Marzena Podgórska 1, Agnieszka Gaschi-Uciecha Politechnika Śląska 2 Dobór oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami w obszarze logistyki Zarządzanie projektami a logistyka Projekty, definiowane jako [4]: niepowtarzalne przedsięwzięcia o wysokiej złożoności, określone co do czasu ich wykonania i wymagające zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków w sposób niezależny od powtarzalnej działalności, związane z wysokim poziomem ryzyka (...), a przez to wymagające zastosowania specjalnych metod ich przygotowania i wdrażania są coraz częściej obecne w działalności dzisiejszych organizacji. Także, w obszarze logistyki, ich liczba, a zarazem złożoność systematycznie wzrasta. Projekty bowiem służą do realizowania założeń i wytycznych logistyki, i w praktyczny sposób pomagają rozwiązać problemy związane z przepływem ładunków i osób. Warto w tym miejscu, za J. Witkowskim i B. Rodawskim wskazać, ze względu na obszar tematyczny publikacji, samą definicję projektu logistycznego, a więc [1]: jednorazowe, ograniczone czasowo i budżetowo przedsięwzięcie, którego realizacja służy poprawie sprawności i efektywności produktów oraz towarzyszących im informacji w przedsiębiorstwach, łańcuchach dostaw lub układach przestrzennych. Ponadto należy zaznaczyć, iż w obszarze działalności logistycznej przedsiębiorstw, można wyróżnić wiele typów projektów. Przykładowo, przyjmując za kryterium klasyfikacji obszar funkcjonalny przedsięwzięcia należy wyróżnić: projekty lokalizacyjne, transportowe, magazynowe, zarządzania zapasami, czy poprawy jakości dostaw. Z kolei, biorąc pod uwagę kryterium rodzaju działań i ich rezultatów można zdefiniować: projekty szkoleniowe, doradczo-wdrożeniowe i inwestycyjne. Do wyznaczenia innych typologii logistycznych możliwe jest także zastosowanie takich kryteriów jak: zasięg przestrzenny, liczba uczestników, źródła finansowania, wielkość budżetu, czy zasięg podmiotowy oraz czas i znaczenie skutków realizacji projektów [5]. Tak szerokie zastosowanie zarządzania projektami w logistyce, podkreśla, jego znaczenie i rolę w tym obszarze działalności organizacji. Wskazuje także na potrzebę oraz konieczność wsparcia i doskonalenia tej płaszczyzny, aby mogła w efektywny sposób realizować swoje zadania oraz poprawiać jakość i wydajność działalności logistycznej. Czynniki wpływające na dobór oprogramowania w zarządzaniu projektami S. Spałek [3] wskazuje, iż potrzeby przedsiębiorstw w zakresie wspomagania informatycznego zarządzania projektami skupiają się na dwóch obszarach: realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych oraz przygotowaniu nowych produktów. Autor podkreśla, że w obydwu przypadkach może być konieczne wspomaganie komputerowe, jednak w przypadku drugiego obszaru należy rozróżnić sytuację, w której opracowuje się nowy i złożony produkt, lub grupę nowych produktów w danej jednostce czasu. Dlatego też istotne jest zidentyfikowanie potrzeb dotyczących danego typu przedsięwzięcia (Rys.1) Podczas doboru oprogramowania konieczne jest zwrócenie uwagi na skalę działalności danej organizacji w obszarze projektów [2]. Należy wskazać rodzaj realizowanych, bądź planowanych w przyszłości projektów, a następnie zastanowić się czy i w jakim stopniu konieczne będzie wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania. [3]. Od tego bowiem ile projektów, jakiego typu i o jakiej złożoności jest realizowanych, zależeć będzie rozwiązanie, po jakie organizacja sięgnie. Ponadto, istotna jest również dojrzałość organizacji w zakresie zarządzania projektami. 1 Mgr inż. M. Podgórska, doktorantka, Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Instytut Zarządzania i Administracji, Zakład Zarządzania Przedsiębiorstwem i Logistyki 2 Mgr inż. A. Gaschi-Uciecha, doktorantka, Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Instytut Zarządzania i Administracji, Zakład Zarządzania Przedsiębiorstwem i Logistyki 4807
