Pani Magdalena Rogalska-Kusarek Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach ul. Lisa Kuli 3a Marki

Transkrypt

1 Warszawa, 23 listopada 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX AS Pani Magdalena Rogalska-Kusarek Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach ul. Lisa Kuli 3a Marki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2017 kontroler Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, Agnieszka Strzelecka starszy inspektor wojewódzki, przeprowadziła w dniach i 26 czerwca 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Markach. Przedmiot kontroli obejmował organizację i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci 1 w zakresie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli, tj. do 20 czerwca 2017 r. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. 1 ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851), zwana dalej ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci lub ustawą. 1

2 W okresie objętym kontrolą, Wojewoda Mazowiecki ocenia pozytywnie pomimo stwierdzonych uchybień działalność Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach w zakresie organizacji realizacji zadań ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, rzetelności sporządzanych sprawozdań z realizacji zadania oraz w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. 1. Organizacja realizacji zadania W okresie objętym kontrolą, Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Markach kierowały: 1) Pani Lidia Płachetko pełniąca funkcję kierownika Ośrodka do dnia 20 marca 2016 r. (zmiana stanowiska pracy z kierownika Ośrodka na głównego specjalistę nastąpiła na podstawie porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę z dnia r. (WO ) oraz z dnia r. (WO ). 2) Pani Magdalena Rogalska Kusarek kierownik Ośrodka, zatrudniona na stanowisku od dnia 21 marca 2016 r. Jak ustalono, Ośrodek Pomocy Społecznej w Markach w okresie poddanym kontroli działał na podstawie statutu stanowiącego załącznik do uchwały nr XXV/186/2016 Rady Miasta Marki z dnia 16 marca 2016 r. w sprawie uchwalenia statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach wraz z późniejszymi zmianami. Statut zawierał postanowienia dotyczące realizacji przez jednostkę zadań określonych w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, co odpowiadało wymogom art. 53 ust. 1 ustawy. Wewnętrzną strukturę organizacyjną oraz zasady funkcjonowania kontrolowanej jednostki określał regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach wprowadzony przez kierownika OPS w Markach zarządzeniem nr z dnia 28 kwietnia 2017 r. W 6 pkt 1 regulaminu wyodrębniono sekcję ds. świadczeń wychowawczych, wchodzącą w skład działu świadczeń. Poprzedni regulamin pozostający w obrocie prawnym w okresie podlegającym kontroli (wprowadzony zarządzeniem nr kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach z dnia 14 kwietnia 2016 r.) również zawierał zapisy w zakresie realizacji powierzonego Ośrodkowi zadania w sprawach świadczenia wychowawczego. Postępowania w sprawach z zakresu świadczeń wychowawczych prowadziło 6 osób: 1) Pani Magdalena Rogalska - Kusarek kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach, na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Marki do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu świadczenia wychowawczego z dnia 30 marca 2016 r., obowiązujące od 1 kwietnia 2016 r.; 2

3 2) Pani Monika Wiśniewska starszy specjalista, na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Marki do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu świadczenia wychowawczego z dnia 1 kwietnia 2016 r. oraz z dnia 2 maja 2016 r.; 3) Pani Beata Pisarska podinspektor, na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Marki do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu świadczenia wychowawczego z dnia 1 kwietnia 2016 r.; 4) Pani Małgorzata Kalbarczyk pomoc administracyjna, na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Marki do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu świadczenia wychowawczego z dnia 1 kwietnia 2016 r.; 5) Pani Anna Sitek podinspektor, na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Marki do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu świadczenia wychowawczego z dnia 1 kwietnia 2016 r.; 6) Pani Monika Kowynia starszy inspektor, na podstawie upoważnienia Burmistrza Miasta Marki do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu świadczenia wychowawczego z dnia 1 kwietnia 2016 r. oraz z dnia 2 maja 2016 r.; Powyższe jest realizacją art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Jednakże, w trakcie kontroli zwrócono uwagę, iż w odniesieniu do pracowników: Pani Moniki Wiśniewskiej i Pani Moniki Kowynia, w obrocie prawnym funkcjonowały równolegle dwa upoważnienia z dnia 1 kwietnia 2016 r. oraz z dnia 2 maja 2016 r. wydane przez Burmistrza Miasta Marki w tym samym zakresie na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy. Jak ustalono, wcześniej wydany dokument w tej sprawie nie został w żaden sposób odwołany, nie utracił też swojej mocy prawnej. Funkcję realizacji kontrolowanych zadań od strony finansowo księgowej sprawowały: Pani Edyta Pietrzak główny księgowy oraz Pani Małgorzata Makowska starszy specjalista ds. księgowości. W toku kontroli ustalono, że zakresy obowiązków pracowników wykonujących zadania w sprawach świadczeń wychowawczych uwzględniają ich realizację. Główny księgowy i starszy specjalista ds. księgowości wykonują zadanie zgodnie z powierzoną im odpowiedzialnością za realizację budżetu jednostki. [Dowód: akta kontroli str , ] 3

