Pan Witold Piórek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wierzbnie Wierzbno 88, Wierzbno

Transkrypt

1 WOJEWODA MAZOWIECKI Warszawa, 11 października 2017 r. WPS- VIII BT Pan Witold Piórek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wierzbnie Wierzbno 88, Wierzbno WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 r., poz. 697 z późn.zm.), zwanej dalej ustawą, kontrolerzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie Oddziału w Delegaturze - Placówce Zamiejscowej w Siedlcach: Beata Trzcińska starszy inspektor wojewódzki i Jolanta Zaorska starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach sierpnia 2017 r. kontrolę kompleksową w kierowanym przez pana Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Wierzbnie z siedzibą w Wierzbnie 88, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował: zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia i pomocy asystenta rodziny, w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 22 sierpnia 2017 r. Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym przez pana bez zastrzeżeń w dniu 21 września 2017 r. Na podstawie art. 197d ww. ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.

2 Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo nieprawidłowości ocenił sposób organizacji i realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny; 2. rzetelność sporządzanej sprawozdawczości; 3. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczej przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Stanowisko kierownika Ośrodka w Wierzbnie objął pan z dniem 1 czerwca 1990 roku. Okazał pan stosowne upoważnienia do prowadzenie postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania w tych sprawach decyzji. Uchwałą nr XX/118/2016 Rady Gminy Wierzbno z dnia 29 listopada 2016 r. przyjęto Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wierzbnie. W 4 ust. 2 pkt 7 wskazano, że Ośrodek realizuje między innymi zadania wynikające z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Zgodnie z 6 ust.1 do zadań realizowanych przez Ośrodek należy także organizowanie zasad i form wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczowychowawczych. Strukturę organizacyjną Ośrodka określa regulamin organizacyjny przyjęty Zarządzeniem Nr 1/2017 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wierzbnie z dnia 05 lipca 2017 r. Zgodnie z 10 Regulaminu, w Ośrodku tworzy się między innymi stanowisko kierownika, asystenta rodziny, pracowników socjalnych. Zgodnie z art. 28a ustawy, wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W Ośrodku nie przeprowadzano kontroli w tym zakresie. Zgodnie z art. 176 pkt 1 do zadań gminy należy opracowanie i realizacja 3-letnich gminnych programów wspierania rodziny. Gmina realizowała program przyjęty na lata , a następnie uchwałą Nr XXVI/146/2017 Rady Gminy Wierzbno z dnia 28 czerwca 2017 r. przyjęła Program wspierania rodziny na lata Program opracowywany jest na okres 3 lat i po jego upływie powinien zostać oceniony. Natomiast w nowym programie należałoby już 2

3 uwzględnić doświadczenia związane z realizacją poprzedniego oraz skupić się na mechanizmach służących zwiększeniu skuteczności prowadzonych oddziaływań w tym zakresie. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy Wierzbno i kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wierzbnie. Na koordynatora programu wyznaczony został Ośrodek. 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2016 roku oraz od 1 stycznia do 30 czerwca 2017 r. w Ośrodku nie podejmowano działań wobec rodzin przeżywających trudności w sprawowaniu funkcji opiekuńczo-wychowawczej 1, nie zapewniono rodzinom wsparcia asystenta rodziny. Od 1 lipca 2016 do 31 grudnia 2016 r. Ośrodek zatrudniał jednego asystenta rodziny w ramach umowy o świadczenie usług, a od 1 lipca 2017 kolejnego asystenta w ramach stosunku pracy w systemie zadaniowego czasu pracy w wymiarze 0,5 etatu. Asystenci rodziny posiadali kwalifikacje określone w art. 12 ust.1 pkt 1 ustawy, spełniali wymogi zawarte w art. 12 ust. 1. pkt 2, 3 i 4 oraz art. 17 ust. 3 i 4 ustawy. W Ośrodku nie wprowadzono standardów postępowania w zakresie prowadzenia dokumentacji na okoliczność planowania i ewidencjonowania czasu pracy przez asystenta rodziny, w tym wzorów dokumentów i procedur określających i planujących: czas pracy z rodziną (oraz zaplanowanie końca pracy, biorąc pod uwagę potrzeby rodziny, w tym cele długoterminowe i krótkoterminowe) oraz wykonywany zakres zadań (czas poświęcony na bezpośrednią pracę z rodziną i pracę z dzieckiem, działania pośrednie realizowane na rzecz dziecka i rodziny, organizację własnego warsztatu pracy). Asystenci rodziny nie prowadzili kart pracy z rodziną, nie odnotowywali wizyt oraz wykonywanych czynności. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Ośrodek terminowo wypełnił obowiązek wynikający z 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych 1 Art Rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wójt zapewnia wsparcie, które polega w szczególności na: 1) analizie sytuacji rodziny i środowiska rodzinnego oraz przyczyn kryzysu w rodzinie; 2) wzmocnieniu roli i funkcji rodziny; 3) rozwijaniu umiejętności opiekuńczo-wychowawczych rodziny; 4) podniesieniu świadomości w zakresie planowania oraz funkcjonowania rodziny; 5) pomocy w integracji rodziny; 6) przeciwdziałaniu marginalizacji i degradacji społecznej rodziny; 7) dążeniu do reintegracji rodziny. 2. Wspieranie rodziny jest prowadzone w formie: 1) pracy z rodziną; 2) pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. 3

