LABORATORIUM 6: ARKUSZ MS EXCEL JAKO BAZA DANYCH

Transkrypt

1 UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI INSTYTUT INFORMATYKI I ELEKTROTECHNIKI ZAKŁAD INŻYNIERII KOMPUTEROWEJ Przygotował: dr inż. Janusz Jabłoński LABORATORIUM 6: ARKUSZ MS EXCEL JAKO BAZA DANYCH Jeżeli nie jest potrzebna baza danych o ogromnych rozmiarach i złożonej np. relacyjnej strukturze, to można wykorzystać Arkusz kalkulacyjny jakim jest MS Excel. Traktując każdy wiersz jak rekord danych, gdzie w każdym polu przechowywany jest konkretny typ informacji rekordu jako odpowiedni atrybut, w łatwy sposób można przygotować tabelę danych oraz formularz do ich wprowadzania. Tworzenie bazy danych Aby stworzyć tabelę bazy danych wpisz nazwy nad grupą przylegających do siebie kolumn zgodnie z wzorem tabeli z Rys. 1 Rys. 1 Nazwy pól w tabeli Wskazówki: Naciskaj Tab, aby przejść do komórki na prawo od komórki aktywnej Naciśnij Enter, aby przejść do komórki poniżej od komórki aktywnej W celu ułatwienia wprowadzania edytowania, usuwania i wyszukiwania danych można posługiwać się formularzami. Wygląd przykładowego formularza przedstawia Rys. 2 Tworzenie formularza Aby przygotować formularz wykonaj następujące czynności: 1. Kliknij dowolną komórkę bazy danych (rys.1) 2. Wybierz z menu Dane pozycję Formularz 3. Aby dodać nowy rekord, kliknij przycisk Nowy w oknie formularza i wpisz dane do odpowiednich pól 4. Kliknij przycisk Zamknij aby zamknąć formularz Wykorzystując menu Dane można wykonać operacje sortowania i filtrowania danych według wybranych kryteriów (możliwe są również inne operacje).

2 Rys. 2 Wygląd formularz do operacji na danych w tabeli z rys.1 Makropolecenia Makra są prostymi programami, które przechowują serię poleceń zarejestrowanych przez użytkownika za pomocą rejestratora makr wbudowanego w Excela lub można je samodzielnie napisać korzystając z edytora Visual Basic. Przykład: formatowanie arkusza W celu szybkiej orientacji dotyczącej zawartości wykorzystywanych komórek Arkusza z Rys. 3 można wyróżnić komórki o określonej zawartości. Rys. 3 Arkusz Excela przed sformatowaniem Zakładając, że arkusz zawiera komórki: tekstowe, liczbowe oraz formuły, które mają zostać wyróżnione w sposób przedstawiony na Rys. 4 (wraz z formą legendy), należy wykonać szereg czynności formatujących.

3 Rys. 4 Arkusz Excela po sformatowaniu Czynności formatujące wyszczególnienie czynności formatujących: 1. Wybierz dowolną komórkę w arkuszu. 2. Z menu Edycja wybierz Przejdź Do. 3. W oknie dialogowym Przejdź Do kliknij przycisk Specjalnie 4. Kliknij opcję Stałe, a następnie skasuj zaznaczenie opcji Liczby, Logiczne i Błędy. Jedynie opcja tekst powinna być zaznaczona 5. Kliknij OK, aby powrócić do arkusza, nie anulując zaznaczenia wybranych komórek. 6. Wybierz opcję Komórki z menu Format 7. W oknie Formatuj komórki kliknij zakładkę Czcionka. Ustaw Styl czcionki na Pogrubiony oraz wybierz odpowiedni kolor (fioletowy) Rys. 5 przedstawia Arkusz po wykonaniu czynności opisanych w pkt. 1-7 Rys. 5 Wygląd arkusza 1 po sformatowaniu komórek zawierających tekst Wykonanie analogicznych opisanych pkt. 1-7 czynności, uwzględniając iż w pkt.4 wybrana będzie odpowiednio tylko opcja Liczby i odpowiedni granatowy kolor, a przy kolejnym powtórzeniu czynności (pkt.1-7), Formuły i kolor czerwony, arkusz powinien przypominać wyglądem Rys. 4. W celu uzyskania pełnej zgodności (Rys. 4) należy dodać legendę, w tym celu należy: 1. Zaznaczyć komórki A1:A3 oraz wybrać Wstaw z menu Wiersze. 2. Kliknij w komórce A1. 3. Wybierz Format z menu Komórki, w zakładce Desenie wybierz kolor odpowiadający kolorowi Tekstów w arkuszu

