Wrocław, dnia 3.12.2012 Zapytanie ofertowe I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO: Do:. ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA Plac Strzelecki 20/2 50-224 Wrocław II. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pt. Wdrożenie systemu B2B do automatyzacji i koordynacji procesów biznesowych z partnerami w ramach działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B firma ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej na zakup: 1. Program VENDO ERP PRO 22 szt. 2. Instalacja i konfiguracja bazy danych Postgresql oraz bazy danych VENDO na serwerze 120 rbg 3. Migracja danych 40 rbg 4. Instalacja i konfiguracja systemu VENDO ERP 363 rbg 5. Platforma komunikacji biznesowej 1szt. 6. BOT Automat Wymiany Danych VENDO ERP 1szt. 7. Elektroniczny Obieg Dokumentów i Informacji 1szt. 8. Kwalifikowany Podpis Elektroniczny 1szt. 9. Wdrożenie Platformy B2B 160 rbg 10. Instalacja i konfiguracja Automatu Wymiany Danych BOT i Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji 190 rbg 11. M VENDO kolektor danych 4 szt. 12. Mobilny Sprzedawca 11 szt. 13. Moduł Produkcyjny 1szt 14. Zakup usług szkoleniowych z obsługi dedykowanego oprogramowania B2B 68 rbg. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin realizacji przedmiotu zamówienia zostanie uzgodniony indywidualnie z Oferentem którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Oferta powinna: zawierać dane oferenta posiadać datę sporządzenia termin ważności oferty V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres email: r.prus@organique.pl lub dostarczona do biura na adres: 50-224 Wrocław, Plac Strzelecki 20 lok 2 W razie dodatkowych pytań proszę o kontakt z : Rafał Prus, tel. 666 895 696 Termin nadsyłania ofert: 6.12.2012 godz. 15:00 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz możliwości wyboru częściowego. Kryterium oceny ofert stanowi: Cena 100% Załączniki: Specyfikacja Wzór formularza ofertowego
Specyfikacja do zapytania ofertowego 1. Program VENDO ERP PRO 22 szt. Będzie podstawą, na jakiej bazował będzie system B2B. Jego wdrożenie będzie niezbędne, aby system działał prawidłowo. Moduł zawierać będzie: wstępną konfigurację sytemu B2B; definiowanie typów i serii dokumentów; Definiowanie Interfejsu dla poszczególnych użytkowników, przydzielania praw dostępu użytkowników do baz danych, oraz dostępu do funkcji programu, kopii zapasowych systemu B2B, indeksowania baz danych; Tworzenia nowych okresów obrachunkowych z przenoszeniem słowników z poprzedniego okresu. Moduł wymagany dla poprawnego działania systemu B2B. Program Vendo ERP PRO będzie obejmował następujące obszary funkcjonalne: Sprzedaż Funkcjonalność pozwalać będzie na pełną obsługę sprzedaży towarów w systemie B2B. Funkcjonalność ta, umożliwiać będzie przeprowadzenie na jednym stanowisku z odpowiednimi uprawnieniami dotyczącymi innych funkcjonalności, pełnej ścieżki procesu sprzedaży: począwszy od zapytania ofertowego, poprzez ofertę dla Partnera, zamówienie, fakturę aż do rozliczenia należności i zaksięgowania faktury. Funkcjonalność posiadać będzie rozbudowane struktury tworzenia promocji i rabatów, przeliczniki opakowań, a także indywidualne cechy zasobów partii towaru. Zaawansowane definiowane cenniki w połączeniu z mechanizmami zarządzania promocjami, progamami rabatów dla grup i poszczególnych kart zarówno Partnerów jak i asortymentu staną się potężnym narzędziem do sprostania oczekiwaniom Partnerów biznesowych. Zamówienia Będzie dopełnieniem funkcjonalności sprzedażowej i zarządzać będzie procesami związanymi z obsługą ofert i zamówień. W systemie B2B obieg dokumentów w tym zakresie może przyjąć formę od zapytania ofertowego, poprzez ofertę aż do zamówienia. Funkcjonalność będzie umożliwiać częściową bądź całościową realizację