Struktura dokumentu w arkuszu kalkulacyjnym MS EXCEL

Transkrypt

1 Lekcja 1. Strona 1 z 13 Struktura dokumentu w arkuszu kalkulacyjnym MS EXCEL Zeszyt Nowy plik programu Excel nazywany zeszytem lub skoroszytem składa się na ogół z trzech arkuszy. Przykładowe okno z otwartym zeszytem oraz opis niektórych z przycisków pokazano na rysunku 1. Celem utworzenia nowego zeszytu należy z górnego menu wybrać Plik Nowy a następnie wybrać opcję Skoroszyt. Można również nacisnąć ikonę nowego pliku użyć kombinacji klawiszy Ctrl + N. ewentualnie Rysunek 1. Przykładowe okno z otwartym Zeszytem programu MS Excel. Podczas pracy wygodnie jest nadać arkuszom własne nazwy. W tym celu należy najechać kursorem na dany arkusz i po kliknięciu prawym przyciskiem myszy z rozwiniętego menu wybrać opcję Zmień nazwę (rysunek 2). Ten sposób postępowania przyjmujemy również, gdy chcemy dodać nowy arkusz lub usunąć arkusz istniejący. W tym przypadku zamiast Zmień nazwę należy wybrać opcję Wstaw... lub Usuń (rysunek 2). Trzy kropki po nazwie wybieranej opcji oznaczają, że pojawi się nowe okno dialogowe sprzężone z wybraną opcją.

2 Lekcja 1. Strona 2 z 13 Rysunek 2. Sposób postępowania w przypadku zmiany nazwy arkusza. Menu Arkusza pozwala również przenieść lub skopiować cały arkusz do innego zeszytu. W tym przypadku po wybraniu polecenia Przenieś lub kopiuj... (rysunek 2) otworzy się nowe okno (rysunek 3), z którego należy wybrać miejsce docelowe. Zaznaczenie znacznika Utwórz kopię spowoduje zachowanie oryginału arkusza. Rysunek 3. Menu dodatkowe do przenoszenia lub kopiowania arkusza. Komórka. Arkusz programu Excel składa się z kolumn oznaczonych literami alfabetu oraz ponumerowanych wierszy. W zależności od wersji programu różna jest maksymalna ilość kolumn i wierszy. Każdy składnik znajdujący się w określonym wierszu i kolumnie nazywany jest komórką. Adres komórki składa się z numeru wiersza i oznaczenia odpowiedniej kolumny. Adres ten wykorzystywany jest przy wpisywaniu formuł w celu odniesienia się do konkretnej komórki. Możliwe jest również nadanie komórce dowolnej nazwy. W tym celu należy wskazać komórkę lub obszar, kliknąć myszką w pole nazwy w wierszu paska formuły, wpisać nazwę i zatwierdzić klawiszem Enter (rysunek 4). Odwołanie do komórki posiadającej nazwę może odbywać się zarówno przez nazwę jak i przez adres.

3 Lekcja 1. Strona 3 z 13 Rysunek 4. Nadanie nazwy komórce C3. Aby zmienić zawartość komórki należy wskazać wybraną komórkę a następnie kliknąć myszką w polu formuły. Zawartość komórki może mieć różny typ zarówno liczbowy jak i tekstowy. Zmienić to można wybierając w menu Format Komórki zakładkę Liczby (rysunek 5). Po wybraniu jednej z kategorii pojawia się jej krótki opis. Można również określić szczegółowo sposób wyświetlania zawartości komórki. Na rysunku 6 pokazano sposób definiowania daty. W tym przypadku określić można jeden z sposobów, w jaki zapisana w komórce data będzie wyświetlana. Realizowane jest to przez odpowiedni wybór w okienku Typ. Rysunek 5. Okno dialogowe Formatowanie komórki.

