Ćwiczenie BAZA DANYCH Szkolenie : Excel w Biurze Strona 23 BAZA DANYCH Sortowanie, Filtrowanie, Formatowanie warunkowe Cel ćwiczenia: Poniższy Case ma nauczyć jak korzystać z podstawowych narzędzi stosowanych podczas pracy z gotową bazą danych. Omówione zostaną warunki budowy bazy danych, jakich czynności i właściwości należy się wystrzegać aby unikać późniejszych kłopotów w pracy. Rozpoczniemy od prostego sortowania, poprzez sortowanie niestandardowe i wielopoziomowe, przejdziemy do filtrowania po kilku kryteriach, korzystając z filtrów liczb, tekstów i dat. Zaawansowani użytkownicy zapoznają się z filtrami zaawansowanymi. Na koniec omówione zostanie formatowanie warunkowe, które dzięki ikonom i barwom ułatwi czytanie bazy danych. Funkcjonalności: SORTOWANIE... 24 FILTROWANIE... 25 FORMATOWANIE WARUNKOWE... 30
Sekcja: SORTOWANIE Strona 24 SORTOWANIE Otwórz plik o nazwie Produkty odzieżowe.xlsx i zapoznaj się z otwartą bazą danych. Zaobserwuj z jakimi danymi masz do czynienia. 1. Posortuj dane po sprzedawcach. Pamiętaj aby sortować po danej kolumnie nie musisz a nawet nie powinno się jej zaznaczać ani żadnych danych w okolicy, wystarczy, że klikniesz na jednego ze sprzedawców i klikniesz Sortuj od A do Z na Narzędziach Głównych. 2. Ikony Sortowania i Filtrowania znajdziesz również na karcie Dane. 3. Zwróć uwagę, że cała baza została posortowana pomimo, że zaznaczona była tylko jedna osoba. Uważaj aby omyłkowo nie zaznaczyć fragmentu bazy, to sygnał dla programu, że zamierzasz sortować jedynie jej fragment. Zwykle (jeżeli zaznaczysz jeden wiersz bądź jedną kolumnę) w takiej sytuacji program zada pytanie czy Rozszerzyć zaznaczony obszar czy Pozostawić obecne zaznaczony obszar. 4. Posortuj kraje po Kanale sprzedaży (A-Z), następnie po Kraju (A-Z) a na koniec po sprzedawcy (A-Z). Zwróć uwagę jaki porządek udało się uzyskać na arkuszu. 5. Ten sam efekt możesz uzyskać prościej klikając na przycisk Sortuj na karcie Dane. 6. W oknie Sortowania Kliknij dwukrotnie na przycisk Dodaj Poziom a następnie ustaw parametry zgodnie z poniższym wzorem. Uzyskany efekt powinien prezentować się identycznie jak efekt poprzedniego sortowania. 7. Spróbuj wymyślić inne wielopoziomowe kryteria sortowania i załóż je oknie Sortowania. 24
Strona 25 Zdarza się, że potrzeba posortować dane wedle klucza niestandardowego, który nie jest alfabetyczny. Excel również zezwala na takie sortowanie. 8. Wejdź ponownie do okna sortowania i wybierz kolumnę Marka, dwa pozostałe poziomu usuń poprzez przycisk Usuń poziom. 9. W oknie listy niestandardowej edytuj listę oddzielając marki Enterem. 10. Naciśnij przycisk Dodaj aby zapisać listę, następnie zamknij okno i sprawdź czy program posortował odpowiednio marki. FILTROWANIE Wyszukaj z bazy danych niezbędne dane korzystając z funkcjonalności filtrowania. 11. Włącz filtry, korzystając z przycisku na karcie Dane albo na Narzędziach głównych, alternatywnie wciśnij CTRL + SHIFT + L. 12. Załóż filtr w kolumnie Sprzedawca na trzy osoby: Aleksandra Górska, Karolinę Kowalik i Marlenę Koźmińską. 13. Wyczyść filtr korzystając z przycisku Wyczyść bądź dwukrotnie wciśnij kombinację klawiszy CTRL+SHIFT+L. 25
