Wprowadzenie do formuł i funkcji

Transkrypt

1 Wprowadzenie do formuł i funkcji Wykonywanie obliczeń, niezależnie od tego, czy są one proste czy złożone, może być nużące i czasochłonne. Przy użyciu funkcji i formuł programu Excel można z łatwością uzyskiwać wyniki różnych obliczeń. W tym samouczku objaśniono, jak można to zrobić. Przed rozpoczęciem Tworzenie prostej formuły Automatyczne aktualizow anie wyniku formuły Dodawanie zakresu przy użyciu funkcji SUMA Kopiowanie formuły za pomocą Autowypełniania Szybkie obliczanie przy użyciu funkcji Autosumowanie Edytowanie formuły Podręczna karta informacyjna Przed rozpoczęciem Zakres tematyczny Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności: Tworzenie prostej formuły na potrzeby podstawowych obliczeń matematycznych. Automatyczne aktualizowanie wyników formuły. Upraszczanie formuł za pomocą funkcji. Kopiowanie formuły. Edytowanie formuły. Wymagania Excel 2011 dla komputerów Mac Podstawowe umiejętności dotyczące programu Excel, w tym otwieranie skoroszytu oraz zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy Porada Początkujący użytkownicy programu Excel powinni najpierw zapoznać się z samouczkiem Samouczek: podstawowe czynności w programie Excel. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 1

2 Plik ćwiczeń Lekcje w samouczku zostały opracowane z myślą o ich przeglądaniu w określonej kolejności. Pobranie tego pliku ćwiczeń i korzystanie z niego w trakcie studiowania samouczka umożliwi zdobycie praktycznego doświadczenia. FunctionFormulas.xlsx (12 KB) Szacowany czas ukończenia: 20 minut 1. Tworzenie prostej formuły Zastosowana w arkuszu formuła umożliwia obliczanie wartości. Za pomocą formuły można na przykład obliczyć miesięczne wydatki na zakupy spożywcze lub określić średnią kwotę płaconą za akcje. Wprowadźmy formułę w celu obliczenia całkowitej kwoty należnej za pozycję na fakturze. Otwórz plik ćwiczeń znajdujący się na początku tego samouczka. Kliknij komórkę D11. Kliknij pasek formuły, a następnie wpisz znak równości (=). Porada Jeśli nie widać paska formuły, kliknij kolejno pozycje Widok > Pasek formuły. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 2

3 Kliknij komórkę B11, a następnie wpisz gwiazdkę (*), która jest znakiem mnożenia. Porada Aby ukryć wstążkę na czas pracy, kliknij przycisk po prawej stronie wstążki. Kliknij komórkę C11. Komórki B11 i C11 zostaną oznaczone kolorami, co wskazuje, że są one częścią formuły. Naciśnij klawisz RETURN. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 3

4 Zwróć uwagę, że wynik formuły (13 988,00 zł) został wyświetlony w komórce wynikowej (D11). Wskazówki Dla każdej komórki w arkuszu można określić odwołanie do niej (nazywane też adresem ). Odwołanie do komórki to zestaw współrzędnych komórki w arkuszu. Na przykład odwołanie do komórki wyświetlanej w miejscu przecięcia kolumny B i wiersza 3 to B3. Zamiast wpisywać liczby w komórce, można używać odwołań do komórek w formule. Odwołanie do komórki dla zaznaczonej komórki jest wyświetlane w polu Nazwa znajdującym się po lewej stronie paska formuły. Każda formuła zaczyna się od znaku równości (=). Znak mnożenia (*) to tak zwany operator. Inne podstawowe operatory matematyczne to znak plus (+), znak minus (-) i znak dzielenia (/). Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Tworzenie prostej formuły na pasku formuły. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 4

5 2. Automatyczne aktualizowanie wyniku formuły W przypadku zmiany wartości komórki używanej w formule program Excel może automatycznie zaktualizować wynik. Formuły nie trzeba w ogóle zmieniać, ponieważ zamiast wartości są w niej używane odwołania do komórek. Zmieńmy koszt jednostkowy dla pozycji i sprawdźmy, jak wynik zostanie zaktualizowany. Kliknij komórkę C11. Wpisz w komórce wartość 199,99 i naciśnij klawisz RETURN. Porada Naciśnięcie klawisza RETURN jest potwierdzeniem wpisu lub zmiany i powoduje obliczenie nowego wyniku. Aby wyjść z trybu edycji komórki bez zatwierdzania zmian, należy nacisnąć klawisz ESC. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 5