Rys. 1. Identyfikacja potrzeb wspomagania komputerowego ze względu na rodzaj prowadzonych projektów Źródło: Spałek S.: Komputerowe wspomaganie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, [w:] Komputerowo zintegrowane zarządzanie, R. Knosala R. [red.], Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole, 2011, s.343 344. Brak jednolitych standardów i procesów w tym obszarze, może spowodować niewłaściwe określenie potrzeb co do funkcjonalności i wymagań oprogramowania [2].Należy także pamiętać, iż wdrażane narzędzie musi być akceptowane i zrozumiałe dla wszystkich jego użytkowników oraz, że nie zastąpi ono kompetentnego i doświadczonego zespołu zarządzania projektem, a jedynie może wesprzeć jego działanie [4]. Jako podstawowe czynniki wyboru oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami wymienia się [4]: 1) funkcjonalność, czyli zbiór korzyści jakie ponosi użytkownik z tytułu jego nabycia, 2) koszt wdrożenia, 3) czas wdrożenia, 4) elastyczność, czyli możliwości dostosowania się programu do nowych zadań i sytuacji w przedsiębiorstwie 5) bezpieczeństwo, czyli maksymalne zabezpieczenie przed konsekwencjami zdarzeń losowych. Gotowe rozwiązania informatyczne w zakresie wspierania zarządzania projektami Organizacja, mając już świadomość potrzeb w zakresie zarządzania projektami, musi podjąć decyzję dotyczącą wyboru gotowego rozwiązania dedykowanego do wsparcia zarządzania projektami, bądź też zastanowić się na stworzeniem jednostkowego rozwiązania dopasowanego do indywidualnych jego potrzeb. Na rynku funkcjonuje wiele gotowych, zarówno płatnych, jak i darmowych rozwiązań przeznaczonych do wsparcia zarządzania projektami. Zestawienie, najbardziej popularnych w Polsce, narzędzi informatycznych wspierających działalność projektową organizacji i ich funkcji, zawarto w Tabeli 1. 4808
Tabela 1. Porównanie najbardziej popularnego oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami w Polsce Gotowe rozwiązanie Microsoft Project Proffesional + Project Server Microsoft Project Standard Project Open Asta Powerproject Funkcjonalności PODSTAWOWE MOŻLIWOŚĆI Zarządzanie portfelem projektów + - + + + + + - - - + + - Hierarchiczna lista zadań + + - + + + + + + + + - + Ustalanie terminów zadań + + - + - - + - + + + - + na podstawie zadań zależnych Ustalanie kosztów zadań + + + + + - + + + - + + - Definiowanie kalendarza projektu + + - + + - + + + - + + + Narzędzia do analizy ryzyka + + - + + + + - - - - - - MONITOROWANIE PRZEBIEGU PROJEKTU Śledzenie stanu + + + + + + + + + + + + - Komentowanie stanu - - - + + + + - - - + - + Śledzenie kosztów projektu + + - + + + + - + - + + - Powiadomienie e-mail + - - + + + + - - - + + + ZASOBY Przypisywanie osób do zadań + + - + + + + + + + + + + Przypisywanie innych zasobów + + - + + + + + + + + - - Bilansowanie zasobów + + - + + - + - - - + - - PREZENTACJA GRAFICZNA Wykres Gantta + + - + + + + + + + + + - Możliwość edycji projektu na + + - + + - + + + + + + - wykresie Gantta Wykres CPM + + - + - - + - + + - - - CENA Płatny (P)/ Darmowy (D) P P D P P P P D D D P P D + oznacza posiadaną funkcjonalność, natomiast - oznacza jej brak Źródło: opracowanie własne na podstawie [2], [3], [5]. Maconomy People Planner Project Thunder Blue Ant Windows Planner OpenProj GanttProject Esthete Manager Isido.pl Baser W odniesieniu do informacji zawartych w tabeli 1 należy wskazać, iż większość z płatnych narzędzi dedykowanych zarządzaniu projektami (m.in. Miscrosoft Project, Asta Powerproject, Blue Ant) pozwala na opracowanie planu projektu i monitorowanie jego obszarów, czyli wspomaga podstawowe obszary projektu. Jedynie program ProjectThunder oraz Isido.pl posiadają niewielkie możliwości w tym zakresie. Co się tyczy oprogramowania darmowego, to najszerszą funkcjonalność, jeśli chodzi o podstawowe możliwości wspierania zarządzania projektami i monitorowanie jego przebiegu prezentuje program OpenProj. Wśród programów płatnych najszerszą funkcjonalność w odniesieniu do wszystkich aspektów zaprezentowanych w tabeli 1 posiadają Miscrosoft Project Proffesional + Project Server, Asta Powerproject, 4809
