni honorowi i medialni ilość: 300 Notes w formacie A5 min. 30 kartek (jedna kartka min. 80 g/m 2 ), kartki białe, bez kratki, linii, z kolorowymi elementami graficznymi m.in. tytuł i logo Forum, logotypy i nazwa projektu. Identyfikator z etui i smyczą ilość: 300 sztuk etui oraz 300 sztuk smyczy Grafik spotkań B2B, A2B ilość: 300 (format uzgodniony pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą). Długopis Materiał: metal Wykończenie: długopis automatyczny, końcówka dolna w kolorze srebrnym przykręcana, uchwyt mocujący; duży wkład cienko piszący w kolorze niebieskim, mechanizm przyciskany. Kolorystyka: korpus metaliczny bordowy (lub inny w uzgodnieniu), przycisk, klip oraz dwa pierścienie w kolorze srebrnym. Nadruk: 1+0 Tampodruk, Wymiary: długość: 140 mm+/- 10 mm. Długopis zamocowany do notesu. Identyfikator: - etui z przezroczystego tworzywa sztucznego+ kartonik nadruk w pełnym kolorze - rozmiar: 90 x 110 mm - identyfikatory imienne dla prelegentów, uczestników oraz organizatorów i obsługi (po akceptacji wzoru przez Zamawiającego), na podstawie ostatecznej i potwierdzonej listy zaproszonych gości. Smycz: - kolor: zgodny z kolorystyką elki gospodarczej (Zamawiający przekaże bezpośrednio Wykonawcy), - zakończona karabińczykiem, - nadruk: pełno kolorowy. Wszystkie materiały konferencyjne muszą być oznaczone logotypami Forum i projektu oraz nazwą projektu przekazane przez Zamawiającego. Oznakowanie Forum powinno być zgodne z Identyfikacją wizualną Województwa Lubelskiego, dostępne na stronie www.lubelskie.pl Dystrybucja materiałów konferencyjnych dla uczestników Forum. Każdy uczestnik Forum (uczestnik, prelegent, organizator) otrzyma teczkę konferencyjną z kompletem materiałów: notes, długopis, program, w tym plan spotkań - rozmów B2B, A2B, identyfikator na smyczy (obsługa Forum otrzyma identyfikatory na smyczy). Wykonawca jest odpowiedzialny za dopilnowanie przekazywania kompletu materiałów konferencyjnych uczestnikom Forum podczas rejestrowania przy recepcji. 4. Zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca forum: Strona 8 z 25
Wykonawca będzie miał za zadanie oznakowanie recepcji oraz wszystkich pomieszczeń/ sal, foyer, szatni itp., w których odbywa się Forum; przed salami konferencyjnymi będzie wystawiona tablica informacyjna ze szczegółowym opisem programu konferencji, który jest realizowany w danej Sali, z nazwiskami prelegentów itp. wymiary tablicy: np. 1 m szer. x 2 m wys. (lub inne wymiary do uzgodnienia z Zamawiającym), tablica usztywniona, na stojaku; rozstawienie (rozmieszczenie) przez Wykonawcę dodatkowych materiałów (m.in.: roll-upy, ścianki itp.), które wcześniej Wykonawca odbierze od Zamawiającego. jedna ścianka reklamowa wraz z kufrem (projekty graficzne, druk i wykonanie). Ścianka reklamowa wraz z kufrem projekty graficzne, druk i wykonanie ścianka druk pełnokolorowy na polipropylenie z przekładką blokout; laminat zabezpieczający grafikę przed uszkodzeniami mechanicznymi; materiał o grubości min. 300 mikronów; rozdzielczość druku min. 720 x 720 dpi; wymiar 1,5m x 2,5m; podwójny moduł (kaseta) do montażu grafiki wraz z wykonanymi projektami graficznymi i drukiem; konstrukcja stabilna, ścianki wykonane z aluminium anodowanego, maszty teleskopowe; 2 lampy halogenowe kompatybilne ze ścianką, z zapasowym kompletem żarówek i kablem o długości min. 3m; pokrowce transportowe z zabezpieczeniem z pianki kufer konstrukcja aluminiowa anodowana; blat z płyty meblowej laminowanej; stalowa stopa; grafika - folia naklejona na płytę PCV z dodatkowym laminatem zabezpieczającym grafikę przed uszkodzeniami mechanicznymi; montaż płaszcza graficznego na rzepy; pokrowiec transportowy. Wizualny przykład ścianki prezentuje obrazek poniżej. cztery roll-up (projekty graficzne, druk i wykonanie) Roll-up typu Premium z zastosowaniem grubościennych profili aluminiowych oraz ciężkiej stopy wykonanej z odlewu, szer. 100 cm, wys. 200 cm. Kompletny roll-up zawiera: konstrukcję aluminiową z mechanizmem rolującym, składany maszt aluminiowy, górną listwę mocującą, zatrzaskową futerał - torbę z trzema uchwytami, wysokiej jakości wydruk w rozdzielczości, min. 300 dpi materiał wydruku: typu blockout przestrzeń barwna CMYK przenośny stojak na broszury 6 x A4 konstrukcja z profili aluminiowych, 6 miejsc na katalogi, po 3 z każdej strony, podstawki pod katalogi z pleksi, możliwość regulacji wysokości stojaka, w komplecie: aluminiowa Strona 9 z 25
