Warszawa, 09 stycznia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII.431.2.21.2017.AJ Pani Halina Nicewicz Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysych ul. Ostrołęcka 2, 07 437 Łyse WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2017, w dniu 27 listopada 2017 r., kontroler Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, Andrzej Jastrzębski starszy inspektor wojewódzki, przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Łysych. Zakres kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851), zwaną dalej ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci lub ustawą, w przedmiocie rzetelności sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz sposobu szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli, tj. do 27 listopada 2017 r. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działalność Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysych w zakresie rzetelności sporządzanych sprawozdań rzeczowo-finansowych oraz w zakresie sposobu szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych. 1
Od 15 kwietnia 2016 r. jest Pani zatrudniona na stanowisku kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysych, a w okresie od 25 stycznia 2016 r. do 14 kwietnia 2016 r. pełniła Pani obowiązki kierownika Ośrodka. Głównym księgowym Ośrodka jest pani Celina Reska. 1. Organizacja realizacji zadania Stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, Zarządzeniem Nr 17/2016 Wójta Gminy Łyse z dnia 22 lutego 2016 r. do realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego wyznaczony został Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysych. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysych funkcjonuje w oparciu o statut przyjęty uchwałą Nr XIX/122/2016 Rady Gminy Łyse z dnia 4 marca 2016 r. W zakresie działalności Ośrodka w 5 ust. 2 pkt 8 uwzględniono realizację zadań z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Uchwałą nr XXXII/210/2017 Rady Gminy Łyse z dnia 3 lutego 2017 r., uchwalono nowy statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łysych. W 5 ust. 2 pkt 9 uwzględniono realizację zadań wynikających z przedmiotowej ustawy. Zadania z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci realizowane były w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Łysych na wyodrębnionych stanowiskach pracy do spraw świadczeń wychowawczych, zgodnie ze strukturą organizacyjną ustaloną w Regulaminie Organizacyjnym z dnia 30 września 2013 r. (wraz ze zmianami z dnia 24 lutego 2016 r.). W dniu 23 marca 2016 r., na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy, upoważnienie Wójta Gminy Łyse do prowadzenia postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, a także do wydawania decyzji w tych sprawach otrzymała pani Halina Nicewicz starszy administrator, pełniąca od 25 stycznia 2016 r. do 14 kwietnia 2016 r. obowiązki kierownika Ośrodka. Następnie w dniu 15 kwietnia 2016 r. jako kierownik Ośrodka. Na Pani wniosek, upoważnienie wójta do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych z zakresu świadczenia wychowawczego w dniu 15 kwietnia 2016 r. otrzymała pani Katarzyna Marchewka administrator, a w dniu 29 września 2017 r. pani Martyna Dzierlatka administrator do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń wychowawczych. Zakresy czynności wszystkich pracowników wykonujących kontrolowane zadania uwzględniały ich realizację. (dowód: akta kontroli str. 11-52) 2
Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest w programie Świadczenia Wychowawcze. Na podstawie zawartej przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysych w dniu 01.04.2016 r. umowy nadzór autorski nad oprogramowaniem do obsługi Świadczeń Wychowawczych, zgodną z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, sprawował SYGNITY z siedzibą w Warszawie. Stosownie do art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922), Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łysych dopełnił obowiązku zgłoszenia do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych zbioru danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych w dniu 01.09.2016 r. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości sprawdzono poprzez porównanie danych przekazanych przez Wójta Gminy Łyse Sprawozdaniem rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc październik 2017 r., z wygenerowanymi z systemu raportami i wykazami, prowadzonymi w wersji papierowej rejestrami wniosków i decyzji oraz listami wypłat świadczeń. Analizie poddano następujące dane statystyczne wykazane w sprawozdaniu rzeczowo-finansowym za październik 2017 r.: A. 1. wiersz 1 kolumna 3 i 5 wydatki poniesione w miesiącu 531 645 zł na wypłatę 1065 świadczeń wychowawczych przekazanych w formie pieniężnej, A.1. wiersz 2 kolumna 3 i 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń, A. 2. wiersz 1 kolumna 3 i 5 wydatki poniesione w miesiącu 3 817 zł na wypłatę 10 świadczeń wychowawczych należnych za wcześniejsze miesiące, A. 2. wiersz 2 kolumna 3 i 5 - świadczenia wychowawcze należne za wcześniejsze miesiące przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń, C. 1.1. kolumna 3 - liczba wniosków o przyznanie świadczeń 38 wniosków, 3
C.3 kolumna 3 liczba decyzji wydanych przez organ właściwy w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego 561, C.3.1. kolumna 3 liczba decyzji w sprawie ustalenia prawa do świadczenia 544, G.4 kolumna 3 wydatki na obsługę świadczeń wychowawczych sfinansowane z dotacji z budżetu państwa na realizację ustawy 8 049 zł. Po dokonaniu szczegółowej analizy, przedstawionych w czasie kontroli list wypłat świadczeń wychowawczych za miesiąc październik 2017 r. (o nr: 249/2017 z dnia 20.10.2017 r., 248/2017 z dnia 30.10.2017 r., 237/2017 z dnia 30.10.2017 r., 249/2017 z dnia 31.10.2017 r., 238/2017 z dnia 31.10.2017 r., 236/2017 z dnia 23.10.2017 r., 231/2017 z dnia 23.10.2017 r. i 230/2017 z dnia 23.10.2017 r.), nie stwierdzono rozbieżności w wypłaconych w formie pieniężnej świadczeniach wychowawczych. Dane dotyczące liczby wydanych decyzji oraz złożonych wniosków o przyznanie świadczeń zawarte w sprawozdaniu miesięcznym porównano z danymi faktycznymi, tj. z ewidencją wydanych decyzji i wniosków o przyznanie świadczeń wychowawczych. W wyniku analizy danych rozbieżności nie stwierdzono. (dowód: akta kontroli str. 53-65) Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność. Wydatki na realizację ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w 2017 roku dla gminy Łyse zostały zaplanowane w wysokości 7 964 250 zł, w dziale 855 Rodzina rozdział 85501 świadczenia wychowawcze z przeznaczeniem: 7 844 786,00 zł na wypłatę świadczeń i 119 464,00 zł na wydatki na koszty obsługi ustawy. Zgodnie ze sporządzonym przez jednostkę Sprawozdaniem z wykonania wydatków poniesionych w okresie I-IX 2017 roku w działach: 801, 852, 853 na wypłatę świadczeń wydatkowano 6 121 175,70 zł, a na koszty obsługi 91 817,64 zł. W dniu 10 października 2017 r. w Centralnej Aplikacji Statystycznej Dodatkowe zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca października 2017 r. w zakresie działu 855 Rodzina zostało przekazane zapotrzebowanie gminy Łyse na realizację ustawy narastająco do końca października w kwocie 6 755 000,00 zł. Do końca września 2017 r. jednostka z budżetu wojewody otrzymała kwotę 6 213 604,00 zł, z tego wydatkowała 6 212 993,00 zł. 4
Zgłoszone zapotrzebowanie na miesiąc październik w kwocie 542 007,00 zł, było poprzedzone szacunkową kalkulacją rodzaju wydatków i ich wielkością, która uwzględniała kwoty do wypłaty świadczeń wychowawczych w miesiącu październiku 2017 r., przyjęte z listy programu SYGNITY w łącznej wysokości 534 817,00 zł, koszty obsługi 8 022,00 zł oraz zwrot nienależnie pobranych świadczeń w kwocie 1000 zł. Zapotrzebowana dotacja została w 100% wydatkowana w miesiącu październiku 2017 r. (dowód: akta kontroli str. 66-80) W świetle powyższych ustaleń odstępuję od wydawania zaleceń pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Jerzy Ksepka Wójt Gminy Łyse ul. Ostrołęcka 2, 07-437 Łyse 2. A/a 5