6 Zwróć uwagę, że zaktualizowany wynik (10 399,48 zł) w komórce D11 odzwierciedla zmianę w komórce C11. Wskazówki Aby usunąć formułę lub wyniki formuły, należy kliknąć komórkę zawierającą wynik i nacisnąć klawisz DELETE (lub klawisze FN+DELETE w przypadku klawiatury komputera MacBook). Usunięcie formuły lub wyniku formuły nie powoduje usunięcia formatowania komórki (na przykład cieniowania lub formatu liczbowego waluty). Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Zmienianie wartości komórki w formule i potwierdzanie automatycznej aktualizacji wyniku. 3. Dodawanie zakresu przy użyciu funkcji SUMA Funkcja w programie Excel to wstępnie zdefiniowana formuła. Na przykład funkcja SUMA sumuje określony przez użytkownika zakres wartości, dzięki czemu między wartościami nie trzeba wpisywać operatora plus (+). Inaczej mówiąc, funkcja pełni rolę skrótu, dzięki któremu nie trzeba ręcznie tworzyć formuły. Obliczmy całkowitą liczbę jednostkową pozycji na fakturze za pomocą funkcji SUMA. Kliknij komórkę B15. Na pasku formuły wpisz ciąg =SUMA(. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 6

7 Zaznacz komórki B11, B12, B13 i B14. Wokół zaznaczonych komórek zostanie wyświetlone ruchome obramowanie. Naciśnij klawisz RETURN. Zwróć uwagę, że wynik formuły (92) został wyświetlony w komórce B15. Porada Aby zobaczyć formułę źródłową wyniku, należy kliknąć komórkę B15 i sprawdzić pasek formuły. Formuła dla tego wyniku wygląda następująco: =SUMA(B11:B14). Wskazówki Zapis B11:B14 jest nazywany odwołaniem do zakresu, co oznacza, że formuła zawiera wszystkie wartości z zakresu od komórki B11 do komórki B14. Zamiast zaznaczania komórek można wpisać odwołanie do zakresu bezpośrednio w formule. Odwołanie do zakresu może obejmować wiele kolumn i wierszy. Na przykład formuła =SUMA(B11:C14) sumuje wszystkie wartości z komórek od B11 do C14. W formule można uwzględnić komórki, które nie sąsiadują ze sobą, na przykład =SUMA(B11;C13;D11). Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 7

8 Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Używanie funkcji SUMA w podstawowej formule. 4. Kopiowanie formuły za pomocą Autowypełniania Autowypełnianie umożliwia kopiowanie formuły do komórek w tym samym wierszu lub w tej samej kolumnie, dzięki czemu nie trzeba ponownie wpisywać formuły w kilku miejscach arkusza. Skopiujmy za pomocą Autowypełniania wcześniej utworzoną formułę, aby obliczyć całkowitą kwotę należną za każdą pozycję. Kliknij komórkę D11, a następnie umieść wskaźnik na prawym dolnym rogu komórki. Kształt wskaźnika zostanie zmieniony w czarny znak plus. Przeciągnij wskaźnik przez komórki D12, D13 i D14. Zwróć uwagę, że całkowite należności za każdą pozycję zostały wyświetlone w komórkach D12, D13 i D14. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 8

9 Kliknij komórkę D14. Zwróć uwagę, że pasek formuły zawiera prawidłową formułę oraz odwołania do komórek B14 i C14. Porada Aby sprawdzić, czy formuła zawiera wszystkie komórki, które powinny się w niej znaleźć, należy kliknąć tę formułę na pasku formuły. Po zweryfikowaniu formuły należy nacisnąć klawisz ESC. Wskazówki Podczas używania Autowypełniania do kopiowania formuł w programie Excel automatycznie są dostosowywane odwołania do komórek w poszczególnych kolumnach i wierszach, ale we wszystkich nowych komórkach wynikowych jest używana ta sama funkcja. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Kopiowanie formuły do kilku komórek w tym samym wierszu lub w tej samej kolumnie za pomocą Autowypełniania. Identyfikowanie skopiowanej formuły na pasku formuły. 5. Szybkie obliczanie przy użyciu funkcji Autosumowanie Funkcja Autosumowanie umożliwia wykonywanie szybkich obliczeń przy użyciu niektórych popularnych funkcji, takich jak SUMA, ŚREDNIA, MAX i MIN. Program Excel tworzy formułę zawierającą daną funkcję oraz odpowiednie odwołania do komórek. Obliczmy sumę częściową faktury za pomocą funkcji Autosumowanie bez wpisywania formuły. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 9

10 Kliknij komórkę D16. Na pasku narzędzi Standardowy kliknij przycisk Autosumowanie. Zwróć uwagę, że w programie Excel został zaznaczony zakres komórek, które formuła ma obejmować. W tym przypadku jest to formuła =SUMA(D11:D15). Naciśnij klawisz RETURN. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 10