walizka wysokość ok. 150 cm, waga: 6 kg (z walizką aluminiową) - uzgodnieniu z Zamawiającym. Przykładowy obrazek: lub inny po Flipchart magnetyczny, suchościeralny (1 sztuka), wysokiej jakości powierzchnia lakierowana. Mobilny stelaż na 5 kółkach (w tym 3 blokowane), regulowana wysokość (od 1750 do 2000 mm), szeroka, metalowa półka na akcesoria, wymiary tablicy 67,5 x 100 cm, regulowany rozstaw haków na papier umożliwiający używanie różnych arkuszy papieru, trzy różnokolorowe pisaki (czarny, granatowy, czerwony), gąbka i 2 komplety bloku o wymiarach dopasowanych do wielkości flipcharta. Wykonawca wykona siatkę na elewację budynku, wielkość: 4 moduły (wymiary: 14655x4060) razem z montażem i demontażem. Wykonawca jest odpowiedzialny za opracowanie projektu i wykonanie całości (elementy, które będą umieszczone na siatce to m.in.: nazwa i logotyp Forum, termin oraz nazwa i logotypy projektowe, patronackie, medialne). Przykładową siatkę (oraz wielkość) na elewację prezentuje poniższe zdjęcie Elementy, które będą znajdowały się na ściance, roll-up będą uzgodnione z Zamawiającym (projekty graficzne zapewnia Wykonawca). Wykonawca jest odpowiedzialny za ustawienie i złożenie elementów wizualizacji spotkania (ścianek reklamowych, roll-upów oraz innych elementów). Wszystkie materiały konferencyjne, ścianka, roll-up(y), itd. będą dostarczone do obiektu, w którym odbywa się Forum, najpóźniej dzień przed rozpoczęciem konferencji (13.10.2014 r.) do godziny 12:00. Wykonawca jest odpowiedzialny za rozlokowanie wyposażenia pomieszczeń konferencyjnych w obiekcie (m.in. meble oraz inne elementy wyposażenia, które będą Strona 10 z 25
wykonane i dostarczone na Forum w ramach realizacji przedmiotu zamówienia) w dniu 13.10.2014 r., najpóźniej do godziny 16:00. 5. Organizacja recepcji forum Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym w godzinach trwania Forum. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania Forum, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych (także w języku angielskim i rosyjskim), rejestracja uczestników, dystrybucja identyfikatorów i materiałów konferencyjnych wśród uczestników, prowadzenie listy obecności uczestników spotkania, drukowanie dodatkowych identyfikatorów. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić minimum 8 osób obsługujących recepcję (w tym minimum 4 osoby znające języki: polski i angielski, 4 osoby znające język: polski i rosyjski). Na recepcji znajdować się będzie 8 stanowisk. Szczegóły dotyczące organizacji recepcji opracuje Wykonawca i przedstawi do akceptacji Zamawiającemu najpóźniej 10 dni przed datą konferencji. 6. Zapewnienie serwisu internetowego obsługującego forum Serwis internetowy konferencji Wymagane funkcjonalności serwisu internetowego to: możliwość pełnego dostosowania szaty graficznej do systemu identyfikacji konferencji, możliwość budowy nielimitowanej liczby podstron serwisu z dwupoziomową nawigacją kontrolowaną osobno dla górnego paska zakładek oraz stopki serwisu, możliwość zamieszczania dowolnych mediów (video, muzyka, grafika), możliwość tworzenia na podstronach serwisu list opisowych rozwijanych, możliwość dodawania dowolnej liczby paneli bocznych: - odnoszących się do podstron; - zawierających dodatkowe menu; - zawierających licznik zarejestrowanych uczestników; - zawierających licznik czasu pozostałego do konferencji; możliwość dodawania i zarządzania aktualnościami publikowanymi na stronie głównej (do trzech ostatnich wiadomości) oraz dedykowanej podstronie (pełna lista), moduł umożliwiający budowę agendy wydarzenia w układzie poziomym (tabele pod osobnymi zakładkami poziomymi) lub pionowym (zestaw tabel ułożonych w pionie), system zarządzania treścią musi posiadać funkcjonalność umożliwiającą prowadzenie serwisu internetowego w co najmniej 3 wersjach językowych (polski, angielski, rosyjski), przygotowany serwis internetowy konferencji musi być responsywny (dostosowany do urządzeń mobilnych). Strona 11 z 25