4 Jednocześnie, w wyniku kontroli stwierdzono, że 5 pracowników (Monika Wiśniewska, Beata Pisarska, Małgorzata Kalbarczyk, Anna Sitek, Monika Kowynia) realizujących zadania z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci przyjęło je do wykonywania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Markach z dniem 11 kwietnia 2016 r. Od 1 kwietnia 2016 r. czyli od dnia wejścia w życie ustawy, zadania z niej wynikające ww. osoby realizowały na podstawie umowy o pracę/umowy zlecenia zawartej z Urzędem Miasta Marki, pomimo przekazania przez organ gminy prowadzenia spraw z zakresu świadczenia wychowawczego Ośrodkowi Pomocy Społecznej (zgodnie ze statutem wyznaczenie Ośrodka do realizacji zadania nastąpiło przez Radę Miasta Marki dnia 16 marca 2016 r.). Z przedstawionych przez kierownika jednostki wyjaśnień wynika, że Burmistrz Miasta Marki, pomimo nadania upoważnień w dniu 30 marca 2016 r. nowemu kierownikowi i 1 kwietnia 2016 r. pracownikom do prowadzenia spraw związanych z ustalaniem prawa do świadczeń wychowawczych, wszelkie zobowiązania zaciągał sam do dnia 11 kwietnia 2016 r., kiedy to przekazał zmiany w planie do budżetu jednostki pozwalające nowemu kierownikowi na zawieranie umów z pracownikami, dlatego też umowy Urzędu Miasta Marki z pracownikami obsługi świadczeń wychowawczych zawarte były do dnia 9 i 11 kwietnia 2016 r., zaś po tym terminie kontynuowane przez kierownika OPS Marki. [Dowód: akta kontroli str , ] Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest w programie Świadczenia Wychowawcze. Na podstawie zawartej przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Markach umowy w dniu r. oraz r. nadzór autorski nad oprogramowaniem do obsługi Świadczeń Wychowawczych zgodny z ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci sprawował TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. W dniu r. dokonano obowiązku zgłoszenia do rejestracji zbioru danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, stosownie do art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922). Pismem z dnia r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych zarejestrował zbiór danych osobowych o nazwie Świadczenia Wychowawcze. [Dowód: akta kontroli str ] 4

5 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Oceny rzetelności sporządzanej sprawozdawczości dokonano poprzez porównanie danych przekazanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Markach za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej w miesięcznym sprawozdaniu rzeczowo finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc maj 2017 r., stanowiącym załącznik nr 3 do obowiązującego w okresie poddanym kontroli rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. (Dz. U. poz. 212) z wygenerowanymi z systemu raportami oraz prowadzonymi w wersji elektronicznej rejestrami i wykazami. Badaniu poddano wartości wykazane w następujących pozycjach sprawozdania: A.1. kolumna 5 świadczenia wychowawcze przekazane w formie pieniężnej (4190 świadczenia); A.1. kolumna 5 świadczenia wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z występowaniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy (brak świadczeń); C.1.1. kolumna 3 liczba wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego (41 wniosków); C.1.3. kolumna 3 liczba decyzji wydanych w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego (60 decyzji); D.1. kolumna 3 - liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko (1053 rodzin); D.2. kolumna 3 liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko (96 rodzin); E.1. kolumna 3 liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze (3009 rodzin) Zgodnie z wyjaśnieniami kierownika Ośrodka, złożonymi w dniu r. miesięczne sprawozdania rzeczowo finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego generowane są z systemu dziedzinowego Top-Team. Dane zawarte w sprawozdaniach weryfikowane są z danymi zawartymi w prowadzonych rejestrach spraw, wydanych decyzji a także w oparciu o listy wypłat. 5