zamówień. Elementy dokumentów zamówień będzie można rezerwować ilościowo, bądź ilościowo z przeznaczeniem pod konkretnego Partnera. Rezerwacja zasobów na etapie przyjmowania zapytania, oferty czy zamówienia będzie miała duże znaczenie przy dużej rotacji asortymentu. Rezerwacje dotyczyć będą zasobów handlowych. Możliwe będzie również tworzenie dokumentów przedpłat/zaliczek skojarzonych z konkretnym zamówieniem. CRM Będzie rozwijać funkcjonalność systemu B2B w zakresie współpracy z Partnerami. Poprzez powiązanie wiadomości z kluczowymi elementami systemu będzie dawać możliwość sprawnej i szybkiej nawigacji podczas procesów realizowanych poprzez system B2B. Funkcjonalność pozwalać będzie na zarządzanie kontaktami z Partnerami, przypominanie o wspólnych zadaniach oraz wspólne z Partnerami definiowanie kampanii marketingowych. Księgowość Funkcjonalność umożliwiać będzie zarządzanie dokumentami handlowymi (faktury i korekty faktur), oraz pilnowanie należności i stanu rozrachunków z Partnerami. Umożliwiać będzie również śledzenie
historii transakcji i rozliczeń z Partnerem jak również wglądu w obroty, stany kont danych Partnerów na dowolny dzień roku obrotowego z uwzględnieniem dowolnego okresu. 2. Platforma komunikacji biznesowej 1szt. Platforma Komunikacji Biznesowej będzie służyła jako najwyższy element warstwy prezentacji odpowiedzialny bezpośrednio za przesyłanie danych Partnerom, stanowiąc interfejs komunikacyjny pomiędzy użytkownikiem a warstwą logiki biznesowej i warstwą danych. Platforma Komunikacji Biznesowej będzie stanowić podstawę extranetowej części aplikacji B2B. Oprogramowanie będzie wykonane w języku ASP.net. Platforma Komunikacji Biznesowej powstanie w oparciu o następujące języki programowania: ASP.net Visual Basic HTML Java Script Logowanie do aplikacji będzie realizowane za pomocą loginu i hasła. W celu zabezpieczenia danych, zarówno wysyłanych jak i odbieranych przez system, zastosowana zostanie technologia szyfrowanego połączenia SSL (Secure Socket Layer) wykorzystywana między innymi w systemach internetowego dostępu do kont bankowych. Protokół SSL służyć będzie do szyfrowania danych pomiędzy serwerem WWW a łączącym się z nim użytkownikiem. Technologia ta pozwalać będzie na zabezpieczenie się przed programami wyłapującymi dane przesyłane i odbierane przez dany komputer lub sieć komputerową (tzw. snifferami). Protokół SSL, dzięki szyfrowaniu asymetrycznemu oraz kluczom prywatnym i publicznym, zabezpieczać będzie przed zdekodowaniem przechwyconych informacji. Będzie to moduł, dzięki któremu partnerzy będą mieli dostęp do wszystkich aktualnych i archiwalnych dokumentów, które były wystawione dla danego partnera. Będzie pozwalał na prezentowanie oferty firmy wraz z ich opisem, zdjęciami i cenami dedykowanymi dla danego partnera (po uwzględnieniu jego poziomu rabatowego, terminów płatności itp.). Funkcjonalność modułu będzie zapewniała definiowanie oraz przechowywanie w systemie B2B obiektów biznesowych odpowiadających asortymentowi, który jest obecnie w sprzedaży. Ponadto moduł ten umożliwi dostęp do aktualnych stanów magazynowych, przesyłanie komunikatów oraz publikowanie informacji handlowych dla partnerów. Moduł wyposażony będzie w profil partnera pozwalający na zmianę/bieżącą aktualizację danych firmowych oraz kontaktowych. Partner będzie miał również możliwość dokonywania zamówień w samym module. Podstawową funkcjonalnością w ramach modułu będzie udostępnienie interfejsu dostępowego (webowego) do systemu w wersji on-line co stworzy możliwość dokonywania zamówień, bezpośrednio w samym module na rzeczywistych stanach magazynowych, w danym czasie, oraz podglądu dokumentów zamówień (historycznie) lub też ponownego dokonania zamówienia na bazie zamówienia historycznego (ponowne wykonanie zamówienia historycznego).
