Przygotowanie Bazy danych

Transkrypt

1 Sekcja: Przygotowanie Bazy danych Strona 75 Przygotowanie Bazy danych Otwórz plik o nazwie Tabela Przestawna Sprzedaż.xlsx i przygotuj bazę danych do stworzenia Tabeli przestawnej. 1) Tabela przestawna to obiekt, który wymaga regularnego odświeżania oraz korekty zakresu bazy danych jeżeli zmienił swój rozmiar. Aby ułatwić sobie pracę i nie musieć poprawiać zakresu za każdym razem kiedy zmieni się rozmiar bazy danych, skorzystaj z funkcjonalności Tabela. 2) Na karcie Wstawianie kliknij na Tabela. 3) Program zapyta o rozmiar Tabeli oraz o to czy posiada nagłówki, zaznacz całą tabelę oraz zaznacz Moja tabela ma nagłówki. 4) Baza danych powinna zmienić kolor i ponadto powinna pojawić się dodatkowa karta o nazwie Projektowanie. 5) Na karcie projektowanie zmień nazwę tabeli na Baza_Danych. 6) Następnie kliknij Podsumuj w tabeli przestawnej. 7) Zwróć uwagę na argument Tabela/Zakres, który opiera się na nazwie Baza_danych. Dzięki takiemu zabiegowi za każdym razem jak Baza_danych się powiększy tabela przestawna po odświeżeniu pobierze odpowiednią ilość danych. 8) Wstaw Tabelę Przestawną w Nowym Arkuszu. 75

2 Sekcja: Ustawienia pól Tabeli Przestawnej Strona 76 Ustawienia pól Tabeli Przestawnej Ustaw odpowiednio pola tabeli przestawnej, tak aby zanalizować wyniki finansowe sprzedawców. Sprawdź jakie wyniki sprzedaży prezentuje każdy pracownik, jaki procent całości stanowi kwota oraz ile transakcji wykonał każdy z nich. 9) Na liście pól przedstawionych na belce po prawej stronie program prezentuje nagłówki bazy danych Pola, które można wybierać tym samym dodając je do jednego z czterech miejsc: Filtr Raportu, Etykiety wierszy, Etykiety kolumn, Wartości. 10) Zaznacz na liście pól Pracownik oraz Sprzedaż Brutto 11) Program automatycznie w wierszach umieści pola tekstowe a w przestrzeni wartości Sprzedaż Brutto. Wartościom, o ile pole nie posiadały pustych wartości ani teksów, z automatu powinno zostać przypisane działanie Suma. W przypadku pojawiających się pustych bądź tekstowych wartości w polu program, albo umieści pole w etykietach wierszy albo przypisze działanie Licznik zamiast Sumy. 12) Zmień format wartości liczbowych na zł, korzystając z opcji Format liczby- gwarantuje to zmianę formatu w całym polu Sprzedaż_Brutto. Druga opcja - zmiana Formatu komórki może w przyszłości poskutkować zmianą formatu jedynie części komórek. 13) Jako, że liczby są bardzo duże (MLN) zmień ich sposób wyświetlania na MLN. 14) W oknie formatowania liczb w polu kategoria wybierz pozycję niestandardowe i wpisz 76

3 Sekcja: Ustawienia pól Tabeli Przestawnej Strona 77 zapytanie zgodnie ze wzorem 0,00 mln. W kontekście formatu liczb Spacja umieszczona po zerach zaokrągla wyświetlanie liczby do tysięcy, kolejna spacja do milionów itd. Treści pisane w cudzysłowach będą prezentować tekst po liczbie zatem spacja w ramach cudzysłowów działa już jako zwykły separator tekstu od liczby. 15) Przeciągnij myszą z listy pól nazwę Sprzedaż Brutto ponownie do pola wartości. Wykonaj operację dwa razy. 16) Tak aby w Wartościach znajdowały się trzy pola Suma z Sprzedaż Brutto. 17) Zmień nazwy pól zgodnie ze wzorem: 18) Kliknij prawym klawiszem myszy na liczbie mającej prezentować Liczbę Transakcji. 19) W kolumnie z zapisem % Sprzedaży również kliknij prawym klawiszem myszy i wybierz % sumy kolumny. 20) Posortuj dane w kolumnie prezentującej % Sprzedaży. 21) Zaobserwuj, jakie wyniki prezentują sprzedawcy. Zastanów się co może być przyczyną niskiej sprzedaży u niektórych pracowników. 77