11 Zwróć uwagę, że wynik formuły (15 379,71 zł) został wyświetlony w komórce D16. Wskazówki Aby użyć innych popularnych funkcji, takich jak ŚREDNIA, MAX i MIN, należy kliknąć strzałkę obok pozycji Autosumowanie. Za pomocą funkcji Autosumowanie można tworzyć formuły zarówno w wierszach, jak i w kolumnach. Zielony trójkąt w lewym górnym rogu komórki wskazuje na możliwy błąd. Aby rozwiązać ten problem, należy kliknąć komórkę zawierającą wskaźnik błędu, a następnie kliknąć pozycję w celu wyświetlenia opcji. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Sumowanie zakresu komórek za pomocą funkcji Autosumowanie. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 11

12 6. Edytowanie formuły Formułę można zmienić, aby obejmowała inne komórki lub używała innej funkcji. Formułę można edytować na pasku formuły lub bezpośrednio w komórce. Poprawmy formułę obliczającą całkowitą kwotę należności. Kliknij komórkę D20. Kliknij na pasku formuły. Zwróć uwagę, że formuła =SUMA(D19;D18;D16;D14) zawiera dodatkowe odwołanie do komórki (D14), co jest niepoprawne, ponieważ wartość w komórce D14 została już zawarta w sumie częściowej faktury w komórce D16. Na pasku formuły kliknij po prawej stronie odwołania D14, a następnie naciśnij cztery razy klawisz DELETE (lub klawisze FN+DELETE w przypadku klawiatury komputera MacBook). Nowa formuła powinna mieć postać =SUMA(D19;D18;D16). Naciśnij klawisz RETURN. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 12

13 Zwróć uwagę, że prawidłowa kwota całkowita (16 686,99 zł) została wyświetlona w komórce D20. Wskazówki Aby anulować zmiany podczas edytowania formuły, należy nacisnąć klawisz ESC. Aby edytować formułę bezpośrednio w komórce, należy dwukrotnie kliknąć daną komórkę (lub nacisnąć klawisze CONTROL+U), a następnie wprowadzić odpowiednie zmiany. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Edytowanie formuły na pasku formuły lub bezpośrednio w komórce. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 13

14 Podręczna karta informacyjna Efekt Ustalenie odwołania do komórki (adresu komórki) Wyświetlenie formuły źródłowej dla danego wyniku Odnalezienie innych podręcznych funkcji (na przykład ŚREDNIA, MAX, LICZNIK NUM., MIN) Anulowanie zmian podczas wprowadzania lub edytowania formuły Skopiowanie formuły za pomocą Autowypełniania Edytowanie formuły bezpośrednio w komórce Usunięcie formuły Wykonaj te czynności Kliknij daną komórkę i sprawdź wartość znajdującą się w polu Nazwa po lewej stronie paska formuły. Kliknij w komórce wynikowej i sprawdź wartość wyświetloną na pasku formuły. Jeśli nie widać paska formuły, kliknij kolejno pozycje Widok > Pasek formuły. Na pasku narzędzi Standardowy kliknij strzałkę obok pozycji Autosumowanie. Naciśnij klawisz ESC. Kliknij komórkę wynikową zawierającą formułę, którą chcesz skopiować. Umieść wskaźnik myszy na prawym dolnym rogu komórki, aby kursor przybrał kształt czarnego znaku plus, a następnie przeciągnij wskaźnik przez komórki, do których chcesz skopiować formułę. Kliknij dwukrotnie komórkę wynikową. Skrót klawiaturowy umożliwiający przejście do trybu edycji formuły to CONTROL+U. Kliknij w komórce wynikowej i naciśnij klawisz DELETE (lub klawisze FN+DELETE w przypadku klawiatury komputera MacBook). Możesz też nacisnąć klawisz CONTROL i kliknąć komórkę wynikową, a następnie kliknąć pozycję Wyczyść zawartość. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 14

15 Więcej wskazówek Formuła to sekwencja poleceń (na przykład odwołań do komórek i operatorów), której wynikiem jest wartość. Funkcja to wstępnie zdefiniowana formuła, na przykład SUMA lub ŚREDNIA, ułatwiająca wykonywanie obliczeń, które mogą być trudne do wykonania przy użyciu formuły podstawowej. Każda formuła zaczyna się od znaku równości (=). Dostępne są cztery operatory wskazujące rodzaj operacji matematycznej do wykonania: znak plus (+), znak minus (-), znak mnożenia (*) i znak dzielenia (/). Można je wpisywać przy użyciu klawiatury numerycznej. Zapis B11:B15 jest nazywany zakresem komórek. Na przykład formuła =SUMA(B11:B15) oznacza użycie funkcji SUMA do zsumowania wszystkich wartości znajdujących się w zakresie od komórki B11 do komórki B15. W formule można uwzględnić komórki, które nie sąsiadują ze sobą, na przykład =SUMA(B11;C13;D11). Autowypełnianie pozwala na kopiowanie formuły do komórek w tym samym wierszu lub w tej samej kolumnie. Program Excel automatycznie dostosowuje odwołania do komórek. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Wprowadzenie do formuł i funkcji 15