NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Gdańsk,18 sierpnia 2008r. DELEGATURA w GDAŃSKU ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk tel. (058) 301-82-11 fax (058) 301-13-14 NIP 583-25-68-765 Regon 000000081 P/08/096 LGD- 41011-01-08 Pani Ewa Kosiedowska Prezes Centrum Wolontariatu w Słupsku WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Gdańsku przeprowadziła kontrolę w Centrum Wolontariatu w Słupsku (dalej: Stowarzyszenie ). Przedmiotem kontroli była prawidłowość uzyskiwania i wykorzystywania środków Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w latach 2005-2007. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Stowarzyszenia w badanym zakresie. 1. W okresie objętym kontrolą Stowarzyszenie uzyskało na realizację 6 zadań dotacje z Rządowego Programu - Fundusz Inicjatyw Obywatelskich ( FIO ) w łącznej kwocie 248,5 tys. zł, co stanowiło 38,9% przychodów ogółem Stowarzyszenia. 2. Stwierdzono, Ŝe w Stowarzyszeniu, niezgodnie z zasadami określonymi w polityce rachunkowości nakazującymi prowadzenie księgi głównej w sposób ręczny, księga ta była prowadzona przy pomocy arkusza kalkulacyjnego Excel, co pozwalało na modyfikację
zapisów i poprawianie błędów bez uwidocznienia faktu dokonania zmiany. Arkusz kalkulacyjny Excel jest programem niespełniającym wymogów ustawy o rachunkowości, w tym m.in. nie zabezpiecza przed zniszczeniem, modyfikacją czy ukryciem zapisów, a zatem Stowarzyszenie naruszyło przepis art. 23 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694). Stwierdzono ponadto, Ŝe w części kart wydatków dotyczących dotowanych zadań brak było dat zapisu operacji gospodarczej, wymaganych przepisem art. 23 ust.2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W kartach przychodów dotyczących tych zadań odnotowywano tylko środki uzyskane z FIO, natomiast nie wykazywano środków z innych źródeł którymi równieŝ finansowano zadania. Było to niezgodne z postanowieniami umów o dotowanie z FIO realizacji tych zadań. Zobowiązywały one bowiem zleceniobiorców do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo - księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, zgodnie z przepisem art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, ponosi kierownik jednostki. 3. Prowadzenie w sposób nieprawidłowy ewidencji finansowo-księgowej uniemoŝliwiało na jej podstawie prawidłowe rozliczenie dotacji. Szczegółowe badania 3 zadań przeprowadzono na podstawie dokumentacji źródłowej (na które otrzymano dotacje w kwocie 99,2 tys. zł, 40% ogółem uzyskanej dotacji). W wyniku tych badań stwierdzono nieprzestrzeganie zasad przyznawania i rozliczania dotacji w ramach FIO ( zasady FIO ) w zakresie sposobu opisywania rachunków dokumentujących poniesienie wydatków, zasad wymaganych ustawą o rachunkowości oraz zasad FIO w zakresie rozliczania podróŝy słuŝbowych, tj.: - 18 rachunków objętych badaniem (40,0% próby) zostało opisanych niezgodnie z zasadami wymaganymi przez zleceniodawcę w szczególności: rachunki były opisywane na pierwszej stronie zamiast na odwrocie, a w części z nich nie wskazano wszystkich źródeł finansowania, - 3 rachunki (6,7% próby) nie posiadały niezbędnych danych wymaganych przepisami ustawy o rachunkowości (w szczególności art.21 ust.1 pkt 6), - w rozliczeniach dotacji w zakresie kosztów wyjazdów słuŝbowych osób zaangaŝowanych w realizację projektów zaliczono rachunki za zakup paliwa do samochodu osobowego (na kwotę 586 zł) pomimo, Ŝe w myśl zasad FIO
