NOWE FUNKCJONALNOŚCI I. ELEKTRONICZNY NADAWCA Integracja z Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej (https://e-nadawca.pocztapolska.pl/). Bezpośrednia wysyłka korespondencji do Elektronicznego Systemu Poczty Polskiej System umożliwia przesłanie operatorowi pocztowemu Poczcie Polskiej Pocztowej Książki Nadawczej w postaci elektronicznej. W module kancelaria jest dostępna nowa zakładka Elektroniczny Nadawca. Korzystanie z funkcjonalności możliwe jest po nadaniu uprawnienia: Elektroniczny Nadawca (158): System pozwala na wygenerowanie do wysłania w postaci elektronicznej PKN z bieżącego dnia. W celu utworzenia elektronicznej PKN należy kliknąć Utwórz nowy zbiór i wybrać rodzaj umowy, w ramach której realizujemy przesyłkę oraz lokalizację placówki pocztowej, do której prześlemy PKN. 1
Następnie należy wybrać zdefiniowane PKN i zaimportować. Wybranie opcji CAŁA KORESPONDENCJA DNIA importuje oprócz listów poleconych również zwykłe listy. W Elektronicznej Książce Nadawczej (EKN) można importować nie tylko listy polecone ale też zwykłe. II. ETYKIETY Tworzenie etykiet (foldery tworzone przez użytkowników systemu na własne potrzeby umożliwiające grupowanie koszulek o statusach pismo lub sprawa wg kryteriów przyjętych przez użytkownika). Etykiety definiuje użytkownik systemu zgodnie ze swoimi potrzebami w odróżnieniu od folderów systemowych takich jak: Nowe, W realizacji, Zakończone. Tworzenie etykiet odbywa się z poziomu ustawień pod przyciskiem. Warunkiem tworzenia własnych etykiet jest nadanie uprawnienia Etykiety w ustawieniach (161) 2
Aby zdefiniować nową etykietę (folder użytkownika) należy kliknąć w pasek etykiety i wpisać nazwę nowej etykiety. Następnie należy wcisnąć przycisk Dodaj nowy. Widok utworzonych etykiet jest możliwy po nadaniu uprawnienia Dostęp do etykiet (162) Po odświeżeniu systemu utworzona etykieta pojawi się pod folderami systemowymi. Edycja nazwy etykiety możliwa jest po kliknięciu na nazwę etykiety z poziomu ustawień: 3
Edytujemy nazwę etykiety i zatwierdzamy przez przycisk zapisz. Jeśli w momencie tworzenia nowej etykiety zostanie odznaczony checkbox Dostęp do koszulki z etykiety to wówczas w momencie udostępniania etykiety wraz z zawartymi w niej koszulkami osoba, której udostępniliśmy etykietę będzie miała dostęp do wszystkich koszulek w etykiecie z wyłączeniem koszulek z oznaczonymi dokumentami wrażliwymi. Jeżeli checkbox nie zostanie oznaczony to osoba, której udostępnimy etykietę będzie miała dostęp do koszulek w niej zawartych wg posiadanych uprawnień (przy czym funkcjonalność zostanie udostępniona po zebraniu opinii od Partnerów). Z poziomu koszulki widoczna jest nowa zakładka Etykiety 4
Na liście menu najpierw pojawiają się foldery systemowe w których znajduje się koszulka a następnie etykiety. Po kliknięciu w zakładkę Etykiety odznaczona jest informacja jaki status posiada koszulka w folderach systemowych (w realizacji/zakończone) oraz widok wszystkich utworzonych etykiet. Data w nawiasie oznacza kiedy koszulka znalazła się w folderze systemowym. Edycja checkboxa odznaczonego przy folderach systemowych (W realizacji lub Zakończone) możliwa jest dopiero po nadaniu stosownych uprawnień: Dostęp do Etykiety W REALIZACJI (163) Dostęp do Etykiety ZAKOŃCZONE (164) W przypadku nadania takich uprawnień użytkownik będzie mógł po odznaczeniu odpowiedniego checkboxa przy folderze systemowym w realizacji/zakończone umiejscowić koszulkę tylko w wybranej etykiecie. 5