Blue Ant oraz Esthete Manager i Maconomy People Planner. Najsłabsze funkcje, podobnie, jak w przypadku podstawowych możliwości, prezentują ProjectThunder oraz Isido.pl. Wśród programów darmowych najsłabsze możliwości, posiada program Project Open, który wspiera jedynie zarządzanie portfelem projektów, ustala koszty zadań oraz śledzeni stan projektu. Najszerszy wachlarz możliwości prezentuje z kolei: OpenProj, a po nim Gantt Project i Windows Planner. Należy w tym miejscu nadmienić, iż pełne porównanie zestawionych rozwiązań, wymagałoby jeszcze poddania analizie cen poszczególnych rozwiązań. Dopiero taka analiza mogłaby dać pełen obraz sytuacji i rzetelnie ocenić możliwości płatnych narzędzi w stosunku do kosztów ich wdrożenia. Nie jest to jednak celem publikacji, stąd nie podjęto takiej próby. Decydując się na wybór gotowego oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami, organizacja powinna wziąć pod uwagę: zidentyfikowane na wcześniejszym etapie potrzeby w tym zakresie, możliwości finansowe danej organizacji, perspektywę rozwoju organizacji w obszarze zarządzania projektami w kolejnych latach. Często bowiem, przy nieskomplikowanych projektach kierownik projektu może wspierać się jedynie arkuszami kalkulacyjnymi, bądź korzystać z otwartych rozwiązań dostępnych na rynku, a przy tym realizować projekty z sukcesem. Wsparcie informatyczne projektów logistycznych Projekty logistyczne, w porównaniu do projektów realizowanych w innych obszarach działalności organizacji, posiadają pewne szczególne uwarunkowania, które należy wziąć pod uwagę podczas ich realizacji. Najistotniejsze potrzeby w zakresie zarządzania projektami logistycznymi dotyczą: konieczności dotrzymywania terminów ostatecznych (tzw. deadline) oraz określonych miejsc i kosztów związanych z realizacją danego projektu, planowania i koordynowania cyklu realizacji zadań określania czasów trwania, czasu wyprzedzania i opóźnienia, zdefiniowania roli i miejsca projektu logistycznego w strukturze organizacyjnej organizacji, uwzględnienia poziomu obsługi klienta podczas realizacji projektu oraz w wyniku jego ukończenia, całościowych kosztów logistycznych i związanych z tym ryzyk. W ramach wyodrębnionych, na wcześniejszym etapie artykułu, czynników mających wpływ na dobór oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami realizowanymi w obszarze logistyki, przeprowadzono wywiady z pracownikami wybranych śląskich przedsiębiorstw odpowiedzialnymi za zarządzanie zmianami w tym obszarze. Na ich podstawie wskazano, że: w dużym stopniu czynniki wpływające na dobór oprogramowania wspomagającego zarządzanie projektami zależą od specyfiki działalności danej organizacji, w tym przede wszystkim, od rodzaju i ilości procesów logistycznych, jakie w niej zachodzą; podstawowym kryterium, wpływającym na dobór narzędzi informatycznych wspierających omawiany obszar działalności, są łączne korzyści jakie daje użytkownikowi wdrożenie takiego oprogramowania. Ma ono bowiem za zadanie wpierać obecne działania i sprawiać, by realizowane przedsięwzięcia logistyczne odnosiły większą efektywność (rozumianą jako bezpośrednią poprawę jakości i wydajności), która przyczyni się do zwiększenia potencjału konkurencyjności i efektywności finansowej organizacji; jednym z istotnych czynników wpływających nań jest elastyczność docelowego rozwiązania informatycznego. Nie ma bowiem większej zasadności wdrażanie rozwiązań, które są wielofunkcyjne i z których organizacja, na danym etapie swojego istnienia nigdy nie skorzysta, ponieważ zamiast poprawy efektywności może doprowadzić to do zniechęcenia organizacji do samej metody i tylko pogorszenia występujących już problemów. Lepiej, w tym przypadku, zastosować podejście ewolucyjne, i początkowo wspierać jedynie podstawowe elementy zarządzania projektami, aby potem, w miarę potrzeb, systematycznie rozwijać zakres stosowanego wsparcia; 4810