4 Lekcja 1. Strona 4 z 13 Rysunek 6. Sposób definiowania formatu, w jakim wyświetlana jest data zapisana w komórce. Wpisując dane do komórki zdarzyć się może, że wpisywana informacja nie mieści się w niej. W takim przypadku rozpatrywać można dwie możliwości: Poszerzenie kolumny. W tym celu należy najechać na linie po prawej strony oznaczenia kolumny i trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy poszerzyć kolumnę do żądanej szerokości. Jeśli w danej kolumnie występuje więcej komórek zawierających długi wpis, aby poszerzyć kolumnę do najszerszego wpisu wystarczy kliknąć dwa razy na linii po prawej stronie oznaczenia kolumny. Zawijanie tekstu. Po wskazaniu na żądaną komórkę należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybrać Formatuj komórki... Wybrać zakładkę Wyrównanie i zaznaczyć Zawijaj tekst (rysunek 6). Rysunek 6. Formatowanie sposobu wyświetlania zapisanego w komórce tekstu.

5 Lekcja 1. Strona 5 z 13 Przemieszczanie się po arkuszu. Poza tradycyjnym sposobem, za pomocą strzałek, poruszanie po arkuszu umożliwiają odpowiednie skróty klawiszowe. Poniżej przedstawiono kilka najbardziej użytecznych skrótów: Klawisz Tab powoduje przejście z danej kolumny do kolumny następnej, nie zmieniając wiersza (rysunek 7). Klawisz Enter powoduje zmianę wiersza z danego do wiersza następnego. W przypadku, gdy używaliśmy wcześniej klawisza Tab naciśnięcie klawisza Enter spowoduje przejście do komórki bezpośrednio poniżej komórki, w której po raz pierwszy użyto klawisza Tab (rysunek 7). Jeżeli nie używano wcześniej klawisza Tab, klawisz Enter spowoduje przejście do komórki znajdującej się bezpośrednio pod komórką, w której byliśmy. Enter Tab Rysunek 7. Użycie klawiszy Tab oraz Enter. Kombinacja klawiszy ctrl + oraz ctrl + również pozwala na poruszanie się pomiędzy komórkami arkusza w ramach danego wiersza, przy czym reakcja programu na użycie tej kombinacji klawiszy zależy od tego czy komórka, w jakiej w danej chwili się znajdujemy jest zapisana czy też nie. Jeżeli kursor znajduje się w pustej komórce, to ctrl + powoduje przeniesienie kursora do pierwszej nie pustej komórki po prawej stronie, jeżeli taka jest, lub ostatniej komórki arkusza w przeciwnym przypadku. Kombinacja ctrl + pozwala poruszać się w lewo w sposób analogiczny, czyli do pierwszej zapisanej komórki, jeśli taka istnieje lub pierwszej komórki danego wiersza. Jeżeli aktualna komórka jest zapisana, to kombinacja klawisza ctrl + powoduje, że kursor zostanie umieszczony w ostatniej nie pustej komórce, jeśli kolejne komórki są zapisane, lub następnej zapisanej komórki, jeśli pomiędzy nimi są komórki puste. W przypadku, gdy nie ma więcej zapisanych komórek kursor umieszczany jest w ostatniej komórce danego wiersza. Kombinacja klawiszy ctrl + działa w drugą stronę. Na tej samej zasadzie działają

6 Lekcja 1. Strona 6 z 13 kombinacje klawiszy ctrl + oraz ctrl +. W tym przypadku kursor porusza się w wybranej kolumnie. Kombinacja klawiszy shift + kursor pozwala na zaznaczanie wybranych komórek w wierszach lub kolumnach (rysunek 8). Ctr + Shift Rysunek 8. Użycie skrótu klawiszowego Ctr + Shift +. Wstawianie kolumn i wierszy. Aby wstawić kolumnę (lub wiersz) należy kliknąć na oznaczenie kolumny (wiersza) prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybrać Wstaw (rysunek 9). Kolumna (wiersz) wstawiona będzie przed wybraną kolumną (wierszem). Drugim sposobem dodania wiersza lub kolumny jest wybranie z menu górnego Wstaw odpowiednio Kolumny lub Wiersze. W analogiczny sposób usunąć można kolumny lub wiersze w arkuszu. Rysunek 9. Menu pozwalające na wstawianie lub usuwanie kolumn lub wierszy. Kopiowanie, przenoszenie. Aby skopiować lub przenieść zawartość komórki należy ją zaznaczyć a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy i z rozwiniętego menu wybrać Kopiuj (Wytnij). Następnie należy zaznaczyć komórkę docelową i z menu wybrać Wklej. Podobnie sprawa wygląda z kopiowaniem obszaru, natomiast, aby skopiować całą kolumnę (wiersz) należy prawym przyciskiem kliknąć na oznaczenie kolumny (wiersza).