6 W wyniku dokonanej analizy ustalono, że dane wykazane w miesięcznym sprawozdaniu za maj 2017 r. w poddanych kontroli pozycjach: A.1. kolumna 5 - w zakresie liczby wypłaconych świadczeń wychowawczych są zgodne z wygenerowanymi listami wypłat na świadczenie wychowawcze za miesiąc maj br.; A.1. kolumna 5 świadczenia wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z występowaniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy jednostka w maju br. nie wypłacała świadczeń w ww. formie; C.1.1. kolumna 3 w zakresie liczby wniosków o przyznanie świadczenia wychowawczego są zgodne z elektronicznym rejestrem wniosków o świadczenia wychowawcze; C.1.3. kolumna 3 w zakresie liczby decyzji wydanych w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego są zgodne z elektronicznym rejestrem decyzji dot. świadczeń wychowawczych; E.1. kolumna 3 dane w zakresie liczby rodzin pobierających świadczenie wychowawcze (3009 rodzin) są rozbieżne w porównaniu z danymi wynikającymi z wygenerowanych list świadczeniobiorców (3012 rodzin), jednakże zgodne ze stanem faktycznym, popartym wyjaśnieniami jednostki, gdzie powyższa różnica wynika z sytuacji, iż w tej samej rodzinie (trzy rodziny) występuje dwóch świadczeniobiorców jeden z rodziców otrzymuje świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko, a drugi z rodziców otrzymuje świadczenie wychowawcze na drugie dziecko. Ponadto, w wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono różnice pomiędzy danymi poddanymi w sprawozdaniu za maj 2017 r. a dowodami przedstawionymi przez jednostkę podczas kontroli: W częściach D wiersz D.1. i D.2. (wiersze , 1.6., 2.1., , 2.7., 2.8.) dane w zakresie liczby rodzin pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko są rozbieżne z zestawieniami wygenerowanymi z systemu Top-Team w dniu 20 czerwca br. Jak wyjaśniła w piśmie z dnia r. kierownik Ośrodka różnice te wynikają z bieżącej aktualizacji dochodów osób pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko w oparciu o dostarczane przez petentów dokumenty dotyczące zmiany sytuacji dochodowej rodziny. Ponadto poinformowała, że brak jest możliwości pobrania przez jednostkę na dzień kontroli danych według stanu na r. wykazanych 6

7 w sporządzonym w dniu r. sprawozdaniu za miesiąc maj 2017 r., co potwierdzone zostało informacją uzyskaną od dostawcy systemu dziedzinowego firmy TOP TEAM. Ośrodek zaś, nie prowadzi osobnych rejestrów rodzin pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko z uwzględnieniem kryterium dochodowego. [Dowód: akta kontroli str ] 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że w okresie podlegającym kontroli Ośrodek Pomocy Społecznej w Markach wydał łącznie 3713 decyzji w sprawach świadczeń wychowawczych, w tym 3430 decyzji przyznających prawo do świadczeń oraz 136 decyzji odmownych. [Dowód - akta kontroli str ] Kontroli poddano akta 20 spraw w przedmiocie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego, w których wydano 23 decyzje administracyjne 2 zgodnie z treścią posiadanych przez pracowników Ośrodka upoważnień. W skontrolowanych sprawach, w 8 przypadkach prawo do świadczenia wychowawczego przyznano na pierwsze i kolejne dzieci tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego, natomiast w 12 przypadkach na drugie i kolejne dzieci, bez konieczności weryfikowania sytuacji dochodowej rodziny. W jednej sytuacji odmówiono prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko z uwagi na przekroczenie kryterium dochodowego. [Dowód - akta kontroli str ] Na podstawie analizy dokumentów stwierdzono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego Sprawy zakończone wydaniem decyzji nr: z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r. (decyzja odmowna) oraz decyzja nr z dnia r. uchylająca decyzję odmowną. 7