wspomaganie informatyczne zarządzania projektami logistycznymi powinno być kompatybilne z pozostałą działalnością projektową danej organizacji i winno odpowiadać zasadom (bądź szerzej metodyce, jeśli takowa obowiązuje) przyjętym w tym zakresie w organizacji. Wiąże się to bezpośrednio z dojrzałością projektową samej organizacji, bowiem jeśli posiada ona systemem zarządzania projektami, to konieczne jest, by wdrażane rozwiązanie było zintegrowane z tym systemem i służyło także innym obszarom działalności; wdrożeniu wybranego rozwiązania powinny towarzyszyć szkolenia dotyczące zarówno obsługi samego oprogramowania, jak również samej metodyki zarządzania projektami. W projektach uczestniczą interdyscyplinarne zespoły, wywodzące się z różnych obszarów działalności, stąd też nieznajomość i niezrozumienie przez nich metod oraz narzędzi, które mają usprawniać ich pracę powodowałoby tylko chaos i przynosiło niepożądane skutki. Streszczenie Celem artykułu jest prezentacja czynników wpływających na dobór oprogramowania wspierającego działalność projektową organizacji w obszarze. Z tego względu, w ramach opracowania, przeprowadzono syntetyczny przegląd dostępnej literatury w zakresie czynników wpływających na dobór narzędzi wspierających zarządzanie projektami oraz zaprezentowano dostępne narzędzia informatyczne wspierające ten obszar działalności. Na podstawie wywiadów z pracownikami przedsiębiorstw odpowiedzialnymi za zarządzanie zmianami w obszarze logistyki oraz doświadczeń własnych autorów dokonano analizy powyższych zagadnień w kontekście zarządzania zmianą w logistyce. Słowa kluczowe: MS Project, zarządzanie zmianą w logistyce, przedsięwzięcie logistyczne THE CHOOSE OF THE SOFTWARE WHICH SUPPORTS THE PROJECT MANAGEMENT IN THE LOGISTIC AREA Abstract The aim of this article is to present the factors affecting the choice of software to support changes in the area of logistics activities of organizations and presentation of commercially available solutions in this respect. A comprehensive overview of the available literature regarding the factors affecting the choice of tools to support project management and the opportunities of these tools was conducted. Based on interviews with employees of companies responsible for the management of change in the area of logistics and the own experience of authors was analyzed these issues in the context of change management in logistics. Keywords: MS Project, logistical task, project logistics Literatura [1] Nowosielski S. (red.): Procesy i projekty logistyczne, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław 2008. [2] Paturalski P.: Kluczowe aspekty wdrażania narzędzi do zarządzania projektami, dostęp online: file:///c:/users/qwerty/downloads/narzedzia_do_zarzadzania_projektami.pdf, dostęp: czerwiec 2014 [3] Spałek S.: Komputerowe wspomaganie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie [w:] Knosala R. (red.), Komputerowo zintegrowane zarządzanie. Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole, 2011. 4811
[4] Trocki M. (red.): Nowoczesne zarządzanie projektami. Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, 2012. [5] Witkowski J., Rodawski B.: Pojęcie i typologia projektów logistycznych, Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 3, 2007. [6] www.4pm.pl/bundles/applicationmain/soft/index.html, dostęp: maj 2014 4812