Obsługa techniczna systemów Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wsparcie techniczne przed rozpoczęciem rejestracji, w trakcie jej trwania oraz podczas Konferencji na następujących warunkach: Wykonawca jest zobowiązany: aktualizować treści na stronie internetowej; zapewnić wsparcie techniczne serwisu i systemów przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu; nanosić zmiany i aktualizacje serwisu internetowego najpóźniej w ciągu 4 godzin od mailowego zgłoszenia przez Zamawiającego; usuwać usterki zaistniałe w serwisie najpóźniej w ciągu 2 godzin od mailowego zgłoszenia przez Zamawiającego; zapewnić system archiwizowania danych osadzonych w serwisie i systemie w cyklu dobowym (przynajmniej raz na dobę); Administrowanie strony internetowej Wykonawca zobowiązuje się do obsługi strony internetowej www.forum.lubelskie.pl (w tym modyfikacja lub opracowanie nowego projektu) przez okres od dnia zawarcia umowy do dnia 31 paździrnika 2014 r. W chwili obecnej na wskazanej stronie internetowej Forum znajdują się informacje dotyczące ostatniej edycji (w 2013 r.), które wkrótce będą przeniesione do zakładki: archiwum. Obsługa strony www będzie polegać na: bieżącym usuwaniu wszelkich błędów i usterek w funkcjonowaniu strony; bieżącej aktualizacji strony, obejmującej m.in. zamieszczanie na stronie: treści, grafiki oraz załączników przekazywanych / akceptowanych przez Zamawiającego (informacji tworzonych przez Wykonawcę); Zamawiający będzie przesyłał Wykonawcy materiały do umieszczania na stronie drogą elektroniczną; Wykonawca umieści na stronie materiały przekazane przez Zamawiającego w ciągu najpóźniej do 24 godzin od momentu przekazania; Wykonawca zapewni mobilną wersję strony internetowej, do używania na smartfonach, tabletach, innych urządzeniach mobilnych (systemy operacyjne ios, Android). Wykonawca będzie odpowiedzialny za wprowadzanie aktualnych informacji o Forum, w szczególności w zakresie zmian programu oraz grafiku spotkań B2B, A2B także opracowywania relacji z wydarzeń w trakcie trwania Forum; wszystkie materiały należy umieszczać w trzech wersjach językowych: polska, rosyjska i angielska; przetłumaczenie na język rosyjski i angielski wszelkich materiałów zamieszczanych na stronie internetowej będzie zadaniem Wykonawcy; dostępność tłumaczy (dotyczy tekstów zamieszczanych na stronę internetową) jest wymagana od dnia podpisania umowy z Wykonawcą; po zakończeniu Forum, Wykonawca zamieści na stronie www.forum.lubelskie.pl wybrane: prezentacje, zdjęcia itp. (po akceptacji Zamawiającego) oraz podsumowanie Forum. Wykonawca będzie zarządzał stroną internetową Forum w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy do 15 listopada 2014 r. Strona 12 z 25
7. Organizacja rozmów B2B, A2B (14.10.2014 r.) Wykonawca jest zobowiązany koordynować rejestrację oraz sporządzić grafik spotkań biznesowych. Wykonawca odpowiedzialny będzie za opracowanie grafiku spotkań biznesowych (rozmów B2B, A2B) na podstawie rejestracji oraz zarządzanie organizacją rozmów biznesowych. W spotkaniach B2B Wykonawca zapewni udział przedsiębiorców ze wszystkich Krajów Partnerstwa Wschodniego, Rosji i Kazachstanu oraz UE. Minimalna ilość przedsiębiorców biorących udział w spotkaniach B2B to Ukraina 10 przedsiębiorców, Białoruś 10, Rosja 10, Kazachstan 10, Mołdawia 10, pozostałe KPW przynajmniej po jednym przedsiębiorcy, kraje UE 15 oraz z Polski województwa lubelskiego (min. 80). Zamawiający dopuszcza zmiany ilościowe udziału przedsiębiorców z uwagi na sytuację geopolityczną (w uzgodnieniu z Zamawiającym). Łączna ilość przedsiębiorców zagranicznych w rozmowach biznesowych będzie wynosić minimum 80. Należy brać pod uwagę zwiększenie liczby przedsiębiorców polskich i zagranicznych w spotkaniach biznesowych, w zależności od indywidualnej rejestracji uczestników. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu źródła, na podstawie których pozyska przedsiębiorców z poszczególnych państw. Wykonawca zakończy nabór zgłoszeń od przedsiębiorców do udziału w rozmowach B2B nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca po uzgodnieniu z Zamawiającym może dokonać dodatkowych rejestracji do mementu rozpoczęcia Forum. Na podstawie przyjętych zgłoszeń Wykonawca udostępni każdemu przedsiębiorcy listy potencjalnych partnerów do bezpośrednich rozmów biznesowych. Lista potencjalnych partnerów zostanie utworzona na podstawie wskazań przedsiębiorcy określonych w formularzu zgłoszeniowym dotyczących szukanych kontrahentów. Z listy potencjalnych partnerów przedsiębiorca dokona wyboru najbardziej wg niego atrakcyjnych partnerów do rozmów biznesowych. Wykonawca jest odpowiedzialny za dopilnowanie aby każdy przedsiębiorca dokonał wyboru ze swojej listy potencjalnych partnerów w terminie do 2 dni po zamknięciu naboru zgłoszeń. Na podstawie wyborów dokonanych przez przedsiębiorców Wykonawca przygotuje harmonogram rozmów B2B. Wykonawca przekaże ww. harmonogram Zamawiającemu. Po odbytych spotkaniach B2B, A2B Wykonawca przekaże Zamawiającemu wydrukowaną listę, podpisaną przez wszystkich uczestników spotkań biznesowych. Wykonawca jest odpowiedzialny za odpowiednie oznakowanie stolików do rozmów B2B. 8. Zapewnienie tłumaczenia podczas Forum Wykonawca zapewni tłumaczenie symultaniczne z/na język: polski, rosyjski i angielski. W salach konferencyjnych będą znajdować się po 2 kabiny w jednej sali do tłumaczenia symultanicznego wraz ze słuchawkami, Wykonawca zapewni 4 tłumaczy (po jednym do jednej kabiny), którymi będą wysokiej klasy specjaliści, o dużym doświadczeniu w przekładzie i dydaktyce przekładu. W jednej sali będzie 2 tłumaczy językowych na/z: polsko rosyjski i polsko-angielski. Wykonawca zapewni (podczas drugiego dnia Forum) tłumaczenie konsekutywne podczas wszystkich wizyt studyjnych (łącznie 3 wizyty studyjne) po jednym lub dwóch tłumaczy Strona 13 z 25
do każdej wizyty w zależności od zapotrzebowania/ liczebności uczestników wizyt studyjnych. 9. Zabezpieczenie usług cateringowych dla uczestników Forum Ilość osób: min. 250, max. 300 osób Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wszelkie wymogi przedmiotu zamówienia dla maksymalnej liczby uczestników. a) Zabezpieczenie cateringu - serwis napojów i przekąsek dostępny w formie bufetowej w trakcie trwania całości Forum - 14 października 2014 r. Catering jest dostępny w jednej przerwie pomiędzy panelami zgodnie z programem, planuje się 1 przerwę kawową 20-30 minutową. Wykonawca jest zobowiązany zabezpieczyć odpowiednie ilości (wystarczające) dla wszystkich uczestników konferencji. Podczas trwania konferencji, 14.10.2014 r. (od godz. 9:30 do godz. 18:00) w miejscu przeznaczonym na catering będą dostępne na bieżąco: kawa, herbata, dodatki: np. cukier, mleko, cytryna, 3 rodzaje soków, woda: gazowana, niegazowana, owoce, ciastka coctailowe, przekąski słone, kanapeczki koktajlowe, serwetki. Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia cateringu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) Mix ciastek coctailowych Przekąski słone Kawa rozpuszczalna i parzona Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna 60 g 60 g nielimitowana nielimitowana 200 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster Strona 14 z 25