4 Następnie wybierz deseń komórki A2 odpowiadający kolorom liczb oraz A3 kolorom formuł. Ostatni etap formatowania polega na umieszczeniu opisu w komórkach B1:B3 Usuń Formatowanie; celu usunięcia formatowania wykonaj kolejno czynności: 1. Zaznacz cały arkusz naciskając Ctrl + A 2. W menu Edycja podmenu Wyczyść wybierz Formaty 3. Zaznacz komórki A1:A3 4. Wybierz w menu Edycja opcje Usuń i zaznacz Cały Wiersz 5. Potwierdzenie OK. spowoduje usunięcie wierszy A1:A3 Jak zarejestrować Makro? Przed zarejestrowaniem Makra należy zastanowić się czy chcemy zarejestrować położenie aktywnej komórki. Jeżeli chcemy aby Makro zaczynało się w określonej komórce arkusza, to włączamy najpierw rejestrator Makr a następnie wybieramy komórką, od której chcemy zacząć. Jeżeli położenie bieżącej komórki nie ma znaczenia, to najpierw wybieramy dowolną komórkę arkusza, a następnie włączamy rejestrator Makr. Włączanie rejestratora Makr czynności 1. Wybierz dowolną komórkę arkusza 2. Wybierz Narzędzia Makro Zarejestruj nowe makro (Rys. 6) 3. Wpisz nazwę, używając jako pierwszy znak nazwy literę, dla przykładowego makra: MojFormat 4. Wybierz Ten skoroszyt w polu Przechowaj makro w 5. Aby dołączyć opis makra, wpisz odpowiedni opis w polu Opis 6. Zatwierdź OK, okno dialogu Rejestruj makro i rozpocznij rejestrację makra 7. Wykonaj teraz po kolei wszystkie czynności z przykładu: formatowanie arkusza Rys. 6 Widok arkusza przed rejestracją Makra Po wykonaniu czynności 1 6 pojawi się pasek narzędzi Zatrzymaj rejestrację (Rys. 7).

5 Odwołanie względne Zatrzymaj rejestrację Rys. 7 Pasek narzędzi Zatrzymaj rejestrację Rejestrowane są czynności ukończone przez naciśnięcie klawisza Enter lub zatwierdzenie operacji OK. Jeśli zrezygnujesz z operacji (ESC) lub Anuluj zanim dokończysz daną czynność, rejestrator makr nie zarejestruje czynności. 8. Po wykonaniu wszystkich czynności, Zatrzymaj rejestrację naciskając odpowiedni przycisk (rys.5) lub wybierz Narzędzia Makro Zatrzymaj rejestrowanie Odtwarzanie Makr W celu sprawdzenia poprawności działania makra (MójFormat) wykonaj usuń formatowanie a następnie wykonaj Uruchomienie makra czynności 1. Wybierz Narzędzia Makro Makra 2. Wybierz nazwę makra (MójFormat) 3. Naciśnij zakładkę Uruchom Jeżeli, makro wykonuje polecenia niezgodnie z naszymi wyobrażeniami, popraw funkcjonowanie makra tak aby realizowało zamierzenia. W celu uruchamiania makra z przycisku w arkuszu należy wykonać następujące czynności: 1. Wybierz Widok Paski narzędzi Formularze, (dodaje je do paska narzędzi) 2. Naciśnij Przycisk na pasku narzędzi Formularze 3. Wybierz w arkuszu pole w którym chcesz umieścić przycisk uruchamiający 4. Po pojawieniu się okna dialogowego Przypisz makro, wybierz nazwę makra 5. Aby uruchomić makro (MójFormat), kliknij dodany do arkusza przycisk. Modyfikowanie makra Przy nagrywaniu makra wybrana zostało umiejscowienie makra w Ten skoroszyt, zatem najłatwiejszym sposobem odnalezienia makra jest jest otwarcie okna dialogowego Makro w tym celu: 1. Wybierz Narzędzia Makro Makra 2. Zaznacz nazwę makra MojFormat 3. Kliknij przycisk Edycja

6 Microsoft Excel otwiera specjalne okno o nazwie Visual Basic Editor (VBE), korzystając ze skrótu ALT + F11 możemy szybko poruszać się pomiędzy oknem aplikacji MS Excel i oknem edytora Visual Basic. ZADANIE DO WYKONANIA NA LABOLATORIUM Wykorzystując przedstawione powyżej możliwości zaprojektuj wymagane tabele oraz formularze i makra, które ułatwią wprowadzanie oraz manipulowanie danymi. W konstruowaniu tabel i makr wykorzystaj dane i operacje wymagane wzorem dokumentu faktury VAT oraz schemat bazy danych dla punktu sprzedaży przedstawiony w materiałach z wykładu 4. Funkcje makr powinny uwzględniać automatyzowanie, ewidencji dokumentów, automatyzację sprzedaży i zakupów oraz raportowanie i przedstawienie w formie wykresów obrotów.