7 Lekcja 1. Strona 7 z 13 W przypadku kopiowania (przenoszenia) komórek po skopiowaniu (wycięciu) możliwe jest wybranie opcji Wklej specjalnie. Wybranie tej opcji powoduje otwarcie się dodatkowego okna dialogowego (rysunek 10), z którego można wybrać różne opcje. Najczęściej są stosowane opcje: Wszystko dokładna kopia oryginału, Formuły przenoszone są tylko formuły, Wartości wklejane są jedynie wartości, jeśli w oryginale były jakieś formuły nie zostają one przeniesione, Formaty przeniesione zostają takie ustawienia komórki jak kolor liter, tła wielkość czcionki itp. Transpozycja opcja ta zamienia kolumny z wierszami. Rysunek 10. Okno dialogowe opcji Wklej specjalnie. Wprowadzanie i obróbka danych Wprowadzanie serii danych. Aby wprowadzić ciąg liczb na przykład od 0.1 do 0.6 z krokiem 0.1 należy w jednej komórce wpisać liczbę 0.1 a w następnej 0.2. Należy teraz zaznaczyć obie komórki, najechać kursorem na prawy dolny róg i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy przeciągnąć ramkę do uzyskania żądanej serii danych (rysunek 11). Metoda ta działa zarówno w kolumnach jak i w wierszach.

8 Lekcja 1. Strona 8 z 13 Rysunek 11. Sposób postępowania przy wprowadzaniu serii danych. Gdy wprowadzane liczby muszą zmieniać się, co 2 lub, co 3 jednostki, wtedy w dwóch pierwszych komórkach należ wpisać 2 i 4 lub 1 i 4 itp. Wprowadzanie serii działa również w przypadku dni tygodnia, nazw miesięcy itp. Wprowadzanie danych z pliku tekstowego. Większość programów sterujących aparaturą wykorzystywaną w badaniach eksperymentalnych odczytywane dane jako plik wyjściowy w postaci tekstowej. Celem otwarcia takiego pliku tekstowego za pomocą programu Excel należy wybrać z menu Plik Otwórz.... Spowoduje to otwarcie okna dialogowego służącego do otwierania plików (rysunek 12). Rysunek 12. Okno dialogowe służące do otwierania plików.

9 Lekcja 1. Strona 9 z 13 W wierszu Pliki typu wygodnie jest wybrać opcję Wszystkie pliki, ponieważ czasami mimo tekstowego charakteru pliku jego rozszerzenie może być nietypowe. Po zlokalizowaniu pliku i jego wybraniu należy kliknąć przycisk Otwórz. Otwiera się wtedy dodatkowe okno Kreatora importu tekstu krok 1 z 3 (rysunek 13), w którym należy wybrać, od którego wiersza rozpocznie się importowanie pliku. Jeśli na początku pliku znajdują się nie istotne informacje można je pominąć rozpoczynając importowanie od np. trzeciego wiersza. Rysunek 13. Menu kreatora importu pliku. Krok pierwszy z trzech. Rysunek 14. Menu kreatora importu pliku. Krok drugi z trzech. Po naciśnięciu przycisku Dalej pojawia się następne okno Kreatora importu tekstu krok 2 z 3 (Rysunek 14), w którym można sprecyzować, w jaki sposób program ma ustawić kolumny. Pionowa kreska oznacza granice kolumny, którą dowolnie można przesuwać. Jeśli wygenerowana

10 Lekcja 1. Strona 10 z 13 ilość granic między kolumnami jest za mała wystarczy kliknąć myszką w dowolnym miejscu w Podglądzie danych. Ostatnim etapem jest wybranie formatu w oknie dialogowym Kreatora importu tekstu krok 3 z 3 poszczególnych kolumn (rysunek 15). Po wybraniu opcji Zaawansowane otwiera się dodatkowe okno, w którym można wybrać separator dziesiętny. Dzięki temu program sam zamienia na przykład kropki. na przecinki, i traktuje dane jako liczby. Rysunek 15. Menu kreatora importu pliku. Krok trzeci z trzech. Rysunek 16. Okno dialogowe Zamień. Jeśli import pliku został zakończony bez wyboru separatora, aby zamienić kropki na przecinki (o ile jest taka konieczność), należy zaznaczyć obszar danych i z górnego menu wybrać Edycja Zamień (skrót Ctrl + H). Otworzy się wtedy specjalne okno dialogowe (rysunek 16,) w którym pod