Pieczywo nielimitowane Wykonawca zapewni, że wszystkie naczynia do posiłków i napojów będą szklane lub ceramiczne, z wyłączeniem plastiku. Na stołach powinny znajdować się obrusy oraz subtelny, elegancki i stylowy design dekoracji (obrusy, bukieciki świeżych kwiatów itp.). Wykonawca zapewni także obsługę kelnerską wszystkich posiłków (w eleganckich, estetycznych uniformach). W każdej sali (na stolikach, przy których zasiadają prelegenci) wodę niegazowaną i gazowaną w ilości co najmniej 2 x 0,33 l (w szklanych butelkach) na osobę wraz z odpowiednią ilością szklanek oraz będzie odpowiadał za ich wymianę i uzupełnianie w trakcie Forum; b) Przygotowanie lunchu Forma: szwedzki stół. Czas trwania: 1 godzina. Konsumpcja przy stolikach 4-12 osobowych, zasiadana. Stoły nakryte obrusami, krzesła odpowiednio dopasowane, na stołach element dekoracji (gustowna, elegancka kolorystyka wystroju). Menu (w formie bufetu oraz szwedzki stół): 2 rodzaje zup; 2 rodzaje ciepłych dań głównych składających się z ryby/mięsa/makaronu z sosem bez mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzajów, ryżu, pieczonych ziemniaków; 2 rodzajów przystawek mięsnych, 2 rodzajów przystawek wegetariańskich, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski serów; 2 rodzajów deserów; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna. Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia lunchu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 2 rodzaje zup do wyboru 200 ml 2 rodzaje ciepłych dań głównych 100 g + 100 g dodatków 2 rodzaje przystawek mięsnych, w tym paleta mięs pieczonych 100 g 2 rodzaje przystawek wegetariańskich 100 g 2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne Deski serów 200 g 100 g 3 rodzaje sałat 100 g 2 rodzaje deserów 100 g Napój Kawa rozpuszczalna nielimitowana Strona 15 z 25
Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster nielimitowane Wykonawca przedstawi propozycję menu celem akceptacji przez Zamawiajacego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu. 10. Zapewnienie Patronatów honorowych i medialnych Wykonawca pozyska patronaty: honorowe (krajowe, zagraniczne), merytoryczne (przynajmniej 3, mile widziana większa liczba), medialne (lokalne, krajowe, zagraniczne z Krajów Partnerstwa Wschodniego, Rosji, Kazachstanu, krajów UE). Wykonawca zamieści logotypy patronatów na stronie internetowej Forum, zaproszeniach, materiałach konferencyjnych. III. Organizacja spotkania networkingowego. Termin: 14.10.2014 r. o godzinie 20:00 Ilość osób: min. 120, max. 150 Miejsce: Obiekt położony w Lublinie / województwie lubelskim, w odległości maksymalnie do 15 km od Lubelskiego Ratusza, z możliwością organizacji przyjęcia na świeżym powietrzu. Obiekt powinien być wyposażony w przestronny ogród z możliwością przyrządzania potraw z grilla oraz scenę (przeznaczoną m.in. do wystąpień: organizatorów, gości oraz koncertu muzycznego) z podstawowym wyposażeniem i pomieszczeniem technicznym oraz nagłośnieniem. Należy uwzględnić zabezpieczenie przed deszczem dla wszystkich uczestników. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji kolacji w obiekcie zamkniętym, wnętrza klimatyzowane, parking monitorowany na minimum 100 aut. (w uzgodnieniu z Zamawiającym). Propozycje lokalizacji obiektu będą zgłoszone przez Wykonawcę. Zamawiający ostatecznie zaakceptuje miejsce organizacji kolacji. Strona 16 z 25
Menu: 2 rodzaje zup; 2 rodzaje ciepłych dań głównych składających się z ryby/mięsa/makaronu z sosem bez mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzajów, ryżu, pieczonych ziemniaków; 3 rodzaje potraw z grilla, 2 rodzajów przystawek mięsnych, 2 rodzajów przystawek wegetariańskich, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski serów; 2 rodzajów deserów; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna oraz potrawy z grilla (różne rodzaje mięsa, ryb, warzyw). Menu powinno uwzględniać produkty / wyroby regionalne spożywcze (m.in. wyeksponowane na szwedzkim stole: sery, wyroby mięsne / wędliniarskie, owoce, wyroby cukiernicze i piekarnicze, dania oraz napoje w odpowiednich ilościach itd.), napoje do uzgodnienia z Zamawiającym. Stoiska z wyrobami regionalnymi (minimum 5 stoisk lub więcej). Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia cateringu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu 2 rodzaje zup do wyboru Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 200 ml 2 rodzaje ciepłych dań głównych 100 g + 100 g dodatków 3 rodzaje potraw z grilla 400 g 2 rodzaje przystawek mięsne, w tym paleta mięsnych 100 g 2 rodzaje przystawek wegetariańskich 100 g 2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne Deski serów 200 g 100 g 3 rodzaje sałat 100 g 2 rodzaje deserów 100 g Napój Kawa rozpuszczalna Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo nielimitowana nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster nielimitowane Strona 17 z 25