W przypadku braku nadania w/w uprawnień użytkownikowi będzie mógł on zarządzać etykietami tylko poprzez włączanie wybranych koszulek do konkretnych etykiet i zawsze koszulki będą dostępne w dwóch miejscach: jednym z dwóch folderów systemowych (w realizacji/ zakończone) oraz w wybranej etykiecie. Aby włączyć koszulkę do wybranej etykiety należy odznaczyć checkbox przy właściwej nazwie. Wówczas pojawi się w nawiasie (obok nazwy etykiety) data włączenia koszulki do danej etykiety. W efekcie dana koszulka będzie dostępna zarówno we właściwym folderze systemowym jak i w wybranej etykiecie. Informacja o liczbie koszulek znajdujących się w danej etykiecie jest podana w nawiasie (obok nazwy etykiety). 6
Z poziomu modułu etykiety można tworzyć nowe koszulki, które znajdują się w folderze systemowym w realizacji i po odznaczeniu w zakładce etykiety są włączane do zbioru wybranej etykiety. Jedną koszulkę można włączać do kilku etykiet: Funkcjonalność przewidziana do uruchomienia po konsultacjach z Partnerami: System będzie pozwalał udostępniać etykiety innym użytkownikom systemu w następujących wariantach: 1. Możliwość wglądu do wszystkich koszulek w etykiecie udostępnionej przez innego użytkownika. 2. Możliwość wglądu do koszulek w etykiecie udostępnionej przez innego użytkownika zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. 3. Możliwość dołączania i usuwania koszulek z etykiety udostępnionej przez innego użytkownika. 4. Możliwość dalszego udostępniania etykiety udostępnionej prze innego użytkownika. 5. Możliwość usuwania etykiet i edytowania nazw etykiet udostępnionych przez innego użytkownika. 7
III. Możliwość generowania kodów kreskowych, etykiet kodów przy użyciu systemu wydruków PDF KARTY WYDRUKÓW Możliwość generowania kodów kreskowych, etykiet kodów przy użyciu systemu wydruków PDF (możliwość własnego definiowania wyglądu etykiet kodów, możliwość stosowania polskich znaków oraz wielu innych dostępnych opcji systemu wydruków). Karty wydruków konfiguruje się w ustawieniach pracownika w sekcji DRUKOWANIE. Karty pozwalają na zmianę domyślnego drukowania na drukarkę na tryb PDF. System w przypadku ustawienia karty będzie wyświetlał wygenerowane etykiety w formacie PDF. Możliwe jest ustawienie karty wydruku na kody RPW, SKŁADY oraz DOKUMENTY. Na stronie WIKI w dziale Administracja umieszczono zmiany systemu wydruków oraz aktualne przykładowe pliki wydruków: (http://ezd.gov.pl/wiki%20administratora/wydruki.aspx) 8
IV. Integracja map GUGiK, możliwość wyświetlenia mapy GUGiK, możliwość sprawdzenia ikonką przy korespondencji wychodzącej adresu adresata W menu dostępny jest nowy moduł: Funkcjonalność dostępna po nadaniu uprawnień: Mapa GUGiK (165), 9
Mapa GUGiK - korespondencja wychodząca (167) Przy korespondencji wychodzącej widoczna jest nowa ikonka, która umożliwia wyszukania adresu na mapie: 10
1. Wskazanie adresu wysyłki na mapie (Poprawnie znaleziony jeden adres): 2. Opcja kiedy mapa znajduje kilka pasujących adresów z koperty i proponuje listę do wyboru: 11
3. Informacja, że nie znaleziono adresu dla wskazanej na kopercie lokalizacji: 12
ZMIANY 1. Rozbudowano wyszukiwarkę korespondencji wychodzącej o pole IdGrupy (grupa kopert to wszystkie koperty podczas jednej operacji rejestracji) 13
Po wprowadzeniu w pole grupa kopert id jednej z kopert wyświetlą nam się wszystkie koperty zarejestrowane w czasie jednej operacji rejestracji korespondencji wychodzącej. 2. Rozbudowano wyszukiwarkę korespondencji wychodzącej o pole Status koperty 14