8 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. poz. 214). Wszystkie skontrolowane wnioski były prawidłowo wypełnione przez osoby ubiegające się oraz zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika przyjmującego wniosek. W celu ustalenia poprawności zawartych we wnioskach danych osobowych potwierdzających tożsamość wnioskodawców oraz członków ich rodzin w Ośrodku korzystano z usługi rejestru PESEL udostępnionej w ramach CSIZS Emp@tia. W 6 spośród 9 skontrolowanych przypadkach, do wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko dołączone były wymagane odpowiednio dokumenty na podstawie obowiązujących w okresie poddanym kontroli przepisów prawa, tj. art. 13 ust. 4 ustawy oraz 2 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy. Ponadto, w aktach spraw znajdowały się pozyskane przez pracowników Ośrodka za pomocą systemów teleinformatycznych informacje o wysokości dochodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, w myśl art. 17 ust 1 pkt 1,3 ustawy. Ustalono, że w 6 sprawach, w których wnioskodawcy ubiegali się o świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko dochód rodziny stanowiący podstawę do ustalenia prawa do świadczenia został prawidłowo obliczony. Natomiast w pozostałych 3 sprawach, w których przyznano prawo do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko stwierdzono uchybienia w weryfikowaniu sytuacji dochodowej rodziny. W jednej sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr z dnia r., w której ustalenie dochodu rodziny nastąpiło z uwzględnieniem przepisów art. 7 ust. 1 ustawy o utracie dochodu przyjęto całkowitą utratę dochodu osiągniętego przez osobę ubiegającą się o świadczenie w roku poprzedzającym okres na który ustalane jest prawo do świadczeń tj. w 2014 r., pomimo braku pełnej dokumentacji potwierdzającej fakt i wysokość utraconego dochodu. Na podstawie analizy dokumentacji zgromadzonej w sprawie kontrolująca stwierdziła, że dochody z tytułu zatrudnienia wykazane w załączonym do wniosku formularzu PIT 11 za 2014 r. nie potwierdzały utraty dochodu osiągniętego przez wnioskodawcę w 2014 r. wykazanego w informacji pozyskanej przez Organ za pomocą usługi udostępnianej w ramach CSIZS e-podatki. 8

9 Jednakże należy wskazać, że w przedstawionej powyżej sprawie nieprawidłowo ustalony dochód bez dokumentów potwierdzających całkowitą jego utratę nie skutkował przyznaniem świadczenia wychowawczego osobie nieuprawnionej. [Dowód - akta kontroli str ] W kolejnej sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr z dn r. dochód rodziny pomniejszono o dochód utracony przez członka rodziny z tytułu prowadzonej w 2014 r. pozarolniczej działalności gospodarczej bez dokumentu potwierdzającego całkowitą wysokość utraconego dochodu wykazanego w wygenerowanej drogą elektroniczną informacji o dochodzie podlegającym opodatkowaniu. Należy podkreślić, że ustalenie w toku postępowania dowodowego utraty dochodu w rozumieniu przepisów ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci powinno wskazywać kiedy utrata dochodu nastąpiła i w jakiej wysokości dochód utracono. Stosownie do art. 13 ust. 16 ustawy, ustaleń tych dokonuje się zwłaszcza na podstawie dokumentów potwierdzających utratę dochodu oraz jego wysokość, które winna przedłożyć wraz z wnioskiem strona ubiegająca się o dane świadczenie. Z uwagi na to, że akty prawne nie określają zamkniętego katalogu rodzajów dokumentów dotyczących utraty dochodu, strona może złożyć zarówno odpowiednie zaświadczenie innego organu, podmiotu jak i oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, co wynika z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm.) w związku z art. 28 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. [Dowód - akta kontroli str ] Ponadto, w jednej sprawie (decyzja nr z dnia r. ) zwrócono uwagę, że dochód członka rodziny uzyskany w 2014 r. z gospodarstwa rolnego został ustalony na podstawie zaświadczenia Urzędu Gminy o wielkości gospodarstwa rolnego bez wskazania w którym roku kalendarzowym wnioskodawca znajdował się w posiadaniu ogólnej powierzchni hektarów przeliczeniowych. Według szczegółowych wytycznych rozporządzenia wykonawczego do ustawy ( 2 ust. 2 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r.) 9