( kwalifikowalność kosztów ) do rozliczenia wyjazdów tych osób naleŝało przyjąć wyłącznie naleŝności z tytułu podróŝy słuŝbowej, ustalone na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), 4. Stowarzyszenie powierzyło wykonawcy zewnętrznemu realizację części zadań finansowanych z FIO pomimo, iŝ Ŝadna z umów zawartych przez Stowarzyszenie z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej na realizację zadań publicznych nie przewidywała zlecenia części zadania podwykonawcy. Podmiotem realizującym zlecenia był prowadzony przez Panią Gabinet Terapii Pedagogicznej i Szkoleń. Na opłacenie usług świadczonych przez ww. Gabinet wydatkowano środki dotacji w kwocie 22.985 zł. PowyŜsze działanie było nielegalne. 5. Sporządzane sprawozdania z realizacji zadań zawierały dane w zakresie kosztów niezgodne ze stanem faktycznym. W sprawozdaniach z wykonania 3 zadań objętych badaniem, koszty całkowite tych zadań oraz koszty sfinansowane z własnych środków (wkład własny) zawyŝono o 30.678 zł (22,5%). Przyczyną tego stanu było wykazywanie tych samych rachunków w pełnych wysokościach w róŝnych pozycjach kosztów rodzajowych, podczas gdy właściwym byłoby wykazanie tylko części odnoszącej się do wykazanego zakresu rozliczanych prac. 5.1. W 2 sprawozdaniach (z 3 badanych), jako wkład własny realizacji zadań finansowanych z FIO, wykazano środki FIO w kwocie ogółem 14.941 zł uzyskane na realizację innych umów. 5.2. Niezgodnie z interpretacją Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (dostępną na stronie internetowej), część środków otrzymanych w ramach Programu FIO wykazywano jako wkład własny przy rozliczaniu innych projektów, realizowanych na podstawie umów zawartych m.in. z: Fundacją im. L. Kronenberga (z FIO 2.482 zł z przeznaczeniem dofinansowania wydatków dot.: czynszu, wynagrodzenia, materiałów), Gminą Miejską Słupsk (z FIO - 2.857 zł z przeznaczeniem dofinansowania wydatków dot.: wynagrodzeń i opłat telefonicznych) oraz Fundacją PZU (z FIO 200 zł z przeznaczeniem dofinansowania wynagrodzenia jednej z osób). Działanie takie było nielegalne. 6. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rzeczowego wykonania zadań objętych badaniem realizacja 3 zadań objętych kontrolą przebiegała zgodnie z umownymi
postanowieniami, a udzielone dotacje rozliczono w sprawozdaniach sporządzonych według obowiązujących wzorów. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o : 1. Zaprowadzenie księgi głównej z zachowaniem wymogów określonych w ustawie o rachunkowości i zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości. 2. Prowadzenie kart wydatków i przychodów dotyczących zadań dofinansowanych z FIO, zgodnie z warunkami zawartych umów. 3. Opisywanie rachunków dokumentujących wydatki, zgodnie z zasadami wymaganymi przez zleceniodawcę oraz ustawę o rachunkowości. 4. Zaprzestanie zlecania realizacji części zadań podwykonawcom, w przypadkach braku w umowach stosownych zapisów dopuszczających podwykonawstwo. 5. Pokrywanie ze środków FIO, w ramach wyjazdów słuŝbowych osób zaangaŝowanych w realizację projektów, wyłącznie naleŝności z tytułu podróŝy słuŝbowych, ustalonych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tyt. podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990). 6. Przekazanie do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej skorygowanych sprawozdań z realizacji (w latach 2006-2007) zadań dofinansowanych z FIO, zawierających zgodne ze stanem faktycznym kwoty kosztów całkowitych oraz kosztów sfinansowanych ze środków własnych. 7. Zaprzestanie wykazywania środków FIO jako wkładu własnego w realizacji programów finansowanych ze źródeł pozyskanych w ramach innych konkursów dotacyjnych. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Gdańsku, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK oczekuje, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach w celu realizacji wniosków lub przyczynach nie podjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do
dyrektora NajwyŜszej Izby Kontroli Delegatury w Gdańsku, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania uchwały właściwej komisji NIK.