Podczas trwania spotkania networkingowego Wykonawca zapewni prezentację walorów turystycznych i kulturowych regionu, np. zorganizuje występ sztukmistrzów lub kuglarzy. Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycję menu celem akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu. Wykonawca po podpisaniu umowy przedstawi propozycję organizacji prezentacji walorów turystycznych i kulturowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w programie występu. IV. Organizacja wizyt studyjnych. Wykonawca zorganizuje 3 różne wizyty studyjne do firm, instytucji, specjalnych stref ekonomicznych (innych miejsc) na terenie województwa lubelskiego. Zgłoszenie i potwierdzenie uczestnictwa przeprowadzi Wykonawca. W pierwszej kolejności Wykonawca dokona rejestracji uczestników zagranicznych, następnie (po przeliczeniu ilości wolnych miejsc uaktywni rejestrację uczestników polskich). W wizytach studyjnych mogą wziąć udział uczestnicy, którzy są obecni na konferencji w dniu 14.10.2014 r. Przykładowe wizyty studyjne: 1. Wizyta studyjna Miejsce: Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Chełmie - Centrum Studiów Inżynierskich (Depułtycze Królewskie 55, ok. 5 km. od miejsca, w którym znajduje się Rektorat, tj. ul. Pocztowa 54, Chełm 22-100). Zwiedzanie: Laboratorium mechaniki i budowy maszyn, Laboratorium lotnicze. Ilość osób: ok. 50 (jeden autokar) Wyjazd z Lublina: o godz. 8:30, zbiórka: hotel, w którym zakwaterowani będą goście - uczestnicy Forum. Powrót do hotelu w Lublinie: o godz. 13:00 Organizacja lunchu dla uczestników wizyt studyjnych. Lunch: o godz. 13:30 14:30 Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu 1 rodzaj zupy Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 200 ml 1 rodzaj ciepłego dania głównego 100 g + 100 g dodatków 1 rodzaj przystawki mięsnej 100 g 1 rodzaj przystawki wegetariańskiej 100 g Strona 18 z 25
3 rodzaje sałat 100 g 1 rodzaj deseru 100 g Napój Kawa rozpuszczalna Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 % Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo nielimitowana nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster nielimitowane 2. Wizyta studyjna Miejsce: Aliplast Sp. z o.o. (ul. Wacława Moritza 3, Lublin 20-276), znajdująca się na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej SSE EURO-PARK MIELEC, Podstrefa Lublin. Firma zajmuje się produkcją systemów aluminiowych), zwiedzanie innych firm znajdujących się na terenie Podstrefy Lublin. Ilość osób: ok. 20 (jeden bus) Wyjazd z Lublina: o godz. 8:30, zbiórka: hotel, w którym zakwaterowani będą goście - uczestnicy Forum. Powrót do hotelu w Lublinie: o godz. 13:00 Organizacja lunchu dla uczestników wizyt studyjnych. Lunch: o godz. 13:30 14:30 Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu 1 rodzaj zupy Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 200 ml 1 rodzaj ciepłego dania głównego 100 g + 100 g dodatków 1 rodzaj przystawki mięsnej 100 g 1 rodzaj przystawki wegetariańskiej 100 g 3 rodzaje sałat 100 g Strona 19 z 25
1 rodzaj deseru 100 g Napój Kawa rozpuszczalna Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 % Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo nielimitowana nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster nielimitowane 3. Wizyta studyjna Miejsce: Spółdzielnia pszczelarska APIS, zwiedzanie innych firm sektora spożywczego. Ilość osób: ok. 20 (jeden bus) Wyjazd z Lublina: o godz. 8:30, zbiórka: hotel, w którym zakwaterowani będą goście - uczestnicy Forum. Powrót do hotelu w Lublinie: o godz. 13:00 Organizacja lunchu dla uczestników wizyt studyjnych. Lunch: o godz. 13:30 14:30 Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu 1 rodzaj zupy Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 200 ml 1 rodzaj ciepłego dania głównego 100 g + 100 g dodatków 1 rodzaj przystawki mięsnej 100 g 1 rodzaj przystawki wegetariańskiej 100 g 3 rodzaje sałat 100 g 1 rodzaj deseru 100 g Napój Kawa rozpuszczalna Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 % nielimitowana nielimitowana 400 ml Strona 20 z 25