10 w zakresie dokumentacji niezbędnej do sprawnej realizacji zadań jest to zaświadczenie właściwego organu gminy, nakaz płatniczy albo oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do rozporządzenia o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na który ustalane jest prawo do świadczenia wychowawczego. Należy zauważyć, że ww. dokumenty o wymaganej treści są dla organu dowodem pozwalającym uznać spełnienie przesłanek umożliwiających przyznanie wnioskowanego świadczenia. [Dowód - akta kontroli str ] Stwierdzono, że w 15 skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego nastąpiło w terminie określonym w art. 49 ust. 2 ustawy. W 5 pozostałych przypadkach postępowanie w przedmiocie przyznania świadczenia wychowawczego zostało przeprowadzone w miesięcznym terminie, zgodnie z art Kodeksu postępowania administracyjnego. We wszystkich sprawdzonych przypadkach prawidłowo ustalono wysokość kontrolowanego świadczenia i okres na jaki je przyznano. Świadczenie wychowawcze przyznawano w kwocie 500 zł. miesięcznie na okres od 1 kwietnia 2016 r. do 30 września 2017 r. bądź odpowiednio na krótszy okres, uwzględniając zapisy art. 4 ust. 3 i art. 18 ust. 2 ustawy oraz w przysługującej niższej wysokości, stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy. Kontrola realizacji wypłat wykazała, że świadczenia wypłacano zgodnie z wysokością ustaloną w wydanych w tych sprawach decyzjach administracyjnych. Wypłata nastąpiła w terminie przewidzianym w art. 21 ust. 1 ustawy, a w przypadku wniosku złożonego po 10 dniu miesiąca zgodnie z art. 21 ust. 2 ustawy, zaś wniosku złożonego w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, stosownie do art. 49 ust. 1. [Dowód - akta kontroli str ] Poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do świadczenia wychowawczego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały w jaki sposób wypłata zostanie zrealizowana. 10

11 W wydanych decyzjach administracyjnych uwzględniono elementy, o których mowa w art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Decyzje zawierały w szczególności oznaczenie organu właściwego, tj. Burmistrza Miasta Marki, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmian mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazły się też wytyczne dla strony dotyczące nienależnie pobranych świadczeń. Decyzje zawierały również informację o terminach składania wniosków na kolejny okres trwający od 1 października 2017 do 30 września 2018 r., zgodnie z dyspozycją art. 21 ust. 6 ustawy. Ustalono, że decyzje w sprawach świadczenia wychowawczego doręczono stronom zgodnie z wymogami określonymi w art. 39 kpa. W aktach spraw znajdowały się dowody potwierdzające odbiór decyzji przez stronę ze wskazaniem daty doręczenia, stosownie do art kpa. W wyniku kontroli stwierdzono, że w 13 skontrolowanych decyzjach przyznających prawo do świadczenia wychowawczego ( z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r., z dnia r.) uzasadnienia nie zawierały precyzyjnego wyjaśnienia rozstrzygnięcia decyzji, w szczególności nie wskazywały stanu faktycznego odnoszącego się do konkretnej sytuacji rodziny wnioskodawcy, co jest niezgodne z art kpa. W ocenie organu kontroli, decyzje administracyjne wydane w sprawach, w których przyznanie świadczenia wychowawczego uzależnione jest od spełnienia przez osobę ubiegającą się lub członka jej rodziny określonych warunków wyszczególnionych w ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci jak i rozporządzeniu wykonawczym do ustawy powinny zawierać uzasadnienie zarówno stanu prawnego jak i faktycznego postanowienia decyzji. Przesłanki uprawniające do otrzymania wnioskowanego świadczenia w ww. sprawach dotyczyły zwłaszcza spełnienia kryterium dochodowego oraz kryterium wieku. Występowały także przypadki przyznania świadczenia w niepełnej wysokości, w 4 sprawach z uwagi na urodzenie dziecka zaś w jednej ze względu na ukończenie przez dziecko 18 roku życia. Zgodnie z art. 9 kpa organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron 11