11 Lekcja 1. Strona 11 z 13 pozycją Znajdź wpisać należy. natomiast w okno Zamień na wpisać należy, i kliknąć Zamień wszystko. Sortowanie rekordów. Przy wielu danych wygodnie jest posegregować dane wg istotnych rekordów. W tym celu używa się funkcji sortowania. Aby to osiągnąć należy uaktywnić komórkę w kolumnie wg, której odbędzie się sortowanie a następnie wcisnąć przycisk lub. Dzięki tej funkcji zmianie ulegają położenia wierszy wg kryteriów wybranej komórki, w pierwszym przypadku w porządku rosnącym, w drugim natomiast w porządku malejącym Bardziej skomplikowane sortowanie przeprowadzane jest za pomocą polecenia Dane Sortuj.... Otwiera się wtedy okno dialogowe, które umożliwia przeprowadzenie sortowania do trzech kluczy (rysunek 17). Rysunek 17. Menu modułu sortowania danych. Autofiltr. Przy dużej ilości danych, gdy istnieje konieczność szybkiego przeanalizowania zbioru bardzo przydatną funkcją jest Autofiltr. Aby włączyć Autoflitr należy kliknąć na dowolną komórkę w zbiorze danych oraz wybrać polecenie Dane Filtr Autofiltr. Spowoduje to pojawienie się na górze kolumny zbioru strzałek (rysunek 18). Kliknięcie powoduje rozwinięcie listy wyboru. Wybranie jednej z możliwości spowoduje wyświetlenie się tylko tych wierszy, które będą spełniać zadaną kategorię (rysunek 19). W Autofiltrze możliwe jest łączenie wielu kategorii.

12 Lekcja 1. Strona 12 z 13 Rysunek 18. Włączony Autofiltr. Rysunek 19. Autofitr z włączoną kategorią Warszawa. Przygotowanie dokumentu do druku. W programie Excel przygotowanie dokumentu do druku może odbyć się na kilka sposobów w zależności od rozmiaru dokumentu, rodzaju danych jak i sposobu ich prezentacji. O wyglądzie drukowanego dokumentu decydują ustawienia strony wywołane poleceniem Plik Ustawienie strony... Otwiera się wtedy dodatkowe okno dialogowe, w którym definiujemy wygląd dokumentu (rysunek 20). Rysunek 20. Okno dialogowe Ustawienia strony. Dostępne są cztery zakładki.

13 Lekcja 1. Strona 13 z 13 W zakładce Strona wybrać można orientację strony. W zakładce Marginesy możliwe jest ustawienie szerokości wszystkich czterech marginesów. Jeśli drukowany arkusz powinien zawierać stopkę i nagłówek to należy je ustawić w zakładce Nagłówek/Stopka. Dostęp do tej zakładki jest również poprzez polecenie Widok Nagłówki i stopki... Ostatnia zakładka Arkusz umożliwia sprecyzowanie obszaru wydruku jak również określenie wiersza (bądź kolumny), które będą powtarzane na każdej kartce wydruku. ĆWICZENIA 1. Utworzyć nowy zeszyt programu Excel, dodać arkusz, zmienić nazwę wszystkich arkuszy. a. Stworzyć listę znajomych. Lista powinna zawierać: imię, nazwisko, ulicę, miasto, nr telefonu. Podczas tworzenia listy starać się korzystać ze skrótów (przynajmniej 15 wpisów). b. Dodanie nowego wpisu pomiędzy wiersze. Dodanie kolumny z kodem pocztowym miasta. Uzupełnienie wpisu. c. Posortować stworzoną listę kolejno wg nazwiska, imienia, miasta. d. Używając funkcji autofiltr sprawdzić ile osób pochodzi z tego samego miasta i ma takie same imię. e. Przygotować listę do wydruku. 2. Otworzyć plik tekstowy przygotowany przez prowadzącego. 3. Wpisać dowolną liczbę cztero cyfrową. Przedstawić tą liczbę w 6 wybranych formatach.