3. BOT Automat Wymiany Danych VENDO ERP 1szt. BOT Automat wymiany Vendo ERP będzie modułem niezbędnym w celu umożliwia tworzenia schematów postępowania w systemie B2B, składających się z zadań przydzielonych do operatorów systemu. Zadania będą mogły dotyczyć wykonania operacji związanych z dokumentami wystawianymi w systemie B2B. Schemat taki, zwany definicją procesu, wyznaczać będzie sposób postępowania. Moduł niezbędny do wdrożenia ścieżki obiegu dokumentów i informacji, który automatyzuje kompleksowy obieg dokumentów w systemie B2B między ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA a Partnerami. 4. Elektroniczny Obieg Dokumentów i Informacji 1szt. Moduł typu CORE-ROOT-ENGINE będzie kluczowym komponentem systemu B2B. Będzie on wykorzystywany przez wszystkie komponenty i moduły B2B w tych miejscach gdzie potrzebujemy funkcjonalności obsługi decyzyjności i obsługi zdarzeń merytorycznych natywnych dla obsługiwanego w danej chwili procesu. Za pomocą narzędzi i funkcjonalności jakie będzie udostępniał ten komponent możemy wykreować routing dowolnych obiektów B2B sterowany zdarzeniami (decyzjami) podejmowanymi przez użytkownika B2B, który uczestniczyć będzie w danym routingu (scieżce decyzyjnej) procesu. 5. Kwalifikowany Podpis Elektroniczny 1szt. Ze względu na konieczność ciągłego podpisywania dokumentacji dotyczących transakcji zawieranych pomiędzy stronami, w ramach realizacji projektu nastąpi zakup zaawansowanego podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny będzie niezbędny do autoryzacji dokumentów księgowych (faktur i korekt) i umieszczanych automatycznie w systemie B2B, do których Partnerzy będą mieli stały dostęp. 6. M VENDO kolektor danych 4 szt. Będzie to oprogramowanie niezbędne i umożliwiające obsługę procesów biznesowych w systemie B2B za pomocą urządzeń mobilnych kolektorów danych. Dzięki modułowi M VENDO kolektor danych, operator systemu na magazynie będzie pracować realizując zadania w sposób narzucony zautomatyzowany przez System B2B, generując odpowiednie dokumenty wprost w aplikacji. System, dzięki zastosowaniu kolektorów danych umożliwi automatyczną integrację elektronicznego obiegu informacji z fizycznym obiegiem towarów do Partnerów z zastosowaniem kodowania EAN. Wybrane Korzyści biznesowe wynikające z zastosowania systemu B2B w integracji z kolektorami danych : Szybka obsługa procesów B2B wydania, przyjęcia, przesunięcia towaru Zastosowanie kolektorów w integracji z platformą skraca czas trwania procesów logistycznych do Partnerów o 30-40%. Za pomocą kolektora pracownik będzie mógł automatycznie utworzyć
dokument wydania towaru skanując kolejne pozycje (kody kreskowe) asortymentu dla danego Partnera lub pobrać z systemu przygotowane elektroniczne dokumenty magazynowe, na podstawie których ma nastąpić wydanie towaru oraz natychmiast zweryfikować ich poprawność. System dokładnie będzie narzucał który towar i dla którego Partnera musi wyjść z magazynu i w jakiej kolejności nastąpi kompletowanie całego zamówienia lub grupy zamówień tak by proces kompletacji był jak najszybszy i najbardziej efektywny Eliminacja pomyłek. Zastosowanie platformy spowoduje ujednolicenie przepływu towarów od ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA do Partnerów, bez konieczności ich fizycznego przepisywania. Dane nie będą wprowadzane ręcznie. Za pomocą systemu B2B i urządzeń mobilnych (kolektorów danych) nastąpi automatyczna weryfikacja dokumentów dla Partnera. Pracownik będzie pracował na dokumentach dostępnych w systemie B2B, a weryfikacja będzie dokonywana z użyciem kolektorów danych. Jeżeli wszystkie dane w realizowanej dyspozycji się zgadzają system zaakceptuje wysyłkę, w przypadku różnic system sam wygeneruje protokół różnic. Zastosowanie platformy ograniczy koszty błędnych, lub niepełnych dostaw do Partnerów. Ograniczenie kosztów. Zastosowanie systemu B2B będzie umożliwiać elektroniczny obieg dokumentów, bez konieczności drukowania Partnerom dokumentów w wersji papierowej. To z kolei przyczyni się do m.in. oszczędności papieru, materiałów eksploatacyjnych, drukarek itp. Wirtualny magazyn zastosowanie systemu B2B umożliwi Partnerom podgląd w dostępność poszczególnych towarów w magazynie ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA z poziomu wyszukiwarki internetowej. 