14. Załóż filtr na Termin realizacji: pokaż jedynie dni lutego 2014 roku. 15. Sprawdź w lewym dolnym rogu ekranu ile komórek Strona 26 16. Wyczyść filtry. 17. Następnie załóż filtr na Nr Zamówień, wyszukaj jedynie zamówienia serii BA trzy cyfrowe z 2013 roku. 18. Skorzystaj z filtrów tekstów: Równa się 19. Wpisz następujący zapis BA-???/2013. 20. Zwróć uwagę na znaczenie? oraz * w oknach filtrowania. Powinny pojawić się 344 rekordy. 21. Załóż filtr na Wartość Brutto znajdź ¼ bazy danych, tj. rekordy które prezentują najmniejsze liczby. 22. Odpowiedź tym razem stanowi filtr liczbowy o nazwie: Pierwsze 10. 23. Uzupełnij okno zgodnie ze wzorem aby pokazało Dolne 25 Procent. Powinny ukazać się 1124 rekordy. 24. Wyczyść filtr. 25. Załóż filtr na daty zamówienia, które występowały między 15 lutego a 15 marca 2013 roku. 26. Skorzystaj z filtrów dat: Między. 27. Zwróć uwagę na zastosowany operator I. Zastanów się jaki byłby wynik przy zastosowaniu operatora LUB. 26
Strona 27 28. Czy możliwe jest założenie filtrów równocześnie na Produkty dziecięce firmy Poll i Akcesoria firmy Yakk? 29. Zagadnienie można rozwiązać co najmniej na dwa sposoby filtrem zaawansowanym bądź dostawiając kolumnę pustą po prawej od kolumny Marka i stosując następujący zapis: =G1&H1 30. Znak & skleja teksty z kolumny G oraz H. Teraz wystarczy przeciągnąć dane (bądź kliknąć dwukrotnie w kwadracik w prawym dolnym rogu komórki) aby automatycznie uzupełnić dane. 31. Załóż filtr na odpowiednie dane. 32. Wyczyść filtr. Zastosuj filtr zaawansowany aby znaleźć odpowiedź na bardziej złożone zapytania. 33. Wstaw 5 pustych wierszy powyżej bazy danych zaznaczając 5 pierwszych nagłówków wierszy a następnie klikając na nich prawym i wybierając wstaw. 34. Skopiuj nagłówek z wiersza 6 do 1. 35. Wpisz kryteria dla Kategorii Produktu i Marki zgodnie z poniższym wzorem: 36. Zaznacz jedną z komórek bazy danych i wybierz przycisk Zaawansowane na karcie Dane. 37. Zweryfikuj czy program odpowiednio przedstawia zakres listy powinien zaznaczyć całą bazę danych. Jeżeli zakres nie jest poprawny dokonaj korekty. 38. Zaznacz zakres kryteriów czyli komórki, które przed chwilą zostały wyedytowane wraz z ich nagłówkami. 39. Po zatwierdzeniu OK program dokona filtrowania zgodnie z zaznaczonymi kryteriami. 27
Strona 28 40. Znajdź wartości większe od średniej zwiększonej o 1000 zł, korzystając z filtrów zaawansowanych. 41. Wpis do komórki L2 zapis zgodny ze wzorem: 42. Uzyskasz wynik wraz ze znakiem większości, który zostanie zinterpretowany przez filtr zaawansowany 43. Załóż filtr zaawansowany korzystając z przygotowanych kryteriów. 44. Sprawdź działanie filtru. Powinnien zwrócić 2406 rekordów. 45. Poniżej dopisz drugie kryterium, zwróć uwagę, że po założeniu kryterium filtr respektuje oba warunki korzystając z operatora lub sumując zbiory. Program zwróci wszystkie rekordy. 46. Spróbuj założyć filtr korzystając ze skonstruowanych kryteriów obok siebie. 47. Zwróć uwagę, że za drugim razem filtr zwrócił wynik 1112 rekordów, ponieważ zostały założone kryteria z operatorem i (iloczyn zbiorów). 48. Wyczyść filtr. 49. Filtr zaawansowany umożliwia również stawianie testów logicznych. 50. Sprawdź czy termin realizacji przekroczył datę zamówienia o 40 dni 51. Wpisz w komórce O1 słowo Warunek1 52. W komórce O2 wpisz =C7-B7>40.. 28