Woda mineralna gazowana w butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g plaster nielimitowane W/w wizyty stanowią jedynie propozycję, która może ulec zmianie (po uzyskaniu projektów / planów wizyt od Wykonawcy). Wykonawca zapewni 3 tłumaczy (do uzgodnienia z Zamawiającym) podczas wizyt studyjnych. Decyzja o tym, w jakich językach obcych tłumacze będą potrzebni zostanie podjęta po zaakceptowaniu listy uczestników wizyt studyjnych. Wykonawca zapewni osobę / osoby (w każdym środku transportu) do opieki merytorycznej, organizacyjnej. Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca odbywania wizyt studyjnych w wyniku wystąpienia nieprzewidzianych wcześniej okoliczności. V. Organizacja spotkania podsumowującego Forum. Termin: 15.10.2014 r. godzina: 13:30 Ilość osób: w zależności od uczestników wizyt studyjnych, max. 100, Miejsce: np. hotel, w którym zakwaterowani są uczestnicy, restauracja na Starym Mieście w Lublinie - ilość osób uzależniona od ilości uczestników ok. 100 osób. Ostateczny wybór miejsca Wykonawca przedłoży do akceptacji Zamawiającemu. Menu (w formie bufetu oraz szwedzki stół): 2 rodzaje zup; 2 rodzaje ciepłych dań głównych składających się z ryby/mięsa/makaronu z sosem bez mięsa, bukietu gotowanych jarzyn, surówek min. 2 rodzajów, ryżu, pieczonych ziemniaków; 2 rodzajów przystawek mięsnych, 2 rodzajów przystawek wegetariańskich, 3 rodzaje sałat, pieczywo mieszane, deski serów; 2 rodzajów deserów; napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, 3 rodzaje soków), napoje gorące (kawa i herbata), dodatki np. cukier, mleko, cytryna. VI. Zabezpieczenie usługi, hotelowej oraz transportowej podczas trwania forum Wymagania dotyczące hotelu (miejsc noclegowych) a) Zakwaterowanie uczestników konferencji: max. 35 miejsc noclegowych (pokoje jednoosobowe) rozdysponowanych w dniach 13-15 października 2014 r. (po 30 miejsc noclegowych na dobę) w uzgodnieniu z Zamawiającym (m.in. dla partnerów projektu, zagranicznych gości). Lista osób korzystających z noclegów będzie uzgodniona z Zamawiającym. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów Strona 21 z 25
wygenerowanych przez uczestników w trakcie całego pobytu w obiekcie hotelowym (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku itp.). b) Obiekt o standardzie hotelu minimum 3-gwiazdkowego (jeden lub 2 obiekty), położone w bliskiej odległości od siebie (odległość umożliwiająca przemieszczanie się bez dodatkowego transportu, maksymalnie do 1000 m). Każdy uczestnik Forum wraz z noclegiem otrzyma śniadanie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym ustali najpóźniej na 3 dni przed datą Forum. Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji hotelu. Zapewnienie transportu (wraz z kierowcami) w dniach 13-15 października 2014 r. 13 oraz 14 października 2014 r. odpowiednio według potrzeb: na trasie hotel / obiekt (wraz z powrotem do hotelu), gdzie będzie odbywać się konferencja (tj. hotel / hotele, w którym / których będą zakwaterowani uczestnicy) oraz na trasie hotel / miejsce (wraz z powrotem do hotelu) w którym odbędzie się prezentacje oraz spotkania. Podczas trwania spotkań przewidziane są 2 kursy w różnych godzinach (do ustalenia), na trasie: do hotelu / hoteli, w których zakwaterowani są uczestnicy). 15.10.2014 r. na trasie 3 wizyt studyjnych. Wyjazd z Lublina: ok. godz. 8:30, zbiórka: hotel, w którym zakwaterowani będą goście - uczestnicy Forum. Powrót do hotelu w Lublinie: ok. godz. 13:00 Wymagania stawiane środkom transportu to: Każdy środek transportu musi posiadać m.in. klimatyzację, odpowiedni standard m.in. wygodne siedzenia, czystość, stan techniczny idealny. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany środków transportu (po uzgodnieniu) w zależności od liczebności uczestników wydarzenia. - w pierwszym dniu Forum 2 autokary min. 50 osobowe oraz 1 samochód typu Bus 19-osobowy, - w drugim dniu Forum jeden autokar min. 50 osobowy oraz 2 busy po ok. 20 osób w każdym (wizyty studyjne). VII. Przygotowanie oraz przeprowadzenie kampanii medialnej reklamującej forum; Przygotowanie relacji filmowej o Forum, notatki prasowej oraz udokumentowanie fotograficzne wizyty gości z Polski i z zagranicy w regionie lubelskim w ramach organizacji Wschodniego Forum Gospodarczego Lub- Invest. a) Przygotowanie oraz przeprowadzenie kampanii medialnej reklamującej forum: 1. Przygotowanie przez Wykonawcę i przedłożenie do akceptacji Zamawiającemu projektu graficznego bilbordu reklamującego Forum (full color). Stałymi elementami informacji o Forum będzie: nazwa, logotypy, data, miejsce, organizatorzy oraz nazwa i logotypy Strona 22 z 25
projektowe przekazane przez Zamawiającego. Ilość bilbordów: 3, które będą znajdować się w miejscach publicznych o dużym natężeniu ruchu, maksymalnie do 15 m od krawędzi ulicy (przykładowe lokalizacje: 1. w okolicy miejsca organizacji Forum, 2. przy wjeździe do Lublina - Al. Warszawska, 3. ścisłe Centrum Lublina), wielkość powierzchni jednego plakatu: minimum 18 m 2. Bilbordy będą całościowo odsłonięte, nie mogą być odwrócone. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu propozycję lokalizacji bilbordów do akceptacji. Po akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca wykona i umieści informację na wskazanych bilbordach. Plakaty będą umieszczone na bilbordach najpóźniej 15 dni przed rozpoczęciem Forum i będą wisiały co najmniej do 14 października 2014 r. 2. Przygotowanie informacji nt. Forum Gospodarczego Lub-Invest oraz ich dystrybucja w: a) mediach lokalnych województwa lubelskiego, minimum w: 3 czasopismach oraz w jednym z każdego miasta na prawach powiatu (powiaty grodzkie: Lublin, Biała Podlaska, Chełm, Zamość), 2 rozgłośniach radiowych oraz w telewizji o zasięgu wojewódzkim wszelkie szczegóły dotyczące tytułów prasowych, treści informacji, miejsca - strony na której będzie umieszczona informacja, rozgłośni radiowych itp. do akceptacji Zamawiającego; b) mediach o zasięgu ogólnopolskim, minimum: 2 dzienniki, 1 tygodnik - czasopisma o tematyce gospodarczej oraz 2 portali gospodarczych (wszelkie szczegóły dotyczące tytułów prasowych, treści informacji, miejsca strony na której będzie umieszczona informacja itp. do akceptacji Zamawiającego); c) mediach zagranicznych: w krajach Partnerstwa Wschodniego, Rosji, Kazachstanie, UE o zasięgu ogólnokrajowym i lokalnym (w tym: co najmniej w jednym dzienniku i tygodniku w minimum 1 krajach ze Wschodu i 1 krajach UE o zasięgu ogólnokrajowym z mutacjami lokalnymi oraz telewizji o zasięgu ogólnokrajowym), a także zagranicznych portalach gospodarczych Krajów Partnerstwa Wschodniego, Rosji i Kazachstanu, UE. 3. Informacje będą upublicznione przed wydarzeniem (najpóźniej na 15 dni przed terminem Forum). Wszystkie treści tekstów do mediów będą przedłożone Zamawiającemu do akceptacji. 4. Wykonawca przekaże Zamawiającemu listy z tytułami (nazwami) mediów, portali internetowych, do których przekaz będzie dystrybułowany, 5. Wykonawca przekaże Zamawiającemu szczegółowy raport dotyczący przekazu informacji przed i po wydarzeniu. 6. Zapewnienie udziału minimum 4 dziennikarzy zagranicznych, w tym minimum 2 dziennikarzy (jeden dziennikarz z jednego kraju) z Krajów Partnerstwa Wschodniego, Rosji, Kazachstanu oraz minimum 2 dziennikarzy z UE, a także minimum 4 dziennikarzy krajowych (w tym minimum 2 dziennikarzy z mediów lokalnych i 2 zasięg ogólnokrajowy z różnych mediów). Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby dziennikarzy zagranicznych z poszczególnych krajów z uwagi na sytuację geopolityczną Ukrainy. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu listę dziennikarzy, którzy wyrażą swój akces do wzięcia udziału w Forum. b) Przygotowanie relacji filmowej Wykonawca przygotuje materiał filmowy z wydarzenia w formie reportażu. Parametry techniczne: czas trwania filmu: 3 4 minuty, Strona 23 z 25