7. Mobilny Sprzedawca 11 szt. Mobilny sprzedawca działać będzie na systemie operacyjnym Android/Windows Mobile i umożliwi pełną integrację i obsługę systemu B2B na urządzeniach mobilnych typu PDA (tablety, smartfony itp.). Główne zalety aplikacji działającej na systemie operacyjnym Android/Windows Mobile to ergonomia i wydajność. Zastosowanie Mobilnego sprzedawcy w Dziale Handlowym: Moduł umożliwi realizację zamówień Partnerów z użyciem urządzeń mobilnych. Podstawowe funkcjonalności umożliwią: zdalny pełny dostęp do asortymentu, dostęp do danych kontaktowych Partnera, przesyłanie informacji o promocjach, skuteczne planowanie wizyt handlowych u Partnerów, przesyłanie raportów handlowych Partnerom, np.: raport obecności towarów, ankieta towarowa. Moduł umożliwi pełną obsługę systemu B2B na urządzeniu mobilnym. 8. Moduł Produkcyjny 1szt. Pozwali Partnerowi określić terminy realizacji zamówień realizowanych przez firmę ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA co do godziny, dzięki
czemu Partner będzie mógł zoptymalizować własny i wewnętrzny transport technologiczny, jak również pracować w systemie just-in-time. Moduł umożliwi Partnerom wizualizację statusów poszczególnych zamówień, zlecenia produkcyjnego w przygotowaniu, w toku, zakończone. Moduł umożliwi automatyczne przypisanie zamówienia do konkretnego Partnera. Moduł ten będzie niezbędny dla usprawnienia procesów biznesowych z Partnerami ze względu na występowanie dużego obrotu z Partnerami oraz trudności z koordynacją procesu produkcji towarów pod zamówienia Partnerów. 9. Zakup usług szkoleniowych z obsługi dedykowanego oprogramowania B2B 68 rbg. Dla zapewnienia efektywnego wykorzystywania możliwości funkcjonalnych systemu platformy B2B, założono w projekcie, dla pracowników firmy ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA w ramach platformy B2B, cykl specjalistycznych szkoleń z obsługi dedykowanego oprogramowania. Celem szkoleń będzie urzeczywistnienie planowanego usprawnienia współpracy poprzez wykorzystanie możliwości jakie oferować będzie rozwiązanie B2B. Jest oczywistym, że dla wykorzystania w pełni potencjału jakie stwarzać rozwiązanie klasy B2B niezbędna będzie odpowiednia świadomość użytkowników. W ramach projektu będzie przeprowadzone dedykowane szkolenie specjalistyczne z zakresu funkcjonowania i obsługi systemu B2B dla osób zaangażowanych w realizację projektu personelu własnego. Zakres tematyczny to obsługa systemu B2B.
FORMULARZ OFERTOWY Miejscowość, data Nazwa Wykonawcy: Adres: Tel/Fax/e-mail: NIP Regon: Osoba kontaktowa: Odpowiadając na zapytanie ofertowe firmy ORGANIQUE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA składamy następującą ofertę: Opis 1. Program VENDO ERP PRO 22 szt. 2. Instalacja i konfiguracja bazy danych Postgresql Cena netto Wartość netto VAT Wartość brutto oraz bazy danych VENDO na serwerze 120 rbg 3. Migracja danych 40 rbg 4. Instalacja i konfiguracja systemu VENDO ERP 363 rbg 5. Platforma komunikacji biznesowej 1szt. 6. BOT Automat Wymiany Danych VENDO ERP 1szt. 7. Elektroniczny Obieg Dokumentów i Informacji 1szt. 8. Kwalifikowany Podpis Elektroniczny 1szt. 9. Wdrożenie Platformy B2B 160 rbg 10. Instalacja i konfiguracja Automatu Wymiany Danych BOT i Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji 190 rbg 11. M VENDO kolektor danych 4 szt. 12. Mobilny Sprzedawca 11 szt. 13. Moduł Produkcyjny 1szt 14. Zakup usług szkoleniowych z obsługi dedykowanego oprogramowania B2B 68 rbg. Razem: Oferta ważna
Podpis i pieczęć