3. Dodano opcję BRAK przy wyborze Odwzorowanie na stronie Kod Kreskowy. Wybór opcji umożliwia wydruk serii kodów kreskowych w sytuacji, kiedy nie będziemy skanować grupy dokumentów podlegających przekazaniu w systemie po zarejestrowaniu do tej samej osoby. 4. Pole TYTUŁ w Uzupełnianiu metadanych przenoszone jest do nazwy koszulki Nazwa nadawana dokumentowi w polu Tytuł przy uzupełnianiu metadanych jest automatycznie przenoszona do pola Nazwa, czyli nazwy koszulki. 5. SKŁAD CHRONOLOGICZNY 1) zmieniono widok dokumentów składu w koszulce z aktami sprawy (dodano nazwisko pracownika operacji, dodano etykietę dokumentu, dodano możliwość ponownego wydruku etykiety) 15
Zmieni się widok składu chronologicznego Funkcje: wypożyczania/zwracania/ wyrejestrowania dokumentów są umiejscowione pod jedną zakładką Formularz do wypożyczania/wyrejestrowania/zwracania dokumentów ze składu zmieniono na jeden uniwersalny Realizacja jednej z w/w. funkcji następuje poprzez wybranie właściwego checboxa, przy czym w przypadku wypożyczenia lub wyrejestrowania dokumentu ze składu chronologicznego formularz do operacji ustawi się automatycznie na podstawie zamówienia dokonanego w systemie EZD 16
Pracownik prowadzący sprawę będzie miał następujący widok informujący, iż dokumenty są w składzie - ikonka służy do zamawiania dokumentów do wypożyczenia - ikonka służy do zamawiania dokumentów do wycofania (wyrejestrowania) W momencie dokonywania zamówienia dokumentów ze składu system poprosi o wpisanie uwagi do zamówienia (w przypadku wycofywania dokumentów tu należy wpisać powód wycofania dokumentu ze składu, który pracownik kancelarii wpisze realizując wycofanie). Potwierdzenie zamówienia do wypożyczenia w koszulce z dokumentem wygląda tak: 17
Potwierdzenie zamówienia do wyrejestrowania w koszulce z dokumentem wygląda tak: Po dokonaniu zamówienia, z konta innej osoby nie będzie możliwe jego anulowanie: 2) WYPOŻYCZANIE DOKUMNETÓW ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO Formularz do operacji na dokumentach składu automatycznie ustawia wartości na podstawie zamówień: 18
Po sczytaniu kodu technicznego składu chronologicznego z dokumentu automatycznie wyświetlają się następujące informacje o dacie i godzinie złożenia zamówienia oraz wpisane w pole uwagi do zamówienia: Widok statusu dokumentu wypożyczonego ze składu chronologicznego z poziomu pracownika, który zamówił dokument do wypożyczenia. 3) ZWRACANIE DOKUMNETÓW DO SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO W momencie sczytania kodu technicznego z dokumentu zwracanego do składu system automatycznie uzupełnia dane w formularzu 19
4) WYREJESTROWYWANIE DOKUMNETÓW ZE SKŁADU CHRONOLOGICZNEGO Widok zamówienia do wyrejestrowania z poziomu pracownika, zamawiającego dokument: Po sczytaniu kodu technicznego składu chronologicznego z dokumentu automatycznie wyświetlają się następujące informacje o dacie i godzinie złożenia zamówienia oraz wpisane w pole uwagi do zamówienia: 20
W przypadku złożenia zamówienia dot. wypożyczenia lub wyrejestrowania dokumentu ze składu chronologicznego, treść uwag wpisana w pole Uwagi do zamówienia będzie widoczna w polu uwagi w raporcie Zamówienia składów chronologicznych (46) 5) Rozbudowano raport dokumentów składów chronologicznych o możliwość filtrowania 21
6. Zmieniono całkowicie architekturę adresatów (Adresat posiada listę adresów, 10 dodatkowych opcjonalnie nazywanych atrybutów, zmieniono wszystkie miejsca wyszukiwania adresatów) Administrator może ustawić do 10 atrybutów nazywając je wg potrzeb urzędu. 22
Po wyszukaniu adresata, system pokazuje wszystkie adresy przyporządkowane temu adresatowi: To jest widok po wybraniu przycisku EDYTUJ. Cała formatka z danymi adresata oraz wszystkie jego adresy: 7. Listy seryjne w związku z nową architekturą adresatów nie posiadają możliwości edycji 8. Dodawanie adresatów na uprawnienie Dodawanie danych o nowych adresatach związane jest z posiadaniem następującego uprawnienia: Adresaci - dodawanie nowego adresata (166) 23