4 Sekcja: Ustawienia pól Tabeli Przestawnej Strona 78 22) Wstaw do filtru raportu pole Województwo i odnajdź osobę posiadającą najsłabsze wyniki finansowe. Zweryfikuj czy sytuacja powtarza się również w województwie, w którym pracuje wybrana osoba. 23) Przeciągnij pole Pracownik do wierszy a Data to etykiet wierszy. 24) Dat jest tak wiele, że tabela przestała być przejrzysta. 25) Kliknij prawym klawiszem myszy i wybierz opcję Grupuj, następnie ustaw parametry zgodnie z poniższym oknem. 26) Daty powinny zostać pogrupowane do miesięcy oraz Lat sprawdź jak prezentuje się sprzedaż w zestawieniu rocznym i miesięcznym. Powinno pojawić się nowe pole o nazwie Lata, natomiast stare pole Data nie prezentuje już konkretnych dni tylko miesiące. 78

5 Sekcja: Pole Obliczeniowe Strona 79 Pole Obliczeniowe Stwórz pole obliczeniowe przedstawiające wysokość prowizji jaka została wypłacona sprzedawcom oraz sprawdź średnią wysokość sprzedaży uzależnioną od liczby transakcji. Wprowadź wizualizacje za pomocą formatowania warunkowego i wykresów przebiegu w czasie. 1) Stwórz kolejną tabelę przestawną, duplikując arkusz z pierwszą tabelą przestawną przeciągnij arkusz trzymając wciśnięty klawisz CTRL. 2) Wyczyść filtr raportu i usuń z wierszy pole Data 3) Przeciągnij pole Pracownik pod Lata. 4) W kolumnie E oblicz średnią wysokość transakcji osoby w roku. Wpisz w E4 = c4/d4 i przeciągnij rozwiązanie w dół. Uważaj, aby nie wyklikiwać argumentów formuły, ponieważ automatycznie pojawi się funkcja WeźDaneTabeli(), której zastosowanie w tym przypadku nie jest wskazane, ponieważ trudniej kopiuje się jej wyniki. 5) Usuń sumy końcowe i częściowe korzystając z opcji Sumy Końcowe na karcie Projektowanie. 6) Zaznacz dane w pierwszej kolumnie wartości i wprowadź formatowanie warunkowe paski danych, dla tego samego zaznaczenia dodaj skale kolorów. Korzystając z malarza formatów wprowadź kolory do kolejnych dwóch kolumn. 7) Ponownie wstaw/skopiuj nowy arkusz z Tabelą przestawną. 8) Usuń pola MLN i Transakcje (przeciągając je poza ramkę Wartości, odznaczając Sprzedaż brutto na liście pól) oraz Średnia Transakcja (korzystając z delete). 9) Przejdź na kartę Opcje i wybierz opcję Pole obliczeniowe. 10) Wpisz nazwę pola Prowizja oraz wprowadź formułę zgodnie z poniższym wzorem zwróć uwagę na konstrukcję formuły, pojawiają się tu nazwy pól a nie adresy komórek. Aby wstawiać pola należy klikać na przycisk Wstaw Pole. 11) Kliknij Dodaj a następnie OK. 79

6 Sekcja: Fragmentatory i Filtr Raportu Strona 80 12) Na liście oraz w Wartościach powinno pojawić się nowe Pole o nazwie Prowizja, sformatuj pole aby prezentowało złotówki, z dwoma miejscami po przecinku. 13) Aby zweryfikować roczne prowizje zwiń ikoną + dany rok albo przejdź na kartę projektowanie i wybierz Sumy częściowe. 14) Zmień układ raportu widok w formie konspektu, zwróć uwagę, że pod latami pojawiły się puste pola aby uzupełnić je odpowiednimi wartościami wybierz Układ raportu/powtórz wszystkie etykiety elementów. Fragmentatory i Filtr Raportu 1) Do Filtru Raportu wstaw pole Magazyn. 2) Przejdź na kartę opcje i wybierz Pokaż strony filtru raportu 3) Powinny pojawić się trzy nowe arkusze o tytułach magazynów oraz z założonymi odpowiednimi filtrami w nowopowstałych tabelach przestawnych. Arkuszy za każdym razem pojawi się tyle ile znajduje się w wybranym polu Filtru Raportu. 4) Usuń pole filtru raportu. Przenieś pole Pracownik do Etykiety Kolumn. 5) Wróć do arkusza przedstawiającego wszystkie Magazyny i na karcie Opcje wybierz Wstaw Fragmentator. 6) Wybierz Fragmentatory zgodnie ze wzorem. 7) Fragmentator to bardziej zaawansowany filtr raportu. Wybór pozycji w filtrze raportu umożliwia zawęża prezentację danych w tabeli przestawnej. Główną zaletą fragmentatorów jest łatwość dokonania wyboru poprzez kliknięcie na wybrane kryterium jak również możliwość podłączenia fragmentatora do kilku tabel przestawnych w pliku. 80