12 o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Natomiast, w przypadku odstąpienia od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony należy pod rozstrzygnięciem decyzji przywołać w całości treść klauzuli zawartej w art Kodeksu postępowania administracyjnego, a w podstawie prawnej wskazać jednostkę redakcyjną, tj. art kpa. Zwrócono także uwagę, że w podstawie prawnej wydanych decyzji powoływano przepisy, które nie miały zastosowania w sprawie (w szczególności sprzeczny z wydanym rozstrzygnięciem art. 8 ustawy, a także art. 7 w przypadku decyzji przyznających świadczenie na drugie i kolejne dziecko czy też art. 27 w przypadku uchylenia decyzji odmownej) oraz takie które nie precyzowały rozstrzygnięcia danej sprawy (art. 13, art. 18 ustawy). Należy zauważyć, że podstawa prawna decyzji administracyjnej powinna być powołana dokładnie, tj. ze wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów zarówno prawa formalnego jak i materialnego. Jeżeli przepis stanowiący podstawę prawną decyzji jest podzielony na wewnętrzne jednostki redakcyjne (ustępy, punkty lub paragrafy) to właściwym jest wskazanie w decyzji odpowiedniej jednostki redakcyjnej tego przepisu odnoszącej się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia. Ponadto, Organ w podstawie prawnej decyzji wydanych w sprawie świadczenia wychowawczego wskazywał art. 27 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym decyzje przyznające świadczenie wychowawcze są natychmiast wykonalne, niemniej jednak nie zawierał w decyzji treści tego przepisu. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponoszą: działająca w imieniu Burmistrza Miasta Marki, Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach oraz pracownicy realizujący w kontrolowanym okresie zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych. 12

13 Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Magdalenę Rogalską - Kusarek - kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Markach do podjęcia następujących działań: 1. Podjąć działania, w celu wycofania z obrotu prawnego jednego z dwóch funkcjonujących równolegle w tym samym zakresie upoważnień (tj. z dnia 1 kwietnia 2016 r. oraz 2 maja 2016 r.) wydanych przez Burmistrza Miasta Marki dla pracowników wykonujących zadania w sprawach świadczenia wychowawczego, na podstawie art. 10 ust 2 ustawy. 2. Rzetelnie sporządzać sprawozdania z realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz dołożyć wszelkich starań, aby dane znajdujące się w systemie do obsługi świadczeń były zgodne z danymi przekazywanymi w sprawozdaniu. 3. Kompletować dokumentację spraw zgodnie z zapisami ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz obowiązującego od 1 sierpnia 2017 r. rozporządzenia wykonawczego do ustawy, tj. wnioski o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego rozpatrywać po dołączeniu właściwych wymaganych w danej sprawie dokumentów oraz załączników, w szczególności potwierdzających sytuację dochodową członków rodziny wnioskodawcy. 4. Ustalając dochód rodziny warunkujący przyznanie prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko z uwzględnieniem art. 7 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, dochód rodziny pomniejszać o dochód utracony wyłącznie w oparciu o pełną dokumentację potwierdzającą całkowitą wysokość utraconego dochodu. 5. W sprawie zakończonej wydaniem decyzji nr z dnia r., w której przyznano prawo do świadczenia wychowawczego ponownie ustalić dochód rodziny na podstawie właściwego zaświadczenia bądź oświadczenia o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na który zostało ustalone prawo do świadczenia wychowawczego. 6. Decyzje administracyjne w przedmiocie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego wydawać z większą starannością i rzetelnością: w szczególności zawierać uzasadnienie stanu faktycznego wydanego rozstrzygnięcia oraz wskazywać w podstawie prawnej decyzji precyzyjnie przepisy prawa mające zastosowanie w przedmiotowej sprawie, które odnoszą się bezpośrednio do sytuacji osoby uprawnionej i przyznanej formy świadczenia. 13

14 7. W decyzjach przyznających prawo do świadczenia wychowawczego, w których zgodnie z dyspozycją art. 27 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności, zawierać treść tego przepisu. Z uwagi na uregulowanie sposobu organizacji realizacji zadania wynikającego z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Markach odstępuje się od wydania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. Zobowiązuję też Panią do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Ponadto, informuję że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Pan Jacek Orych Burmistrz Miasta Marki 14