4 z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej (Dz. U. poz. 213) i przekazał sprawozdania rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2016r., od 1 lipca do 31 grudnia 2016r. oraz od 1 stycznia do 30 czerwca 2017 r. Biorąc pod uwagę przedstawioną w trakcie kontroli dokumentację prowadzonych spraw oraz sporządzane sprawozdania z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej stwierdzono brak zgodności w danych dotyczących liczby dzieci w rodzinach objętych opieką asystenta rodziny w 2016 roku oraz w danych dotyczących liczby rodzin, z którymi asystent rodziny zakończył pracę w 2016 roku. W sprawozdaniu z programu wykazano 13 dzieci, natomiast z analizy prowadzonych spraw wynika, że w rodzinach tych wychowywano 11 dzieci. W sprawozdaniu rzeczowo-finansowym za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2016 roku nie wykazano, że asystent rodziny zakończył pracę z wszystkimi rodzinami, natomiast w sprawozdaniu za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2017 r. zawarto wyjaśnienia do sprawozdania za poprzednie półrocze, w zakresie liczby rodzin, z którymi asystent zakończył pracę, natomiast akta prowadzonych spraw rodzin nie potwierdzają tej informacji. Z art. 179 ustawy wynika obowiązek składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek. Nie złożono sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny za 2016 rok oraz nie przedstawiono potrzeb w tym zakresie. 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowych działań mających na celu przywrócenie rodzinie zdolności do wypełniania tych funkcji. Definicja wskazuje, że nie chodzi o jedno działanie, ale o ich zespół, i do tego zaplanowany. Dlatego też konieczne jest zdiagnozowanie problemu występującego w danej rodzinie stanowiącego przyczynę trudności w wypełnianiu funkcji 4

5 opiekuńczo-wychowawczych. W gminie Wierzbno nie ustalono zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczących rodzin z problemami, ani procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań. W gminie nie funkcjonują placówki wsparcia dziennego. Gmina nie obejmowała rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych pomocą rodzin wspierających 2. W okresie od lipca 2016 roku do 22 sierpnia 2017 r. wsparciem asystenta rodziny objęto łącznie 7 rodzin, w których wychowywało się 5 dzieci w wieku 0-5 lat oraz 6 dzieci w wieku 6-18 lat. Sprawdzono dokumentację wszystkich rodzin korzystających ze wsparcia asystenta rodziny. W Ośrodku nie opracowano procedur i standardów postępowania w zakresie wspierania rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. Asystent rodziny dokumentował podejmowane działania i ich efekty na drukach wytworzonych we własnym zakresie. Brak przyjętych do stosowania standardów pracy asystenta rodziny uniemożliwił dokonanie rzetelnej i obiektywnej oceny podjętych działań, w tym skuteczności udzielanego wsparcia przez asystenta rodziny oraz chwili jej zakończenia (przerwania lub zawieszenia) przez asystenta rodziny pracy z rodziną. Asystent przydzielany był rodzinie zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy, na wniosek pracownika socjalnego sporządzony w arkuszu rodzinnego wywiadu środowiskowego. We wszystkich prowadzonych sprawach, rodziny wyraziły zgodę na współpracę z asystentem rodziny. Nie wystąpiły okoliczności przydzielania asystenta rodziny, w przypadkach o których mowa w art. 10 ust. 4 oraz w art.11 ust.1a ustawy. Dla każdej rodziny sporządzono plany pracy, zawierające zakres realizowanych działań mających na celu przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych i terminy ich realizacji, jednakże w planach występowały błędy w zakresie utożsamiania celów z działaniami. Cele powinny być rozumiane jako postulaty, oczekiwany stan. Cel ma być opisem sytuacji, która zaistnieje, jeśli coś zostanie poprawione, zredukowane. 2 Art. 29 ust. 1. W celu wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych rodzina może zostać objęta pomocą rodziny wspierającej. 2. Rodzina wspierająca, przy współpracy asystenta rodziny, pomaga rodzinie przeżywającej trudności w: 1) opiece i wychowaniu dziecka; 2) prowadzeniu gospodarstwa domowego; 3) kształtowaniu i wypełnianiu podstawowych ról społecznych. 5

6 W sporządzanej dokumentacji nie zaplanowano czasu wsparcia rodziny przez asystenta, ani przewidywanego terminu usamodzielnienia rodziny. Asystent dokonywał okresowej oceny sytuacji rodziny zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 15 ustawy. Ocena sytuacji sporządzana była w formie sprawozdania półrocznego z pracy asystenta rodziny z rodziną. Na podstawie art. 197d ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz.U. poz. 1477) i wobec stwierdzonych nieprawidłowości kieruję do pana kierownika następujące zalecenia pokontrolne: podjąć działania w celu opracowania standardów pracy asystenta rodziny, które staną się podstawą doskonalenia metodyki i organizacji jego pracy oraz przyczynią się do podejmowania adekwatnych i zaplanowanych działań, a w efekcie sporządzania rzetelnej sprawozdawczości w tym zakresie, wypełniać obowiązek wynikający z art. 179 ust. 1 ustawy, składać roczne sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawiać potrzeby w tym zakresie, ustalić procedury monitorowania działań wykonywanych przez asystenta rodziny, w tym sporządzania planów pracy z rodziną, zgodnie ze wskazaniami określonymi w art. 15 ust 3 ustawy. Uwagi i wnioski Ponadto zwracam uwagę na potrzebę: wypracowania mechanizmów identyfikowania wszystkich rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych w celu objęcia ich wsparciem w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Pouczenie: Zgodnie z art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 r. poz. 697) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do wojewody mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres: 6

7 Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, plac Bankowy 3/5, Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania stanowiska wojewody w tej sprawie powiadomić o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Beata Trzcińska STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Jolanta Zaorska z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej 7