Strona 29 53. Wyszukaj unikatowe pozycje z kolumny Kraj korzystając z filtrów zaawansowanych. Do komórki N1 wpisz słowo Kraj. 54. Włącz filtr zaawansowany i ustaw parametry okna zgodnie ze wzorem. 55. Zakres listy pozostaje niezmieniony, zakres kryteriów ma zostać czysty, włączona opcja Kopiuj w inne miejsce uaktywni kolejne pole Kopiuj do:, które uzupełniamy komórką N1, która to zawiera słowo Kraj. 56. Taką listę można na przykład wykorzystać do stworzenia na jej podstawie listy sprawdzania poprawności danych, którą później można zastosować do bazy danych aby uniknąć pojawiania się w bazie literówek opisanej funkcjonalności nauczysz się w kolejnych ćwiczeniach. 57. Filtr zaawansowany umożliwia również kopiowanie wyników w inne miejsce arkusza. 58. Załóż kryteria zgodnie ze wzorem i zastosuj je 59. Sprawdź począwszy od komórki P1 pojawiła się nowa baza danych spełniająca kryteria z komórek G1:H3 60. Można również kopiować wyniki do innego arkusza, aby jednak program zaakceptował kryteria należy rozpocząć pracę w arkuszu, w którym będą wyniki. 61. Stan w Arkuszu 2 i rozpocznij uzupełnianie kryteriów zgodnie z rysunkiem po prawej. 62. Sprawdź czy program przekopiował dane do innego arkusza. Sprawdź zamodzielnie czy program umożliwia kopiowanie danych między skoroszytami. 29
Sekcja: FORMATOWANIE WARUNKOWE Strona 30 FORMATOWANIE WARUNKOWE Program umożliwia automatycznie kolorowanie komórek w zależności od wartości, którą prezentują funkcjonalność nazywa się formatowanie warunkowe. 63. Zaznacz wszystkie komórki ze Sprzedawcami. 64. Z narzędzie głównych wybierz opcję Formatowanie warunkowe a następnie Reguły wyróżniania komórek Równe 65. Wpisz Tomasz Nowak i ustal kolor, którym program ma wyróżniać wybraną osobę 66. Sprawdź czy program automatycznie koloruje komórki jeżeli inne imię i nazwisko zamienisz na Tomasz Nowak. 67. Zaznacz wszystkie komórki prezentujące Wartość Brutto. 68. Wybierz tym razem Paski danych i zauważ jak zachowują się komórki w kolumnie Wartość Brutto. 69. Program pokazuje jak dana wartość jest duża w stosunku do największej liczby w kolumnie Wartość brutto. Im dłuższy pasek tym większą liczbę reprezentuje w kontekście wartości sąsiadujących. Dzięki temu możemy szybko zorientować się czy dana wartość jest względnie duża czy nie. 70. Podobnie działają ikony. Zaznacz obszar i zastosuj opcję formatowania warunkowego, wybierz preferowany zestaw ikon. 71. Dokładne reguły działania ikon znajdziesz w opcji Zarządzaj regułami. 30
Sekcja: FORMATOWANIE WARUNKOWE Strona 31 72. Naciśnij edytuj regułę i zaobserwuj, że ilość ikon warunkuje podział procentowy przedziałów. 73. Program daje szerokie możliwości manipulowania wartościami jak i typem wartości (Procent, Liczba, Percentyl formuła) 74. Sprawdź działanie skali kolorów na dowolnie zaznaczonym obszarze. Funkcjonalność ta świetnie sprawdza się przy tworzeniu mapy ciepła macierzy. 75. Najbardziej plastyczną opcję formatowania warunkowego stanowi możliwość budowania własnych formuł, testów logicznych. Skonstruuj formułę, która pokoloruje na czerwono wszystkie rekordy, które miały opóźnienie większe niż 40 dni w stosunku do daty zamówienia. 76. Zaznacz całą bazę danych bez nagłówków. Będzie to obszar poddany formatowaniu warunkowemu. 77. Z opcji Formatowanie warunkowe wybierz Nowa reguła 78. Uzupełnij okno zgodnie z poniższym wzorem 79. Sprawdź działanie formuły. 31