7 Sekcja: Fragmentatory i Filtr Raportu Strona 81 8) Wstaw kilka pustych wierszy nad Tabelą przestawną i umieść tam fragmentatory. 9) Skorzystaj z karty Opcje dla fragmentatorów aby zmienić ich kolorystykę i zaprezentować przyciski w kilku kolumnach. 10) Wybierz Kryteria dla fragmentatorów zgodnie z zamieszczoną poniżej grafiką. Spróbuj założyć własne kryteria. 11) Skopiuj Tabelę przestawną do pierwszego wolnego wiersza poniżej pierwszej Tabeli. 12) Zmień nazwy tabel: Tabelę pierwszą nazwij Pracownik_Lata a drugą Miesiące_Lata. 13) W kopii tabeli zmień pola na: Wiersze: Data, Kolumny: Lata 14) Zmień ustawienia fragmentatora i zauważ, że współpracuje on z obiema tabelami przestawnymi. Daje to dużo większe możliwości niż zwykły filtr raportu. 15) Kliknij prawym klawiszem myszy na fragmentatorze i wybierz Połączenia Tabeli przestawnej. 16) Zwróć uwagę, że fragmentator może współpracować również z Tabelami pochodzącymi z innych arkuszy, jedynym warunkiem sprawnego działania jest ta sama podstawa (baza danych) tabel przestawnych. 81

8 Sekcja: Wizualizacje w Tabeli Przestawnej Strona 82 17) Kliknij prawym klawiszem myszy na pierwszej tabeli i wybierz Opcje Tabeli Przestawnej 18) Aby nie musieć dokonywać notorycznych poprawek wyłącz opcję: Automatycznie dopasuj szerokość kolumn podczas aktualizacji. 19) Zastosuj opcję również do drugiej Tabeli przestawnej. Wizualizacje w Tabeli Przestawnej 20) Przygotuj wizualizację tabeli przestawnej zgodną z poniższym wzorem. Zastosuj wykresy przestawne, formatowanie warunkowe oraz wykresy przebiegu w czasie, oraz fragmentatory aby ułatwić analizowanie danych. 82

9 Sekcja: Aktualizacja tabeli przestawnej Strona 83 1) Zaznacz dane liczbowe pierwszej tabeli i wybierz formatowanie warunkowe: Skala kolorów. Aby kolorowanie działało poprawnie wyłącz sumy częściowe oraz końcowe. 2) Skalę kolorów zastosuj również do drugiej tabeli. Zauważ, że od razu nawet bez analizy samych liczb można spostrzec, które lata były najlepsze, a które najgorsze w zestawieniu. 3) Zaznacz pustą komórkę po prawej od 2014 roku dla pierwszego pracownika (w powyższym wzorze F13), przejdź na kartę wstawianie i wybierz wykres przebiegu w czasie. 4) W oknie Tworzenie wykresów przebiegu w czasie ustaw zakres danych B13:E13 czyli komórek przedstawiających kolejne lata. Jako lokalizację wykresu wybierz F13. 5) Przeciągnij wykres (jak formułę w komórce, kwadratem w prawym dolnym rogu komórki) w dół do pozostałych pracowników. 6) Powtórz operację dla drugiej tabeli przestawnej, postaraj się samodzielnie wprowadzić wykresy liniowe dla miesięcy. 7) Stwórz wykres przestawny dla pierwszej Tabeli przejdź na kartę Opcje i wybierz Wykres przestawny. 8) Wybierz wykres kolumnowy skumulowany 2W. 9) Wyłącz przyciski pół, opcję znajdziesz na karcie Analiza. Usuń również obramowanie wykresu. 10) Wstaw wykres i powtórz operację dla drugiej tabeli. Aktualizacja tabeli przestawnej Zaktualizuj tabelę przestawną kiedy pojawią się nowe dane w bazie danych. 83

10 Sekcja: Aktualizacja tabeli przestawnej Strona 84 11) Tabela przestawna nie odświeża się automatycznie. Aby odświeżyć tabelę naciśnij przycisk Odśwież na karcie Opcje w sekcji Dane. 12) Dodaj rekord w bazie danych z wyjątkowo wysoką sprzedażą wybranej osoby. 13) Kliknij odśwież i zaobserwuj zmiany w tabeli przestawnej. 14) Zauważ, że nie musisz zmieniać źródła danych, tak jak zwykle należy. Zawdzięczasz to funkcjonalności Tabela, którą zastosowaliśmy na początku ćwiczenia gdyby nie tamten zabieg należałoby poprawić/poszerzyć również źródło danych. 15) Sprawdź działanie fragmentatorów, zmiany powinny również odpowiednio wpływać na formatowanie warunkowe, wykresy przebiegu w czasie oraz wykresy przestawne. 84