Widoczność zakładki Nowy adresat w korespondencji wychodzącej uzależniono od uprawnienia dodawania adresata. W przypadku nie ustawienia takiego uprawnienia widok korespondencji wychodzącej wygląda jak niżej W przypadku natomiast uzupełniania metadanych system poinformuje o zapisaniu metadanych, ale wyświetli się na pomarańczowym tle komunikat, że dane o adresacie nie zapisały się w bazie adresowej 9. Dodano sekcję ezdpracownikinicjalywydruku do wydruków korespondencji wychodzącej oraz ezdznaksprawy 10. Dodano możliwość ustawienia Miejscowości Podpisu w profilu pracownika (Ustawienia) W momencie zapisanie tego ustawienia miejscowość podpisania dokumentu uzupełnia się automatycznie na zdefiniowanym szablonie pisma w momencie składania podpisu podpisem kwalifikowanym. 24
11. Dodano możliwość zdefiniowania Reference Point w ustawieniach drukowania dla drukowania w trybie EPL 25
12. Dodano obsługę zakładek (bookmark) w dokumentach WORD: ezdinicjalypracownika, ezdnazwapracownika System EZD posiada funkcjonalność uzupełniania Zakładek w dokumencie WORD. Zakładki są uzupełniane podczas tworzenia dokumentu na podstawie szablonu lub podczas składania podpisu. System wyszukuje w dokumencie następujące zakładki: ezddatapodpisu - data składania podpisu (uzupełniana tylko podczas wykonywania operacji PODPISU) ezdmiejscowoscpodpisu - miejscowość pobierana z danych profilu pracownika w Ustawieniach lub jeżeli jest nieustawiona to pobierana z danych licencji ezdnumersprawy - znak sprawy w koszulce w której znajduje się dokument ezdinicjalypracownika - inicjały pracownika który tworzy (lub podpisuje) dokument ezdnazwapracownika - nazwa pracownika który tworzy (lub podpisuje) dokument Tworzenie zakładek w systemie Microsoft Office 2013: Na etapie tworzenia dokumentu możliwe jest autouzupełnianie zakładek (etykiety ezdnumersprawy, ezdinicjalypracownika, ezdnazwapracownika). Zakładki związane z podpisem zostaną uzupełnione podczas składania podpisu. 26
13. Dodano uprawnienie Dostęp ODCZYT wszystkie wpływy dedykowane dla pracowników kancelarii, aby pracownicy posiadali dostęp do koszulek z zarejestrowanymi wpływami Tylko do Odczytu, a nie jak wcześniej uprawnienie READER (44) Dostęp ODCZYT wszystkie wpływy (nr uprawnienia 168) 14. Wprowadzono słowniki na pola Sposób dostarczenia oraz Rodzaj Pisma Każdy urząd będzie mógł definiować swoje słowniki 15. REJESTRACJA KORESPONDECJI WYCHODZĄCEJ Całkowicie zmienił się moduł rejestracji korespondencji wychodzącej: Możliwe są trzy opcje: 1. 2. 3. 27
PRZYJĘCIE Opcja służy do przyjmowania korespondencji fizycznie dostarczanej do kancelarii. Korespondencja zostanie przyjęta na stan kancelarii, ale jeszcze nadal ma status niewysłanej. W polu kod kreskowy koperty sczytujemy kod znajdujący się na kopercie lub wpisujemy nr ID z koperty. Po tej czynności koperta przyjmuje status Przyjęta. Formularz rejestracji korespondencji zawiera dodatkowo informacje dotyczące: Daty stworzenia przez pracownika merytorycznego korespondencji wychodzącej (data utworzenia). Daty przyjęcia koperty przez kancelarię, która jest dniem bieżącym (data oznaczenia). Daty wysłania korespondencji, która domyślnie jest ustawiona na dzień bieżący, jednakże istnieje możliwość zdefiniowania daty z przyszłości, co będzie widoczne pod zakładką weryfikacja. Jeśli data wysłania będzie zdefiniowaną datą z przyszłości system podświetli ją na kolor pomarańczowy, jeśli natomiast będzie to dzień bieżący data wysłania przyjmie kolor zielony. 28
Przy próbie ponownego przyjęcia koperty już przyjętej wcześniej zostaniemy poinformowani tym odpowiednim komunikatem: Jeśli zostanie sczytany błędy kod (w tym wypadku sczytano dwukrotnie kod koperty) system poinformuje nas stosownym komunikatem: WYSYŁANIE Opcja służy do wysyłania korespondencji i jest konfigurowalna na poziomie bazy danych. Możliwe są dwie możliwości: 1. Po sczytaniu kodu automatycznie następuje wysłanie koperty (otrzymuje ona status Wysłana ): 29
2. Po operacji wczytania kodu z koperty należy wybrać cenę (lub inny parametr poniżej), co powoduje automatyczną zmianę statusu z Przyjęta na Wysłana : WERYFIKACJA Opcja służy do weryfikacji korespondencji, czyli jest to możliwość poprawienia danych dot. konkretnej wysyłki (np. ceny listu) bez zmiany jej statusu (PRZYJĘTA/WYSŁANA). Po sczytaniu kodu z koperty system informuje nas, jaki jest status koperty ( Przyjęta, Wysłana, Anulowana ). Na etapie weryfikacji możliwe jest anulowanie korespondencji, która otrzymała już status Przyjęta lub Wysłana. 30
16. Obsługa zwrotek Do modułu Kancelarii dodano moduł umożliwiający obsługę przyjmowania zwrotek 31
Jako dodatkowa opcja istnieje możliwość przyjęcia zwrotki dla każdej koperty po podaniu Identyfikatora koperty, który należy wpisać ręcznie w pole kod kreskowy zwrotki (możliwość wykorzystania w miejscach gdzie nie ma drukarek kodów kreskowych, możliwość przyjęcia zwrotki nawet wypełnionej odręcznie) Przy wskazywaniu daty odebrania przesyłki przez odbiorcę (daty na zwrotce) system blokuje możliwość wskazania daty wcześniejszej niż data wysłania przesyłki lub daty późniejszej niż data rejestracji zwrotki. Wybierając opcję Nieodebrana przez odbiorcę tracimy widok oznaczenia daty odebrania przez odbiorcę: 32
Po wybraniu prze pracownika kancelarii odpowiednich czynności dotyczących zwrotki i następnie kliknięciu ikonki W koszulce ze sprawą, z której wysyłano przesyłkę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru pojawią się symbole zwrotek Poniżej informacja, która wyświetla się po najechaniu na symbol zwrotki dołączonej do przesyłki nieodebranej Poniżej informacja, która wyświetla się po najechaniu na symbol zwrotki dołączonej do przesyłki odebranej 33
W powiadomieniach globalnych pojawiły się dwie nowe opcje : Opcja Dostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów umożliwia uzyskanie powiadomienia o zarejestrowaniu wpływu wszystkich zwrotek z określonego dnia Opcja Niedostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów działa w momencie, gdy choćby jedna ze przesyłek, które wysłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w określonym dniu nie została odebrana i przy rejestracji jej wpływu w EZD zwrotka otrzymała status Nieodebrana Rekomenduje się korzystanie z obu opcji równoległe, gdyż w przypadku, gdyby choć jedna zwrotka nie został odebrana, nie zadziała powiadomienie Dostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów Powiadomienie zostanie wygenerowane jeżeli wpłyną wszystkie zwrotki. 34
INNE ZMIANY 1. Zmiana sposobu drukowania serii kodów kreskowych 2. Wsparcie dla baz danych MySQL (http://www.mysql.com/) oraz MariaDB (https://mariadb.org/) 3. Zmieniono architekturę kontroli dostępu do spraw jednostek, jednostek podrzędnych 4. Możliwość definiowania czasu wygasania danych w CACHE 5. Możliwość ukrywania teczek RWA 6. Usunięto funkcję Resetowania licznika RPW na rzecz tabel rocznikowych RejestrzPrzesylekWplywajacych_NumeracjaXXXX, gdzie XXXX to rocznik wpływów W tym celu należy utworzyć w bazie danych nowe tabele na każdy kolejny rok. 35